Año 1999

 


AUDITORIA INTERNA DE LA NACION

INFORME DE ACTUACIONES
1er. y 2do. Semestre 1999

SECTOR PUBLICO

INTRODUCCION

En el marco del cumplimiento de los cometidos de la Auditoría Interna de la Nación, se publica el resultado de las actuaciones de control selectivo y posterior en el Sector Público de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96. -
Las actuaciones realizadas durante el año 1999, dieron cumplimiento con los objetivos oportunamente acordados por la Dirección. Estas contemplaron auditorías de oficio y a solicitud de distintos Organismos, así como seguimientos de observaciones y sugerencias realizadas en actuaciones anteriores-.
Conjuntamente se realizó un relevamiento del sistema de inventario existente en la Administración Central, a efectos de obtener un diagnóstico de la situación real y proponer mejoras en el mismo.
A su vez se controlaron los premios por desempeño de los funcionarios evaluados excelentes y muy buenos, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley de Presupuesto .

ORGANISMOS AUDITADOS EN EL SECTOR PUBLICO
* Administración Central
            Ministerio de Defensa Nacional
                     Dirección General de Secretaría de Estado
                     Dirección General de Aviación Civil
                     Dirección General de Infraestructura Aeronáutica
                     Dirección Nacional de Comunicaciones
                     Servicio Geográfico Militar
            Ministerio del Interior
                     Dirección Nacional de Migración
                     Dirección Nacional de Asistencia Social Policial
            Ministerio de Economía y Finanzas
                     Dirección Nacional de Catastro.
            Ministerio de Ganadería Agricultura y Pesca.
                     Dirección General de Recursos Naturales Renovables – División Forestal
                     Dirección General de Servicios Agrícolas
            Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
                     Dirección Nacional de Vialidad
                     Dirección Nacional de Transporte
            Ministerio de Industria Energía y Minería
                     Dirección Nacional de la Propiedad Industrial
                     Dirección Nacional de Tecnología Nuclear
                     Dirección Nacional de Minería y Geología
                     Dirección Nacional de Artesanías, Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)
            Ministerio de Educación y Cultura
                     Instituto de la Familia y de la Mujer (Secretaría)
                     Comisión del Patrimonio Histórico Artístico y Cultural de la Nación
                     Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable
                     Comisión Nacional de Educación Física
            Ministerio de Salud Publica.
                     Oficina Nacional de Caracterización de los Beneficiarios de A.S.S.E.
                     Escuela de Sanidad "Dr. José Scosería"
                     Hospital Gustavo Saint Bois
                     Servicio Nacional de Sangre
                     Banco Nacional de Organos y Tejidos.
                     Instituto Hanseniano Dr. Ernesto Stirling
                     Hospital Maciel
                     Instituto Nacional de Reumatología
            Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
                     Dirección General de Secretaría
            Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente
            Inventarios de la Administración Central
                     Relevamiento de los Sistemas de Inventario.
* Organismos Descentralizados
            INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR. (I.NA.ME)
* Otras Actuaciones
            Premio por Evaluación de Desempeño
            Impresión de Valores Fiscales

 

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Secretaría
COMETIDOS
El programa 001 Administración Central del Ministerio de Defensa Nacional, tiene como cometidos sustantivos:
- La Dirección, Coordinación y Supervisión del funcionamiento de las Reparticiones Militares y Civiles dependientes de la Secretaría de Estado.
- Además es el Organo de estudio y planificación que posee el mando de las Fuerzas Armadas.
- Administra a su vez la Justicia Militar de acuerdo al Código Penal Militar y Juzgados Militares de Instrucción .
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el día 5/3/99, y se emplearon los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja del período 1/2/98 al 5/3/98 inclusive.
- Estudio de los procedimientos de contratación.
- Análisis de las fuentes y usos de fondos.
- Inventario General.
- Misiones Oficiales.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Programa 001 Administración Central del Ministerio de Defensa Nacional, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16/6/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se comprometen gastos sin que existan créditos suficientes contraviniendo lo preceptuado por el art. 15 del TOCAF, por lo que en el futuro deberá ajustarse a la referida disposición.
- Corresponde que se efectúe anualmente una planificación de compras a fin de evitar el fraccionamiento del gasto y no incurrir en la falta prevista por el art. 32 del TOCAF en su parte final.
- Resulta necesaria la coordinación con la Dirección de Comunicaciones para la determinación de la forma en que deben verterse los fondos provenientes de lo dispuesto por el art. 119 de la Ley 16.736 (10% de lo recaudado por la mencionada Dirección).
- Los procedimientos administrativos referentes a las Misiones Oficiales deben ajustarse en un todo a los plazos establecidos por el Instructivo 4/98, en cuanto a las comunicaciones y autorizaciones respectivas por parte de esa Secretaría de Estado.
- Las partidas pendientes de conciliación que datan de mucho tiempo atrás deben ser depuradas a la brevedad.
- Permanecen en Caja desde junio/98 dineros correspondientes a sueldos, que deben ser depositados dentro de los plazos establecidos legalmente (art. 76 del TOCAF).
- Deben codificarse los bienes de Activo Fijo, según el lugar donde se encuentren físicamente.
- La Rendición de Cuentas mensual debe estar integrada únicamente con los comprobantes referidos al período a rendir.
- En cuanto a la recepción de bienes adquiridos corresponde que se deje constancia de la fecha de la misma así como de la correspondiente al momento del pago en las facturas respectivas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista con fecha 15/7/99 al Organismo inspeccionado de acuerdo con lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 del 5/1/96, el mismo se ha presentado efectuando descargos, expresando las medidas correctivas que se han dispuesto con el fin de levantar las observaciones formuladas. Esta Oficina realizó un nuevo informe con fecha 12/8/99, en el que se reconocieron los esfuerzos que efectuó la Unidad para el mejoramiento de su gestión pero que igualmente imponen la ratificación en lo sustancial, de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes. Esto sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularización de la gestión en el Programa 001 Administración Central del Ministerio de Defensa Nacional.-
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Aviación Civil
COMETIDOS
La Dirección General de Aviación Civil, tiene por cometidos sustantivos:
- Disponer las inspecciones técnicas pertinentes para la revisación de todo el material afectado a las actividades aeronáuticas que se hallen bajo su jurisdicción.
- Extender los siguientes documentos específicos: a) Certificado de Matrícula de Aeronave, b) Certificado de Navegabilidad de Aeronaves, c) Patentes Nacionales para Pilotos aviadores civiles, así como los permisos especiales para el sobrevuelo del territorio de la República, d) Reválidas de Patentes Extranjeras, e) Informes Médicos de aptitud para los pilotos de aviones.
- Disponer de inspecciones sobre todos los Aeródromos o campos de emergencia para el aterrizaje de aviones afectados al servicio civil o comercial, autorizando su funcionamiento así como su inhabilitación o clausura en caso de considerarlo necesario.
- Controlar la explotación de todos los servicios públicos de aeronavegación creados y por crearse.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 12 de abril de 1999 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación, habiéndose cumplido con los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja y Bancos y Rendiciones de Cuentas.
- Análisis de los procedimientos de Compras.
- Control de Inventario de Bienes de Uso.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en la Dirección General de Aviación Civil cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31/8/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se constató la omisión en el cumplimiento de las formalidades y requisitos exigidos en las distintas etapas de las licitaciones abreviadas, detectándose irregularidades y desprolijidades en cuanto a: desafectación de importes sobrantes no utilizados en las licitaciones, falta de datos en las invitaciones y constancia de recepción de las mismas, la no exigencia de presentación del certificado vigente de inscripción en el Registro de Proveedores del Estado y la omisión en la notificación de la Resolución a las empresas adjudicatarias. Por lo tanto, el Organismo deberá ajustarse estrictamente a la normativa vigente en la materia.
- En todas las licitaciones realizadas en el correr del año 1998, excepto las N° 6 y 8 han existido prórrogas en los contratos, así como también la contratación directa una vez concluido el plazo de prórroga, tal es el caso de la Licitación N° 5 Servicios de Mantenimiento de los Jardines del Instituto de Adiestramiento Aeronáutico, por lo que resulta imprescindible realizar una adecuada planificación a efectos de evitar la utilización del mecanismo de prórroga como práctica habitual.
- A los efectos de que no se reiteren irregularidades similares a las constatadas en el caso de la licitación N° 2 (Mantenimiento del Simulador de Tránsito Aéreo y Comunicaciones del Instituto de Adiestramiento Aeronáutico), donde se incluyen como proveedores factibles, empresas cuya existencia no ha podido ser comprobada y la fecha de la resolución de adjudicación del contrato es posterior a la fecha de vigencia del mismo, se deberá dar cumplimiento estricto a las disposiciones legales y reglamentarias que aseguran la equidad y legitimidad del proceso licitatorio.
- La última actualización del inventario realizada por el Organismo corresponde al año 1995, abarcando únicamente las Direcciones y Departamentos del local de Yi 1444, no encontrándose inventariados los bienes de uso que se ubican en otros locales de la Dirección General de Aviación Civil. Se deberá efectuar a la brevedad un inventario actualizado de los bienes que se encuentran bajo custodia y responsabilidad del Organismo (art. 72 del TOCAF).
- Se constató atraso en la presentación de las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales, puesto que la última elevada a la Contaduría Central del Ministerio de Defensa Nacional corresponde al mes de diciembre de 1998. Se deberá regularizar tal situación a efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el art. 114 del TOCAF.
- Deberán ponerse al día en la presentación de la rendición de cuentas de los valores, ya que la última elevada a la Contaduría Central del Ministerio corresponde al trimestre abril-junio de 1998, a fin de cumplir con lo establecido por el art. 114 del TOCAF.
- Contaduría deberá efectuar arqueos de caja en forma aperiódica y sorpresiva al Departamento de Tesorería.
- La existencia de numerosos valores depositados en custodia, como garantías por mantenimiento de oferta o cumplimiento de contratos, que se encuentran vencidos, hace necesario que se proceda a su pronta depuración.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 8/9/99, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, se presentaron descargos vencido el término legal, donde se expresa que se aceptan las sugerencias realizadas por esta Auditoría Interna de la Nación y se proponen adoptar medidas correctivas concretas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión de la Dirección General de Aviación Civil.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Infraestructura Aeronáutica
COMETIDOS
- Suministrar instalaciones para aeródromos y ayudas terrestres a la navegación aérea.
- Proporcionar los servicios de tránsito aéreo.
- Suministrar las comunicaciones y ayudas terrestres a la navegación aérea.
- Proporcionar servicios de información aeronáutica (AIS).
- En general, entender en todos los asuntos relacionados con la construcción, administración y operación de la infraestructura aeronáutica y servicios de tierra conexos.
Servicios de tierra conexos con la actividad aeronáutica:
- Servicios de Terminal de carga Aérea.
- Servicios de atención en tierra a aeronaves.
ALCANCE DE LA ACTUACION:
La actuación dio comienzo el 25/3/99 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación y constó de los siguientes procedimientos:
- Control de los ingresos y transferencias legales.
- Arqueo de Caja y Valores.
- Evaluación de:
- Conciliaciones bancarias.
- Rendiciones de cuentas.
- Certificado de validez.
- Seguros.
- Análisis de compras.
- Inventario.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Dirección General de Infraestructura Aeronáutica, cuyos resultados figuran en el informe de fecha 30/8/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- La DGIA no realiza controles sobre la veracidad de los montos vertidos por las Instituciones obligadas a aportar legal o contractualmente( Compañías Aéreas, usuarios de las instalaciones del Aeropuerto, Free Shop, etc.). Es necesario que exista una oficina que sea responsable de realizar todos los controles, documentándolos en actas e informando a la Superioridad a los efectos correspondientes.
- La oficina mantiene en Caja sumas de dinero en efectivo ( $ 883.777), pesos uruguayos y dólares, que los suscritos consideran elevadas. Los pagos que el organismo realiza deberán hacerse con Cheques a la Orden y crear en la Tesorería, por razones de seguridad y buena administración, un fondo fijo en moneda nacional para gastos de pequeño monto y en dólares para gastos imprescindibles del Aeropuerto.
- Las conciliaciones bancarias presentan un número muy elevado de partidas pendientes de conciliación, que datan de varios años atrás, lo que hace que los saldos que se manejan puedan no ser los correctos. Se deberá reiterar las gestiones ante el Banco República, a los efectos de obtener la documentación necesaria para conciliar dichas partidas.
- Las Rendiciones de Cuentas de los Fondos que maneja el Organismo, tienen un sensible atraso en la aprobación por parte de la Contaduría Central Ministerial.
- Se constataron demoras en los procesos de las licitaciones, debido a la reiterada solicitud de aclaraciones por parte de los proveedores, hecho este que hace necesario la elaboración de los pliegos de condiciones particulares en forma más detallada.
- El Organismo utiliza reiteradamente, la compra directa como procedimiento de contratación de bienes o servicios, excediéndose en los montos establecidos por las normas legales al respecto.
- No existe una dependencia que sea responsable de la custodia y control de los bienes, no se mantiene un inventario actualizado, ni se practica ningún control que permita saber administrativamente la ubicación, estado y características de los mismos. Debería crearse una oficina que elabore y mantenga actualizado el Inventario de la DGIA, así como disponer el control de ese Inventario documentando en actas los resultados.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIONES
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 16/12/99, de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, con fecha 13/1/2000 (fuera del plazo legal), se presentaron descargos donde se establece que se están instrumentando las medidas necesarias para el levantamiento de las observaciones recibidas. Esta Oficina realizó un nuevo informe con fecha 13/1/2000 en el cual se expresa el acierto de las medidas anunciadas, especialmente la creación de una Auditoría Interna propia de la Dirección General de Infraestructura Aeronáutica, recogiendo lo establecido en la Ley 16.736 de 5/1/96, bajo la superintendencia de la Auditoría Interna de la Nación.
El resultado de las medidas mencionadas se evaluará en una próxima actuación, ratificando hasta tanto, las conclusiones y recomendaciones efectuadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección General de Infraestructura Aeronáutica.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección Nacional de Comunicaciones
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Comunicaciones, Unidad Ejecutora 040 del Inciso 03 (Ministerio de Defensa Nacional), tiene a su cargo el Programa 1.14 Coordinación y Control de los Servicios de Radiodifusión y Afines, el que comprende los siguientes cometidos sustantivos:
- Efectuar los estudios y planes de desarrollo del sector telecomunicaciones, tendiendo a la optimización de la gestión del espectro radioeléctrico, regulando y supervisando todas las actividades dentro del marco de su competencia.
- Poner en ejecución un plan de desregulación y desburocratización, que permita una actuación más adecuada de la Dirección, acompasando el desarrollo tecnológico del sector telecomunicaciones.
- Dotar a la Dirección de una infraestructura edilicia adecuada y de equipamiento técnico moderno, que permita una administración del espectro radioeléctrico acorde a los requerimientos del fin de siglo.
ALCANCE DE LA ACTUACION
Los procedimientos aplicados en esta actuación consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Antecedentes de la Unidad.
- Análisis de los Fondos: Ley de creación de cada fondo, Manejo de los fondos, Cuentas Corrientes (conciliaciones) y Rendiciones de Cuentas.
- Procedimientos de Contratación.
- Inventario.
- Garantías en custodia de esta Oficina.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Dirección Nacional de Comunicaciones cuyos resultados figuran en el informe de fecha 23/4/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Confeccionar en el Departamento de Tesorería, planillas de Caja con mecanismos de salvaguarda adecuados y enviarlas diariamente a Contaduría con los comprobantes respaldatorios.
- No se realizan por parte del Departamento de Contaduría arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería, a fin de instrumentar un adecuado control por oposición de intereses entre ambos. Deberá instrumentarse la realización documentada en actas de los mismos .
- Se constató la existencia de diferencias en el Arqueo, pendientes de regularización. Deberán ajustarlas contablemente
- Del análisis efectuado en los usuarios deudores, surge que se debe realizar un control exhaustivo de los mismos, ya sea por autorización de frecuencia, televisión para abonados y sobre todo de aquellos tipificados como "Morosos Pendientes" que aún están a la espera de dictamen jurídico. Dada su antigüedad, fijar un criterio único a seguir acerca del momento en que los mismos son considerados Deudores en Gestión.
- No se cumple con lo que establece el Decreto No. 480/92 del 9/10/92 en cuanto a la realización de los depósitos bancarios en tiempo y forma. Deberá regularizarse tal situación.
- Se comprobó que no existe fianza para los funcionarios que manejan fondos o valores del Estado, debe contratarse fianza o póliza de seguros para aquellos funcionarios en las condiciones aludidas, tal como lo establece el Art. 133 del TOCAF.
- Se deberá proceder a la depuración de las garantías que esta Dirección posee en custodia, de acuerdo a lo sugerido por parte del equipo auditor.
- Si bien las compras están sustentadas por los requisitos que las normas exigen, se sugiere tener en cuenta las puntualizaciones realizadas en cuanto a la necesidad de efectuar una planificación de los gastos de la Unidad. Sería conveniente también, que el Departamento de Compras realice los controles periódicos necesarios sobre el stock que posee proveeduría, para que exista un conocimiento adecuado de las futuras adquisiciones a realizar.
- Si bien esta Oficina cuenta con herramientas suficientes para implementar el Inventario de Bienes, esta auditoría considera, basándose en la documentación relevada y a efectos de dar cumplimiento a las normas vigentes en la materia, que deberían resolver en tiempo y forma las siguientes observaciones:
- Implementar la utilización de la solicitud del suministro cuando surge la necesidad del gasto.
- Para el caso de compras directas archivar facturas y recibos de pago en los expedientes respectivos.
- Codificar la totalidad de los bienes que posee esta Dirección en forma correlativa y por Sección.
- Darle valor estimado a los bienes inventariados teniendo en cuenta para ello, la vida útil transcurrida.
- No mantener bienes sin destino útil, procediendo según el caso, a formalizar el acto administrativo correspondiente, tal como establece el Art. Nº 71 del TOCAF.
- Registrar las altas y bajas, con las fechas respectivas, de aquellos bienes que se trasladen o se obtengan en carácter de préstamo.
- Tomar las medidas correctivas pertinentes, a efectos de implementar un adecuado sistema de control interno que permita optimizar la Recaudación y posterior utilización de los recursos que percibe esta Unidad Ejecutora y que son destinados al cumplimiento de los cometidos sustantivos, incluidos en el Programa "Coordinación y Control de los Servicios de Radiodifusión y Afines.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 3 de junio de 1999 de acuerdo a lo establecido por el Art. 51 de la Ley 16.736 del 5/1/96, se presentó nota a esta Auditoría Interna de la Nación en la que la Dirección Nacional de Comunicaciones expresa haber tomado conocimiento de los resultados de la actuación cumplida por esta Oficina.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de las Señoras Auditoras, como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección Nacional de Comunicaciones.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Servicio Geográfico Militar
COMETIDOS
El Servicio Geográfico Militar tiene por cometidos sustantivos:
- La confección de la Carta Topográfica del país, así como asegurar su mantenimiento al día. Idéntico cometido se le asigna con relación a la Carta Provisoria de la República y la Carta al Millonésimo.
- La ejecución de los trabajos de geodesia sobre los que se basarán los levantamientos de carácter topográfico.
- La publicación de las hojas de levantamiento y su constante actualización.
- El asesoramiento técnico y la visación de documentos cartográficos a particulares.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 9 de abril de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de caja, cuentas bancarias y rendiciones de cuentas de fondos extrapresupuestales.
- Relevamiento del inventario de bienes muebles.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado surge que el Instituto Geográfico Militar debe:
- Computarizar el servicio de venta de cartas geográficas con el fin de obtener on line, el stock de las mismas, al tiempo que posibilite la confección de los comprobantes respaldantes de cada operación comercial.
- Efectuar el inventario físico de los bienes muebles del Organismo, realizando una detallada descripción y codificación de los mismos, estableciendo su ubicación física, su correspondiente identificación mediante la aplicación de stickers y su registración en un libro llevado a esos efectos con respaldo electrónico de sus datos.
- Efectuar por lo menos dos arqueos mensuales, sorpresivos y aperiódicos, de los fondos en poder del Organismo y siempre uno al fin de cada mes, tal como lo aconseja la buena práctica administrativa.
- Contratar las fianzas que establece el art. 133 del TOCAF para todos aquellos funcionarios que manejen o custodien bienes, no entendiéndose en este caso de recibo lo dispuesto por el art. 238 de la Ley 14.157 de 21/2/74.
- Depositar en rentas generales "Fondos Liquidados" el remanente del "Fondo permanente presupuestal" que se dispone de la ex cuenta corriente No. 33839/075.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 30/6/99 al Organismo auditado de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos estableciendo que se están instrumentando las providencias del caso para dar cumplimiento a las sugerencias realizadas. Esta Oficina efectuó un nuevo informe con fecha 12/7/99 donde se reconocieron como muy valiosos los esfuerzos que viene realizando la Dirección del Servicio Geográfico Militar, aunque se entendió que deben mantenerse las conclusiones hasta que ellas sean debidamente evaluadas en ocasión de una nueva visita de auditoría.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los funcionarios actuantes como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Servicio Geográfico Militar.
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección Nacional de Migración
.COMETIDOS
- Contralor de los ingresos y egresos de Personas desde y hacia el territorio Nacional así como la Fiscalización de la Permanencia de Extranjeros en el Territorio Nacional.
- Regular y convalidar la salida de menores de edad hacia el exterior.
- Estudiar el fenómeno migratorio en su conjunto en forma de asesorar al Gobierno en esa temática.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La auditoría dio comienzo el día 12 de abril de 1999 por iniciativa de este Órgano de Contralor, efectuándose los procedimientos que a continuación se detallan:
- Conciliaciones bancarias.
- Arqueo de caja y valores.
- Análisis del procedimiento de compras.
- Estudio de rendiciones de cuentas de Fondos Extrapresupuestales.
- Control de inventario de muebles y útiles.
- Análisis de gestión del Departamento de Sistema.
- Seguimiento de las conclusiones del informe de la Auditoría de fecha 20/9/96.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Dirección Nacional de Migración, cuyos resultados figuran en el informe de fecha 26/8/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Dado el volumen creciente de información que debe procesar el Organismo para el logro de los cometidos sustantivos a su cargo, es imprescindible que se implemente el Proyecto Informático aprobado por la Dirección en 1997 con las modificaciones que el desarrollo tecnológico posterior en la informática actual indique, adquiriendo las herramientas de hardware y software convenientes, así como capacitando adecuada y oportunamente al personal que se hará cargo de las tareas.
- Con relación al análisis del inventario general de muebles, útiles e instalaciones, se verificó que el mismo no permite constatar la identificación de cada bien ni su ubicación física, por lo que se aconsejó se implementen las medidas tendientes a su corrección.
- Se constató que las últimas rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales elevadas ante la Contaduría Central del Inciso datan del primer trimestre del presente ejercicio. El Organismo deberá ponerse al día en la presentación de las rendiciones atrasadas.
- Se comprobó que el sistema de computación utilizado por el Departamento Financiero Contable, no brinda la posibilidad de obtener el saldo de caja en cualquier instante, así como no permite la impresión de sus registros en el Libro de Caja en todo momento. Es necesario que se ordene la modificación del sistema aludido en las actividades referidas.
- No se realizan los controles externos imprescindibles a la Tesorería, la Contaduría deberá realizar arqueos de carácter sorpresivo y aperiódicos, dejando constancia en actas de cada recuento.
- Se constataron, al realizar las conciliaciones bancarias, diversos créditos y débitos que se generan en omisiones realizadas por el Instituto o el Banco de la República. Se deberá depurar las diferentes cuentas bancarias que posee el Organismo para regularizar tal situación.
- Se comprobó que la mayoría de las Inspectorías no han rendido cuentas, de recibos numerados sin valor impreso y que constan en el inventario de valores que lleva el Departamento Financiero Contable. Tal situación deberá ser solucionada inmediatamente, controlando como corresponde, el destino de los recibos aludidos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 12/10/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, éste se presentó evacuando la misma vencido el plazo legal. No obstante, es de destacar que todas las conclusiones y sugerencias que nuestro equipo ha realizado han sido tenidas en cuenta. La Auditoría Interna de la Nación, recibidos los descargos, produjo un nuevo informe de fecha 9/11/99, donde se reconocen como muy positivas las medidas adoptadas por los Jerarcas de la Dirección Nacional de Migración, aunque se entiende que corresponde mantener las observaciones realizadas, hasta tanto sean evaluadas en futuras actuaciones de esta Oficina.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Migración.
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección Nacional de Asistencia Social Policial
(Servicio de Tutela Social Policial)
COMETIDOS
El Servicio de Tutela Social Policial tiene como cometidos sustantivos:
- Seguro de Vida e Invalidez y Gastos de Sepelio.
- Propiciar el desenvolvimiento social de los funcionarios y sus respectivos núcleos familiares.
- Organizar la ayuda social a proporcionar al personal policial en actividad o retiro y sus núcleos familiares.
- Propender a la construcción de obras que constituyan un real beneficio para la comunidad policial tales como panteones, guarderías, centro de recreación, etc..
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 4/8/99 a solicitud del Sr. Ministro del Interior, Esc. Guillermo Stirling, efectuándose los procedimientos que a continuación se detallan:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Conciliaciones Bancarias.
- Comprobación de cálculos e importes correspondientes al Fondo de Tutela Social Policial presentados por la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial al Inciso correspondiente.
- Análisis de los ingresos: estudio del marco jurídico e ingresos percibidos art. 87 de la Ley 13.640 y disposiciones modificativas en la Ley 15.217.
- Análisis de los egresos del Organismo: préstamos, seguro de vida e invalidez y gastos de sepelio.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial (Servicio de Tutela Social Policial) y reseñadas en el informe de fecha 8/11/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Deben aplicarse controles más estrictos y eficientes sobre los fondos que se manejan en Tesorería y Cajas Pagadoras, que eviten toda trasposición de fondos de una caja a otra, así como el manejo inadecuado e indebido de los mismos.
- Resulta imprescindible que Contaduría proceda a identificar, a la mayor brevedad, las partidas pendientes de conciliación desde el año 1986 en adelante.
- Las retenciones efectuadas a los funcionarios en concepto de: descuentos extraoficiales, adelantos de haberes, quebrantos y cualquier otra no legalmente prevista, deben ser convalidadas, mediante la autorización del correspondiente jerarca.
- Todos los cheques deben ser emitidos y registrados por el Departamento de Contaduría previo envío a Tesorería.
- Se denota una falta de reconocimiento técnico de Tesorería hacia Contaduría quien es responsable del contralor de su gestión y de realizar las sugerencias respectivas, por lo que corresponde que se disponga por las autoridades competentes que el Departamento de Tesorería reconozca la autoridad técnica del referido Departamento.
- Resulta conveniente que se redefina la organización interna de la Dirección de Tutela, incorporándose las funciones contables y delimitando las tareas del Contador asignado, a esta única área.
- Teniendo en cuenta la inexistencia de un sistema de control interno que ofrezca confiabilidad y seguridad de la integridad, exactitud y validez de la información que surge de los registros, debe crearse un ambiente de control dentro del Sector, así como a nivel de las Unidades Ejecutoras que deben enviar la información relativa a la retención sobre retribuciones de funcionarios en tiempo y forma. A tales efectos, se debe capacitar, formar y redistribuir, recursos humanos necesarios para la aplicación de los controles preventivos y correctivos necesarios.
- Es conveniente que se implemente, a la brevedad, un sistema informático de características simples y acorde a las necesidades de información oportuna y confiable para el Organismo, dotando a la Unidad de tecnología y asesoramiento adecuados en la materia.
- Se propone crear en esta Unidad Ejecutora, un Departamento de Auditoría Interna a efectos de que, entre otras actividades de asesoramiento y consulta, proceda a diseñar un sistema de control interno para todas las áreas que conforman la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial, acorde a las necesidades de cada una.
- Es necesario realizar un regular y periódico seguimiento en relación a las observaciones e irregularidades constatadas, así como, de la aplicación de las medidas correctivas antes señaladas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista con fecha 17/11/99 al Organismo inspeccionado de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96 el mismo se ha presentado, vencido el término legal, efectuando descargos, expresando las medidas que se han dispuesto con el fin de levantar algunas de las observaciones e irregularidades constatadas. Esta Oficina realizó un nuevo informe con fecha 20/12/99 en el que se reitera entre otras conclusiones, la necesidad de implementar a la brevedad un sistema de control interno seguro y confiable de manera de poder prevenir o detectar posibles irregularidades del manejo del Fondo de Tutela Social Policial.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial (Servicio de Tutela Social Policial).
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
Dirección Nacional de Catastro
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Catastro tiene por cometidos:
- La formulación y conservación actualizada del catastro de la propiedad inmobiliaria, en sus aspectos gráficos, económicos y jurídicos.
- El Registro de los planos de mensura, división, fusión, etc., en la propiedad común y horizontal.
- La Administración de los Inmuebles del Estado mediante el Registro de títulos de propiedad, su custodia y la administración de los bienes que no poseen destino específico.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La Auditoría dio comienzo el 14 de setiembre de 1999 por iniciativa de esa Unidad Ejecutora, efectuándose los procedimientos que a continuación se detallan:
- Arqueo de caja y valores.
- Análisis de las rendiciones de cuentas presupuestales y extrapresupuestales.
- Evaluación del control interno en aspectos administrativo-contables.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Catastro cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8/11/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se constató que la última aprobación efectuada de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales, por los Organismos responsables de su control, datan del último trimestre de 1993. Correspondería realizar una investigación administrativa que permita establecer el motivo por el cual nunca fue posible levantar las observaciones formuladas por la Contaduría Central del Inciso, así como efectuar las que correspondieron realizarse desde entonces.
- Idéntica medida debería adoptarse con relación al consentimiento de 10 horas extras mensuales a un grupo de funcionarios como compensación económica, sin necesidad de realizarlas y al otorgamiento de viáticos a un gran número de funcionarios administrativos, dentro de cada mes, no dejándose constancia de que importe se devenga en concepto de pasajes y gastos por su traslado en comisión.
- No se han realizado conciliaciones bancarias por lo menos desde 1992, por lo que el control de los fondos que posee la Unidad Ejecutora, ya sean de carácter presupuestal, como extrapresupuestal, son totalmente carentes de confiabilidad, por lo que ameritaría, se incluyera este tema en la investigación administrativa solicitada, a fin de determinar las responsabilidades correspondientes.
- Se dispone de un Fondo Fijo para enfrentar gastos de menor cuantía, pero no se ha reglamentado el monto mínimo con el que ha de operar, el máximo que será posible abonar con él y la forma en que, necesariamente, deberá ser repuesto.
- No se realizan arqueos de caja en forma sorpresiva y aperiódica, por lo que se carece de una importante herramienta de control interno que debe disponer el Departamento Financiero Contable.
- El programa de liquidación de haberes no se adapta a las necesidades del Organismo por cuanto no permite la emisión de recibos especiales, tales como retenciones por sumarios o incrementos por compensaciones especiales. Tampoco posibilita la emisión de la Historia Laboral de cada funcionario.
- Al no existir el control interno adecuado en Contaduría, es imperioso se implemente un sistema técnico idóneo que garantice el control por oposición en la realización de todas sus actividades.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 31/12/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 4/1/2000, en el que se reconoce la adopción de ciertas medidas correctivas sobre el sistema de control interno en lo que hace al Departamento Financiero Contable, no obstante lo cual se entendió oportuno ratificar las conclusiones a las que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieren efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Catastro.
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
Dirección General de Recursos Naturales Renovables - División Forestal
COMETIDOS
Sus cometidos básicos consisten en:
- Promover el desarrollo forestal en todas sus etapas productivas mediante actividades de investigación, extensión, propaganda y divulgación.
- Estudiar y planificar el desarrollo de la economía forestal nacional, analizando sus costos de producción, precios y mercados.
- Promover y controlar el uso y manejo sostenible del monte nativo.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 3 de febrero de 1999, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja.
- Relevamiento del sistema de compras.
- Análisis de subsidios a las plantaciones forestales declaradas como protectores o de rendimiento.
- Revisión de los viáticos pagados por la División Forestal.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la División Forestal de la Dirección de Recursos Naturales Renovables, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 1 de marzo de 1999, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Al realizarse el arqueo de caja se constató que se mantenía en poder de dos funcionarios de la División Financiero Contable dinero para el pago de una factura por la compra de insumos de computación y compra de útiles, sin que existieran comprobantes que respaldaran las salidas de dinero. Esta situación amerita que se revisen los procedimientos de control interno por parte de la División Financiero Contable a efectos de que todo egreso de caja esté debidamente autorizado por el ordenador del gasto competente y documentado por la Tesorería del Organismo.
- Del arqueo de publicaciones para la venta realizado con fecha 8/2/99, surgió que si bien el número de ejemplares totales coincidía con el total de ejemplares contabilizados, existían errores en la registración parcial por tipo de publicación. Por lo tanto resulta necesario que se efectúen controles en el momento de la recepción de ejemplares, particularmente de la Revista Uruguay Forestal, conformando el remito que envía la imprenta. Asimismo, se deberá sugerir al PRENADER que al licitar la confección de las revistas antes mencionadas se garantice que el material impreso sea el correcto, que las planchas que originan la impresión se devuelvan una vez finalizada la misma a quien ordenó su confección y que no queden en poder de la imprenta ejemplar alguno impreso.
- Debido al volumen de Revistas Uruguay Forestal en stock, se deberá analizar la cantidad de ejemplares que deben confeccionarse a efectos de cumplir con el objetivo de fomentar el sector forestal tanto a nivel nacional como internacional, así como buscar la apertura de canales de distribución que optimicen el logro del fin para el que fueron creadas.
- No existe inventario de bienes muebles y útiles, y en lo que respecta a los vehículos, la División sólo cuenta con una relación de los mismos, por lo que deberá realizarse a la brevedad, un inventario físico de los bienes del Organismo y proceder a su registración en un libro llevado a esos efectos, identificando cada bien y su correspondiente ubicación. El mismo deberá mantenerse permanentemente actualizado.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 25/5/99 de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la División Forestal de la Dirección General de Recursos Naturales Renovables.
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
Dirección General de Servicios Agrícolas
COMETIDOS
La Dirección General de Servicios Agrícolas, tiene por cometidos sustantivos:
- Organizar y desarrollar la protección de la sanidad y calidad vegetal, la calidad de los alimentos vegetales y de insumos agrícolas.
- Generar los instrumentos normativos y operacionales que permitan a los agentes económicos desarrollar sus actividades en condiciones de transparencia y equidad.
- Mejorar la productividad, calidad y competitividad de la producción agrícola y agroindustrial contribuyendo a proteger la salud pública, el ambiente, el agrosistema y el interés de los consumidores.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN.
La actuación dio comienzo el 6/5/99 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación analizándose los siguientes aspectos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Conciliaciones Bancarias al 6/5/99.
- Auditoría de Caja del mes de abril de 1999.
- Control Interno, su aplicación en el desarrollo de los temas analizados y el que con carácter general realiza el Departamento de Contaduría.
- Sistema de viáticos (período 17/2/99 al 9/7/99).
- Recaudación y Uso de Fondos Extrapresupuestales correspondientes al Ejercicio 1998 y al período 1-10/99.
- Procedimientos de Contratación.
- Relevamiento de Inventarios.
- Características de la Gestión de la D.G.S.A.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
De la actuación realizada en la Dirección General de Servicios Agrícolas cuyos resultados se explicitan en informe de fecha 29/12/99 se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- La Unidad Ejecutora no posee Inventario de los siguientes bienes: Muebles y Utiles, Otros Equipos, Utiles y Materiales de Oficina; Equipos Mobiliarios y Utiles de los Laboratorios por lo que deberá realizar el mismo, contando con una detallada descripción y codificación, estableciendo su ubicación física y su identificación específica (Art. 72 TOCAF). Resulta necesario actualizar y completar la información contenida en los registros auxiliares referentes a Vehículos y equipos de Procesamiento de Datos. Por lo tanto, se deberá llevar un Libro Inventario que proporcione información detallada referente a todos los bienes del Organismo.
- Con respecto a los Procedimientos de Contratación se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el art. 40 del TOCAF ya que la planificación de compras no abarca el término del ejercicio, sino que se realiza en base a la estimación de las necesidades por períodos cuatrimestrales o semestrales, según las características de los artículos o servicios no personales y a las disponibilidades financieras. Asimismo, se constató que Proveeduría no lleva un registro auxiliar de compras por artículo o grupos de artículos similares,que indiquen los montos adquiridos y permitan comprobar si se superan los topes establecidos para aplicar el procedimiento de licitación abreviada.
- Si bien el sistema de Control Interno aplicado en las diferentes etapas de la gestión y el que realiza el Departamento de Contaduría en general, es satisfactorio, resulta insuficiente con relación al procedimiento de compra directa y en el sistema de Inventario.
- Referente a los Anticipos de Dineros a Rendir Cuenta (Viáticos), otorgados a los funcionarios de acuerdo a lo establecido por el art. 10 del decreto 67/99, se deberá dar cumplimiento a lo estipulado en los arts. 11, 12 y 13 de la citada norma en lo que respecta a la forma de rendir esos fondos y sanciones que pudieran corresponder.
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION.
Habiéndose dado vista con fecha 31/12/99 al Organismo auditado de acuerdo a lo establecido por el Artículo 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96 se presentaron descargos donde se expresa que se implementará un sistema global SIGLO que permitirá subsanar las deficiencias constatadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección General de Servicios Agrícolas.
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
Dirección Nacional de Vialidad
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Vialidad es responsable de estudiar, proyectar, conservar, construir y promover la estructura vial nacional, potenciando sus características, para adecuarse a las exigencias del tráfico internacional de los corredores viales de conexión con los países integrantes del MERCOSUR, en el marco de una estrategia de apertura y globalización de economía, considerando su impacto en el medio ambiente.
Sus cometidos sustantivos son los siguientes:
- Planificar obras viales nuevas, así como el mantenimiento rutinario de la infraestructura vial, compatibilizándolo con el resultado de una evaluación del impacto en el medio ambiente y en el patrimonio histórico nacional.
- Definir las políticas de desarrollo del medio vial.
- Establecer estándares de calidad y especificaciones de los insumos requeridos para mantenimiento vial rutinario, la realización de obras nuevas y estructuras (puentes).
- Fomentar el desarrollo de la calidad en la red vial nacional.
- Institucionalizar el uso de los sistemas de planificación, administración del mantenimiento de la red vial y administración del tráfico para adecuarse a las necesidades cambiantes de los usuarios de la misma.
- Otorgar permisos para la construcción de accesos desde los centros habitados hacia las rutas nacionales.
- Fijar en forma conjunta con la Dirección Nacional de Transporte, los límites de los pesajes admisibles, tanto para las carreteras como para los puentes.
- Establecer la normativa requerida para un adecuado tendido de los servicios públicos sobre y debajo de las rutas nacionales.
- Reglamentar todo lo relativo a la colocación de cartelería y publicidad en las rutas nacionales.
- Ejercer el control de ejecución de obras nuevas y de mantenimiento vial rutinario, ya se realicen directamente o a través de terceros.
- Asesorar al Poder Ejecutivo para establecer la clasificación de las rutas.
- Determinar y asegurar las fuentes de financiamiento de las obras necesarias para el mantenimiento de las rutas.
- Supervisar los contratos de consultoría en sus diversas modalidades, así como los contratos de mantenimiento rutinario, extraordinario y realización o concesión de obras nuevas.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación en la Dirección Nacional de Vialidad se inició el 7 de abril de 1999, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados fueron los siguientes:
- Arqueo de Caja y Valores y Conciliaciones Bancarias.
- Seguimiento de observaciones de informe anterior (contratos de arrendamiento de obra).
- Auditoría de Caja y Análisis de Rendiciones de Cuentas de Fondos de Recaudación.
- Análisis de las Rendiciones de Cuentas de Regionales del Interior.
- Análisis del Sistema de Compras.
- Análisis del Sistema de Inventario.
- Estudio de Viáticos y Regímenes especiales.
- Relevamiento de la Sección Proveeduría.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Vialidad, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 29 de diciembre de 1999, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- La ampliación de contratos prevista por el art. 63 del TOCAF es utilizada como práctica habitual y no como un mecanismo de excepción, efectuándose hasta tres ampliaciones a una misma licitación. Esto estaría denotando falta de precisión en las previsiones o que se estaría haciendo uso de este procedimiento como forma de evitar el llamado a licitación que corresponda de acuerdo a la normativa vigente. Deberá, por tanto, efectuarse una planificación adecuada de las compras y contrataciones, de modo de que el mecanismo de la ampliación sea utilizado como instrumento de excepción y no de práctica habitual.
- Se constataron ampliaciones de licitaciones en las que se aumentan las prestaciones con un destino distinto al fijado en el objeto de la licitación, por lo que la ampliación de contratos, deberá ajustarse a los límites precisos fijados por el art. 63 del TOCAF, de modo que no impliquen una modificación cualitativa del objeto del mismo.
- La ampliación de la Licitación N° 49/95 se realizó luego de la recepción definitiva de la mercadería, e incluso con posterioridad a la devolución de la póliza de seguro que garantizaba el cumplimiento del contrato. Esto implica la modificación de un contrato ya extinguido por cumplimiento del mismo, por lo que no debió utilizarse este mecanismo, sino una nueva licitación.
- Si bien no se efectuó una evaluación de los aspectos técnicos al realizar el estudio del sistema de compras, sí se constató que el plazo de ejecución excedía en muchos casos el previsto, los análisis técnicos del control de calidad se efectúan en laboratorios del propio contratista, la no imposición de multas a pesar de las demoras constatadas, ampliaciones otorgadas a empresas y atrasos en la ejecución de las obras.
- Se constataron sucesivas prórrogas en los contratos de arrendamiento de obra, generando una erogación importante para el Estado y desnaturalizando el propósito y finalidad de este tipo de contratación de recursos humanos.
- Las erogaciones emergentes de los contratos arriba mencionados se realizan con cargo exclusivamente a FIMTOP, a pesar que de acuerdo a las resoluciones de aprobación de los mismos, deberían estar financiados con FIMTOP y Endeudamiento Externo. Resulta necesario, regularizar esta situación mediante resolución expresa.
- Los viáticos abonados por esta Dirección han ido aumentando en dólares año a año, pasando de U$S 819.003 en 1994 a U$S 1:742.655 en 1998. Aunado a esta circunstancia, se da que algunos funcionarios cobran los mismos montos durante varios meses consecutivos y que las sumas abonadas por este concepto en la División Obras se reiteran mes a mes. Los mismos deberán otorgarse de acuerdo a su naturaleza y no como compensación salarial.
- Se constató pago de viáticos a funcionarios que cobran además gastos de alimentación y alojamiento abonados por los contratistas, duplicando de este modo las erogaciones, cuando la finalidad del pago por parte del contratista debió ser el ahorro para la administración.
- El sistema de registro y los procedimientos contables usados por la Dirección Nacional de Vialidad no cubren las necesidades de la Organización. Tesorería no sólo custodia los fondos, sino que además los registra y las partidas en dólares no se contabilizan hasta que se convierten en pesos y se depositan, llegando a constatarse en este proceso demoras de hasta 22 días.
- La mayoría de las garantías de mantenimiento de ofertas y fiel cumplimiento de contrato, se custodian en la División Notarial del MTOP, el que carece de un registro adecuado. La Tesorería de la Dirección Nacional de Vialidad custodia una mínima parte de garantías, muchas de las cuales están caducas, por lo que deberían ser depuradas, centralizándose allí la totalidad de las mismas, adoptando un sistema de registro adecuado.
- Las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales y de FIMTOP, estaban atrasadas, por lo que se sugiere su puesta al día.
- Se constataron en Caja cheques emitidos para pagos con fecha vencida.
- No existe inventario de bienes muebles y útiles de la Oficina Central de la Dirección, y el correspondiente a las regionales del interior no está al día, por lo que debe regularizarse esta situación. A su vez aún no se han dado de baja del inventario a los vehículos vendidos a la empresa TRAMVIAL S.R.L. por U$S 9:235.434 según contrato de fecha 14/5/99.
- Respecto al depósito de útiles de Oficina Central, amerita en forma urgente la implementación de un sistema de contabilidad y registro para que la información se procese diariamente y no una vez al año como en la actualidad. Con relación al Sector Suministros, se deben efectuar controles periódicos e instrumentar un sistema de información que permita conocer el total de las existencias de bienes en cada depósito o subdepósito de zona para una buena gestión de stock.
- De todo lo expuesto, y dada la importancia de los recursos y cometidos asignados a esta Unidad Ejecutora dentro de la persona pública Estado, se concluye que sería necesario la creación de una Unidad de Auditoría Interna que controlara en forma permanente la utilización eficiente y eficaz de los recursos de acuerdo a las metas trazadas y evaluando los desvíos que pudiesen detectarse.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 31/12/99, de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección Nacional de Vialidad.
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
Dirección Nacional de Transporte
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Transporte tiene como cometidos:
- Analizar y supervisar los mercados de transporte a nivel nacional e internacional en las modalidades de pasajeros y cargas.
- Controlar la calidad y seguridad general en los Servicios de Transporte así como la circulación de vehículos a nivel nacional e internacional.
- Proteger la red vial nacional a fin de reducir sus costos de mantenimiento.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el día 24 de febrero de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Análisis de Fondos de Recaudación.
- Estudio de Viáticos.
- Análisis del Sistema de Compras.
- Control de Inventario.
- Estudio del régimen de "Acompañamientos".
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Transporte, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de octubre de 1999, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- El monto de la póliza de caución de fidelidad contratada resulta insuficiente para cubrir los riesgos, en oportunidades en que la recaudación asciende a volúmenes importantes, por lo que resulta conveniente que el mismo sea revisto en caso de que esta situación se mantenga.
- No existe un sistema que permita el control de cheques diferidos de terceros en poder de Tesorería, por lo que éste deberá instrumentarse a la brevedad a efectos de que se facilite dicho control.
- El elevado porcentaje de valores depositados en custodia como garantía de cumplimiento de contratos por línea de transporte de pasajeros que se encuentran vencidos, requiere que se proceda a su depuración, así como la de los registros respectivos.
- Las rendiciones de cuentas que se encuentran atrasadas deben ser elevadas a la brevedad.
- Con el fin de optimizar los controles de la recaudación, resulta conveniente que se cuente con un programa informático que proporcione los diferentes conceptos de recaudación a efectos de evitar la duplicación de esfuerzos al ingresar manualmente los datos, ofreciendo mayor confiabilidad a la información y por ende a los controles que pudieran realizarse a las empresas contribuyentes por parte del Departamento de Fiscalización.
- Se constató un bajo índice de cobranza de multas, donde se conjugan motivos externos (descargos sistemáticos a las actas de constatación de la infracción por parte de los usuarios) e internos por demoras en el estudio y remisión de los expedientes, por lo que debería reverse el tema por parte de las autoridades.
- En lo que se refiere a la recaudación del 5 % establecido por el art. 16 de la Ley 12.950 y modificativos, el que se recauda mensualmente, y por el que se percibió durante el año 1999 (incluídos convenios) la suma de $ 66:888.217.= se hace necesaria la automatización del ingreso de información y el cotejo de la misma entre las divisiones que intervienen en el proceso, a fin de optimizar los controles.
- En el Sector Proveeduría se constató una inadecuada planificación de las compras que lleva a que existan volúmenes importantes de materiales obsoletos o que no revisten la calidad mínima para su utilización.
- Se deberá actualizar el Inventario de bienes y útiles de la Dirección.
- El régimen especial de compensación denominado "Acompañamiento" por el cual se abonan por parte de las empresas usuarias del servicio de custodia, partidas a funcionarios que intervienen en su prestación, deberá ser objeto de análisis y revisión del Organismo a efectos de otorgarle un sustento jurídico adecuado, contemplando no sólo las necesidades del funcionario, sino las de la propia Dirección y del usuario del servicio.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 22/12/99 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos donde se expresa que se aceptan las sugerencias realizadas por esta Auditoría Interna de la Nación y proponen adoptar medidas correctivas concretas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Transporte.
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERiA
Dirección Nacional de la Propiedad Industrial
COMETIDOS
Entre los cometidos principales de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial se encuentran:
- Llevar un registro de las denominaciones comerciales, dibujos y modelos industriales, transferencias de tecnología y todo otro elemento que constitucionalmente confirman el concepto de propiedad industrial.
- Efectuar un estudio de las patentes y privilegios industriales, brindando todos los asesoramientos que considere del caso conforme a derecho.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 29/12/98, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja, Bancos y Rendiciones de Cuentas.
- Compras.
- Inventario de Bienes de Uso.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12/3/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se debe regularizar la situación detectada respecto a la existencia de un cheque pendiente de depósito a la Tesorería General de la Nación que permanece en Caja desde el 7/11/97 y de dinero ensobrado que permanece desde el mes de mayo de 1998.
- Los cheques emitidos por Tesorería para pago de proveedores deberán estar escriturados con la fecha correspondiente y ser endosados en caso de vencimiento.
- Deben incorporarse en la fianza de caución de fidelidad a todos los funcionarios que manejan fondos o valores, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 133 del TOCAF.
- Corresponde que se proceda a la identificación y regularización de las partidas pendientes de las conciliaciones bancarias que se arrastran desde el mes de diciembre de 1994 y que se efectúe la rendición respectiva.
- Los vales de combustible deben ser rendidos con los comprobantes respaldantes de acuerdo a lo establecido por el art. 114 del TOCAF
- Para la emisión o destrucción de valores fiscales deben ajustarse a lo establecido por el art. 92 del TOCAF, comunicando a la Auditoría Interna de la Nación tal extremo, a efectos de que se proceda a su fiscalización.
- Es necesario que se mejore la gestión en el área de compras, efectuando una planificación adecuada de las futuras adquisiciones a efectos de no incurrir en fraccionamiento del gasto e incorporando a los expedientes la información y documentación relativa a las distintas instancias de la adquisición.
- Se deberá efectuar, a la brevedad, el inventario de los bienes que se encuentran bajo custodia y responsabilidad de la Dirección a efectos de dar cumplimiento a lo preceptuado por el art. 72 del TOCAF.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista a la Unidad Ejecutora inspeccionada con fecha 25/5/99, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el término legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial.
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERiA
Dirección Nacional de Tecnología Nuclear
COMETIDOS
Los cometidos sustantivos asignados a la Dirección Nacional de Tecnología Nuclear son los siguientes:
- La Protección Radiológica y Seguridad Nuclear a nivel nacional del trabajo con radiaciones ionizantes (Rayos X, fuentes radiactivas) empleadas en la medicina, industria agropecuaria e investigación.
- La investigación en laboratorios propios del desarrollo y aplicaciones de tecnología nuclear.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 15 de julio de 1999 por iniciativa de este Organismo de Contralor y se aplicaron los siguientes procedimientos:
- Control de fondos en caja y demás valores.
- Análisis de procedimientos de compra.
- Inventario físico de bienes muebles, máquinas y equipos.
- Inventario de materiales y útiles de oficina.
- Evaluación de la gestión administrativa en el control de equipos que operan con materiales radiactivos o radiaciones ionizantes.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8/9/99, se destacan las conclusiones a que se arribaron:
- Corresponde adopten las medidas necesarias a fin de esclarecer la razón por la cual no se ha dado cumplimiento a lo establecido en resolución de la Dirección N° 20/97 por la que se dispone la realización de Inventario de Muebles y Útiles y su mantenimiento.
- El inventario debe ser actualizado, tal como lo dispuso oportunamente la Dirección, identificando el artículo y el lugar físico donde se encuentra.
- En virtud de la importancia que reviste la protección radiológica y la seguridad nuclear a nivel nacional y la necesidad de que éstas sean controladas eficientemente, debe implementarse un inventario nacional de equipos que operan con materiales radioactivos o radiaciones ionizantes el que, apoyado en un sistema electrónico de procesamiento de datos, posibilite mantener en tiempo real información sobre su localización, fecha de habilitación y fecha que deba realizarse su próxima inspección.
- A los efectos de mejorar el control de los equipos inspeccionados, se entiende conveniente que se instrumente un procedimiento para la revisión o habilitación de equipos que permita precisar la fecha en que se realizó el control y cuando deberá procederse a realizar una nueva inspección.
- Deben contratarse pólizas de caución de fidelidad para todos aquellos funcionarios que manejen o custodien fondos o valores, dando así estricto cumplimiento a lo estipulado por el art. 133 del TOCAF.
- Corresponde implementar un registro permanente de stock que posibilite brindar información de la cantidad de Comprobantes de Inspección en poder del Instituto.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 15/12/99 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Tecnología Nuclear.
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERiA
Dirección Nacional de Minería y Geología
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Minería y Geología tiene asignado los siguientes cometidos sustantivos:
- Administrar y controlar la explotación de los recursos minerales.
- Brindar información geológico-minera oportuna y precisa para promover la explotación de los recursos del subsuelo.
- El servicio de perforaciones y de análisis físico-químicos.
- Investigación geológica y fomento de la actividad minera.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 30/9/98 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, aplicándose los procedimientos que se indican a continuación:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja.
- Conciliaciones bancarias.
- Análisis del proceso de compras.
- Verificación del inventario físico de bienes de uso y su registración.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Minería y Geología, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11/2/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se deben efectuar arqueos de caja sorpresivos y aperiódicos a efectos de mejorar el control interno, quedando éstos debidamente documentados.
- El Inventario debe actualizarse y mantenerlo al día permanentemente, para lo que resulta necesario confeccionar la documentación de altas, bajas y efectuar las modificaciones que sea menester.
- Deben evitarse las irregularidades constatadas en los procedimientos de compra, tales como comprometer gastos cuando no existe crédito disponible o violar el principio de ejecución, realizando pagos sin contar con la autorización previa del Tribunal de Cuentas, por un monto superior a los $ 800.000.-.
- Resulta imprescindible que se mejore la gestión de Minería en cuanto al control de deudores, a agilizar el otorgamiento de permisos de exploración y explotación y a unificar el catastro minero, por lo que es de suma importancia que se concluya el sistema de información geográfico minero.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 30/6/99 al Organismo auditado de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el término legal no se han presentado descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Minería y Geología.
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERiA
Dirección Nacional de Artesanías, Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)
COMETIDOS
- Actuar como entidad técnica en el Sector Público, promoviendo la creación y desarrollo de Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en todo el país.
- La promoción, tecnificación y desarrollo de la artesanía y las micro, pequeñas y medianas empresas nacionales, de manera de lograr la participación en la economía del país.
- Fomentar la capacitación de los cuadros directivos y personal operativo de las PYMES en cuanto a la calificación de sus recursos humanos.
- Buscar los caminos para lograr el adecuado funcionamiento, como medio indispensable para su desarrollo.
- Apoyar la creación de infraestructuras comerciales eficaces, para la distribución de los productos artesanales en el ámbito nacional e internacional.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 8/3/99 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación y constó de los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Evaluación del sistema de control interno de Caja y Bancos.
- Análisis de las Rendiciones de Cuentas de Fondos Extrapresupuestales.
- Estudio del procedimiento de Compras.
- Relevamiento de Inventario de bienes de uso.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Artesanías, Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23/3/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Los funcionarios que manejan fondos o valores no están cubiertos por póliza de caución de fidelidad por lo que se deberá proceder a la contratación de la misma a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 133 del TOCAF.
- Se deberán realizar gestiones ante el BROU para corregir los saldos de la cuenta denominada "DINAPYME- Ingresos Extrapresupuestales".
- El Inventario de los bienes de uso del Organismo deberá completarse, procediendo a la individualización de cada bien y actualización de las altas y bajas que se efectúen.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 1/7/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 15/7/99 en el que se reconoce que la Unidad Ejecutora ha adoptado las medidas correctivas a fin de subsanar los aspectos señalados por los auditores actuantes.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada en la Dirección Nacional de Artesanías, Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME).
MINISTERIO DE EDUCACIoN Y CULTURA
Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer
COMETIDOS
El Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer tiene asignados los siguientes cometidos:
- Promover, planificar, diseñar, formular, ejecutar y evaluar las políticas nacionales relativas a la mujer y a la familia.
- Coordinar y coejecutar con los organismos estatales dichas políticas a través de la articulación de acciones y de la capacitación de los recursos humanos necesarios para la consecución de sus cometidos.
- Asesorar a los organismos estatales sobre temas de la mujer y de la familia tanto a nivel nacional como departamental.
- Coordinar y supervisar las actividades de sus dependencias.
- Realizar convenios con los organismos internacionales de cooperación técnica y financiera.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 8 de octubre de 1999 por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación llevándose a cabo los siguientes procedimientos:
-Análisis de los cometidos del Instituto y tareas que desarrolla.
-Control de las rendiciones de cuentas.
-Estudio de las contrataciones de los recursos humanos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 6 de diciembre 1999, se destacan las conclusiones a que se arribaron:
- El Organismo cumple plenamente con los cometidos asignados, desarrollando diversas actividades, en particular en lo concerniente a la promoción de políticas relativas a la mujer, a la capacitación de sus recursos humanos, al asesoramiento sobre temas de la mujer y a la realización de convenios con organismos internacionales de cooperación técnica y financiera.
- La utilización de los fondos se realiza en forma prolija y la rendición de cuentas de los mismos se efectúa en tiempo y forma, cumpliendo cabalmente con la normativa vigente en la materia.
- Las contrataciones de recursos humanos (cachet y arrendamientos de obra) se ajustan a las disposiciones legales y reglamentarias.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION.
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 22/12/99, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 del 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Comisión del Patrimonio, Histórico, Artístico y Cultural de la Nación
COMETIDOS
La Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación, Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación y Cultura, tiene como cometidos sustantivos:
- Asesorar al Poder Ejecutivo en el señalamiento de bienes que deberán ser declarados Monumento Histórico.
- Realizar el control de salida del país, a través de la expedición de una guía, de todos los bienes que pudieran, por su naturaleza implicar una pérdida para el acervo cultural de la Nación.
- Asesorar a las autoridades públicas o privadas y a los particulares dueños de monumentos históricos en todas las intervenciones que deban realizar desde el punto de vista arquitectónico dichos bienes.
- Realizar tareas de contralor, en todo el territorio nacional, de los bienes afectados por la Ley 14.040 y llamar la atención a los responsables en cuanto a su estado de conservación.
- Restaurar cuadros y realizar proyectos de arqueología.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La auditoría fue iniciada el 24/2/99, a iniciativa de este Organismo de Contralor, con la finalidad de efectuar un seguimiento de las observaciones formuladas en actuación anterior, analizando a su vez, la situación actual. Los procedimientos aplicados fueron los siguientes:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Verificación de la operativa de los Sectores Tesorería, Contaduría, Personal, Guías Aduaneras y del funcionamiento de la Comisión.
- Análisis de los Fondos Extrapresupuestales.
- Control de Proveeduría.
- Control de Inventario de bienes de activo fijo por muestreo.
- Relevamiento del sistema utilizado para el registro de los bienes del patrimonio histórico, artístico y cultural de la Nación.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 7/5/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Los valores de terceros que se mantienen en custodia en Tesorería del Organismo deben constar en Registro debidamente certificado.
- Se mantiene un atraso importante en la presentación de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales, siendo la última elevada a la Contaduría Central del Ministerio de Educación y Cultura -a la fecha de la actuación- la correspondiente al cuarto trimestre de 1993, situación esta que debe regularizarse a la brevedad.
- Resulta conveniente que se revea la Resolución de fecha 5/1/98 que fija los precios de los servicios que presta el Organismo, ajustando las contraprestaciones a los objetivos que se desea perseguir, estableciendo asimismo, las pautas para la fijación de precios por el servicio de restauración de obras. A su vez, deberá instrumentarse un adecuado procedimiento para la recaudación y control de los fondos propios, centralizando la información de los servicios prestados y su correspondiente pago.
- Se detectaron debilidades de control interno en los Sectores de Proveeduría, y de Guías Aduaneras que deben ser subsanadas a efectos de que exista un efectivo control de los recursos reales y potenciales del Organismo.
- El Inventario de bienes de activo fijo no se encuentra centralizado en un único Registro, encontrándose incompletos y sin actualizar, lo que requiere que se proceda, a la brevedad, a la realización de un Inventario general, que se lleve en forma centralizada y que se mantenga actualizado, ajustándose a lo preceptuado por el art. 72 del TOCAF.
- A efectos de dar cabal cumplimiento a los cometidos asignados por el art. 2° de la Ley 14.040 del 20/10/71 y el art. 219 de la Ley 15.903 del 10/11/87, corresponde que se finalice el Inventario general de todos los bienes que conforman el Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación y que se instrumente el Registro de las obras que adquiera el Estado.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 30/7/99 a la Unidad Ejecutora auditada, de acuerdo con lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentó nota con fecha 11/8/99 donde se hace constar que se adoptarán las medidas recomendadas por este Organismo de contralor. Esta instancia dio lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 12/8/99, en el que reconoce los esfuerzos de las autoridades de la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación, pero que igualmente imponen la ratificación, en lo sustancial, de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable (IIBCE)
COMETIDOS
El Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable, Unidad Ejecutora 011 del Ministerio de Educación y Cultura Inciso 11, tiene como cometidos sustantivos:
-Investigaciones Científicas
-Formación de Recursos Humanos
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación en el Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable se inició el 24 de febrero de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados fueron los siguientes:
-Arqueo de caja y valores con fecha 24/2/99.
-Auditoría de caja de los meses setiembre y diciembre de 1998.
-Conciliaciones Bancarias al 30/9/98 y 24/2/99.
-Estudio de las Rendiciones de Cuentas de los Fondos Presupuestal y Permanente correspondientes al trimestre julio/ setiembre de 1998.
-Análisis del único expediente de compras realizado en el ejercicio 1998.
-Relevamiento de Inventario.
CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 17/3/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
-El Inventario de bienes del Organismo debe realizarse a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF, siguiendo las pautas esta- blecidas en los Instructivos de la Contaduría General de la Nación.
-Todos los funcionarios de la Unidad Ejecutora que manejen o custodien fondos o valores deben estar cubiertos por póliza de caución de fidelidad, por lo que es preceptiva la contratación de la misma de acuerdo a lo establecido por el art. 133 del TOCAF .
-Las conciliaciones bancarias de todas las cuentas bancarias deben ser confeccionadas, procediendo a la aclaración de las diferencias detectadas ya los correspondientes ajustes contables que sean menester .
-La cuenta corriente de Fondos Extrapresupuestales N° 33197/915, que no tiene movimientos, requiere su cancelación, previa comunicación y autoriza- ción de la Contaduría General del Ministerio de Educación y Cultura.
-Debe llevarse el Libro Caja y Bancos en forma analítica y no global, de manera que se reflejen todos los movimientos, ya sea de ingresos como de egresos, discriminados por fondos.
VISTAS, DESCARGOS y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 3/5/99 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 del 5/1/96, se presentaron descargos, expresando las medidas administrativas que se han dispuesto con el fin de levantar las observaciones formuladas. Esto dio lugar a que se produjera un nuevo informe con fecha 19/5/99 en el que se reconocieron los esfuerzos que realizó la Unidad Ejecutora, pero que igualmente imponen la ratificación, en lo sustancial, de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto de Investigaciones Biológicas Clemente Estable.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Comisión Nacional de Educación Física
COMETIDOS
Los cometidos sustantivos asignados a esta Unidad Ejecutora son los siguientes:
- Orientación técnico-docente y determinación de políticas, planes y programas de desarrollo en el sector de la Educación Física, la recreación y los deportes.
- Llegar a brindar servicios de Educación Física a la totalidad de las escuelas del país.
- Lograr una mejor atención del deporte competencia y alto rendimiento procurando mejores resultados en el ámbito nacional e internacional.
- Control adecuado y eficiente del doping en actividades deportivas.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el día 23 de agosto de 1999 a solicitud del Presidente de la Comisión Nacional de Educación Física, y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja.
- Estudio de los procedimientos de contratación.
- Inventario.
- Análisis de las rendiciones de cuentas.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 10/12/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- En virtud de las irregularidades constatadas respecto a las partidas entregadas a la Comisión Nacional de Baby Fútbol y el destino de las mismas, se deberá exigir, a la C.N.B.F., el estricto cumplimiento de lo establecido en la normativa vigente y a lo dispuesto por el art. 138 del TOCAF que regula la contabilidad y rendición de cuentas de Organismos, Servicios o Entidades no estatales que perciben fondos públicos.Sobre este particular oportunamente la Auditoría Interna de la Nación dispuso actuaciones complementarias las que se están procesando en la actualidad.
- El Organismo continúa omiso en cumplimiento de lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF, a pesar de que esta situación ya fuera observada en actuaciones anteriores, por lo que corresponde se proceda a la inmediata realización del Inventario de acuerdo a lo establecido en la mencionada norma.
- Se deberá ajustar la permanencia de fondos fijos a lo dispuesto por el art. 76 del TOCAF.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 31/12/99, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjeran informes de fecha 17/1/2000 y 20/1/2000, en los que se reconocen la adopción de medidas correctivas con referencia a la totalidad de las observaciones formuladas a la Comisión Nacional de Educación Física. Se ratifican las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión de la Comisión Nacional de Educación Física.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Oficina Nacional de Caracterización de los Beneficiarios de A.S.S.E.
(Oficina Departamental de Montevideo)
COMETIDOS
La Oficina Nacional de Caracterización de los Beneficiarios de A.S.S.E , tiene asignados los siguientes cometidos :
- Identificar las prestaciones a terceros a realizar por los servicios dependientes del Ministerio de Salud Pública.
- Establecer costos de los mismos a terceros.
- Proponer la fijación de los gravámenes de cargo de terceros, correspondientes a los servicios que se presten.
- Proponer la categorización de prestatarios de los servicios de salud y establecer las modificaciones correspondientes a dichas categorías.
- Definir los mecanismos de registros y análisis de información de los usuarios.
- Desarrollar registros de prestatarios de servicios de salud por categoría de usuario y naturaleza de los servicios.
- Proponer los procedimientos de Admisión de Usuarios en los establecimientos del Ministerio de Salud Pública, contralor de prestaciones, facturación, y versión de fondos.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 9 de noviembre de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación llevándose a cabo los siguientes procedimientos:
- Análisis de los cometidos de la Oficina
- Arqueo de Caja y Valores.
- Procedimiento de gestión de Usuarios.
- Reconocimiento de Deudas.
- Inventario.
- Conclusiones y Recomendaciones.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoría efectuada en Oficina Departamental de Montevideo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 14/12/99 se destacan las conclusiones y sugerencias a que se arribaron:
- Se entiende conveniente que se proceda a la pronta aplicación del programa informático diseñado para recabar toda la información correspondiente a los usuarios de los servicios asistenciales del Ministerio de Salud Pública, a fin de que se obtenga información actualizada y oportuna para la toma de decisiones relativas a las necesidades de los mismos. Asimismo, deberá capacitarse a la brevedad a los funcionarios encargados del ingreso de los datos al sistema.
- A efectos de que exista un mayor control sobre los carnés otorgados e identificación de posibles deudas que generan "reconocimientos de deudas" que son -en la mayoría de los casos- incobrables, se entiende conveniente que se descentralice la información relativa a prestación de servicios, mediante la implementación de una terminal en cada Centro Hospitalario que brinde información, en forma automática, respecto a otro tipo de cobertura médica.
- El registro de deudores debe ofrecer información de saldos de deudas impagas, identificando el deudor, monto y fecha de origen de la misma.
- Corresponde que se efectúen, por parte de la División Jurídica, las averiguaciones pertinentes a fin de tener cabal conocimiento respecto a sí las Fiscalías Letradas Departamentales han iniciado las acciones judiciales para el cobro de deudas de usuarios del interior que fueron asistidos en los Centros Hospitalarios y en que estado de su tramitación se encuentran. De esta manera, se tendría la información de la totalidad de los trámites realizados en capital e interior, así como de los éxitos y fracasos logrados en la gestión de los cobros respectivos.
- Se entiende conveniente que se analice la posibilidad de afiliación al Clearing de Informes, de manera de agilizar la gestión de cobros.
- Es necesario que se fortalezcan las vías de comunicación con la División Jurídico Notarial del Ministerio de Salud Pública de manera que la información relativa a reconocimientos de deudas que se maneja en una y otra dependencia, sea considerada coordinadamente y surja en forma clara, precisa y oportuna.
- Las autoridades de la Administración de los Servicios de Salud del Estado (ASSE), deberán concentrar esfuerzos a efectos de evitar la acumulación de reconocimientos de deudas que por lo general se transforman en incobrables, para lo que es conveniente que se controle el efectivo cobro de las deudas cuya gestión está a cargo de la División Jurídica y se implementen mejoras en el actual sistema.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 22/12/99 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Oficina Nacional de Caracterización de los Beneficiarios de A.S.S.E, Oficina Departamental de Montevideo.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Escuela de Sanidad "Dr. Jose Scosería"
COMETIDOS
La Escuela de Sanidad "Dr. José Scosería", creada por Ley Orgánica N° 9202 del Ministerio de Salud Pública en el año 1934, tiene como cometido sustantivo la docencia dedicada a la preparación del personal para la atención de la sanidad pública y servicio social.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 17/6/99 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación, habiéndose cumplido con los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Control de Stock en el Sector Proveeduría.
- Relevamiento del Sector Inventario.
- Estudio de los procedimientos de contratación.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en la Escuela de Sanidad "Dr. José Scosería" cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 29/11/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se comprobó que la Encargada de la Dirección de la Escuela de Sanidad "Dr. José Scosería", a juicio de los auditores actuantes, carece de facultades para actuar como ordenador del gasto. Se entiende necesario que exista una delegación de atribuciones hacia dicha persona.
- Del estudio de la Licitación Abreviada No. 1, surge que luego de adjudicada, se reduce el monto con motivo de la asignación de cupos, en virtud de las condiciones impuestas por el Ministerio. Se deberán respetar los términos de los contratos de licitaciones, luego de adjudicados.
- Se constató atraso en las escrituraciones contables de la Proveeduría de la Institución. Los registros deben actualizarse para que reflejen la existencia real de los bienes bajo su custodia.
- El Instituto deberá crear una Caja Chica para el pago de gastos menores, dando así cumplimiento a lo establecido en el art. 78 del TOCAF en lo que se refiere a la creación de la Caja Chica y a la contratación de fianzas o pólizas de seguros, respecto a los funcionarios que manejan fondos o valores del Estado.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 13/12/99, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos donde se expresa que las autoridades del Organismo están implementando las providencias del caso para dar cumplimiento a las sugerencias realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la Escuela de Sanidad "Dr. José Scosería".
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Hospital Gustavo Saint Bois
COMETIDOS
El Hospital Gustavo Saint Bois tiene por cometidos:
- Satisfacer las necesidades asistenciales de primer y segundo nivel de la población de su zona de influencia, carente de recursos, para el logro de una atención integral de sus usuarios.
- El estudio y el tratamiento especializado según patología.
- La atención y solución de problemas a demanda en emergencias, policlínicas y salas.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación fue realizada a iniciativa de este Órgano de Contralor, comenzando el 16 de noviembre ppdo.
Los procedimientos realizados abarcaron los siguientes aspectos:
- Arqueo de caja y valores.
- Auditoría de caja por los meses de setiembre, octubre y primeros quince días del mes de noviembre previos al arqueo.
- Conciliaciones bancarias.
- Control de rendiciones de cuentas.
- Análisis de los procedimientos de compras.
- Revisión del inventario de materiales e insumos en los servicios de Farmacia, Despensa General, Lencería y Cocina.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Concluida la actuación en el Hospital Gustavo Saint Bois, cuyos resultados se expresan en informe de 30/12/99, se destacan las conclusiones y sugerencias que se exponen:
- Se constató el hecho de que se seleccionó como proveedor del Hospital a una empresa que carecía de inscripción en el Registro de Proveedores del Estado, la Dirección General Impositiva y el Banco de Previsión Social. Correspondería realizar una investigación administrativa que procure esclarecer esta situación. Asimismo debe explicarse por qué se abona IVA, si expresamente en sus facturas se expone que la firma esta comprendida en el régimen que establece el literal E del art. 33 del Titulo 4 del Texto Ordenado 1996 (Pequeña empresa).
- Los procedimientos de compras que se financian con cargo al Fondo Permanente no son comunicados por el Departamento de Compras a Contaduría antes de emitirse la orden de adquisición, por lo cual se constató que no existe reserva del crédito, tal como lo exige el art. 15 del TOCAF.
- Ante incumplimiento de proveedores, constatados fehacientemente, se deberá rescindir el contrato y, proceder a adjudicar esos productos a la empresa que resultó preclasificada en el siguiente lugar de la licitación original. Lo que no debe realizarse es adquirir por el sistema de compra directa esos artículos por el resto del ejercicio.
- La Institución carece de registros confiables que posibiliten determinar fehacientemente sus existencias de bienes. Es imprescindible se confeccione y mantenga actualizado el inventario de bienes muebles, útiles e instalaciones el que deberá contener los códigos de identificación de cada artículo, su ubicación física y el número inventarial.
- Se entiende beneficioso crear un Departamento de Auditoría Interna que, dependiendo del máximo nivel jerárquico controle y aporte ideas sobre todos los procedimientos administrativos que aplica el "nuevo Hospital Saint Bois", colaborando asimismo en la mejora de la gestión y el logro de sus objetivos, minimizando los riesgos, lo que será de gran utilidad teniendo en cuenta la dimensión que se entiende tomará en el corto y mediano plazo esta Unidad Ejecutora.
- Se modifique el programa de expedición de artículos de la Despensa General, de forma tal que posibilite visualizar por pantalla, el número del pedido que prepara para cada repartición del Hospital y, por supuesto, los artículos que saldrán del stock.
- Dadas las irregularidades constatadas en los stocks del servicio de farmacia sería imperioso adoptar una serie de medidas que posibiliten fortalecer sus controles administrativos, al tiempo que resulta imprescindible que no se permita el acceso a personal ajeno al sector.
- Se diseñe y mantenga una base de datos que posibilite, en tiempo real, obtener las deudas de cada usuario no poseedor de carné de atención gratuita, lo que permitirá tomar decisiones con mayor celeridad, respecto a su cobro.
- Las rendiciones de cuentas de sueldos y gastos presupuestales que se mantienen atrasadas deberán confeccionarse y presentarse ante la Contaduría Central del Inciso.
- No se practican arqueos de caja sorpresivos y aperiódicos por parte de Contaduría a la Tesorería, por lo que no existe un adecuado sistema de oposición de intereses entre ambos Departamentos.
- Se eliminen las escrituraciones manuales que realiza la Oficina de Contabilidad en libros que no proporcionan información apta para la toma de decisiones, suplantándolos por sistemas de control de inventarios que eventualmente puedan gestionar stocks, a través de ordenadores. Necesariamente estos programas deberán estar conectados a la red, de tal suerte que su información pueda resultar útil no sólo a cada servicio, sino prestar asesoramiento a compras, contabilidad, la Administración y eventualmente al Departamento de Auditoría Interna que pueda crearse.
- La escrituración de los libros de cuentas corrientes bancarias debe ser realizada por el Departamento de Contaduría, pues esos registros son la garantía de quien emite un cheque de que se cuenta con fondos suficientes para posibilitar su pago.
- Se lleve control de los inventarios físicos de fórmulas no valoradas, tal como el que posibilita el cobro de proventos y el de las "Declaraciones Juradas de reconocimiento de deuda".
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 31/12/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, éste se presentó evacuando la misma vencido el plazo legal. No obstante, es de destacar que todas las conclusiones y sugerencias que nuestro equipo ha realizado han sido tenidas en cuenta y ya se habrían realizado actos tendientes a solucionar los problemas detectados.
La Auditoría Interna de la Nación, recibidos los descargos, produjo un nuevo informe de fecha 19/1/2000, donde se reconocen como muy positivas las medidas adoptadas por el Jerarca del Hospital Gustavo Saint Bois, aunque se entiende que corresponde mantener las observaciones realizadas, hasta tanto sean evaluadas en futuras actuaciones de esta Oficina.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Srs. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Hospital Gustavo Saint Bois.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Servicio Nacional de Sangre
COMETIDOS
Su misión consiste en la organización del empleo de la sangre y de sus derivados, mediante el cumplimiento de todas las funciones específicas que le asigna su Ley de creación 12.072 y el Decreto reglamentario N° 392/79.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 16/6/99 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, con el fin de que se efectuara un seguimiento, relevando la situación actual con referencia a lo detectado en la actuación de esta Auditoría Interna que diera lugar al informe de fecha 15/5/97.
Los procedimientos aplicados consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Análisis y verificación de las observaciones emergentes de la última actuación realizada por esta Auditoría (Informe de fecha 15/5/97).
- Análisis de los fondos que administra el Organismo.
- Auditoría de Caja.
- Estudio de Rendiciones de Cuentas.
- Auditoría de Compras.
- Control de Proveeduría e Inventario de bienes de uso.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Servicio Nacional de Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 5/8/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se ha mejorado notoriamente la gestión y se han levantado prácticamente la totalidad de las observaciones formuladas por la Auditoría Interna de la Nación en actuaciones anteriores.
- Si bien no se ha eliminado totalmente el régimen de contratación de empresas unipersonales y profesionales universitarios, sí se han adoptado medidas tendientes a ajustar esas contrataciones a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en la materia.
- El manejo y control de los fondos que se administran ha sufrido una sensible mejora, para lo que ha sido relevante la designación por parte del Ministerio de Salud Pública de un Administrador, tal como fuera recomendado por esta Auditoría en actuaciones anteriores.
- Se efectúa un constante cálculo de costos, control de stocks y se ha mejorado la organización interna del Servicio.
- En cuanto a la emisión de cheques, resulta conveniente que sea el Departamento de Contaduría quien lo realice, registrándolos y remitiéndolos posteriormente a Tesorería para la ejecución del pago.
- Las imputaciones previas y definitivas del gasto deben ser efectuadas por el Departamento de Contaduría, a efectos de que opere una correcta asignación de recursos y exista una mejor planificación de las compras y pagos respectivos.
- El Inventario debe escriturarse en un único registro.
- Debe continuarse con el proceso de regularización de las contrataciones de empresas unipersonales y profesionales universitarios, ajustándose estrictamente a lo dispuesto por la normativa vigente en la materia (arts. 33 y 35 del TOCAF, art. 305 del TOFUP, Ley 16.736 y Dec. 113/96).
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 27/9/99 de acuerdo con lo establecido en el art.51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, se presentaron descargos, expresando las medidas administrativas que se han dispuesto con el fin de levantar algunas de las observaciones formuladas. Esta instancia dio lugar a que se produjera por parte de esta Oficina un nuevo informe de fecha 7/10/99, en el que se reconocen los esfuerzos que realizó la Unidad Ejecutora, pero que igualmente imponen la ratificación, en lo sustancial, de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio Nacional de Sangre.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Banco Nacional de Organos y Tejidos
COMETIDOS
El objeto del Banco Nacional de Organos y Tejidos es el asegurar la correcta extracción y conservación de órganos y tejidos para ser utilizados en la investigación científica o con fines terapéuticos y sus cometidos esenciales son los siguientes:
- Organizar en coordinación con el Ministerio de Salud Pública un registro único y nacional de órganos y tejidos.
- Asesorar al M.S.P. sobre los requisitos que deberán satisfacer los establecimientos asistenciales públicos o privados habilitados para realizar las intervenciones que prevé la Ley 14.005, de 17/8/71.
- Obtener material para el cumplimiento de sus fines, clasificarlos y llevar un registro de altas y bajas del mismo.
- Brindar información a las Instituciones Asistenciales públicas o privadas autorizadas para realizar transplantes de la existencia del material que dispone el Banco.
- Fijar las pautas técnicas y científicas más adecuadas para proceder a la extracción y conservación del material, transporte, entrega y eliminación cuando corresponde.
- Velar porque los órganos y tejidos sean correctamente transportados desde las Instituciones Asistenciales que aportan material al Banco y viceversa.
- Investigar sobre las mejoras técnicas existentes en materia de extracción y conservación de órganos y tejidos y trasplantes.
- Ejercer docencia a nivel nacional e internacional en la materia.
- Mantener un registro de Instituciones públicas y privadas habilitadas para funcionar como unidades de extracción de materiales y realización de transplantes de acuerdo a lo previsto por la Ley 14.005.-
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación en el Banco Nacional de Órganos y Tejidos se inició el 18/8/99 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, y los procedimientos aplicados fueron los siguientes:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja que abarcó el mes de diciembre de 1998 y del 1º de marzo al 18 de marzo de 1999.
- Examen de las conciliaciones bancarias al 31/12/98, 8/3/99 y 31/3/99.
- Estudio de las Rendiciones de Cuentas de los Fondos Extrapresupuestales elevadas al Ministerio de Salud Pública, correspondiente al mes de diciembre de 1998 y a la Suprema Corte de Justicia correspondiente al último semestre del año 1998.
- Análisis de los expedientes de compras realizadas en los años 1997, 1998 y 1999.
- Análisis de las relaciones contractuales que vinculan al Organismo con personas que prestan servicios en el mismo.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
De la actuación realizada en el Banco Nacional de Órganos y Tejidos cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21/6/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Los funcionarios que manejan fondos del Organismo no están cubiertos por póliza de caución de fidelidad, por lo que debe efectuarse en forma preceptiva la contratación de la misma, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 133 del TOCAF.
- Es totalmente deficiente el control existente sobre "vales" por adelantos de prestaciones a empresas unipersonales, debiéndose profundizar y ajustar el control de los mismos, con expreso requerimiento de que para que puedan ser otorgados válidamente será necesario autorización escrita del respectivo Jerarca.
- No se realizan arqueos de Caja en forma aperiódica y sorpresiva, por lo que deberán ser practicados, teniendo en cuenta en su procesamiento las directivas y asesoramiento prestado por la Auditoría Interna de la Nación.
- Debe suprimirse toda emisión de cheques que no fuere a nombre y orden de los respectivos acreedores o proveedores y exclusivamente contra factura o recibo de pago correspondiente.
- Los gastos que correspondan ser incluidos en la rendición de cuentas a presentarse ante el Ministerio de Salud Pública y Suprema Corte de Justicia respectivamente deben estar claramente determinados e identificados, a efectos de que se efectúe de conformidad a lo dispuesto por el art. 114 del TOCAF.
- El Organismo debe deslindar toda responsabilidad directa o indirecta en las operaciones de préstamos particulares contraídos por sus funcionarios con entidades financieras, así como, salvo disposición expresa en contrario, éste no debe actuar como agente de retención al respecto.
- Existe una exacerbada concentración de potestades y funciones atribuidas a la Dirección del Banco Nacional de Órganos y Tejidos, por lo que se requiere que se deleguen y descentralicen las mismas.
- El sistema de comunicación informativa entre las Secciones de Tesorería y Contaduría es deficiente, siendo imprescindible la implementación de un razonable y eficiente sistema que garantice el control por oposición.
- La situación funcional y los cometidos correspondientes al Administrador del Servicio deben regularizarse y determinarse expresamente, con la directa participación y decisión de las respectivas autoridades del Ministerio de Salud Pública.
- No corresponde la celebración y ejecución de contratos relativos al pago de compensaciones, horas extras, o cualquier otro tipo de retribución de carácter personal, que no se encuadran dentro de las previsiones legales vigentes para los organismos de la Administración Central, por lo que las mismas deberán cesar.
- La contratación de recursos humanos no debe realizarse sin la previa elevación de su propuesta al Ministerio de Salud Pública y la aplicación del régimen excepcional que sobre el particular establece el art. 33 del TOCAF debe ajustarse estrictamente a los extremos previstos en dicha norma.
- Deben adoptarse, sin excepción alguna, las medidas dispuestas por el Ministerio de Salud Pública a los fines de la correcta administración y debido control de los fondos públicos asignados al organismo.
VISTA, DECARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 7/9/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 17/9/99, en el que se reconoce la adopción de ciertas medidas correctivas sobre el sistema de contralor interno en la gestión de la Unidad Ejecutora, pero que igualmente imponen la ratificación, en lo sustancial, de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, sin perjuicio de posteriores evaluaciones que pudieran efectuarse. No obstante, cabe destacar que la Administración de los Servicios de Salud del Estado, una vez tomado conocimiento de los resultados de la auditoría, ha dispuesto correctivos considerados urgentes y que se encuadran dentro de los de más inmediata aplicación.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación cumplida y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Banco Nacional de Órganos y Tejidos.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Instituto Hanseniano "Dr. Ernesto Stirling"
COMETIDOS:
El Instituto Hanseniano fue creado en 1970 con la finalidad de dar asistencia e internación a los pacientes hansenianos de todo el país asumiendo la actividad de control de esta enfermedad a nivel nacional.
ALCANCE DE LA ACTUACION:
La actuación dio comienzo el día 12 de abril de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja y Bancos.
- Análisis de Rendiciones de Cuentas.
- Estudio de los procedimientos de compras en las distintas áreas.
- Control de Inventario de Bienes de Uso.
- Controles de Stock en los diferentes Departamentos.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS:
De la actuación realizada en el Instituto Hanseniano "Dr. Ernesto Stirling" cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23/6/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Los funcionarios que manejan Fondos o Valores no están cubiertos por una Póliza de caución de fidelidad, por lo que se deberá efectuar la contratación de la misma, a efectos de dar cumplimiento al art. 133 del TOCAF.
- Los arqueos de Caja deben realizarse en forma aperiódica y sorpresiva dejando constancia de los mismos en las actas correspondientes.
- Deberán ponerse al día en la elevación de las Rendiciones de Cuentas de todos los fondos que maneja la Institución dando cumplimiento con los arts. 114 y 115 del TOCAF.
- Las registraciones del Libro Inventario no se encuentran actualizadas, debiéndose efectuar los movimientos de altas y bajas correspondientes, de modo que éste refleje la realidad patrimonial del Organismo.
- Con relación a los controles de Stock en los distintos Departamentos y sus respectivas registraciones, deberá mantenerse la debida oposición de intereses a los efectos de obtener una información real, actualizada y veraz de los mismos.
- Por ultimo, la Dirección del Instituto deberá efectuar una investigación administrativa a los efectos de deslindar las responsabilidades correspondientes relacionadas con:
- La compra de carne al Frigorífico Palimar S.A. por los meses de enero a marzo de 1999 donde se constató que los kilos detallados en los remitos y entregados al Organismo son inferiores a los facturados y efectivamente pagados, en un porcentaje aproximado del 10% de las compras.
- El volumen de compras de Alimentos para el reducido número de internados.
- El manejo de los medicamentos en Farmacia, donde se detectó falta de seguridad en el local, irregularidades en la entrega de medicamentos, controles insuficientes y excesivo volumen de compras superando el monto mensual asignado por el Ministerio de Salud Pública.
- La inexistencia de controles Administrativos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION:
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 9/8/99 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5 de enero de 1996, se presentaron descargos por parte de la Institución auditada, dando lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 7/9/99, donde se reconoce que la Unidad Ejecutora efectuó correcciones y adoptó las medidas pertinentes en lo relativo al área de Caja y Valores, Inventario y Controles de stock.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Hanseniano "Dr. Ernesto Stirling".
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Hospital Maciel
COMETIDOS
El Hospital Maciel, tiene como cometidos sustantivos:
- brindar atención médica integral a los usuarios.
- estudiar y realizar tratamiento especializado según su patología.
- atender las emergencias que se presentan en policlínicas y salas sin perjuicio de las demandas que surjan de sus diversos servicios.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 30/9/98 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación, habiéndose cumplido con los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja.
- Análisis de los procedimientos en la contratación de bienes y servicios.
- Análisis de la utilización y rendición del Fondo Permanente.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Hospital Maciel cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16/7/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se constató la existencia en Caja de cheques emitidos que no fueron ingresados en el Libro correspondiente. Los mismos deben ser registrados al momento de ingresarlos efectivamente a Caja.
- Se comprobó que los arqueos de Tesorería se realizan únicamente el último día de cada mes. No se realizan Arqueos de Caja y Valores en forma aperiódica y sorpresiva. Contaduría deberá efectuarlos y documentar sus resultados en las actas correspondientes.
- No se efectúa una debida planificación de las necesidades de insumos e inversiones para el funcionamiento de la Institución. Se entiende pertinente realizar una planificación adecuada de compras e inversiones acordes a las asignaciones presupuestales, por lo que se recomienda en materia de contrataciones tener presente lo establecido en el art. 131 del TOCAF (flexibilidad, delegación, materialidad y veracidad).
- Se constató la situación irregular de un funcionario de Tesorería, contratado como empresa unipersonal, por la Comisión de Apoyo del Hospital, que cumple tareas referidas a dicha Comisión, en el horario de oficina y dentro del local de la Tesorería del Hospital. Dicha situación debe ser corregida.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo Inspeccionado con fecha 29/7/99, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96 se presentaron descargos, donde se expresa que se están instrumentando las medidas correctivas para dar cumplimiento a las sugerencias realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión del Hospital Maciel.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Instituto Nacional de Reumatología
COMETIDOS:
EL Instituto Nacional de Reumatología es un organismo destinado exclusivamente a la asistencia personalizada de los enfermos que padecen enfermedades reumáticas sean agudos o crónicos, discapacitantes o no. Los medios de que se dispone para llegar al diagnóstico y a los más variados tipos de tratamiento son los mejores que se pueden ofrecer en el Uruguay. En la actualidad son atendidos mensualmente un promedio de 6000 pacientes. El Instituto reviste gran proyección social en nuestro país, promoviendo una asistencia integral de avanzada, múltiple y centralizada.
ALCANCE DE LA ACTUACION:
La actuación dio comienzo el día 25 de junio de 1999 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y los procedimientos aplicados consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de Caja y Bancos.
- Análisis de las Rendiciones de Cuentas.
- Estudio del procedimiento de compras en las distintas áreas.
- Control de Inventario de Bienes de Uso por muestreo.
- Control de Stock en los distintos Departamentos.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS:
De la actuación realizada en el Instituto Nacional de Reumatología cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 17 de agosto de 1999, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- El monto establecido para la Caja Chica no cuenta con la autorización correspondiente por parte de la Superioridad, por lo que se deberá subsanar esta omisión a efectos de dar cumplimiento con lo preceptuado por el art. 78 del TOCAF.
- No se llevan registros auxiliares de Caja de Recaudación donde queden asentados los movimientos diarios de recaudación y valores, situación ésta que requiere ser corregida, implementándose los registros correspondientes a fin de que estos movimientos queden debidamente escriturados.
- Los sobregiros que se producen en las cuentas bancarias deben evitarse, planificando correctamente los movimientos de ingresos y egresos de Caja y Banco.
- Se deberán poner al día en la presentación de las Rendiciones de Cuentas de Sueldos y Gastos ante la Contaduría Central del Ministerio de Salud Pública, dando cumplimiento con los arts. 114 y 115 del TOCAF.
- Los Contratos de Servicios existentes deben regularizarse, ajustándose estrictamente a la normativa vigente en la materia, cumpliendo con los procedimientos de compras que correspondan de acuerdo con lo establecido por el TOCAF.
- Resulta necesario que se establezcan procedimientos que aseguren el correcto procesamiento del Inventario de Bienes de Uso y la confiabilidad de la información que se brinda.
- No existe en la Unidad Ejecutora la debida oposición de intereses en el manejo de los stocks de los distintos departamentos, ya que la persona encargada del manejo y custodia de los bienes es la misma que escritura los registros. Se deberán tomar las medidas pertinentes a los efectos de corregir dicha situación.
- La Jerarquía deberá disponer la realización, en forma aperiódica y sorpresiva, de controles de existencias en los distintos Departamentos que queden debidamente documentados. Asimismo, resulta imprescindible se efectuén controles permanentes con el fin de mantener el orden y aseo que deben ser inherente a este tipo de Instituciones.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION:
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 16/11/99 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, no se presentaron descargos a las observaciones formuladas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de Reumatología.
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
Dirección General de Secretaría
COMETIDOS
Los cometidos sustantivos asignados a este Ministerio son los siguientes:
- Asesoramiento jurídico en materia laboral y de seguridad.
- Asistencia letrada gratuita al trabajador en toda la República.
- Patrocinio del trabajador accidentado o de sus causahabientes en las reclamaciones administrativas judiciales.
- Fijación del monto mínimo de los salarios de los trabajadores de la actividad privada.
- Conciliación en los conflictos entre empleadores y trabajadores en lo relativo a salario y categorías.
- Promover relaciones laborales.
- Asistencia para la prevención y solución de los conflictos colectivos.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
Se realizó un segundo seguimiento de las observaciones formuladas en la actuación de fecha 28/5//96 (Exp. N° 635/96) en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, practicándose los siguientes procedimientos:
- Control del cumplimiento de lo dispuesto por el art. 2° del Decreto 480/92 referente a la permanencia de fondos en Caja.
- Control de presentación de las Rendiciones de Cuentas.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 15/4/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Los fondos extrapresupuestales (Recaudación) permanecen en Caja por plazos superiores a los fijados por el art. 2° del Dec. 480/92, por lo que deberán ajustarse a lo dispuesto por la norma, depositando dichos fondos dentro de las cuarenta y ocho horas de percibidos.
- Se debe regularizar, a la brevedad, el atraso que se mantiene en la presentación de las Rendiciones de Cuentas de Fondos Presupuestales.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 27/7/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el término legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
COMETIDOS
El Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente tiene como cometidos sustantivos:
- Formular, ejecutar y supervisar los planes de vivienda y la instrumentación de la política nacional en la materia y los programas de ordenamiento territorial.
- Prevenir el impacto ambiental negativo o nocivo por actividades humanas.
- Conservar y preservar todos los recursos hídricos del país ya sean superficiales o subterráneos para los diferentes usos, así como la potabilización, recreación, preservación de flora y fauna y la defensa de la faja costera, contra acciones humanas.
- Regular la gestión de residuos sólidos en todo el territorio nacional, así como el manejo de sustancias tóxicas y peligrosas y la generación y disposición de sus desechos.
- Proteger la calidad del aire.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La auditoría fue iniciada el 28 de abril de 1999, a iniciativa de este Organismo de Contralor, con la finalidad de efectuar un seguimiento de las observaciones formuladas en actuación anterior, enmarcándose en la División Financiero Contable.
Los procedimientos aplicados consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Control de Cuentas Corrientes Bancarias.
- Relevamiento de información sobre Inventarios.
- Estudio de procedimientos de compras y contrataciones.
- Análisis de la Ejecución Presupuestal del Ejercicio 1999.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 3/8/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Se considera conveniente la realización de una auditoría específica del Fondo Nacional de Vivienda, para evaluar los logros de la consultoría licitada (No. 01-002-97), para apoyar a la DINAVI, en la administración y seguimiento de contratos para la provisión de viviendas con destino a pasivos.
- El Organigrama de la estructura organizativa del Ministerio, aun no se ha adecuado a lo dispuesto por Decreto del Poder Ejecutivo N° 255/97 de fecha 30/7/97, por lo que corresponde se proceda a su pronta actualización.
- Resulta necesaria la instrumentación, por parte de la División Financiero Contable, de procedimientos de control en los Departamentos que funcionan a su cargo, realizando arqueos aperiódicos y sorpresivos en Tesorería, verificando que las registraciones contables y las conciliaciones bancarias se mantengan actualizadas a fin de que la información sea oportuna y certera.
- Los depósitos bancarios deberán realizarse en tiempo y forma dando cumplimiento a lo establecido por el Decreto del Poder Ejecutivo N° 480/92 del 9/10/92.
- Las garantías que se encuentran en custodia de la Tesorería deben registrarse en libro diseñado a esos efectos, procediéndose a la devolución de aquellas que se encuentran vencidas.
- Los movimientos de recibos de ingresos y egresos, así como los de vales de combustible deben registrarse en libros de Valores.
- No se ha implementado el Inventario de Bienes de Uso del Inciso, por lo que se encuentran omisos en el cumplimiento de lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF, debiendo subsanarse a la brevedad esta situación.
- Las compras y contrataciones de servicio que realiza el Organismo no se encuentran centralizadas en el Departamento de Adquisiciones y Abastecimiento, por lo que resulta conveniente que esta situación sea corregida, a efectos de lograr una mejor administración y control.
- Las contrataciones deben efectuarse mediante los procedimientos legales adecuados a su monto y en los casos que se realicen al amparo de alguna de las excepciones previstas en el art. 33 del TOCAF, deben cumplirse estrictamente los requerimientos establecidos por esta norma y por el art. 136 del mismo Texto Ordenado.
- Las ampliaciones de contratos deben ajustarse a los límites precisos fijados por el art. 63 del TOCAF, de modo que no impliquen una modificación cualitativa del objeto del mismo, como resultó en el caso de la ampliación efectuada a la Licitación N° 14-002-96 para Servicios de Vigilancia en el Edificio Sede del Ministerio.
- Las Rendiciones de Cuentas se encuentran atrasadas y en proceso de puesta al día, por lo que se hace necesario que el mismo se acelere y que se ajusten los mecanismos de verificación de los saldos iniciales y finales que de allí surjan a efectos de que éstos sean confiables.
- Teniendo en cuenta los montos y la habitualidad de la contratación en forma directa de alojamiento en pensiones a familias consideradas en estado de indigencia, corresponde que se proceda a la utilización del procedimiento de la Licitación Pública a efectos de que no se incurra en sostenido fraccionamiento del gasto.
- Debe realizarse una adecuada planificación de Gastos e Inversiones por Unidad Ejecutora, fundamentalmente en lo que se refiere a la Ejecución Presupuestal de Gastos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista con fecha 7/9/99 al Organismo auditado de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones formuladas.
No obstante, debe destacarse el interés demostrado por parte de las más altas Autoridades del Organismo auditado, en subsanar las observaciones puestas de manifiesto en el informe respectivo, al haber designado a tres profesionales Contadores de la División Financiero Contable, con la finalidad de intercambiar ideas y asesorarse con los funcionarios de esta oficina, acerca de las mejoras y cambios a efectuar para corregir los errores y fallas detectadas en materia de controles y buen funcionamiento, como asimismo dar cumplimiento con la normativa legal vigente en la materia.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Auditores respecto a la actuación cumplida y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.
INVENTARIOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL
Relevamiento de los Sistemas de Inventario
OBJETIVOS
- Lograr que todas las dependencias de la Administración Central cuenten con un Inventario General de Bienes del Estado actualizado, en la búsqueda de mejorar la custodia, mantenimiento y preservación de los bienes patrimoniales del estado.
- Disminuir situaciones irregulares, como faltantes, obsolescencia, transferencias sin documentar, etc., como consecuencia de la falta de registración de los bienes, así como ausencia de controles de inventarios.
- Proponer la utilización de un sistema uniforme informático de información que permita un adecuado control interno de los bienes patrimoniales.
- Analizar el marco normativo y evaluación de su aplicación real.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
Este trabajo estuvo orientado a obtener un diagnóstico de la situación real de los inventarios generales, con la finalidad de detectar las deficiencias de los sistemas y procedimientos actuales y propender al logro de los objetivos enunciados. Por ello se efectuaron relevamientos durante el año 1999, en 41 Unidades Ejecutoras de la Administración Central con sede en Montevideo, de las 110 existentes en el citado Departamento, lo que constituye una muestra del 37%. En este estudio fueron excluidos los ítems de bienes inmuebles y vehículos, ya que el CEPRE se encuentra abocado al estudio de los mismos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la evaluación de resultados explicitados en informe de fecha 29/12/99 se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones.
- El 22 % de las Oficinas controladas no cuentan con Inventario de Bienes.
- En el 78% de las Oficinas restantes, que llevan Inventario, se detectó lo siguiente:
- El 61% demostraron deficiencias y errores de procedimiento en cuanto a: carencia de datos identificatorios de los bienes; sistema de comunicación inadecuado entre los responsables de determinar altas, bajas y traslados; información parcial e incompleta de los bienes; superposición de tareas, llevando dos o más sistemas diferentes de inventario en forma simultánea.
- El 36 % demostraron fallas en los sistemas de inventario, relativas a: falta de registros confiables; no tienen la información centralizada en una Unidad, en cambio está a cargo de los Directores de cada División; no se realizan controles periódicos; los departamentos de Informática actúan como centros independientes en el manejo de los equipos.
- Ninguna oficina registra la valuación de los bienes muebles y de procesamiento de datos.
- Se comprobó un generalizado desconocimiento de los instructivos de la Contaduría General de la Nación, los que indican y dan pautas sobre los procedimientos a seguir en esta materia.
- Del dictamen jurídico emitido con fecha 15/12/99 sobre la normativa vigente de Inventarios Generales de Bienes y su aplicación real, surge que:
- El marco regulatorio es de aplicación a la realidad actual del Estado, aún cuando el mismo debe ser debidamente difundido por la Contaduría General de la Nación, con el fin de lograr un sistema uniforme para la correcta aplicación del Inventario de Bienes del Estado.
- No se cumple con el deber establecido por el Art. 72 del TOCAF en cuanto a que no existe uniformidad de criterios, ni organización referida a la centralización de la información, lo que conlleva a no poder contar con datos fidedignos que revelen la actual situación del patrimonio del Estado en lo relativo a sus bienes muebles.
- La Contaduría General de la Nación debería establecer normas claras, concretas y uniformes en cuanto al establecimiento de criterios de valuación de los bienes, otorgándoles mayor difusión, a efectos de lograr un régimen general que rija por igual en todos los Incisos con sus respectivas Unidades Ejecutoras, así como debería actualizar todo lo referido a Instructivos de Equipos de Procesamientos de Datos, teniendo en cuenta la velocidad en la depreciación de los insumos informáticos.
- Propender a la acción coordinada de las oficinas involucradas en la gestión de bienes del Estado, (C.G.N. – A.I.N.) complementando políticas directivas en la materia y tareas de control.
- Se considera imprescindible, encarar por parte del Organismo responsable, la instrumentación e implantación de un Sistema Informático Uniforme de Inventario en la Administración Central, a través del cual se obtenga información clara, precisa, de fácil acceso y que permita llevar a cabo los objetivos enunciados.
- Comunicar al CEPRE los resultados obtenidos en el presente informe ya que ese órgano se encuentra abocado al estudio de los bienes inmuebles y vehículos- a efectos de contar con su participación y apoyo en la planificación del Sistema Informático Uniforme de Inventario General de Bienes del Estado.
RESOLUCIÓN
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación con fecha 30 de diciembre de 1999 disponiéndose se remitan testimonio auténtico de las actuaciones a la Contaduría General de la Nación y al CEPRE a los fines que informa el respectivo capítulo de Conclusiones y Recomendaciones.
ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
Instituto Nacional del Menor
COMETIDOS
El INAME tiene como cometidos sustantivos:
- Asistir y proteger a los menores moral o materialmente abandonados, desde su concepción hasta su mayoría de edad realizando asimismo actividades de prevención.
- Contribuir a la protección de los menores minusválidos.
- Cooperar con los padres, tutores y educadores para procurar el mejoramiento material, intelectual y moral de los menores.
- Controlar las condiciones de trabajo de los menores.
- Ejecutar las medidas de seguridad que disponga la justicia competente en relación a menores infractores.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 30/6/99 a solicitud del Instituto Nacional del Menor, habiéndose cumplido con los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores en la Tesorería del INAME.
- Auditoría de Caja por el mes de Junio de 1999, cotejando la documentación de ingresos y egresos de todo el país con las registraciones del listado de Caja emitido por Contaduría.
- Análisis de las cuentas corrientes bancarias y sus respectivas conciliaciones.
- Análisis de procedimientos utilizados para las Rendiciones de Cuentas.
- Estudio por muestreo de expedientes de licitaciones del año 1998, así como el análisis del sistema de compras utilizado por el Instituto.
- Interiorización del funcionamiento y objetivos del Plan CAIF, mediante el estudio de documentación otorgada por el Organismo.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Instituto Nacional del Menor (INAME), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23/12/99, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
- Las afectaciones preventivas efectuadas para las licitaciones se realizan por montos muy superiores a los efectivamente pagados, por lo que resulta necesario que se cuente con la información de los precios de mercado que permita una reserva de fondos más exacta.
- Se realizan en el mismo año licitaciones abreviadas por la misma categorías de artículos (Lic. N° 13/98 Sábanas y Colchas, Lic. N° 25/98 Ropa de Cama y Lic. N° 27/98 Colchones y Almohadas), por lo que se deberán planificar las adquisiciones de manera de evitar el fraccionamiento del gasto a los efectos de que no se incurra en la falta prevista por el art. 32 del TOCAF cuyo inciso final establece "... la comprobación de que se fraccionare el gasto artificialmente para que la operación encuadre en determinado límite será considerada falta grave a efectos de las sanciones que correspondan".
- Se observa una gran lentitud en la tramitación de las licitaciones lo que impide concretar su objetivo a tiempo. Se deberán instrumentar mecanismos más ágiles de manera de subsanar las situaciones constatadas.
- En el período comprendido entre los meses de enero-agosto de 1999, se han efectuado compras de medicamentos en forma directa por un importe de $ 1:512.530, contraviniendo lo dispuesto por el art. 33 del TOCAF, por lo cual en el futuro el Organismo deberá ajustarse a la normativa vigente en la materia.
- El Departamento de Suministros debe mantener informado en forma periódica al Departamento de Servicios Generales de sus existencias a los efectos de poder planificar las compras en tiempo y forma, de manera de evitar las inconveniencias que ocasiona la falta de stocks.
- Se ha constatado la compra de medicamentos efectuadas en forma directa y a un solo proveedor, en el Departamento de Salto por un monto que asciende a $ 4:295.730 en el período enero-agosto de 1999, y a precios sensiblemente superiores, por lo que se aconseja la realización de una investigación administrativa a efectos de determinar las posibles responsabilidades en las que se haya incurrido. Asimismo, se deberá elaborar un sistema que permita un mejor control en cuanto a procedimientos y montos de las compras efectuadas por las Asociaciones Civiles, con las cuales por convenio el INAME se compromete específicamente a pagarlas en determinados rubros.
- No se discriminan en la registración los movimientos de las Ctas. Ctes. Nº 152/29687 y Nº 152/29695, correspondientes a fondos extrapresupuestales, por lo que se deberán contabilizar separadamente los movimientos de las citadas cuentas, a fin de contar, en forma oportuna con sus saldos y facilitar los controles.
- El Organismo no deberá continuar utilizando, como regla, fondos presupuestales para el pago de gastos que deben ser cubiertos con fondos extrapresupuestales, en virtud de que este procedimiento contraviene las disposiciones legales que regulan el manejo de los fondos públicos.
- Las dificultades detectadas en la elaboración de las conciliaciones bancarias debido a la dispersión de la documentación necesaria, requiere que se revean los procedimientos a efectos de que sea la División Financiero Contable quien tenga a su cargo esta tarea, permitiendo contar de esta forma con información confiable para la correcta toma de decisiones.
- En las conciliaciones bancarias se mantienen partidas con una antigüedad que data del año 1993, situación que deberá ser regularizada a la brevedad.
- Desde el año 1996 no son elevadas e intervenidas por la Auditoría Delegada del Tribunal de Cuentas las rendiciones de cuentas de Gastos Presupuestales y Extrapresupuestales, Ingresos Extrapresupuestales, Vales de Combustibles y de sueldos, por lo que se deberá proceder -a la brevedad- a dar cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de elevación de Rendiciones de Cuentas.
- Existen Asociaciones Civiles que se encuentran atrasadas en la presentación de las rendiciones de cuentas, así como con la exigencia de depositar las partidas recibidas en una cuenta corriente en el BROU, por lo que resulta necesario que el Instituto exija el cumplimiento de estos extremos.
- Se constató que de los 19 departamentos, únicamente Montevideo, Río Negro, Paysandú, Tacuarembó y Durazno cumplen con la normativa vigente en cuanto a la recaudación y depósito del Impuesto a los Bailes, por lo cual se deberá instrumentar un procedimiento adecuado para que la totalidad de los agentes involucrados den estricto cumplimiento a lo preceptuado por la Ley 10.853 del 23/10/46, e instructivo interno para el cobro del referido impuesto.
- Se deberá contar con información confiable y periódica en lo que respecta a los stocks de los formularios de recaudación que remiten las distintas Jefaturas al Departamento de Rendición de Cuentas.
- Deberán efectuarse los ajustes y la regularización de las situaciones detectadas en el Arqueo de Caja realizado, respecto a la diferencia que se arrastra desde el año 1996 y a la existencia de cheques en Caja con las tres firmas autorizadas y cheques para pagos con fechas vencidas.
- El libro de Vales de Combustible llevado por Tesorería arroja saldos globales, por lo que se deberá discriminar por tipo de combustible, a los efectos de agilizar el control sobre los mismos.
- Con respecto al plan CAIF, se constató la existencia de una cuenta corriente bancaria, abierta a título personal y no del Organismo, donde se depositan los fondos provenientes del art. 217 de la Ley 16.736 del 5/1/96, no rindiéndose cuenta de los mismos contraviniendo la normativa vigente. Se deberá realizar a la brevedad una auditoría específica en esa Secretaría Ejecutiva a los efectos de saber con precisión el uso y fuentes de los referidos fondos, ya que los mismos deben ajustarse a lo que establecen las normas, por tratarse de fondos extrapresupuestales.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 28/12/99, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 14/1/2000, en el que se toma nota de las medidas correctivas adoptadas, pero que igualmente imponen la ratificación de las conclusiones a que arribaron los funcionarios actuantes, hasta tanto no se verifique en una nueva actuación el levantamiento de las observaciones.
Asimismo se determinó que se efectúe un seguimiento y estudio de los aspectos globales del Inciso y del cumplimiento de metas, efectuando un análisis en el tiempo de la evolución de los objetivos alcanzados.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional del Menor.
OTRAS ACTUACIONES CUMPLIDAS EN EL MARCO DE LOS COMETIDOS ASIGNADOS A LA AUDITORIA INTERNA DE LA NACION
Premios por Evaluación de Desempeño
Se controló la correcta aplicación de los porcentajes correspondientes al pago de premios al desempeño de los funcionarios con calificación de excelente y muy bueno, establecidos en el Art. 25 de la Ley de Presupuesto.
En cumplimiento del Art. 31 del Decreto 301/96, los Incisos de Presupuesto Nacional remitieron a esta Oficina un total de 172 actuaciones referidas a las evaluaciones de los años 1996, 1997 y 1998, las que fueron procesadas en su totalidad.
Impresión de Valores Fiscales
Se fiscalizó la emisión de valores de las Unidades Ejecutoras según lo demandado por dichas Oficinas, en cumplimiento del numeral 5), art.48 de la Ley de Presupuesto.

 

 

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Última Actualización: 22/10/2018