Año 2003

 


AUDITORIA INTERNA DE LA NACION

INFORME DE ACTUACIONES 2003

SECTOR PUBLICO

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del mandato legal impuesto por el Artículo V, del Capítulo II, Del Control, Del Título III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, se hace público el informe sintético de actuaciones cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN durante el año 2003, en el ámbito orgánico de la competencia que le atribuye el Artículo 47 de esta última norma legal.

De conformidad con dichos textos normativos y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 48 concordantes y complementarios de la citada ley, las actuaciones de referencia se inscriben en el deber institucional y funcional de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN, de encabezar el sistema de control interno de los actos y la gestión económico-financiera de los órganos y reparticiones comprendidos dentro la persona pública Estado, así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados comprendidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República.

En ese marco jurídico, de acuerdo a los objetivos y metas fijados por la Dirección y en atención a los múltiples requerimientos de distintas autoridades públicas, se cumplieron las mencionadas actuaciones, con la finalidad de un debido seguimiento de las observaciones y recomendaciones formuladas en otras anteriores, para responder a las expresas solicitudes institucionales y en observancia de decisiones de oficio adoptadas de acuerdo a oportuna planificación.

Cabe destacar que sin perjuicio de cumplir con los demás y vastos cometidos asignados a la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN -tanto en relación con el Sector Público como respecto al Sector Privado- se ha considerado de especial relevancia la realización de aquellas actuaciones que, como las que informa esta publicación, tienden a la mayor eficiencia, eficacia y regularidad jurídica en el quehacer público y al mejor y transparente gestionamiento del patrimonio del Estado.

En contribución a tales propósitos, implícitos en la esencia del organismo auditor y recogidos en la precitada legislación, se da estado público a la subsiguiente información.

Dr. José Luis Corbo Cervieri

AUDITOR INTERNO DE LA NACIÓN


INDICE

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA.

Dirección General del Registro de Estado Civil

Museo Nacional de Artes Visuales

Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

Sistema Nacional de Televisión - Canal 5

Comisión del Patrimonio, Artístico y Cultural de la Nación

Instituto Nacional de la Familia y la Mujer

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA.

Centro Hospitalario Pereira Rossell

Banco Nacional de Organos y Tejidos

Servicio Nacional de Sangre

Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología

Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas - Hospital Pasteur

MINISTERIO DE VIVIENDA ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Dirección General de Secretaría de Estado

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Arquitectura

Dirección Nacional de Hidrografía

MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.)

MINISTERIO DE TURISMO

Dirección General de Secretaría de Estado

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección General de Secretaría

Dirección Nacional de Bomberos

Dirección Nacional de Identificación Civil

Dirección Nacional de Sanidad Policial

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Secretaría

Dirección General de Aviación Civil

Dirección  Nacional de Meteorología

Servicio Geográfico Militar

Dirección Nacional de Pasos de Frontera

Instituto Antártico Uruguayo

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERIA

Dirección Nacional de Minería y Geología

UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES -URSEC

CONTROL VEHICULAR

Ministerio de Industría, Energía y Minería

Ministerio de Turismo

Ministerio de Relaciones Exteriores

INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD INJU

INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR INAME


MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección General del Registro del Estado Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en la Dirección General del Registro del Estado Civil y reseñadas en el informe de fecha 18/10/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto a los vales de combustible, el cupo asignado para el año 2002 es de 3919 litros, no obstante se adquirió 1398 litros más. A los efectos de una mejor administración de los vales sería aconsejable que los mismos permanecieran en custodia en Tesorería y se efectuaran entregas parciales  previa rendición de los ya utilizados.
En  lo que se refiere a los gastos de locomoción, los funcionarios deben rendirlos con los recibos o boletos correspondientes para su posterior registración contable.

·        Se constató atraso en  la elevación de las Rendiciones de Cuentas ante la Contaduría Central del Ministerio. Desde el año 1999 no se realizan las rendiciones de Valores (timbres y combustibles). El Organismo debe regularizar dicha situación.

·        Se realizó en Sección Proveeduría un recuento por muestreo, el cual arrojó diferencias significativas que obedecieron en su gran mayoría a carencias en el sistema de registración de Stock, como ser, ingreso de un documento con un mismo número, no se puede obtener un listado de los movimientos de altas y bajas de los artículos.  Se entiende necesario que el mismo cuente con datos que permitan obtener información confiable y oportuna. Se debe, además, realizar controles periódicos y aperiódicos de las existencias por parte de los funcionarios de Proveeduría y Contaduría, para su mejor funcionamiento.

·         No existe planificación anual para las compras.

·        A los efectos de facilitar el contralor, es aconsejable que conste en el expediente todas las actuaciones del procedimiento de la compra, incluyendo la solicitud inicial con la autorización del jerarca respectivo, solicitud de  crédito disponible y reserva de los fondos a Contaduría.

·        No existe Inventario de los bienes del Organismo. Debe darse cumplimiento a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art.51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, habiendo vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores  respecto a la actuación realizada,  disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General del Registro del Estado Civil.

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Museo Nacional de Artes Visuales

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

            De las actuaciones realizadas en el Museo Nacional de Artes Visuales, Unidad Ejecutora 010 del Ministerio de Educación y Cultura y reseñadas en el informe de fecha 10 de enero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Del seguimiento efectuado respecto a las recomendaciones formuladas en informe anterior de la A.I.N., se comprobó que en su mayoría han sido consideradas y  las observaciones fueron levantadas.

·        En cuanto a los Fondos

-         Se sugiere la creación de una Caja Chica con el fin de solventar gastos de menor cuantía y/o compras de urgencia.

-         Con relación a la conciliación bancaria de la cuenta Nº 152-002602-8 –Fondo Rotatorio de Inversión-  se deberán depurar las partidas conciliatorias cuya fecha más antigua corresponde a mayo de 1997. Se recomienda, a su vez, que se remita al Ministerio de Educación y Cultura la conciliación bancaria del Fondo Rotatorio, donde consten saldo bancario y contable y partidas pendientes.

-         Con respecto a los recibos utilizados en el Dpto. Técnico para préstamo de obras, se reitera la observación formulada en la actuación anterior de AIN, en cuanto a que deberá llevarse un registro que avale su existencia y Contaduría deberá realizar los controles pertinentes.

·        En cuanto a las Compras

-         Se recomienda reorganizar el archivo de la documentación respaldante de las compras, de manera de ubicar la información en forma ágil y eficiente.

-         Se constata la existencia de facturas con  fecha anterior a la Constancia de Afectación del Crédito y facturas  anteriores a la Afectación y Compromiso, por lo que el Museo se ve en la necesidad de solicitar a los proveedores refacturaciones.

-         Se reitera la observación formulada en anterior actuación de AIN, en cuanto al fraccionamiento del gasto por compras directas cuando hubiera ameritado un llamado a licitación. Esta situación se da en la contratación de un mismo servicio  al mismo proveedor – gastos de mantenimiento edilicio-, o en la adquisición de un mismo artículo a distintos proveedores – gastos de equipos y accesorios de computación-. A juicio del equipo auditor, una manera de evitar el fraccionamiento, sería a través de una adecuada planificación y determinación de necesidades a comienzo del ejercicio.

·        En cuanto a los Inventarios

De Bienes de Uso:

-        Deberá utilizarse otro mecanismo para identificar los bienes ya que el uso de etiquetas no ha sido efectivo.

-         Se sugiere efectuar un relevamiento general de los bienes muebles del Museo, solicitando apoyo a los diferentes Departamentos, de modo de obtener un inventario  confiable. El mismo debe escriturarse en el libro respectivo detallando el lugar físico, la marca, el modelo y el Nº de registro cuando corresponda.

-         Se deberán efectuar controles periódicos de los bienes, por parte de personal ajeno al que registra, dejando constancia en Acta de los resultados obtenidos.

De Material Bibliográfico:

-         Con relación a los “hongos” detectados en dicho material, se estima pertinente, dado los escasos recursos con que cuenta el Museo, solicitar apoyo financiero al Ministerio de Educación y Cultura, a los efectos de solucionar este problema y evitar males mayores.

-         Se recomienda el control periódico del material bibliográfico por parte de personal ajeno a la Sección.

De Obras de Arte:

-         Se detectaron fallas e inconsistencias en los controles realizados en el inventario de las obras en préstamo en los Organismos Públicos de Montevideo, por lo que resulta necesario que se efectúen  nuevos relevamientos.

-         Con respecto a las Obras en préstamo a  Organismos del Interior del País, es necesario proveer al Museo Nacional de Artes Visuales, de partidas por concepto de viáticos, para realizar las verificaciones de las obras y de su estado de conservación, por parte de personal competente en la materia.

-         Asimismo, se sugiere coordinar esfuerzos y cruzar información con la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, que actualmente, de acuerdo a la Ley N° 17.473 de fecha 09/05/02, es la encargada de crear el Registro General de la Propiedad estatal de obras de artistas plásticos.

·        Por último, corresponde precisar que si bien los  recursos asignados al Museo son notoriamente escasos para cubrir su operativa normal – actualmente apuntalada por la Fundación de Amigos del Museo Nacional de Artes Visuales-, se ha comprobado una correcta utilización de los mismos. La excesiva dependencia del Ministerio de Educación y Cultura, en lo que se refiere a la administración de fondos y contabilización de registros, dificulta la óptima gestión del Organismo, que a juicio del equipo auditor, debería contar con una mayor  autonomía y disponibilidad de sus recursos financieros.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/02/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.     

Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Museo Nacional de Artes Visuales del Ministerio de Educación y Cultura.

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos(SODRE)

Sistema Nacional de Televisión – Canal 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Sistema Nacional de Televisión, Canal 5, Dirección dependiente del Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE),   cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 06/05/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        En cuanto a la actitud asumida por el ex Director del Canal, Sr. Juan Carlos Doyenart

-       Actuó con prescindencia de las disposiciones dictadas por el Consejo Directivo con relación a: levantamiento del programa Hoy por Hoy, cambiar el nombre del Canal a TVEO, lanzar la nueva programación, firmar contratos de coproducción provisorios, apartarse de los precios establecidos para la propaganda,  efectuar canjes de publicidad.

-       No dio cumplimiento a normas legales y reglamentarias con respecto a: contratar personal en régimen de cachet cuyo objeto no está previsto en la enumeración taxativa que establece el art. 319 de la ley 17.296 del 21/02/01, comprar por  montos superiores a los autorizados como ordenador de gastos, no respetar los procedimientos establecidos por el TOCAF para el caso de montos que superen los topes fijados.

Estas actitudes pretenden ser justificadas, en parte, por haberse comprometido a lanzar la nueva programación el 01/10/01 y enfrentar dificultades de relacionamiento con el Consejo Directivo, contando, según sus manifestaciones, con la anuencia de la Presidencia de la República.

·        En cuanto a los precontratos de Coproducción de la nueva programación

-                    Se constatan deficiencias formales en el vínculo contractual, por ejemplo: contratos sin firma, no contienen datos personales ni porcentajes de participación, no cuentan con un aval o garantía que los respalde, careciendo de la debida aprobación del Consejo Directivo. Se deberán regularizar estas situaciones contractuales.

-                    No se ha logrado poner en funcionamiento, en los distintos Departamentos del Canal,  los mecanismos internos necesarios para la liquidación, facturación y cobro de la nueva programación, situación que deberá revertirse a la brevedad. Asimismo, se debería instrumentar una reorganización administrativa que permita dotar al Canal de una estructura acorde a sus necesidades, evitando la reiteración de situaciones que denotan debilidades y omisiones de funcionamiento que podrían causar perjuicios económicos para el mismo.

·        En cuanto al precontrato con CORNER SHOP S.A.

-       No cuenta con la aprobación del Consejo Directivo del SODRE.

-       Para la adquisición de equipos, objeto de este precontrato, no se dio cumplimiento a las normas establecidas en el TOCAF, ya que se debió recurrir a una licitación pública o ampararse en las excepciones previstas en dicha norma.

-       No se pudo acreditar la titularidad de los equipos.

-       No se contó con informe técnico ni valuación que justificara las condiciones en que se encontraban los equipos ni el monto de los mismos.

-       Los bienes carecen de seguro, lo que constituye una negligencia teniendo en cuenta su valor y la importancia que tienen para el funcionamiento del Canal, situación que deberá corregirse a la brevedad.

-       No se instrumentaron los mecanismos que permitiesen controlar, liquidar y contabilizar los resultados económicos de esa transacción.

-       No se ha dispuesto la forma de llevar la cuenta corriente  que permita establecer los montos devengados de dicha relación comercial dependiendo para esto de la información que le brinda un tercero (ENRIMI LTDA.).

-       Las tarifas que se aplican en esta relación contractual no se ajustan a las aprobadas por el Consejo Directivo.

-       Con relación a la cláusula 4ª lit. a de este precontrato, se deberán establecer los mecanismos de control aplicados al respecto.

-       Se deberá  rever la cláusula 6ª del mismo, que podría resultar perjudicial para los intereses del Canal.

-       Los canjes realizados con este Coproductor no cuentan con la previa autorización del Consejo Directivo, no están especificadas las tarifas aplicadas ni las condiciones pactadas así como tampoco se encuentran facturados. Con relación al tema “canje” correspondería que el SODRE dictase una reglamentación actualizada, acorde a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

-       En consecuencia, se debería regularizar los aspectos formales, legales y reglamentarios de esta relación contractual debido al objeto de la contratación y la importancia que tiene para la continuidad de los programas emitidos por el Canal. Asimismo, correspondería establecer un sistema que permita controlar y registrar los importes devengados en esta operación a los efectos de mantener actualizada y conciliada la cuenta corriente con el coproductor.

·        Otras Consideraciones

-       Se daba un tratamiento desigual entre el personal presupuestado, los “cachet históricos” y aquellos contratados durante la gestión del Ing. Doyenart en relación al cumplimiento horario y asistencia. Es necesario aplicar iguales criterios ante situaciones similares.

-       Con respecto a la propaganda contratada antes del 28/02/01 para el informativo anterior, Telenoticias 5, que se continuó  emitiendo en la nueva programación, se desconocen los mecanismos de control utilizados por el Canal para determinar que el total de segundos contratados corresponden a 31.543. Se debería analizar si esta determinación no trajo aparejado perjuicios económicos  para el SODRE. Asimismo, el SODRE deberá efectuar las gestiones tendientes a hacer efectivo el cobro de adeudos que dicho Coproductor mantiene con ese Organismo.

-       La existencia de dos tipos diferentes de facturas en el Canal está implicando una descoordinación de éste con las Oficinas Centrales del SODRE ya que no existe un mecanismo de seguimiento y control de la utilización de dicha documentación así como los demás procedimientos ligados a la misma.

-       Por otra parte, el Consejo Directivo del SODRE,  realizó contrataciones en régimen de cachet cuyo objeto no estaba previsto en el art. 319 de la ley 17.296 del 21/02/01. Tal es el caso del Gerente de Recursos Humanos, Asistente de Dirección, Vestuarista, Maquilladora, etc. Este tipo de  observación ya fue reiterada en varias oportunidades por la Auditoría Interna de la Nación.

·        En cuanto a las responsabilidades de los funcionarios actuantes

-                    Surge como primer responsable en el incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes el ex Director del Canal 5,  quien asumió una forma de Dirección totalmente inapropiada para un organismo estatal.

-                    Asimismo, el Gerente General incurrió en un conjunto de omisiones en el desempeño de las tareas  inherentes a su cargo. No tomó precauciones para implantar los mecanismos de seguimiento y control que aseguraran el cumplimiento de los distintos procesos derivados de la gestión del Canal.

-                    El Escribano, Asesor del Canal,  podría haber estado omiso en sus actuaciones relacionadas con los contratos de coproducción.

-                    Los funcionarios de las demás dependencias del Canal involucradas que no actuaron con el debido celo en cuanto a informar por escrito o reiterar aquellas situaciones que estaban reflejando un impedimento para el cumplimiento eficiente de las tareas que tenían asignadas.

-                    Cabe agregar que el informe jurídico de la Auditoría Interna de la Nación con respecto al tema “responsabilidades” de los agentes involucrados, hace mención a  “... la  remisión a lo dispuesto en el Título VI del  T.O.C.A.F., arts. 119 y siguientes y a sus normas concordantes y complementarias (Dec.194/997, etc.)”. En caso de corresponder, deberán efectuarse las investigaciones administrativas a efectos de deslindar responsabilidades en los hechos constatados.

Como comentario en general, se destaca lo lento y trabado que resulta cualquier tipo de decisión que se quiera implementar a nivel del Canal, en la medida que prácticamente todas las decisiones dependen de la correspondiente aprobación del Consejo Directivo. Dada la competencia dinámica y cambiante que enfrenta un Canal de televisión, se debería disponer las herramientas que le permitieran reaccionar y adaptarse a los cambios que la realidad le presenta. A pesar de las limitaciones presupuestales que enfrenta el Estado, sería necesario que aquellas necesidades tecnológicas mínimas fueran atendidas en tiempo y forma a fin de que el Canal acompañe los avances mundiales en esta área.

Por otra parte, sería necesario contar con un Departamento de Ventas, con personal idóneo en la materia, que adopte una política comercial agresiva, a los efectos de comercializar los minutos de propaganda de que dispone el Canal.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 28 de mayo de 2002, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos  que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 02/07/02, en el que se reconoce que el Organismo ha tomado en cuenta las recomendaciones formuladas, adoptando medidas correctivas, que serán objeto de verificación en una posterior actuación  por parte de esta Auditoría.

Asimismo por ley No. 17.556 del 18/9/02 (ley de Rendición de cuentas) se dispuso la creación en el inciso 11 "Ministerio de Educación y Cultura" de la Unidad Ejecutora "Canal 5 - Servicio de Televisión Nacional ".

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Sistema Nacional de Televisión, Dirección dependiente del Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE), Unidad Ejecutora  del Ministerio de Educación y Cultura.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 10 de febrero de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Respecto al Manejo de Fondos y Valores

-         El Sector Contable de la Unidad Ejecutora deberá realizar los trámites correspondientes a efectos de contar con la totalidad de la suma otorgada por concepto de Fondo Rotatorio.

-         Se recomienda reducir el monto asignado para la Caja Chica considerando la escasa operativa diaria que fuera constatada durante la actuación.

-         Se constataron comprobantes que permanecen pendientes de rendición desde marzo de 2002, en franco incumplimiento con lo establecido en la Ordenanza 77/99 del Tribunal de Cuentas de fecha 29/12/99 y en el art. 24 de la Ley Nº 17.296.

-         Resulta imprescindible que en los arqueos de fondos se consideren los comprobantes pendientes de rendición, a fin de que éstos cumplan con su objetivo, que es el de controlar de los fondos.

-         Los registros contables no son llevados en la forma debida, no se registran manteniendo un orden cronológico, presentan enmendaduras, interlineados, espacios en blanco que son completados con posterioridad a la recepción de los estados de cuenta bancarios y los saldos son escriturados a lápiz.

-         Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por el Sector Contable en tiempo y forma, a efectos de detectar posibles errores u omisiones oportunamente.

-         Se constató un atraso considerable en la presentación de las rendiciones de cuenta al Ministerio de Educación y Cultura. A la fecha de finalizada la actuación  permanecían pendientes de elevación y aprobación las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales y de Afectación Especial correspondientes a los años 2001 y 2002.

·        Respecto al Control de Proveeduría

La Sección Proveeduría no mantiene registro actualizado con los  movimientos de ingresos - egresos y saldos de los distintos artículos, lo que dificulta el control de stock de los bienes en custodia. Se entiende necesario que se lleve un registro a tales efectos y que el Sector Contable efectúe controles periódicos sobre los artículos en stock.

·        Respecto al Inventario de Bienes de Uso y al Registro General de la Propiedad Estatal de las Obras de Artistas Plásticos

-         En el Libro Inventario de Bienes de Uso no se encuentran registrados todas las altas, baja y traslados.

-         Se observó que distintos bienes de uso con iguales características se identifican con un mismo número.

-         Se comprobó del control efectuado en el Taller de Restauración la existencia de bienes sin códigos de identificación y sin inventariar y bienes del mismo modelo que se identifican con igual código.

-         Se destaca el importante trabajo llevado a cabo por la Comisión para la realización del Registro General de la Propiedad Estatal de Obras de Artistas Plásticos. Se recomienda la adquisición de un equipo informático acorde a los requerimientos que el mencionado Registro demanda.

·        Respecto a la realización de las obras de recuperación de la “Casa de Don Antonio Pérez”

El Ministerio de Transporte y Obras Pública no ha remitido a  la Comisión, hasta el momento, presupuesto por la realización de dicha obra, ni las rendiciones de cuentas correspondientes a las obras ya ejecutadas. Se sugiere que el sector Contable realice las gestiones pertinentes a fin de obtener dicha documentación y que el Organismo pueda efectuar el control del avance de obra y detectar posibles desvíos.

·        Respecto a los Fondos de Afectación Especial

Es menester que esta Unidad efectúe un seguimiento continuo de los trámites iniciados para el levantamiento de topes de ejecución, a efectos de obtener los recursos que le corresponden por Ley y afectarlos a las diversas necesidades que surgen de su gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/04/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones  a que se arribaron:

·        El Organismo cumple con los cometidos asignados, desarrollando y participando de  distintas actividades, destacándose en particular las relacionadas  a los temas de igualdad de género, violencia doméstica y explotación sexual infantil. Tiene importancia el Proyecto de Información Nacional que está instrumentando el Instituto junto al Instituto Nacional de Estadística, para la construcción de indicadores de género. El mismo brindará información sobre la situación mujer en distintas áreas y posibilitará la comparación a nivel internacional.

·        Se resalta la descentralización que realiza el Instituto a promover actividades en el interior del país, básicamente en el tema de violencia doméstica cuya prevención fuera declarada de interés general por la Ley Nº 17.514 del 18/06/02.

·        La escasez de recursos humanos propios, la insuficiencia del presupuesto, el no contar con financiación internacional y la ubicación jerárquica dentro del Ministerio de Educación y Cultura aunado al desinterés de la sociedad – en muchos casos por desconocimiento de su existencia - son factores que limitan el cumplimiento de  sus cometidos.

·        A las personas contratadas en régimen de cachet, a partir de marzo del año 2003, se les exige la inscripción como empresas unipersonales. 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96, vencido el plazo legal no se presentaron  descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer.

 

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Centro Hospitalario Pereira Rossell

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira Rossell del Ministerio de Salud Pública, reseñadas en el informe de fecha 03/09/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Los recursos deben asignarse en concordancia con los objetivos y metas trazadas a fin de que la misma resulte más eficiente.

·        En el CHPR funcionan dos grandes hospitales (Pediátrico y de la Mujer), con dos áreas muy importantes de apoyo a dicha gestión que son la Dirección Administrativa y la Gerencia Financiera. Si se pretende que este Centro Hospitalario funcione como una Unidad, es imprescindible que exista un conocimiento global de la Institución a nivel de cada área y una centralización de  los recursos en la Gerencia Financiera. Asimismo, las Direcciones Técnicas deben conocer los recursos con los que cuentan y ser responsables por los recursos asignados.

·        Se ha detectado que en la toma de decisiones inciden factores propios o ajenos a la Institución que impiden lograr una correcta planificación en la utilización más eficiente de los recursos y el cumplimiento adecuado de las políticas de gasto. Ejemplo de ello son las decisiones que se toman en la órbita  de A.S.S.E. que comprometen los recursos asignados al Hospital y las demandas de otras instituciones como I.M.M. o de otras dependencias del M.S.P. que deben ser atendidas.

·        En la actualidad, existen dos Centros de cómputos que recaban información del Hospital Pediátrico y el Hospital de la Mujer, en forma independiente, con sistemas informáticos a medida, que son utilizados parcialmente por los servicios, ya que en muchos casos la información es recabada mediante planillas manuales. Se requiere un cambio sustantivo en la forma en que se recaba y se procesa la información para lograr un costeo por servicio que permita medir el grado de eficiencia con que funciona cada uno de ellos.

·        Resulta imprescindible que se fortalezca el sistema de control interno existente en la actualidad.

·        Es necesario que se concientice al personal médico que es el principal Ordenador de gastos al recetar un medicamento o indicar un estudio.

·        Se deberá practicar un inventario de bienes, equipos e instrumental,  manteniéndolo actualizado.

·        Se detectaron carencias en el Departamento de Alimentación, tanto en recursos humanos como materiales. Se entiende aconsejable que se revea la conveniencia de la renovación del contrato con la empresa que realiza tareas en el mencionado Departamento. A su vez,  se deberá reorganizar el servicio y efectuar una correcta supervisión, por parte de los responsables, para asegurar un adecuado funcionamiento.

·        El material de uso médico, quirúrgico, reactivos de laboratorio, insumos de uso hospitalario, materiales de imprenta, telefonía, etc. son custodiados por el Departamento de Almacenes y de allí se distribuyen a todos los sectores sin contar con una adecuada planificación, utilizando un sistema de registro que dificulta la realización de controles.

·        En cuanto al consumo de medicamentos representa uno de los rubros de mayor incidencia en el presupuesto del Centro Hospitalario. Existe un proyecto a fin de implementar la “dosis única”, que actualmente se ha puesto en práctica en una de las salas de maternidad. Su implementación permitiría el abatimiento de los gastos de medicamentos en cifras considerables, pero es necesario invertir en equipos y personal especializado.

·        Del examen de los procedimientos de los Departamentos de Tesorería, Recaudaciones y Contaduría, se señalan carencias en el funcionamiento, tales como:

-          Tratamiento inadecuado en la gestión relacionada con los reconocimientos de deuda, ya que no existe registro de su tenencia, no se efectúa seguimiento de la cobranza y no es posible controlar su pago y los que permanecen impagos.

-          En el Departamento de Tesorería se detectaron recibos enmendados, registraciones pendientes, etc.

-          En cuanto al Departamento de Contaduría, donde se llevan registros mediante el sistema Galileo, los mismos no se encuentran impresos. Solo llevan registros manuales de las cuentas bancarias, las que mantienen importes sin conciliar muy antiguos.

-          No se realiza un adecuado seguimiento de las facturas pendientes de cobro, surgiendo que el sector privado mantiene adeudos con el Hospital desde el año 1998.

-          A fin de lograr implementar un sistema de costos, sería necesario que Contaduría lleve registros de todos los ingresos y egresos, tales como donaciones, dineros recibidos y pagados por parte de las Comisiones de Apoyo, etc., así como los pagos efectuados por la Universidad de la República al personal de la Facultad de Medicina.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 02/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira Rossell.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Banco Nacional de Organos y Tejidos

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Banco Nacional de Organos y Tejidos, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 12 de agosto de 2002, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-         Deberá darse cumplimiento a lo establecido en los artículos 78 y 133 del T.O.C.A.F. y 277 del T.O.F.U.P. que regulan el funcionamiento de las Cajas Chicas y la obligatoriedad de contar con fianza o pólizas de seguros para todos los funcionarios que manejan fondos o valores públicos.

-         Se recomienda llevar  un registro auxiliar de libretas de facturas y recibos de recaudación

·        Con relación al procedimiento de compras

-         Se verificaron fraccionamientos en las adquisiciones efectuadas a distintos proveedores, entre los que se destacan los correspondientes a la reparación y ampliación del local, superando los pagos efectuados, durante el ejercicio, el tope de la compra directa. Se sugiere evitar dicho fraccionamiento y la reiteración de los gastos respetando el tope de la misma.

-         Respecto a las órdenes de compra analizadas se detectaron errores en la aplicación del porcentaje del IVA, diferencias de precios y no consideración de descuentos. Se recomienda que Contaduría verifique las órdenes  de compra con las facturas correspondientes, previo al pago al proveedor.

-         El nuevo sistema informático no cuenta con toda la seguridad requerida ya que permite la emisión de dos órdenes con el mismo número. Se sugiere solucionar este problema con la colaboración del asesor en informática.

·        Inventario de Bienes de Uso

-         Los Bienes de Uso que integran el Inventario deberán codificarse, permitiendo la correcta identificación de los mismos. Se aconseja respaldar los traslados y/o salidas transitorias de muebles y útiles con comprobantes internos, dejando constancia de éstos en el listado elaborado por Contaduría.

La presente actuación, abarcó el seguimiento de las observaciones formuladas en la auditoría realizada en el año 1999, habiéndose constatado notorias  mejoras en la implementación y aplicación de los procedimientos administrativos utilizados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 18/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 07/10/02, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte del Banco de Organos y Tejidos, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Banco de Organos y Tejidos.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Servicio Nacional de Sangre

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Servicio Nacional de Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 22 de octubre de 2002, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-       Se constató la existencia  de cheques emitidos sin fecha para pago a proveedores que  no integran el saldo de Caja, permaneciendo sin contabilizar hasta el momento que son entregados al proveedor. Se considera conveniente que sea el Departamento de Contaduría el encargado de la emisión de los mismos, emitiéndolos con la fecha que corresponda,  registrándolos y remitiéndolos a Tesorería.

-       Con relación a las rendiciones de cuentas se sugiere regularizar la situación detectada con respecto al uso transitorio de fondos de importación.

 

·        Con relación al procedimiento de compras

-                   Evitar el fraccionamiento del gasto detectado en relación a las licitaciones abreviadas para la adquisición de bolsas de sangre que hubieran ameritado un llamado a licitación pública. Igual recomendación se efectúa para aquellos casos de compras directas en los cuales no se respetaron los topes fijados.

-                   Se verificó una falta de uniformidad en los criterios adoptados en cuanto a las registraciones de cesiones de créditos, por lo que deberá establecerse un sistema único a tales efectos.

-                   Como resultado del análisis de las órdenes de compra se observó errores en la aplicación del porcentaje de IVA y omisión de cálculo del COFIS; casos en los que no se consideran los descuentos otorgados por parte de los proveedores y  órdenes de compra cuya fecha de emisión es posterior a la de la factura correspondiente. Debido a la ausencia de controles, dichas deficiencias no se identificaron oportunamente ni se adoptaron por parte de la Unidad Ejecutora las medidas correctivas pertinentes. Se recomienda instrumentar un adecuado sistema de control a fin de evitar este tipo de situaciones.

-                   El sistema informático no ofrece seguridad acerca de la integridad de la información brindada. Se recomienda reformular el sistema informático de compras con la colaboración del  analista programador, con el objeto de subsanar las siguientes fallas:

°         la numeración asignada a las órdenes de compra no mantienen un orden ascendente;

°         la fecha de emisión  que aparece en el sistema, una vez ingresada la factura, no coincide con la que consta en la orden impresa, ya que en varios casos se toma como tal la fecha de la factura del proveedor;

°         figura en el listado de órdenes de compra otro tipo de comprobantes correspondientes a canjes de productos.

·        En cuanto a  Proveeduría:

Se constató la existencia de un atraso considerable en la registración de los movimientos de los artículos recontados de papelería y mantenimiento.

·        Con respecto al Inventario de Bienes de Uso:

Se sugiere adjuntar los comprobantes internos de traslados y salidas transitorias de bienes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 22/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 05/02/03, en el que se reconoce la adopción de algunas medidas correctivas por parte del Servicio Nacional de Sangre, quedando sujeto a  un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Servicio Nacional de Sangre.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el informe de fecha 12/08/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto al manejo, registro y rendición  de  fondos y valores

-         Los cheques para pagos, deberán escriturarse en la fecha de su emisión, incluyendo todos los datos que correspondan y deberán ser endosados al momento de su entrega.

-         Se considera necesario actualizar las registraciones del libro de vales de combustible, el que deberá ser llevado por Contaduría en forma analítica, registrando los ingresos de vales y egresos a medida que se producen y no una vez al mes, contra la presentación de la Rendición de cuentas. El lugar más recomendable para mantener estos vales es la Tesorería del Instituto. De optarse por continuar siendo administrados por parte de la Dirección, se recomienda rediseñar el registro auxiliar que allí se lleva actualmente, a efectos de que se contabilicen los ingresos de vales, egresos y saldos, pasibles de ser comparados con los saldos contables.

-         Con relación a las Conciliaciones Bancarias, en general, deberán especificarse las fechas de las partidas pendientes. En particular para el caso de la Cta. 179-001696-6 Sueldos, deberán realizarse los trámites correspondientes a los efectos de regularizar dichas partidas desde el año 1993.

-         Rendición de Cuentas del Fondo Rotatorio: Se constataron boletas de compras contado de artículos de papelería y limpieza a nombre de Lorena Latapie Conti, por un monto de $ 17.175 por el período enero – abril/02, conformadas por el Administrador. Se verificó que dichos artículos nunca ingresaron a la Proveeduría del Instituto y que este proveedor no estaba registrado en el Departamento de Compras. Se sugiere profundizar la investigación a efectos de identificar casos similares y asignar responsabilidades. Se verificó, asimismo, la existencia de comprobantes internos de gastos de locomoción sin firma ni sello de quien los autoriza.

-         Rendición de Cuentas del Fondo Presupuestal (Sueldos): Respecto a  los recibos de sueldos, deberán controlarse los talones o en su defecto los recibos no retirados, con los listados del BROU y los padrones respectivos. De esa manera se podrán prevenir y detectar errores u omisiones en tiempo y forma.

-         Con relación a los Reconocimientos de Deuda menores a 7 UR, potenciales ingresos del período enero 1999-abril 2002 por concepto de recaudaciones no gestionadas que ascienden a la fecha a $ 943.325, se sugiere realizar por parte del MSP un análisis del costo que insumiría la gestión de cobro y su respectiva sistematización. En caso de lograr una ecuación costo-beneficio favorable para el Estado, sería conveniente proceder a la tramitación de las cobranzas  de esta Unidad y de otras en similar situación, ya que las mismas constituyen potenciales ingresos para el erario público. El trámite de considerarlo conveniente podría realizarlo la propia Unidad Ejecutora.

·        Con relación al procedimiento de Compras

-         Licitaciones Públicas y Abreviadas del ejercicio 2001:

En algunos expedientes de licitaciones Públicas y Abreviadas observados por el Tribunal de Cuentas de la República se reitera el gasto. En las Licitaciones Pública 02/01 -Material Médico Quirúrgico- y Abreviada 16/01 –Suministro de Reactivos- los trámites licitatorios no fueron concluidos correctamente, sustituyéndose la Licitación Pública 02/01 por la Abreviada  20/01 y  los reactivos incluidos en la  Licitación Abreviada 16/01 se compraron directamente a los proveedores adjudicados.

-         El INOT ha rescindido varios contratos por incumplimiento de los proveedores (ejemplos: ECG, SAETA, OSILUR, EDANSOL, CALIFAS), sin que los mismos fueran  sancionados y comunicados oportunamente al Registro de Proveedores (art. 4 y art. 2 del Dec. 342/99 de 26/10/99).

-         Compras directas: Se constató fraccionamiento en la adquisición de artículos de papelería y limpieza, de reactivos y en los gastos de inversiones – reparaciones y mantenimiento del año 2001 - por un monto de $ 360.000.

-         Emisión de órdenes de compra:

Diferencias entre las órdenes de compra y las facturas, remitos y notas de crédito respaldantes (ej.: compra directa de reactivos ítem 91 “Pack de A.V.L. a Laboratorio Roche, carne, leche, víveres secos).

Emisión de órdenes de compra computarizadas en las que no se efectúan los ajustes por diferencias en más o en menos con lo facturado y manuales que adolecen de importantes errores y omisiones. Se deberá tomar los recaudos necesarios a efectos de que las mismas sean confeccionadas correctamente y que se integren al sistema computarizado.

·        Sistemas de control en los distintos Departamentos

Departamento de alimentación:

-         Actualizar los inventarios.

-         Cotejar remitos con facturas  al momento del ingreso de los artículos a efectos de proceder a la conformidad de la documentación.

-         Contaduría deberá comparar orden de compra con factura,  previo al pago de la misma.

Intendencia:

-         Llevar fichas de la totalidad de los artículos bajo su custodia.

-         Exigir que todos los pedidos sean efectuados por escrito, previa autorización y firma del responsable de cada sector solicitante.

-         El local principal  no cuenta con recaudos para impedir el acceso de personal no autorizado.

-         Realizar recuentos periódicos y sorpresivos por parte de la Administración o de personal ajeno a la Sección.

-         Redefinir las tareas inherentes a esta Sección.

Farmacia:

Con respecto a esta Sección, se constataron faltantes de sueros,  medicamentos comunes y psicofármacos,  los que fueron puestos en conocimiento inmediato de la Dirección, a la que le corresponderá profundizar las investigaciones y asignar responsabilidades. A dichos efectos corresponde realizar las siguientes sugerencias:

-         Actualizar el inventario de sueros y medicamentos, ingresando la totalidad de ítems. Todos los remitos deberán pasar por Farmacia, la que deberá controlar las cantidades, ingresarlas a fichas y efectuar el correspondiente resguardo de los productos. 

-         Adoptar las medidas de seguridad relativas a la custodia de psicofármacos, los que deberán guardarse bajo llave y ser objeto de un control más exhaustivo, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 14.294 del 31/10/74 y su Decreto reglamentario.

-         Extremar los controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección a efectos de evitar posibles fugas y mantener inventarios confiables y actualizados.

-         Acondicionar el local del Depósito ubicado en el  subsuelo, de manera de reorganizar el almacenamiento de sueros que actualmente se disponen en los pasillos sin las medidas de seguridad que corresponden.

-         Con respecto a las devoluciones de medicamentos, las mismas deberán ser reingresadas a las fichas respectivas. Se sugiere extremar los controles en los diferentes Pisos, con el fin de minimizar dichas devoluciones y limitarlas a aquellos casos debidamente fundados.

Lencería:

-         Actualizar el inventario de artículos de lencería (frazadas, sábanas, etc).

-         Llevar el Libro en forma adecuada,  identificando altas, bajas y saldos.

-         Realizar controles periódicos por parte de la Administración o de personal ajeno a la Sección.

Economato:

-         Actualizar el inventario de material médico quirúrgico.

-         Actualizar las registraciones en las fichas de stock que allí se llevan.

-         Realizar controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección.

·        Inventario de Bienes de Uso

-         Se deberá realizar un inventario general de todos los bienes del INOT, tal cual lo preceptúa el art. 72 del T.O.C.A.F.. A dichos efectos será necesario asignarle a cada bien un código de identificación  y registrar las altas, bajas y traslados respectivos.

-         En el Libro inventario, deberán constar las especificaciones de cada artículo,  el número de registro de bienes tales como calculadoras, artículos de computación, etc. y el lugar físico donde deben estar ubicados dichos bienes.          

Por último, corresponde precisar que para que todas las medidas sugeridas sean efectivas y oportunas, el INOT deberá aprobar a la brevedad un organigrama que contemple una estructura orgánica acorde a sus necesidades y de donde surja una correcta asignación de funciones y responsabilidades.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al organismo auditado con fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología del Ministerio de Salud Pública.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas- Hospital Pasteur

COMETIDOS

            El Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC) tiene como cometidos sustantivos:

·        Efectuar diagnóstico, evaluación, control y tratamiento de enfermedades infecto-contagiosas.

·        Realizar la prevención de la enfermedad y brindar asistencia a pacientes portadores de VIH/SIDA dado que a partir de 1987 se convierte en Centro de Referencia Nacional.

·        Efectuar diagnóstico, asistencia y tratamiento a pacientes reclusos VIH + a través de un convenio con el Ministerio de Interior.

ALCANCE DE LA ACTUACION

            La actuación dio comienzo el 17/02/03 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

·        Relevamientos y controles sobre determinadas áreas del SEIC

·        Análisis de los ingresos y egresos del Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en el Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital Pasteur, Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el informe de fecha  30/05/03, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto a la actuación en el SEIC

-         Dada la independencia física del Servicio con el Hospital Pasteur, se sugiere la creación de una Caja Chica para gastos de menor cuantía hasta tanto se materialice el traslado del SEIC a dicho Hospital.

-         Sería conveniente una comunicación más fluida entre el Hospital Pasteur y el propio Servicio con relación al manejo de los créditos presupuestales y la participación del SEIC en las adquisiciones.

-         En cuanto a los bienes muebles se deberá actualizar el Libro Inmueble e Inventario Nº 1 registrando altas, bajas y traslados a los distintos Departamentos. Considerando el proceso de incorporación del SEIC al Hospital Pasteur, sería conveniente que al momento de hacerse efectivo el mismo, se realice un control de inventario por parte del Hospital Pasteur dejando constancia en Acta del traslado de los bienes. Mientras tanto no se proceda a esta incorporación, se sugiere realizar dicho control por parte de personal ajeno a la Sección encargada actualmente de registrar los movimientos en el libro respectivo.

-         Con relación a los controles de stock realizados en los distintos Departamentos del Servicio, se deberá coordinar esfuerzos entre el Hospital Pasteur y el SEIC a efectos de mejorar los procedimientos. En los siguientes Departamentos se deberá:

Despensa y Lencería:

°         Cumplir con una debida oposición de intereses entre recepción, expedición y registración de los artículos.

°         Actualizar las fichas de stock correspondientes a los artículos de limpieza y de Lencería.

°         Presentar la solicitud de pedido de materiales autorizada por el Jerarca respectivo, previo retiro de los mismos.

°         Efectuar controles de stock por parte de personal ajeno a estos Departamentos, ya sea del SEIC o del Hospital Pasteur, dejando constancia  de los mismos en Acta.

Farmacia:

°         Dado el elevado costo de  los medicamentos que allí permanecen y las diferencias constatadas por el equipo auditor, se sugiere implementar a la brevedad controles de stock periódicos por personal ajeno a la Sección, dejando constancia de lo actuado en Acta.

°         En cuanto a los recetarios médicos se deberá contar con un registro de entradas, salidas y saldos donde se detallen en forma clara y ordenada los ingresos, egresos -identificando al  Médico que los retira- y saldo de los respectivos recetarios, de modo de poder realizar un control efectivo.

Alimentación:

°         Si bien  este Departamento funciona correctamente en cuanto a la recepción, registración y salida de los alimentos, se reitera la recomendación efectuada a los otros Departamentos auditados en relación a los controles de stock a realizarse por parte de personal ajeno a los mismos.

·        Con respecto al  análisis efectuado al Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA

-         ASSE deberá regularizar la transferencia Nº1735 de noviembre de 2001, del Banco Nacional de Organos y Tejidos por un importe de $ 817.457 al mencionado Fondo.

-         Con relación a las transferencias efectuadas al Fondo por concepto de recaudación del art. 575 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/01, se sugiere que el Ministerio de Economía y Finanzas efectúe la versión a medida que los fondos se vayan percibiendo.

-         Con relación a las diferencias constatadas entre la información proporcionada por ASSE y los créditos recibidos por el Hospital Pasteur, para los ejercicios 2001 y 2002, se deberán extremar esfuerzos entre ambos Organismos a efectos de identificar dichas diferencias y conciliarlas.

·        Con relación a las compras efectuadas por el Hospital Pasteur para cubrir las necesidades del SEIC, se deberá:

-         Controlar que la fecha de la Constancia de Afectación de Crédito sea anterior a la fecha de la factura.

-         Proveer de mayores recursos al Hospital Pasteur para la adquisición de medicamentos antirretrovirales y cargas virales considerando la situación financiera deficitaria proyectada para el año 2003.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 22/07/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado descargos a las observaciones formuladas.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital Pasteur, Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública.

MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de Junio de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        En relación a la contratación de alojamiento para familias en situación de extremo desamparo se deberá dejar constancia por escrito, por parte del Ministerio y del propietario de la pensión, en aquellos casos en que no haya habitación disponible y proceder a dar cumplimiento al orden de prelación establecido por Resolución Ministerial que dispuso la adjudicación de la Licitación Abreviada respectiva.

·        La Sección Suministros deberá contar con un programa informático que  permita un adecuado control de los materiales y suministros existentes en el Organismo. A su vez y dadas las diferencias constatadas entre lo contabilizado y el stock existente, correspondería que se instrumentara un mayor  control sobre los diferentes procedimientos cumplidos por este Sector, de manera de evitar y subsanar posibles irregularidades.

·        Se comprobó la existencia de bienes que no se encontraban inventariados, por lo que deberá procederse a dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 72 del T.O.C.A.F.  el que dispone que  “Todos los bienes del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado que deberá mantenerse actualizado en cada organismo público ...”. 

·        En relación al tema de Compras se deberá dar cumplimiento a lo preceptuado por el art. 59 del T.O.C.A.F.. El mismo menciona que, será el Ordenador del gasto quien disponga la adjudicación definitiva de cada contratación. A su vez, se deberá incluir en el pliego de bases y condiciones particulares, el día y hora del acto de apertura de las licitaciones, en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 45 del T.O.C.A.F.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 17/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones realizadas, dando lugar al informe de fecha 28/10/02, en el que se reconoce la implementación de algunas recomendaciones y otras en vía de concretarse, quedando ello sujeto a un seguimiento posterior por parte de esta Auditoría.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando   las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión del Ministerio de Vivienda,  Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Dirección General de Secretaría de Estado

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 04/10/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·      Existe una Caja Chica en Tesorería de la que no se lleva registro alguno. Es necesario efectuar la registración del manejo de estos fondos, detallando fecha, conceptos e importes tanto de los egresos y reposiciones.

·      Se mantienen en caja depósitos en garantía de licitaciones que por su antigüedad debería gestionarse su reintegro.

·      En cuanto a las partidas pendientes de pago de fondos de terceros, que datan de ejercicios anteriores, se recomienda se adopten las medidas correctivas pertinentes a efectos de regularizar la situación, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 76 del T.O.C.A.F.

·      Se sugiere que personal de Contaduría  realice arqueos sorpresivos y aperiódicos de conformidad con lo establecido en el art. 90 del T.O.C.A.F.

·      Se omitió dar cumplimiento a lo establecido en el art. 48 de la Ley 16.736 del 05/01/96 y art. 92 num. 5 del T.O.C.A.F. en lo que se refiere a la fiscalización de  la emisión y destrucción de valores fiscales por parte de la A.I.N. Derivado del incumplimiento de la normativa mencionada se verificaron los siguientes perjuicios para el Organismo:

- anulación de planillas y timbres mal impresos.

- faltantes en la numeración correlativa.

- faltantes de dinero en las cajas recaudadoras, no pudiéndose establecer si los mismos se deben a errores en la numeración de los valores o irregularidades en el desarrollo de sus funciones.

·      En virtud de las irregularidades detectadas en la impresión, manejo y control de valores del Organismo, se sugiere la realización de una investigación administrativa a efectos de delimitar responsabilidades de acuerdo a lo establecido en los art. 119 a 122 del T.O.C.A.F. y 182 y sgtes. del Decreto Nº 500/991.

·      Dada la antigüedad y monto de las partidas conciliatorias verificadas al examinar las conciliaciones bancarias se recomienda realizar una depuración de las mismas.

·      Realizar una adecuada planificación de las compras a efectos de no incurrir en fraccionamientos del gasto.

·      En lo concerniente al Control Interno, es necesario asegurar una real oposición de intereses entre Tesorería y Contaduría.

·      Con respecto al manejo de efectivo y cheques el mismo deberá realizarse exclusivamente por funcionarios autorizados.

VISTAS,  DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19/12/02 de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96. Se presentaron descargos fuera de plazo, dando lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 28/03/03, en el que se reconoce la adopción de las medidas recomendadas por la Auditoría Interna de la Nación.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección General de Secretaría de Estado del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Arquitectura

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y reseñadas en el informe de fecha 26/12/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

· En mérito a lo dispuesto en el artículo 182 del Decreto 500/91 y en los artículos 122 y 124 del TOCAF, se entiende que correspondería realizar una investigación administrativa en las unidades involucradas en los hechos constatados y descritos a continuación:

-     La DNA contrató con empresas que no reúnen las formalidades legales para ser proveedoras del Estado, ya sea por estar clausurada (Arquitechos S.R.L.), por no figurar o tener vencida su inscripción en el Registro de Proveedores del Estado, al momento de efectuar trabajos para el Organismo.

-     Se realizan compras para las obras, pagando precios muy superiores a los valores de mercado. Se detectaron variaciones que oscilan entre un 167.66 % a 330 % por encima del valor en plaza.

-     Se presenta documentación que no reúne las formalidades fiscales.

-     En obras realizadas en  Montevideo existe una  facturación mensual de fletes por una elevada cantidad de horas (51 horas mensuales promedio),  mientras que, para una obra realizada en el interior del país -cuyos proveedores, en su casi totalidad, están radicados en Montevideo-, el gasto en fletes es insignificante. A su vez, en la mayoría de los casos se contrata con el proveedor que cotiza el precio más elevado.

-     Con  relación a los viáticos se detectaron situaciones tales como, comisiones cumplidas a distintos lugares del interior del país por un mismo funcionario con superposición de fechas; comisiones a distintos destinos, con el mismo coche oficial en fechas superpuestas; rendiciones de viáticos cuya información no coincide con el Reporte Diario; reiteradas comisiones al interior realizadas por numerosos funcionarios de Contaduría en un mismo período, etc. Estas comprobaciones no fueron debidamente aclaradas por las jerarquías, lo que hace presumir que se estarían abonando viáticos por  comisiones que no se realizan efectivamente.

· Las rendiciones de viáticos deberán ajustarse a los plazos establecidos en el artículo 11 del Decreto 67/99 del 03/03/99 y artículo 115 del TOCAF.

· No existe un adecuado control en la cuenta de Fondos de Terceros, se detectan diferencias entre los importes transferidos por los distintos organismos comitentes y las asignaciones informadas por la DNA en las cuentas corrientes de cada obra. Deberá mantenerse una fluida comunicación entre las Contadurías de la DNA y de los distintos organismos a fin de verificar los montos que se transfieren.

·              Es necesario, por razones de buena administración, que el organismo disponga de una cuenta específica de sueldos y no mezclar dichos fondos en la cuenta de Fondos de Terceros.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al organismo auditado con fecha 18/06/03 de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, vencido el término legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los señores Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transportes y Obras Públicas.

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Hidrografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Hidrografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 2 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Se constató que se mantienen en Caja certificados de la D.G.I. y comprobantes de garantías de mantenimiento de ofertas que se encuentran vencidos. Deberá procederse a la depuración y regularización de dichos documentos.

·        Es menester que se de cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la presentación, en tiempo, de las rendiciones de cuentas del fondo presupuestal (sueldos).

·        Los formularios de solicitud de anticipos de viáticos, deben contener todos los datos necesarios para su posterior control.

·        Se entiende aconsejable que se soliciten tres precios para la adquisición de bienes por el procedimiento de compra directa, como norma de buena administración.

·        Se sugiere que se perfeccione el sistema informático de registro de stock de materiales a efectos de facilitar la obtención de información, en tiempo real,  de la existencia de los artículos custodiados por la Sección Aprovisionamiento.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al organismo auditado con fecha 21/07/03, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Hidrografía del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.  

MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA

 

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.) y reseñadas en el informe de fecha 09/09/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-                    Se constató en el arqueo practicado en el Departamento de Tesorería una diferencia de $ 11.936,90 en menos, que surgió de comparar el total arqueado con el saldo del Libro Caja llevado por Tesorería. El saldo arqueado no pudo ser cotejado con un saldo contable debido a que Contaduría no llevaba registro alguno. Dicha diferencia, de acuerdo a lo manifestado por la Tesorera obedecía a préstamos otorgados a funcionarios por un importe total de $ 12.220, con dinero procedente de la recaudación por venta de valores de esta División, que al momento del arqueo no se encontraban documentados.

-                    Se arqueó un dinero ensobrado por concepto de comisiones resultantes de la compra de timbres profesionales que no integraba el saldo de Caja y que era utilizado por los funcionarios para gastos propios. En algunas oportunidades con dicha partida se cubrían gastos de funcionamiento de la oficina, reponiéndose oportunamente con el Fondo Rotatorio.

-                    El total de valores arqueados en la Oficina de Venta de Guías, Planillas, Parte de Faenas, Marcas y Señales no pudo ser comparado con un registro confiable. El registro llevado por la responsable de esta Oficina presenta errores, omisiones e irregularidades y Contaduría no lleva registro de los movimientos de estos valores. Se debe implementar un registro que refleje las existencias de valores allí custodiados. A tales efectos Contaduría debe darle las pautas de escrituración y realizarle controles periódicos para verificar su buen manejo.

-                    Del arqueo de valores practicado en el Area de Expedición surgieron diferencias significativas en 8 de las 10 planillas custodiadas en esta Area. Se verificó que en el libro respectivo no se encuentran escriturados todos los valores, como ser, quintuplicado de guías y planilla de faena propia de equinos. El Libro donde se escrituran la totalidad de las planillas es confuso y dificulta el control. Sería aconsejable que se llevara un Libro para cada tipo de valor. Se entiende necesario que se realice un Inventario de todos los valores custodiados en el Area de Expedición y que se proceda a efectuar los ajustes correspondientes en aquellos casos en que las diferencias se encuentren justificadas.

·        Respecto al Area Contaduría

-                    Esta Area no cumple con las funciones inherentes a una Contaduría, funcionando con dos personas que actúan de acuerdo a las necesidades y a los requerimientos del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

-                    No se llevan registros de los fondos y valores del Organismo. Se debe llevar registros donde se asienten todos los movimientos de ingresos y egresos con el respaldo documental correspondiente.

-                    Es menester que se realicen las conciliaciones de las cuentas bancarias de recaudación con la finalidad de tener certeza de los movimientos bancarios.

-                    Las rendiciones de cuentas del Fondo de Recaudación y de Valores no se elevan a Servicios Ganaderos, limitándose a remitir los estados de cuentas bancarios sin las conciliaciones respectivas, dando por válidos los saldos informados por el Banco.

-                    No se realizan arqueos de Caja y Valores a Tesorería. El Area de Contaduría debería realizar arqueos de Caja sorpresivos y aperiódicos a todas las unidades que manejan fondos y/o valores del Estado, dejando constancia escrita de los mismos.

  Se considera imprescindible que se cumplan con las tareas inherentes a una Tesorería y a una Contaduría, designando personal responsable para el cumplimiento de las mismas.  Esto permitirá que exista una debida oposición de intereses y que se lleven a cabo los controles mínimos y necesarios para el buen funcionamiento de estas dos Áreas.

·        Respecto a la Recaudación

-                    No se deposita íntegramente la recaudación dentro de las 48 horas siguientes.

-                    No se lleva un control de lo recaudado por concepto de venta de valores.

·        Respecto a los viáticos

No se efectúan los anticipos de viáticos a los funcionarios designados a realizar giras inspectivas en el Interior del país, debiendo éstos hacer frente a los gastos con dinero propio o en su defecto se les adelanta una partida con fondos de recaudación con la autorización verbal del Director de la División. Los anticipos de viáticos deben realizarse con la autorización por escrito del Jerarca y deben estar refrendados por el funcionario que recibe el mismo.

·        Respecto a los préstamos a funcionarios

Se otorgaron préstamos a funcionarios sin norma legal que lo  ampare. Los mismos son autorizados y entregados por la Tesorera con conocimiento del Director, no quedando, en la mayoría de los casos,  constancia escrita de los mismos.  Esta utilización de fondos con un destino ajeno al asignado por las disposiciones legales y reglamentarias significa un apartamiento de las normas aplicables en la materia, lo que constituiría falta administrativa.

En virtud de las irregularidades detectadas, se entiende pertinente que se decrete, por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, una investigación administrativa a efectos de determinar posibles responsabilidades.

 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

         Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha  11 de diciembre de 2002, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha  3 de enero de 2003, donde se ratifican las conclusiones expuestas en el informe precedente.

         Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.).

 

 

MINISTERIO DE TURISMO

Dirección General de Secretaría de Estado

 

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De acuerdo a la actuación realizada en la Dirección General de Secretaria de Estado del Ministerio de Turismo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 14/06/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                                      Resulta imprescindible la implementación de un adecuado sistema de Control Interno en lo concerniente a la tramitación y pago de las subvenciones, a efectos de evitar las irregularidades constatadas a saber:

-       Pagos de subvenciones a  personas que no se encuentren debidamente identificadas como integrantes de las empresas subsidiadas.

-       Cobros de subvenciones por parte de funcionarios del propio Ministerio.

-       No se respaldan todas las operaciones de pago con la documentación correspondiente.

-       Se deben extremar los controles a fin de que las solicitudes de subvenciones no se realicen mediante fax o fotocopia, sin el logotipo correspondiente.

·        Se comprobó la existencia de rendiciones de cuentas no aprobadas por los Organismos de Contralor debido a que la documentación no cumple con los requisitos exigidos por éstos. Es necesario proceder a la regularización de las mismas, exigiendo, en los casos que corresponda, la devolución de aquellos importes cuya rendición no fue aprobada, teniendo en cuenta que se trata de fondos con una antigüedad mayor a los dos años.

·        Regularizar la rendición de cuenta de la partida de U$S 1.500.000, a favor de la Cámara Uruguaya de Turismo, donde existen partidas sin rendir desde el año 1996.

·        Aceptar únicamente documentación que sea fiscalmente válida para adjuntar y justificar los gastos de las Instituciones subsidiadas.

 
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 05/08/02 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término legal no se han presentado descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección General de la Secretaria de Estado del Ministerio de Turismo.

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

      De la actuación realizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha  15 de julio de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Obras en el Edificio Mercosur

Del análisis efectuado de las Rendiciones de Cuentas presentadas por la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA)  del Ministerio de Transporte y Obras Públicas surgen las siguientes observaciones:

-                      La DNA rinde jornales de funcionarios que no trabajaron en la obra durante el período rendido, en los meses de agosto y octubre de 2001, según cotejo realizado de las liquidaciones de jornales que se presentan en las rendiciones con  los formularios de asistencia diaria llevados en la obra.

-                      Se constata desorden administrativo en la elaboración de las rendiciones de cuentas y falta de cumplimiento de las disposiciones vigentes en la materia ya que: en el año 2002 se rinden partidas cobradas en el año 1999 por gastos realizados en los años 1998 y 1999; en algunos casos (Rendición Nº 33) se rinden fotocopias de comprobantes por haberse extraviado los originales y se presentan informes de revisión limitada y certificación del jerarca sin las firmas respectivas.

-                      La DNA  recibió para la obra Mercosur, desde el mes de enero de 2001 a julio de 2002, U$S 334.088,08 según información brindada por dicho Organismo, mientras que el Ministerio de Relaciones Exteriores les transfirió U$S 319.265. Se debería mantener una comunicación más fluida entre las Contadurías de ambos Organismos a fin de que se verifiquen las partidas que se transfieren.

-                      La DNA deberá ponerse al día en la elevación de las rendiciones de cuentas  al MRREE.

·      Control de Inventario

-         Deberá jerarquizarse la tarea de la Sección Inventario ya que es la responsable de la salvaguarda de los bienes del Estado en poder del Ministerio y sus dependencias. A tales efectos se deberían llevar adelante algunas medidas como ser: aumentar los controles y relevamientos de inventario, responsabilizar a cada jerarca de los bienes de sus oficinas y en caso de detectarse faltantes, realizar de inmediato las investigaciones pertinentes, instrumentar inspecciones sorpresivas a las misiones en el exterior ya que el valor de los bienes en las embajadas lo ameritan, dotar a la Sección Inventario del equipamiento informático acorde a las necesidades del servicio. Para poder llevar a cabo estas tareas se deberá asignar mayor número de funcionarios a la Sección  con el perfil acorde a la delicada tarea a desempeñar.

-         Con referencia al Seguro de obras de arte y edificio de Cancillería contratado, en el adicional por hurto de las mismas, se excluye expresamente el riesgo de infidelidad y desaparición inexplicada. Teniendo presente que los faltantes de obras de arte se configurarían en general dentro de la última razón expuesta es que se recomienda tomar medidas tendientes a fortalecer la Unidad de Inventarios y los controles que ésta pueda realizar.

·      Rendiciones de Cuentas de Embajadas

-         En las Embajadas con sede en París y en Brasilia se rinden algunos gastos en recibos no oficiales y sin datos identificatorios del destinatario de los fondos abonados. Se debe exigir la identificación de los mismos y sería recomendable se adjuntaran presupuestos de empresas consultadas a fin de justificar que los trabajos realizados por los particulares son efectivamente más convenientes para el Estado.

-         La Embajada en Francia cuenta con un funcionario de servicio más de los autorizados por el Art. 5° literal C 2-b del Decreto 230/74 de 26/03/74, sin una autorización expresa del Ministerio. Asimismo, se ha constatado que en algunas oportunidades, se adelanta el pago de los sueldos a varios funcionarios.

-         Se considera necesario la puesta en práctica por parte de las Misiones en el exterior, de la Circular del 25/02/02, especialmente en lo referente a que al vencimiento de los contratos de arrendamientos se negocie la rebaja de los mismos o se busquen opciones de menor costo.

-         Debe evitarse el atraso en el control de las rendiciones de cuentas de recaudaciones del exterior, para lo que se recomienda la asignación de un funcionario más al Sector de Control de los ingresos del exterior.

·        Otras consideraciones

-         Se sugiere la separación de funciones para la emisión y registración de cheques en la Sección Habilitaciones  de Tesorería.

-         Se observa la conveniencia de proceder a la informatización de los registros bancarios, en función de su complejidad y cantidad de movimientos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se  confirió vista al Organismo auditado y a la Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas con fecha 31/10/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos fuera de plazo por parte de la Dirección Nacional de Arquitectura, que dio lugar a que se produjera un nuevo informe de  fecha 08/01/03.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección General de Secretaría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría del Ministerio del Interior  y reseñadas en el informe de fecha 15/08/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Respecto al manejo de fondos y valores

-         Se detectaron omisiones en la registración de operaciones, tanto en el Departamento de Tesorería como en el de Contaduría. Constituye un principio fundamental para lograr un adecuado control que todos los fondos que ingresen y egresen de la Tesorería estén debidamente documentados y escriturados por Tesorería,  remitiendo un detalle diario de los mismos a Contaduría para que se proceda a su registración.

-         El procedimiento establecido en lo que se refiere a los cheques  librados, no es correcto ya que los mismos son emitidos - sea cual fuere su importe - con tres firmas de funcionarios de Tesorería. Lo pertinente es que éstos sean confeccionados por Contaduría, a tres firmas, pudiendo ser la última de Tesorería.

-         Se mantenía en Caja dinero ensobrado  correspondiente a sueldos de diciembre/2001 y aguinaldo del segundo semestre del año 2001. No se ha dado cumplimiento al art. 76 del T.O.C.A.F., en el que se establece que las partidas no abonadas deben depositarse en la Cuenta Bancaria correspondiente y posteriormente devolverse a la Tesorería General de la Nación.

-         Se arquearon sumas significativas en dólares que se mantenían en Caja por no contar con cuenta corriente bancaria para su depósito. Sería necesario realizar las gestiones correspondientes para la apertura de una Cuenta Bancaria en moneda extranjera.

-         No se llevaba registro de los depósitos en garantía en poder de Tesorería.

-         No pudieron ser localizadas las Resoluciones de creación de las Cajas chicas arqueadas (Proveeduría y Servicios Generales –Valores). Los montos entregados por concepto de Caja Chica a Proveeduría, Servicios Generales y D.G.R.T.I.D. (Narcóticos) no se encontraban respaldados por comprobante alguno.  A partir del mes de mayo se regulariza la creación y funcionamiento de las mencionadas cajas chicas.

-         Con el fin de mejorar la gestión del Departamento de Tesorería, y realizar una eficiente asignación de recursos, tanto materiales como humanos, el equipo auditor elaboró  tres Planillas (Planilla de Caja, de Valores y de Depósitos en Garantía), las que  fueron aceptadas e implementadas por  personal de Tesorería con el aval de Contaduría. Posteriormente se pudo corroborar su correcta aplicación, utilidad y viabilidad.

·        Respecto al análisis del Sistema Contable

-         Del análisis del Sistema Contable al 31/03/02 surgen errores de escrituración, exposición y omisión. La casi totalidad de los mismos fueron subsanados al 31/05/02, manteniéndose algunas anomalías que se detallan a continuación:

°         En relación a las cuentas bancarias existen partidas conciliatorias que datan desde el año 1996, por diferentes conceptos. Se deberían agotar todos los mecanismos tendientes a la depuración de las mismas.

°         En la cta. 2711/3 (Fondo Rotatorio) aparecen débitos bancarios no contabilizados correspondientes a cheques librados por el Organismo que datan del año 1999. Sobre este punto no se obtuvo explicación alguna por parte de la Contadora Encargada del Departamento de Contaduría. Es imprescindible que se determine a qué conceptos obedecen estos cheques librados y se aclaren los motivos de por qué no fueron contabilizados en su momento. Este tipo de situación se evitaría si fuera Contaduría la que confeccionara los cheques y los escriturara previa su entrega a Tesorería.

°         No se incluyen dentro del Activo los valores (vales de combustibles) que se encuentran en custodia en Tesorería y en la Oficina de Valores. El hecho de que en Contaduría no se lleve registración de los valores, implica que no pueda brindar información  de la existencia real de los mismos, basada en un registro independiente al de las oficinas que los administran. El control que se lleva a cabo es trimestral, en el momento de la Rendición de Cuentas. Se entiende que tanto Tesorería como la Oficina de Valores deben informar los movimientos de vales de combustibles allí registrados para que Contaduría pueda proceder a su escrituración.

°         En el Estado de Situación no figura el rubro Activo Fijo. Cabe señalar que a la fecha se está llevando a cabo un relevamiento de todos los bienes en poder de este Organismo, con la finalidad de contar con el Inventario General. Contaduría no podrá ingresar dicho Inventario hasta que la Contaduría General de la Nación establezca el criterio a seguir para la valuación de los bienes. Sería conveniente solicitar pautas a seguir sobre la valorización de los bienes para proceder a su registración.

°         En lo que se refiere a los rubros del Pasivo se debe continuar en la labor de análisis de las cuentas, a fin de  realizar los ajustes correspondientes tendientes a subsanar los errores de registración detectados.

-         De la Auditoría de Caja del período 1/03/02 – 19/03/02 surge que los movimientos correspondientes al Fondo Presupuestal se escrituran en su totalidad a fin de mes. Los mismos deberían ser registrados en  el día en que se originan.

-         Con la finalidad de que el Departamento de Contaduría funcione en forma eficaz y eficiente,  se considera necesaria la creación de una “Mesa de Control”  que se encargue de realizar el control primario de cumplimiento de los procedimientos, verificación del procesamiento de los datos y la veracidad de la información obtenida. Esta tarea, hasta el momento de finalizada la actuación, la venía efectuando la Encargada del Departamento.

·        Referente a los vales de combustibles

-         En la Oficina de Valores se debería implementar un registro, manual o informático, que permita determinar el saldo discriminado por tipo de combustible y  su cuantificación.

-         La Asesoría Técnica en Transporte tiene dentro de sus cometidos el asesoramiento en esta materia de control vehicular, para lo que debe recabar  y procesar los datos relativos al parque automotriz de todas las unidades e informarle al Sr. Ministro de los resultados obtenidos para la toma de decisiones. A la fecha de finalización de la actuación la información referente a los procedimientos de contralor y utilización de los vehículos, correspondiente al período enero – mayo de 2002, solicitada al Director General de Secretaría con fecha 14/06/02, no fue proporcionada.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 30/10/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se han presentado descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Bomberos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Bomberos, cuyos resultados  se encuentran explicitados en informe de fecha 08/11/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        La mayoría de las observaciones formuladas en el informe de la anterior actuación se han levantado. En lo que se refiere al inventario de bienes muebles y equipos, actualmente se está en proceso de formulación del mismo de acuerdo a la normativa impartida por el propio Ministerio del Interior.

·        Si bien se percibe recaudación que tiene por destino, establecido por ley, la ampliación, funcionamiento y mantenimiento de los servicios, así como la adquisición de vehículos, material y equipamiento de seguridad apropiados,  no es posible su ejecución por la imposición de topes en la asignación presupuestal. Asimismo, se constató que se realizó una transferencia de estos fondos, por un monto de U$S 2:400.000, solicitado por parte de la Secretaría del Ministerio del Interior el 3 de mayo de 2001 y que aún se mantienen pendiente de reintegro.

·        Se constató que las transferencias que realiza la D.G.I. por concepto de patentes especiales de las compañías de seguros que gravan las pólizas de incendio, no son acreditas por parte de la CGN en la cuenta de la Dirección Nacional de Bomberos. Del período 8/01-7/02, de $23:846.839 que fueron transferidos por D.G.I. sólo se acreditaron $ 6:930.921, siendo la diferencia de $16:915.917.

·        Se efectuó un estudio de los saldos pendientes de cobro por servicios extraordinarios de prevención de incendios (Dec. N° 272/93) al 25/9/02 y su antigüedad.  Del mismo se desprende que la IMM es el principal deudor en Servicios Continuos, por un monto de $ 2:106.120, por servicios brindados de enero del 2000 a la fecha, representando el 32% del rubro. La Dirección General de Infraestructura Aeronáutica es el principal deudor en Servicios Discontinuos (43% del total del rubro), por una suma de $1:682.253  por servicios brindados desde julio del 2001 a la fecha. Con referencia a esta última,  merece puntualizarse que el servicio se brinda aún cuando el convenio suscrito caducó en junio del 2001.

·        La Caja de Recaudación luego de las 13 hs. permanece fuera del local de la Tesorería, a cargo del funcionario de guardia. Esto implica que la recaudación en horas de la tarde queda a cargo de personal de Contaduría o Administración que cubre el horario vespertino. La recaudación se mantiene en una caja que no está en la Tesorería y sin los recaudados de seguridad pertinentes. Se constató que de las 24 personas que manejan fondos y valores, únicamente 10 están cubiertas por la póliza de caución de fidelidad, siendo el monto asegurado de tan sólo $ 355.000  el cual representa el 28,97% del total arqueado.

·        Se constató un aumento de la demanda por prestación del servicio principalmente en el caso de incendios forestales. Del estudio realizado se puede concluir  que si bien existen disposiciones legales al respecto y también se ha estipulado una coordinación entre la Dirección Forestal del M.G.A.P. y la D.N.B., la misma no se ha concretado en la práctica. Esto implica que han otorgado subsidios a la forestación sin que haya mediado un contralor efectivo por parte de esta Dirección Nacional.

·        Es notoria la escasez de recursos humanos con que cuenta la DNB. En virtud de ello, por el Decreto 256/2002 del 9/7/02, se reglamentan  las Brigadas de Bomberos Auxiliares creadas por el Art. 22 de la ley 15896 del 15/9/87. Estas se organizarán como asociaciones civiles sin fines de lucro y se regirán por un estatuto que deberá someter a la aprobación del Poder Ejecutivo por intermedio del M.E.C., previo informe de la D.N.B. quien deberá impulsar, organizar, instruir, preparar y supervisar a las mismas. Esto traerá como consecuencia un cambio importante en el funcionamiento de esta Dirección a partir de la implementación de estas Brigadas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 07/02/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 27/02/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección Nacional de Bomberos, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Bomberos.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Identificación Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Identificación Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de noviembre de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                    De acuerdo a los cometidos detallados precedentemente, a esta DNIC le compete la conservación de los registros donde se archivan las hojas de filiación, las fichas decidactilares y la respectiva documentación habilitante para la expedición de la C.I. Actualmente parte de este archivo está en legajos de papel, parte se encuentra informatizado y otra microfilmado. Debido a la escasez de recursos de los que dispone esta Dirección, no le es posible realizar la informatización total del Archivo Nacional. En Montevideo se va realizando en forma progresiva quedando pendiente el Interior del país. Es preocupante que no se tenga respaldo completo del Archivo de Montevideo, lo que sería de fatales consecuencias para el país en caso de algún tipo de accidente que destruyera el mismo. 

·        A partir del convenio con el CEPRE, los procedimientos de emisión de Cédulas se han ido informatizando. Por este convenio se ha logrado disponer de equipos de última generación y de un software a medida. Si bien el apoyo a esta Dirección ha sido importante, el mismo cesa a partir de su puesta en funcionamiento. Esto implica  que de aquí en más, la DNIC deba hacer frente al nuevo sistema sin personal capacitado, ya que no cuenta con técnicos informáticos y tampoco tiene la  posibilidad de contar con  ellos. Esta situación significa una alerta importante para el funcionamiento futuro del sistema.

·        La informatización de los procedimientos de emisión de Cédulas de Identidad y Pasaportes, implicó un cambio en los insumos que se utilizan, lo que unido a un aumento sustantivo en la demanda, hace que los costos operativos se hayan incrementado notoriamente y el presupuesto asignado no esté acorde a esta nueva realidad.

·        Del relevamiento de los procedimientos de emisión de la Cédula de Identidad y Pasaportes en Montevideo, surge como debilidad del sistema, la falta de vinculación entre el recibo de pago y la emisión del documento propiamente dicho. Alcanzaría con agregar un  dígito de control al sistema para darle seguridad. Se puso en conocimiento de ésto al Director del Depto. de Informática y al Director del Depto. de Cédulas y Pasaportes de Montevideo, quienes manifestaron estar de acuerdo con implementar dicha medida, solicitándole al técnico del CEPRE la instalación en el sistema del campo de control correspondiente.

·        Del análisis del sistema de recaudación vía telefónica por concepto de emisión de Cédula de Identidad en Montevideo, se constató que la DNIC emite documentos que luego no cobra si el usuario no abona la factura de ANTEL. El total acumulado a julio 2002 es de $1:466.424. El índice de pendientes de cobro sobre total acumulado de recaudación ha venido descendiendo del 26,49% en el año 1999 al 5,88% a julio del año 2002. A partir de la liquidación del mes de setiembre, ANTEL remite listado de morosos, por lo que la DNIC podría realizar la gestión de cobro en la renovación posterior del documento si la normativa lo permitiese.

·        Se hizo un estudio de todas las oficinas del interior vinculando el número de funcionarios, el volumen de emisión de Cédulas de Identidad y Pasaportes y el monto asignado de Caja Chica. De dicho estudio, surgen algunas discordancias. A vía de ejemplo, Canelones cuenta con un funcionario más que Colonia y expide el doble de Cédulas. Se destacan oficinas, tales como Sarandí del Yí, Cardona, Young, Río Branco y Bella Unión, con escaso volumen de expedición de documentos. De lo expuesto se desprende que no se hace uso eficiente de los recursos asignados, debiendo  suplir personal pagando viáticos para el traslado de los mismos. Se debería implementar una reestructura atendiendo estos puntos, para evitar oficinas sobredimensionadas y otras carentes de personal, reviendo cuáles son necesarias, en virtud del volumen de expedición de documentos y del costo operativo de las mismas.

·        Como consecuencia del estudio arriba mencionado y del arqueo practicado, se observó que las Cajas Chicas del interior ameritaban una revisión en sus montos. En su mayoría databan de mucho tiempo y los mismos no eran acordes a la realidad. En virtud de nuestra recomendación, fueron modificados por Resolución de fecha 29/10/02 y comenzaron a regir a partir del 1/11/02. También fue cancelada la Caja Chica de Secretaría.

·        En el arqueo de Caja realizado el 15/07/02 se constató que existían partidas de dinero que no ingresaban a los registros contables, tales como, los viáticos abonados al personal y fondos de terceros. Esta situación fue solucionada en el correr de nuestra actuación.

·        El monto de la póliza de caución de fidelidad es bajo dado el nivel promedio de recaudación de Tesorería, por lo que se recomienda adecuarlos en la próxima renovación.

·        Se constató atraso en las registraciones de los libros de Contaduría. Durante el transcurso de nuestra actuación se procuró ponerlos al día, a la fecha de finalización de la misma no se había culminado aún dicha tarea. Es necesario mantenerlos actualizados para efectuar un adecuado control por oposición a Tesorería, tarea prioritaria de Contaduría.

·        En el arqueo de valores no se pudo corroborar el saldo arqueado con el saldo contable de Tesorería ni de Contaduría, sino que se realizó a posteriori, luego de recomponer el saldo. Tesorería contabiliza los movimientos de entrada y salida de valores a fin de mes.  Las libretas que están en uso en poder de los cajeros de la Oficina de Rincón y del GEANT, se toman dentro del saldo de Tesorería, cuando en realidad sólo los de la Oficina de Rincón vuelven a la misma, a fin de la jornada. Esto implica que para determinar el saldo real en custodia de Tesorería  es necesario recomponer el mismo. Se debería modificar el sistema en uso para hacerlo más práctico a efectos de realizar los respectivos controles.

·        En la cuenta en dólares Nº  3092-9, fondos de recaudación, mantienen un saldo de U$S 6.853.32 desde abril del 2001, que según manifestaciones del Director del Depto. de Contaduría, no están autorizados a utilizar.

·        Del análisis de las conciliaciones bancarias surge que en la cuenta Nº 34709 existen partidas conciliatorias del año 2000 y 2001 que corresponden a depósitos pendientes de acreditación bancaria. No existe constancia escrita de que se hayan efectuado gestiones tendientes a regularizar dichas partidas. El Organismo deberá utilizar todos los mecanismos para depurar las mismas a la brevedad. No obstante lo antedicho, es necesario realizar un estudio más profundo para determinar la veracidad de las partidas, debido a que se detectó que uno de los depósitos que figuraba como pendiente de escrituración en el Banco resultó ser un error de registración.

·        Del estudio del sistema de compras resulta que:

-         Con  fecha  11/12/01  se realizó  la  apertura  de la Licitación Pública N° 3/01 para un nuevo contrato de servicios de limpieza. En primera instancia se había adjudicado a la misma empresa que venía desarrollando tareas. Por no ser la oferta más conveniente en precios y por tener algunas dificultades en su cumplimiento, el Tribunal de Cuentas  lo observó y posteriormente se adjudicó a otra firma.

-         En el pliego de condiciones particulares de la Licitación Pública Nº1/00 (Servicios de Limpieza de la Casa Habitación y Cantina), se observó por las suscritas que el plazo de renovación del contrato excedía el presupuesto quinquenal. Notificadas las autoridades al respecto, manifestaron que no lo renovarían y harían un nuevo llamado.

·        En cuanto al sistema de Inventario, se deben incluir los equipos informáticos debidamente individualizados. Esta tarea es responsabilidad de la Sección Inventario y Contralor y no del Depto. de Informática, que si bien, puede asesorar  no  es de su competencia llevarlo a cabo.

·        Si bien la recaudación se deposita íntegra diariamente, la permanencia de los fondos de recaudación se distorsiona por la existencia del  fondo para cambio de los cajeros, no obstante es una partida necesaria para el funcionamiento de la Oficina. 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/12/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, habiéndose presentado descargos que dieron lugar a un nuevo informe de fecha 20/01/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección de Identificación Civil

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Sanidad Policial

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 28/07/03, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                                  Con relación al control de stock en los distintos servicios y los procedimientos en Depósito, Despacho y Unidosis

-       Los faltantes detectados por esta auditoría en el depósito del Departamento de Farmacia, de 51 inhaladores de Beclometasona/Salbutamol y de 75 sachets de Suero glucofisiológico de 1000 c.c., no pudieron ser explicados por los responsables de su custodia. Se tomaron medidas adicionales de control de los inhaladores, ubicándolos en un espacio exclusivo y solicitando al Dpto. de Cómputos una modificación en el programa de forma que las reposiciones a Despacho se realicen diariamente.

-       Dado que se está en proceso de unificación de los Depósitos de Farmacia  se recomienda realizar un inventario general de todos los medicamentos, y proceder luego de determinar las diferencias,  a realizar los ajustes que correspondan.

-       Con relación al control de stock efectuado en Unidosis,  la diferencia más relevante corresponde a un faltante  de 284 unidades de Cefradina inyectable, situación que habría sido detectada por el Dpto. de Farmacia, no habiéndose identificado aún las causas que lo originaron.

-       En el Sector Unidosis deberán eliminarse del sistema informático aquellos medicamentos que tienen existencia cero y  aún se mantienen con  saldo.

-       En sector arriba mencionado, no existe una adecuada separación de funciones (registración, preparación de medicación, control de stock, dispensación) que garantice un control por oposición de intereses.

-       Con respecto al software de Farmacia, es conveniente realizar una revisión del mismo, con el fin de simplificar los procesos y agilizar la búsqueda de información  garantizando la exactitud de la misma. En particular deberá  ofrecer mayor información en relación a los stocks críticos y las respectivas órdenes de compra pendientes.

-       Se han verificado errores y omisiones en el manejo de la documentación que respalda la salida diaria de medicamentos (órdenes, recetas y tickets), que ponen de manifiesto la ausencia  de un adecuado  sistema  de archivo y control de la misma.

-       Resulta prioritario profundizar los controles relativos a las recetas dispensadas por Despacho dado que del estudio de la documentación surgen algunas irregularidades tales como:

¨      retiro de mayor cantidad de medicamentos de los que se detallan en la orden;

¨      retiro de medicación distinta a la detallada en la orden;

¨      la cantidad de medicamentos entregada, según los tickets, es mayor que la que consta en el listado diario de salidas de medicación;

¨      existen recetas y órdenes que no se acompañan del ticket correspondiente.

-       En cuanto a las cuentas corrientes abiertas para usuarios con tratamientos prolongados, surge la necesidad de implementar nuevos controles sobre cada una de ellas, a efectos de verificar su autenticidad y  garantizar que no se le asignen simultáneamente al mismo paciente, dos cuentas para un medicamento de la misma especialidad.

-       Todas las operaciones vinculadas al movimiento de medicamentos deberán estar debidamente documentadas y será necesario definir claramente las responsabilidades del personal asignado a dicha tarea (dispensación, digitación, etc.).

-       Deberán realizarse controles de stock aperiódicos y sorpresivos en todos los Servicios,   por parte de  personal ajeno al Dpto. de Farmacia, de cuyos resultados se dejará constancia en Actas. En caso de detectarse faltantes que pudieran ser originados por posibles fugas,  se deberán adoptar las medidas correctivas y disciplinarias pertinentes.

·        Con respecto al análisis de los expedientes de Compras de medicamentos

-       Se constataron licitaciones en las que el período de mantenimiento de la oferta excede al dispuesto en el pliego por lo cual algunos laboratorios adjudicatarios no mantienen su oferta, ni la forma de pago y otros desisten de la licitación. (Lic.Abrev. 16/02 “Medicamentos Varios I” y Lic. Abrev. 17/02 “Medicamentos Varios II”).

-       Se verificó que en  algunas Resoluciones de adjudicación consta el importe global asignado pero no se hace referencia al importe que corresponde  a cada proveedor.(Lic.Púb. 6/02 “Adquisición de Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”, Lic. Púb. 12/02 “Medicamentos Neurológicos”, Lic. Púb. 13/02 “Medicamentos Inmunológicos” y Lic. Púb. 19/02 “Antibióticos”).

-       No se ha dado  cumplimiento al art. 63 del TOCAF en la Lic. Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral”, ya que el aumento en la cantidad adquirida excede al 100% del objeto del contrato y no se cuenta con la aprobación previa de la autoridad competente.

-       De los expedientes de compra de medicamentos analizados, surge un enlentecimiento- aproximadamente 19 meses de demora- en el trámite licitatorio que abarca desde el inicio de la licitación hasta que se remite el expediente del Ministerio del Interior para su archivo (Lic.Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral” y Lic. Púb. 6/02 “Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”).

-        Con relación a las Compras Directas, no se  ha dado cumplimiento al art. 33 literal C del TOCAF ya que no se deja constancia de la exclusividad (C.D.38/03 “Adquisición de Cabergolina 6 mg. comp. para Farmacia”).

·      En cuanto al análisis financiero y presupuestal del rubro 152 “Medicamentos”

-       La Unidad Ejecutora no cuenta con la información referente a la discriminación por proveedor  de la  deuda de $19.422.077, generada al 31/12/02,  por compras de medicamentos. Se recomienda instalar un programa contable, que proporcione la información económica y financiera requerida, en tiempo y forma.

-       En el ejercicio 2002, se efectuaron compras de medicamentos con fondos  provenientes de una asistencia financiera, no reembolsable, de la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial, por $ 3.684.888. Los movimientos de dichos fondos no se registraron  a través del SIIF ya que este sistema no prevé la incorporación de los mismos. Se constató que  las facturas respectivas no cuentan con la intervención preventiva del Cr. Delegado del Tribunal de Cuentas y que no se efectuó la rendición de cuenta correspondiente.

-       En cuanto a la financiación 1.8 creada para el año 2003 para  Fondos de Terceros que ha sido denominada “Otros Fondos por cometidos de organismos del Presupuesto Nacional” se verifica que:

¨                   El Tribunal de Cuentas ha solicitado que, acorde a lo estipulado por el art. 33 del TOCAF y el art. 211 de la Constitución de la República, los procedimientos de compra con cargo a estos fondos deberán someterse a su intervención.

¨                   La CGN aún no ha regulado la registración de los ingresos por este concepto y la utilización de estos fondos, no habiendo sido incluidos a la fecha en el SIIF.

¨                   La Unidad Ejecutora ha elevado  a la Contaduría Central del Ministerio del Interior el Informe de Revisión Limitada correspondiente al primer trimestre 2003, el día 23/7/03.

¨                   Existen diferencias de criterios entre la C.G.N y la Unidad Ejecutora  en cuanto a la incorporación de estos fondos a la Cuenta Única Nacional (CUN). Al respecto se sugiere aunar esfuerzos a efectos de lograr uniformidad de criterios, ya que resulta prioritario contar con un sistema único de registración que ofrezca transparencia en el manejo de estos fondos y  demuestre su correcta y eficiente utilización.

-       Se sugiere que esta Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta la escasez de recursos y los altos costos asociados al Sector Salud, evalúe la reformulación del sistema de identificación de usuarios, considerando dentro de una categoría diferencial a aquellos beneficiarios que, si bien tienen derecho a la asistencia en Sanidad Policial, cuentan a su vez con otra cobertura asistencial privada. La experiencia indica que se han  aplicado con éxito sistemas de identificación de este tipo  en Centros Asistenciales de Salud Pública, de Defensa Nacional y de la Universidad de la República.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al organismo auditado con fecha 08/09/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley  Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el plazo legal no se  presentaron descargos a las observaciones formuladas.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Secretaría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 06/05/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Con respecto a la obligatoriedad de contratar póliza de caución para los funcionarios que manejan fondos o valores públicos, según dictamen de la Auditoría Interna de la Nación del 07/08/96, sería de aplicación lo dispuesto por el art. 133 del T.O.C.A.F..

·        Es aconsejable que se agoten las gestiones a fin de reintegrar a las empresas los depósitos en garantía  de licitaciones, que se mantienen pendientes de devolución.

·        Establecer un adecuado procedimiento para la registración y control de los vales de combustible que brinde información veraz.

·        Resulta necesario efectuar la depuración de las conciliaciones bancarias, realizando los ajustes que correspondan a fin de no mantener pendientes de conciliación partidas de larga data.

·        Los cheques deben ser librados manteniendo un orden correlativo,  adecuada anulación de los mismos y registro de control de entregas de libretas.

·        Regularizar el atraso constatado en la versión del 10 % de la recaudación proveniente Dirección Nacional de Comunicaciones, tal como lo dispone el art. 119 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96.

·        Controlar en las licitaciones la presentación por parte de los oferentes de toda la documentación exigida en el pliego general y particular.

·        En lo referente a las Misiones Oficiales se mantiene lo observado por la Auditoría Interna de la Nación  respecto a que la Resolución del Poder Ejecutivo es posterior a la fecha de partida de la misión. Es preceptivo que se cumpla con la tramitación prevista en el Instructivo N° 4 del 15/05/98. Asimismo, en los recibos de pago de viáticos y partidas especiales debe constar la fecha a efectos de facilitar el control de los plazos de rendición de los mismos.

·        Implementar un sistema contable con adecuadas claves de acceso y definición de perfiles de usuarios  con el objetivo de agilitar las tareas y mejorar el Control Interno.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18/09/02  de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96, vencido el término legal no se han presentado descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Aviación Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Aviación Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23/10/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        El Departamento Financiero Contable deberá realizar arqueos sorpresivos a Tesorería.

·        Se constataron partidas con antigüedad desde junio de 1971 integrando el saldo de Valores en Custodia. Es necesario proceder a la depuración del mismo.

·        Proceder con mayor precaución al emitir los recibos (valorados) en el Departamento Financiero Contable a efectos de evitar errores y en caso que los mismos sean detectados por la Sección Tesorería, se deberá comunicar al departamento emisor a fin de realizar las modificaciones correspondientes.

·        En los expedientes de licitaciones estudiados se omite cumplir con las siguientes formalidades:  anexar la hoja completa de la publicación, donde conste la fecha de la misma;  en las invitaciones y notificaciones de resolución no queda constancia de recibo.

·        En cuanto a la Sección Adquisiciones, se entiende aconsejable separar las funciones de compras y proveeduría.

·        Proveeduría debe contar con un registro contable donde se asienten  las entradas y salidas de los distintos artículos y su saldo. De esta manera se obtendrá información imprescindible a efectos de conocer las existencias reales para la toma de decisiones y una correcta planificación de las adquisiciones. A su vez, esto hará posible un control eficiente y eficaz de las mismas.

·        En relación a las compras directas se deberá contar con una nota de la sección solicitante, que avale la necesidad del gasto y la constancia de  disponibilidad de crédito para hacer frente al mismo, por parte del Departamento Financiero Contable. Asimismo, se recomienda, por razones de buena administración que -en todos los casos- se soliciten precios a más de una firma del ramo.

·        En lo que respecta al Inventario de bienes se señala que en mérito a la observación realizada  por la Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 31/8/99, el Organismo efectuó un Inventario de los bienes, de todas las oficinas, al mes de diciembre de 1999. El procedimiento utilizado para la actualización del mismo, se realiza en el mes de diciembre de cada año, enviando a cada una de las oficinas el último Inventario a efectos de que las mismas efectúen los movimientos de altas y bajas producidas en el año. Se constató que a la fecha de la actuación, el mismo no se encontraba actualizado y presentaba las siguientes deficiencias:

-         No se realiza una descripción detallada de los bienes y los mismos no se encuentran debidamente identificados.

-         Se incluyen en el Inventario artículos que no son inventareables

-         Faltan inventarios de varias oficinas que se encuentran ubicadas en la calle Carlos Quijano 1182: Sala de Psicología, Consultorio de Odontología, Policlínica y Recepción de Medicina.

-         No se especifica, en la mayoría de los casos, el destino de los artículos que se dan de baja.

En consecuencia deberá procederse a  actualizar el inventario, teniendo en cuenta criterios contables de materialidad y vida útil para la inclusión de los bienes al mismo. Asimismo, es necesario que se subsanen las deficiencias constatadas, a fin de dar cumplimiento a lo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51  de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos fuera del término legal, que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 10/04/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección General de Aviación Civil, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Aviación Civil del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Meteorología

 

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 04/03/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·           De la auditoría efectuada, surge que el libro Caja correspondiente se encuentra enmendado y con tachaduras. Se advierte que, en casos de cometer errores u omisiones en el registro contable debe procederse a su corrección mediante la utilización de un contra asiento.

·           Se constató la existencia de comprobantes emitidos por Cooperativas, que no cumplen con los requisitos exigidos en materia fiscal. Debe controlarse que la documentación presentada se ajuste a la normativa vigente.

·           Se entiende aconsejable que se efectúe una planificación de las compras de materiales de oficina, considerando el stock existente y las necesidades del Organismo.

·           Resulta conveniente que se culmine con la elaboración del nuevo inventario de bienes muebles, teniendo en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias en la materia, y se implementen procedimientos adecuados para su actualización.

·           Debe realizarse un relevamiento de todos los materiales que se encuentran en desuso, ya que estos no deberán integrar el stock actual del Departamento de Proveeduría.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones formulada, que dio lugar a un nuevo informe de fecha 05/11/02, en el que se destaca la adopción de medidas correctivas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Meteorología.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Servicio Geográfico Militar

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Servicio Geográfico Militar, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de diciembre de 2002, cabe destacar las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Del Libro de Actas de Arqueos surge que se realizan arqueos solamente a fin de cada mes, por lo que resulta conveniente además, la realización de arqueos aperiódicos y sorpresivos.

·        Los funcionarios que manejan fondos y valores del Estado no están cubiertos por la Póliza de Caución de Fidelidad respectiva, por lo que deberá cumplirse con lo establecido en el Art. 133 del T.O.C.A.F..

·        Si bien existe un listado de bienes muebles, equipos y material de armamento en poder del Servicio, es necesario realizar una detallada descripción y codificación de los mismos. Se deberá establecer su identificación mediante la aplicación de stickers y su registración en un libro llevado a esos efectos.

·        No se ha puesto aún en funcionamiento el sistema informático para la venta y actualización de stock de Material Cartográfico por motivos que fueron explicados por la Dirección del Servicio Geográfico Militar. No obstante ello, resulta conveniente implementar el mismo a la brevedad, a efectos de emitir los comprobantes respaldantes de cada operación comercial y concomitantemente actualizar el stock, en virtud de que  en la actualidad se llevan las existencias en planillas excel  que se actualizan a fin de cada mes.

·        La Sección Información y Ventas, deberá contar con documentación respaldante de las bajas del stock de Cartas Geográficas por concepto de donaciones a escuelas, liceos y distintos Organismos Públicos y Privados y  por entrega de las mismas a diferentes reparticiones y Tribunales de Concurso de las distintas Armas del Ejército.

·        Para la planificación de impresión de cartas geográficas se deberá poner mayor énfasis en la cantidad disponible y demanda a efectos de evitar stocks sobredimensionados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03 de acuerdo a lo establecido en al Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presenta nota, fuera del término legal, por parte del Servicio Geográfico Militar donde se reconoce la adopción de las medidas correctivas recomendadas, las que serán verificadas en una futura auditoría de seguimiento.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Pasos de Frontera

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES    

            De las actuaciones realizadas en la Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional y reseñadas en el informe de fecha 21/10/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        La recaudación proveniente de los Contratos de Concesión relativos a la instalación y explotación de Tiendas de “Tax Free Shops” en los Puentes Internacionales Gral. José de San Martín (Río Negro) y Gral. José Artigas (Paysandú) carece de norma legal que establezca el destino de dichos fondos. Por lo tanto, es menester que se incluya expresamente en normas presupuestales el destino que deben tener estos recursos. 

·        No se cumple con las disposiciones establecidas en el T.O.C.A.F en lo que respecta a la percepción, utilización y registración de los mencionados fondos. Esta Dirección deberá ajustarse a esta normativa en todo lo relacionado con: manejo de fondos; liquidación y pago; formas de contralor y competencia para gastar; requisitos a cumplir en las contrataciones del Estado; salvaguarda de los bienes del Estado; registro y contralor de operaciones; rendiciones de cuentas y responsabilidades. En especial, debe observar y cumplir con los expresos requerimientos de los arts. 7 y 8 del T.O.C.A.F. en cuanto al destino e información sobre los fondos que recauda. 

·        No se ha dado cumplimiento a la Resolución Ministerial de fecha 04/07/01 que establece que la D.N.PP.FF. deberá ajustarse a las pautas establecidas en el T.O.C.A.F. en cuanto a, conceptos y montos autorizados a gastar, así como, a los procedimientos aplicados para las adquisiciones y rendiciones de cuentas.

·        Evitar la utilización “transitoria” de importantes montos de lo recaudado por los contratos de concesión, para destinos no autorizados legalmente, tales como préstamos a SS.FF.AA. o para gastos “confidenciales” del Sr. Ministro complementarios a los presupuestalmente asignados.

·        En cuanto al manejo de fondos y a los gastos efectuados, se constatan importantes deficiencias y omisiones que ponen de manifiesto la inobservancia de medidas de control y buena administración, tales como:

-         Excesiva cantidad de efectivo en moneda extranjera (U$S 56.150) y en moneda nacional ($ 55.305) en poder de la D.N.PP.FF. y en la Tesorería del M.D.N. (U$S 20.000). A efectos de implementar un sistema más seguro, debería utilizarse el procedimiento de Fondos Fijos, manteniendo el resto de los fondos en el B.R.O.U. y emitiendo cheques para pagos a proveedores.

-         Los funcionarios que manejan fondos en la D.N.PP.FF. no cuentan con Seguro de Caución de Fidelidad (art. 133 del TOCAF).

-         No existe intervención previa al pago por parte del Tribunal de Cuentas.

-         No existen registros contables formales.

-         Las rendiciones de cuentas que ofician de registros, se confeccionan en planillas excel y sus movimientos pueden ser fácilmente alterados. Debe contarse con un sistema informático que ofrezca seguridad respecto a sus operaciones, requiriendo que las correcciones de movimientos se  realicen únicamente a través de asientos de ajuste.                         

-       Irregular estado de la documentación de gastos, que presenta importantes omisiones:

°      Facturas que no identifican como comprador a la D.N.PP.FF.

°      Boletas sin fecha.

°      Comprobantes en los que no consta la conformidad del Jefe de Servicio.

°      Gastos de reparación de vehículos que no son identificados en el comprobante.

°      Compras a proveedores no inscriptos en la Tabla de Beneficiarios del SIIF.

°      Irregularidades en cuanto a la correlatividad y cronología de boletas de varias empresas del medio.

Algunas de estas irregularidades fueron puestas en conocimiento del Sr. Ministro y la actual Dirección estaría en vías de reorganizar la administración de la Unidad.

-       Importantes variaciones en los precios de las compras de los mismos artículos de limpieza adquiridos en el mismo período.

-       Fraccionamiento del gasto mediante compra directa cuando por los montos adquiridos correspondía efectuar un llamado a licitación o actuar de conformidad al art. 33 del T.O.C.A.F..

·           Uso irregular y discrecional de la recaudación. Si bien se rinde cuentas de la misma a la División Contabilidad del M.D.N., esta última no ha ejercido los controles mínimos sobre la documentación rendida, ni ha asesorado y recomendado a la D.N.PP.FF. sobre las inobservancias que se estaban produciendo al incumplir con las disposiciones vigentes.

·           Se deberá comunicar la situación de estos fondos percibidos a la C.G.N. y recabar la opinión de este Organismo y del Tribunal de Cuentas de la República a efectos de la regularización correspondiente y sobre el procedimiento a aplicar con relación a los fondos recaudados a través de los precitados Contratos de Concesión.

·           Por último, teniendo en cuenta la finalidad del Organismo y la importancia de las tareas que se llevan a cabo actualmente, sería pertinente considerar su inclusión dentro del organigrama del Ministerio de Defensa Nacional como Unidad Ejecutora con competencias propias, como ya lo fuera con anterioridad al año 1991.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose conferido vista al organismo auditado con fecha 04/12/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16736 de fecha 05/01/96,  vencido el término legal se presentaron descargos a las observaciones formuladas, en los que se reconoce la necesidad de la adopción de medidas correctivas y que se tendrán en cuenta las recomendaciones realizadas por esta Auditoría.

            En ese sentido durante el ejercicio 2003 el Organismo auditado depositó en gastos generales el producido de la recaudación de las concesiones, no realizando "usos transitorios " con dichos fondos, corrigiendo así una de las principales observaciones.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Instituto Antártico Uruguayo

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Instituto Antártico Uruguayo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de julio de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·           Se constató la existencia en Caja de una suma significativa para solventar los gastos de la misión aérea programada que finalmente no se concretó. Se sugiere en el futuro, efectuar los retiros de la cuenta bancaria una vez confirmada la realización de la misión, a efectos de no mantener en caja sumas de tal materialidad.

·           No se realizan por parte de Contaduría arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería. Los mismos deberán realizarse a fin de implementar un adecuado control por oposición de intereses.

·           Los funcionarios que manejan fondos y/o valores del Estado no poseen Póliza de Caución de Fidelidad, por lo que deberá darse cumplimiento al Art. 133 del TOCAF.

·           Se comprobó  la  existencia  de  dos comprobantes de gastos que fueron abonados por el Director del Departamento Financiero Contable y  por el Tesorero con dinero propio, no obstante existir fondos suficientes en Caja, los que les fueron restituídos con posterioridad. Dada la improcedencia de la situación, se sugiere no incurrir nuevamente en la misma.

·           Se debe formalizar la relación del Organismo con la persona que actúa como representante permanente del IAU en Punta Arenas.

·           Se constató atraso en la presentación de las Rendiciones de Cuentas al Ministerio de Economía y Finanzas. Esta situación estaría motivada  en la imposibilidad de rendir cuentas con los comprobantes correspondientes al pago de viáticos, por las misiones oficiales a la Base Científica Antártica Artigas (BCAA), por la naturaleza especial de la actividad Antártica que no permite saber con certeza las fechas exactas de comienzo y fin de las misiones, así como tampoco el nombre de todo el personal afectado. Debido a los inconvenientes ocasionados por la situación  anteriormente mencionada, el Instituto solicitó ser exceptuado de lo dispuesto en los artículos 9º y 10º del Decreto 56/2002 del 19/2/2002, referido a Misiones Oficiales y Comisiones de Servicios, no haciendo lugar la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas al petitorio formulado, entendiendo inconveniente recurrir al mecanismo de las excepciones. Es meneter que las autoridades procuren una solución para dicha situación.

·           Con relación al análisis de viáticos por Misiones Oficiales a la Antártida, se detectó que las libretas de recibos para pago de los mismos, no son usadas en forma correlativa, los recibos carecen de fecha y no se estampa el concepto de pago. Esto, sumado a lo mencionado en el párrafo anterior, obstaculizan el debido control sobre las misiones de referencia. Es imprescindible que se implementen controles adecuados, utilizando en forma correlativa las libretas de recibos, dejando constancia en los mismos de la fecha y la misión a la cual corresponden dichos pagos.

·           El inventario de la sede del IAU, que data del año 2000, deberá mantenerse permanentemente actualizado.

·           Se deberá proceder a la contratación de las empresas que prestan servicios de mantenimiento de la red informática - equipos y  de limpieza de acuerdo con lo establecido en el art. 33 del TOCAF.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/08/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe con fecha 22 de agosto de 2003 en el que se reconoce la adopción por parte del Instituto Antártico Uruguayo, de medidas correctivas a efectos de  subsanar las obvservaciones formuladas por esta Auditoría.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas
 
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31/03/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Con referencia a la impresión de valores

-         La impresión de los billetes de juegos y formularios valorados que se imprimen y comercializan en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas se realiza sin contar con la fiscalización de la Auditoría Interna de la Nación. Se considera pertinente efectuar una consulta jurídica a fin de determinar si los mencionados valores deben ser considerados valores fiscales y por ende fiscalizados, para su emisión y destrucción, por la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 del art. 92 del T.O.C.A.F..

-         Se deben fortalecer los controles de Contaduría sobre Proveeduría en lo atinente a los  valores en depósito, mediante la realización de diversas medidas entre las cuales se sugiere la práctica de arqueos sorpresivos aperiódicos.

·        Con referencia al Inventario de Mobiliario y Equipos

Se debe mantener el Inventario actualizado, siendo imprescindible,  que se informe en tiempo y forma a la Sección Inventario, de los traslados de muebles y equipos entre las distintas oficinas.

·        Con referencia al juego de Lotería

Se sugiere la revisión de los contratos de distribución, en virtud de la antigüedad de los mismos, buscando el máximo beneficio para el Estado.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 26/08/03 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96. Dentro del término legal se presentaron descargos a las observaciones realizadas, en los cuales consta la aceptación de las recomendaciones efectuadas por la Auditoría Interna de la Nación, así como el propósito de implementar las medidas aconsejadas.

                                 Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión, en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas del Ministerio de Economía y Finanzas.

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Minería y Geología

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Minería y Geología cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 15 de mayo de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En relación al arqueo de caja y valores

-          Todos los movimientos de Valores (altas y bajas) incluyendo revistas y Códigos de Minería deberán ser escriturados en los libros respectivos, contando con la documentación que respalde los mismos.

-          Es necesario determinar a qué obedece la diferencia en menos de 1.260 O.H.R., constatada en los depósitos en garantía de obligaciones hipotecarias reajustables.

-          Se constató la existencia de garantías en custodia que datan del año 1944, por lo que deberá procederse a la depuración de las mismas.

-          Se sugiere consultar con los técnicos del Organismo sobre la necesidad o no de mantener archivados el gran volumen de documentación (revistas, boletines, libros), que permanece sin movimiento desde hace muchos años. En caso de proceder a su destrucción, esta Unidad Ejecutora, deberá ajustarse a lo dispuesto por el art.  92 numeral 5º del T.O.C.A.F.. 

-          Deberán ponerse al día en la elevación de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales, de acuerdo a lo dispuesto por el art. 114 del T.O.C.A.F. y la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas.

·        En relación al Inventario

-          El Inventario llevado por el Organismo presenta deficiencias en cuanto a la inclusión de todos los bienes y a la identificación numérica de los mismos. Se deberá dar cumplimiento estricto a lo dispuesto por el Director Nacional  en Resolución de fecha 3/6/2002 y a lo preceptuado por los arts. 71 y 72 del T.O.C.A.F para la debida actualización del Inventario General. A tales efectos el Encargado de cada Área debe facilitar la tarea al personal asignado a tal fin y comunicar a la Sección Inventarios las altas, bajas y traslados de los bienes a su cargo.

-          Se entiende aconsejable que el Museo (Técnico) cuente con un registro de las muestras de piedras que se exhiben en el mismo, dado el valor económico de algunas de ellas y el valor didáctico de todas.

·         En relación a Proveeduría y compras directas

-          Se entiende necesario que se adopten medidas tendientes a mejorar el ambiente de  control en el área de Proveeduría. A tales efectos se deberá efectuar arqueos  aperiódicos y sorpresivos por parte de la División Administración, controlar la correcta registración de las altas y bajas de los diferentes artículos y la recepción de los materiales adquiridos por el Organismo en cantidad y calidad con lo solicitado.

-          En el año 2002 no existió una planificación de las compras, en particular de artículos y accesorios de informática y formularios impresos y similares.

-          Para la contratación de la central telefónica, por el monto al que ascendió la misma en el año 2002, debió realizarse un llamado a licitación.

·        En relación a las licitaciones

-          En relación a la licitación pública Nº 1/1999 adjudicada a la empresa Clark & Asociados para -entre otras tareas- la implementación, en el correr del año 2002 (Convenio firmado con la  empresa el 4/9/02), de una nueva aplicación en ambiente Windows que soporte la gestión del área del C.E.R.A.M., a la fecha de finalizada esta actuación aún no se había efectivizado.

-          Del estudio de las tarjetas de asistencia del Grupo de Consultoría de la empresa Clark & Asociados, se constató que no se dio cumplimiento a la carga horaria que según el Convenio ya citado, este Grupo debía realizar dentro del local de DINAMIGE. Esta situación fue puesta en conocimiento por el Encargado del Departamento de Administración al Director Nacional  con fecha 11/7/2000.

·        En relación a la recaudación

-          No existe un adecuado control respecto de los deudores, apreciándose un elevado porcentaje de morosidad en relación a la recaudación del C.E.R.A.M. (424,40%)  como consecuencia de la falta de mecanismos ágiles tendientes al cobro de los mismos, así como la falta de fluida comunicación del C.E.R.A.M. con la División Minería y con la Asesoría Técnica.

-          Sería recomendable  que el C.E.R.A.M., por la naturaleza de sus tareas pasara a depender de la División Administración  y que se le dotara de un funcionario con conocimientos contables, a fin de poder llevar a cabo todas las tareas que tiene asignadas y que se encuentran pendientes.

·        En relación a viáticos

-          En el año 2002 se autorizaron y realizaron viáticos por un importe de $ 52.571 sin el crédito correspondiente, que a la fecha de finalizada esta actuación no habían sido abonados. Este importe representa un 19% del total pagado por este concepto en el año 2002. Deberán ajustarse las erogaciones por viáticos a las asignaciones presupuestales previstas.

-          Los distintos comprobantes de actuación de los funcionarios deben ser controlados para que no existan incongruencias entre éstos y los formularios de liquidación de viáticos.

·         En relación a la flota automotriz

Se sugiere evaluar el mantenimiento de la totalidad de la flota automotriz, considerando su uso y los costos asociados (fijos y variables), que en el año 2002 ascendió a $ 577.221, por concepto de  mantenimiento y seguro y en el año 2003, sólo por concepto de seguro, se estima un gasto de $ 571.664.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Minería y  Geología.

UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 26 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Al comienzo de nuestra actuación se constató que los sistemas de registración y control no eran adecuados, en virtud de que  entre otras cosas,  no se podían realizar conciliaciones y no existían pistas de auditoría para verificar los movimientos contables. En virtud de ello, se fueron marcando diferentes  pautas que impulsaron la implementación de diversos cambios, como la puesta en práctica del nuevo “Módulo de Caja”,  que permitirá conocer fehacientemente la situación de la totalidad de los clientes  con los que cuenta URSEC, unificando todos los documentos de facturación y evitando la duplicación de tareas en lo que se refiere al ingreso de información.

Por todo lo expuesto se considera conveniente otorgar un tiempo prudencial a efectos de verificar si la implementación de los cambios mencionados cumple con las expectativas para subsanar  las carencias detectadas  en cuanto al manejo de los ingresos y egresos.

·        Si bien los cambios mencionados implementarán controles adecuados, se considera igualmente necesario realizar por parte del Departamento de Contaduría, arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería, a fin de instrumentar un adecuado control por oposición de intereses.

·        No obstante las gestiones realizadas por el Organismo, vía fax, tendientes a la depuración de las garantías que posee en custodia, se recomienda que se efectúe una publicación en el Diario Oficial y en otro diario de circulación nacional, estableciendo un determinado plazo a efectos de la presentación de los interesados para su devolución. Vencido el mismo deberán destruirse, previo aviso a la AIN para la fiscalización del  acto (Art.92, Numeral 5 del TOCAF).

·        Establecer un adecuado sistema de registración y control de las garantías en efectivo, en el que conste importe, moneda y nombre del cliente que la presenta, debido a que el “Módulo de Caja”  no contempla la contabilización de las mismas. A su vez, sería conveniente disponer de  un archivo con los comprobantes de ingreso de las garantías a Caja y los respectivos boletos de depósito bancarios.

·        Efectuar por parte del Departamento de Compras una planificación adecuada de las adquisiciones a realizar, sin perjuicio de los controles periódicos necesarios sobre el stock que posee Proveeduría, a efectos de mejorar los procedimientos relativos a las compras de la Unidad.

·        Codificar en forma correlativa y por Sección, la totalidad de los bienes que actualmente posee URSEC y registrar las altas y bajas con las fechas respectivas, de aquellos bienes que se trasladen o se obtengan en carácter de préstamo.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25/07/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 5/1/96. Se presentaron descargos que dieron lugar a un nuevo informe de fecha 17/11/03, en el que se establece, que si bien la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones, tomó durante la actuación de esta Auditoría medidas tendientes a subsanar distintas observaciones, ha dispuesto la creación de un grupo  de trabajo integrado por profesionales responsables de las áreas involucradas,  a efectos de proceder al  levantamiento de la totalidad de las observaciones formuladas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

CONTROL VEHICULAR

La Auditoría Interna de la Nación tiene el cometido de analizar la información brindada por el sistema computarizado de control vehicular, en forma intermitente y selectiva, a efectos de identificar eventuales irregularidades o desvíos, al amparo del art. 5º del Decreto 197/00 de 11/07/00. De constatarse éstos, se deberá comunicar a los jerarcas respectivos y al Ministerio de Economía y Finanzas, con la finalidad de que el Poder Ejecutivo adopte las medidas correctivas correspondientes.

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Relativas al Ministerio de Industria, Energía y Minería

-    Se detectó la aplicación de prácticas inadecuadas que afectan la eficiencia del Sistema, tales como desconexiones de baterías y falta de calibrado.

-    El monitoreo de la Terminal de Acceso Remoto (TAR) no se realiza en forma periódica y las inconsistencias que se detectan a través de dicha tarea, no son comunicadas al personal superior. Además, no se modificó la clave original de acceso al TAR, lo que constituye una falta de seguridad informática.

-    No se aplican procedimientos de control que permitan obtener resultados veraces.  Estos están referidos a:

§         Inspección de los precintos de los tanques de combustible,

§         Cargas de combustible a tanque lleno,

§         Cotejo de odómetros (del vehículo y del ticket de carga de combustible),

§         Desconexión de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE.

-    La comprobación del uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra fundamentada por razones de servicio, en documentos exhibidos al efecto.

·        Relativas a la empresa proveedora del Sistema

-       La capacitación brindada al personal operativo asignado al manejo del TAR, consistió en una demostración de tres horas de duración. La misma resultó insuficiente, por lo  que dicho personal no estuvo en condiciones de analizar los reportes; de investigar la incidencia de determinados eventos con los trabajos de mantenimiento de los vehículos de la flota, así como interpretar información inconsistente.

-       Se observa un error en el calibrado de un vehículo, lo que ocasionó diferencias importantes en los kilómetros recorridos.

-       Se detectó un “bug” en el Sistema, es decir una situación que el software no interpreta correctamente cuando se presenta, ya sea porque no se previó en el diseño o la lógica de la solución no es la adecuada.

-       Se detectó que no operaban correctamente dos “cajas negras”, lo que generó inconsistencias en la información de los eventos.

-       Los inconvenientes derivados de la empresa proveedora del Sistema, fueron planteados al grupo de trabajo CONVE de la División Comercialización de ANCAP, ya que es quien coordina las acciones tendientes a solucionar los problemas de los usuarios del referido sistema.

·        Relativas a las recomendaciones impartidas

-       Se promovieron acciones tendientes a optimizar la utilidad del sistema, así como propender a  la mejora continua de los procesos de análisis y gestión del mismo. Asimismo se sugirió la adopción inmediata de medidas que permitan efectuar los adecuados procedimientos de control, a efectos de lograr resultados veraces y oportunos.  El Inciso deberá dotar al Sistema de una adecuada seguridad informática y comunicar a la Auditoría Interna de la Nación las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/11/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Industria, Energía y Minería.

MINISTERIO DE TURISMO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Con respecto al Ministerio de Turismo

-                    No se cumplen las tareas de monitoreo y análisis de los reportes de la Terminal de Acceso Remoto (TAR), por lo que la implantación del Sistema CONVE en este Ministerio, genera un gasto al Estado, sin que se obtenga información que permita detectar y corregir desvíos.

-                    Se constató la falta de control de los vehículos afectados al servicio de los Sres. Ministro, Subsecretario y Director General de Secretaría. Los vehículos afectados a dichos jerarcas deben regirse por los mismos procedimientos de control  que los aplicados al resto de la flota. La  norma que autoriza la asignación personal de  vehículos oficiales a los citados jerarcas, a los efectos del ejercicio de la función en la Administración Central, no los exime del control del uso vehicular. En ningún caso el ejercicio de la función pública, en cualquier ámbito del Estado podrá implicar la libre disponibilidad de los vehículos oficiales fuera de los requerimientos del servicio en el sentido estricto (art. 13 del Dec. 192/02 de 27/05/02 y art. 6 del Dec. 197/00 de 11/07/00).

-                    Se comprobaron excesos de velocidad (más de l50 km p/h) en los vehículos 376.741 y 376.742, debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las disposiciones municipales, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

-                    El uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra fundamentado por razones de servicio en documentos exhibidos al efecto, con excepción del vehículo Mat. 2648 del que no se proporcionó documentación que justificara su utilización el día 06/07/02.

-                    Se constataron fallas en los procedimientos de control, los que están referidos a:

§                                       No se inspeccionan los precintos de los tanques de combustible.

§                                       Los formularios donde se documentan los movimientos y sucesos de los vehículos, no se completan con la totalidad de los datos requeridos en tiempo y forma, ni son empleados por todos los choferes.  La distribución de los mismos no sigue un orden correlativo a pesar de ser prenumerados, lo que dificulta la tarea de control.

§                                       Desconexión de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE.

§                                       No se efectúan cargas de combustible a tanque lleno, por lo que resulta inoportuno analizar los reportes de rendimiento.

§                                       No se estableció un sistema de control de calibrado a través del cotejo regular del odómetro del vehículo con el ticket de carga de combustible.

§                                       No se lleva un registro actualizado de identificación de choferes.

·        Respecto a la empresa proveedora del sistema

-                    Se observa una importante inconsistencia en la información, tanto de odómetro, como de registro de velocidades, del vehículo 376.680.  Ello fue comunicado al grupo de trabajo ANCAP-CONVE, a efectos de adoptar las medidas pertinentes con la empresa proveedora del sistema, para la resolución de la situación planteada.

·        Respecto a las recomendaciones impartidas

-                      Se sugiere adoptar acciones inmediatas, con la finalidad de asignar la función de Operador del TAR en el más breve plazo, optimizar la utilidad del Sistema a través del monitoreo periódico y efectuar controles más eficientes de la flota vehicular.

-         Asimismo, se promovió el establecimiento de fluidos canales de comunicación entre el personal jerárquico y subalterno, de manera que el primero, imparta instrucciones precisas tendientes a corregir los desvíos que se detecten y que el segundo, proporcione los datos requeridos.

Se sugiere comunicar a la Auditoría Interna de la Nación las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 08/01/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Turismo.

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Con respecto al Ministerio de Relaciones Exteriores

-                    No se justificó que el uso de los siguientes vehículos en días sábados, domingos, feriados y horario nocturno, haya correspondido al cumplimiento de sus responsabilidades públicas oficiales.

Sábados, domingos, feriados y horario nocturno: Mat.: 376.475, 376.476, 376.562, 376.677,  376.678 y SPE 22.

Sólo uso en horario nocturno: Mat.:  376.478, 376.560 y 376.563.

-                    No se ha dado cumplimiento al Art. 15 Decreto 192/02 de 27/05/02 que dispone que los vehículos oficiales deberán retornar a la dependencia al finalizar la jornada de trabajo.

-                    Por una interpretación errónea del alcance del Art. 13 del Decreto 192/02 de 27/05/02 por parte del Jefe del Departamento Servicios Generales, no se controlan los vehículos afectados a los Sres. Ministro, Subsecretario, Secretario General y Director de Protocolo. Los procedimientos del control vehicular deberán alcanzar a todos los vehículos del Inciso. La excepción de la norma está referida a autorizar la asignación personal de vehículos oficiales a los Sres. Ministro y Subsecretario, no obstante establece como limitante: “a los efectos del ejercicio de la función en la Administración Central exclusivamente”.

-                    Se comprobaron excesos de velocidad en los vehículos  376.476, 376.562, 376.677 y SPE 22, debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las disposiciones municipales porque, además representa un riesgo para las personas que ocupan el vehículo, así como por la responsabilidad civil y/o penal en que se podría incurrir en caso de accidente.

-                    No se justificó el motivo de las desconexiones de batería en el vehículo 376.475 en los días 08/08, 16/08, 17/08 y 19/09.  Este hecho altera la información del Sistema entre esas fechas, debiéndose investigar si las desconexiones fueron intencionales o existe un motivo válido, así como la causa de que se produjeran  reconexiones de batería a las 23:49 y 02:16 hs.

-                    Se sugirió al Inciso inspeccionar los precintos de combustible, realizar cargas de combustible a tanque lleno y modificar la clave original que permite ingresar al sistema. Asimismo, se recomienda modificar el procedimiento de control de calibrado ya que las diferencias de odómetros surgen de la comunicación verbal de los choferes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27/02/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Juventud, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 13 de mayo de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos

-                      Se recomienda que la reposición de fondos de Caja Chica se efectúe mensualmente y no una vez que se gaste la totalidad de los mismos. Para los vales de combustibles es necesario destinar un lugar físico dentro del Instituto para su custodia y llevar un registro de estos.

-                      Se deberá dar cumplimiento al art.133 del TOCAF referente a la contratación de Póliza de Caución de Fidelidad.

-                      Se considera imprescindible que el Ministerio de Deporte y Juventud determine y comunique en forma escrita, a la brevedad, cuales son los gastos que pueden efectuarse con cargo a Caja Chica y las formalidades que debe cumplir la documentación al momento de presentar las rendiciones de cuentas.

·        En cuanto al Area de Tarjeta Joven

-         Se constataron importantes carencias de control respecto al cumplimiento de los convenios con las empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven y el destino de los aportes o cánones efectuados por las mismas (promociones y eventos donde participen usuarios de la tarjeta, incentivos a funcionarios del INJU o a la operativa del INJU). Se recomienda que quede debidamente documentado el ingreso y destino de esos aportes mediante el Certificado de aportes y Resolución dictada por el Director, respectivamente, quedando copia de las mismas en las carpetas correspondientes. En particular, para el ingreso de los aportes de artículos de oficina que son manejados por Administración, se sugiere, que se documente el ingreso y distribución de la mercadería aportada por las empresas adheridas al sistema. Por último, se considera conveniente que los pedidos de estos materiales de oficina se realicen una vez al mes, teniendo en cuenta las necesidades de las distintas áreas, quedando copia del formulario en Administración.

-         Es conveniente que la Dirección se encargue, solamente, del dictado de Resoluciones fijando el destino de los aportes, reservando el manejo y custodia de los mismos, a personal competente asignado a dichos efectos.

-         Se observó que existen casos de becas de estudio que no son incluidas en el llamado abierto para la adjudicación de las mismas, por lo que se considera importante coordinar esfuerzos entre el área Tarjeta Joven y el Departamento de Capacitación y Empleo con el fin de utilizarlas en su totalidad.

-         Se verificó, que en varios departamentos del Interior, existen convenios donde se establece que los cánones serán a convenir y otros donde las empresas realizaron aportes en efectivo. Estas situaciones reflejan la independencia con que actúan dichas oficinas en cuanto a la determinación de los aportes. Por esta razón, este equipo auditor considera primordial la nueva política de coordinación entre el INJU y las Oficinas del Interior, basada en encuentros mensuales de donde podrán definirse criterios uniformes en relación al tratamiento de los cánones y su condición de que deben materializarse únicamente en bienes y/o servicios.

·        Con respecto al Inventario de Bienes de Uso

-         El mismo deberá ser reformulado por parte de la Sección Administración a fin de incluir la totalidad de bienes, teniendo en cuenta que se debe asignar a cada bien un número de identificación. Por otra parte, cada vez que se realice un traslado se deberá dejar constancia a través de comprobantes internos. Por último, el código de acceso deberá ser conocido únicamente por la persona responsable del inventario.

-         Se deberá realizar una investigación a fin de determinar el destino del equipo informático que según Resolución de fecha 02/04/02 fuera donado al Ministerio de Deporte y Juventud.

·    Otras verificaciones relacionadas con la gestión del INJU

-                     Se observó una excesiva concentración de funciones en una única persona, quien es el responsable del manejo y registración de Caja Chica y de su correspondiente rendición, del Inventario de Bienes de Uso, del control de asistencia del personal y de la administración de los aportes de artículos de oficina efectuados por las firmas MOSCA HNOS y TINTA QUICK.. Este equipo auditor recomienda respecto a: la Caja Chica, separar el manejo de fondos, de la registración y rendición, llevando registros adecuados a las necesidades del Organismo y archivando una copia de los comprobantes rendidos;

°     al Inventario de Bienes de Uso, destinar una persona cuya tarea sea mantenerlo actualizado, efectuando para tal fin los comprobantes internos de traslado de bienes;

°     la administración de artículos de oficina designar una persona que sea responsable del control de stock de los mismos.

Todas estas funciones deberán ser supervisadas por el Encargado de Administración y controladas por el Ministerio de Deporte y Juventud a través de quien éste disponga.

-         Se deberá realizar una ficha de stock para cada artículo de oficina aportado por las distintas empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven, a fin de permitir un mayor control de los mismos.

Por último, corresponde señalar que de la auditoría practicada en el Instituto Nacional de la Juventud,  pudo comprobarse que, a pesar de no tratarse de una Unidad Ejecutora, el mismo se maneja con total independencia del Ministerio de Deporte y Juventud, siendo  considerado, por la anterior Administración, como una oficina con funcionamiento autónomo, dependiente directamente del Ministro. Se considera imprescindible, que el Ministerio de Deporte y Juventud realice los controles pertinentes a fin de supervisar la operativa  del Instituto.

 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18/06/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96 y habiéndose presentado descargos vencido el término legal.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Señores Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de la Juventud.

INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional del Menor, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 08/09/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Referente al  “Proyecto 300”

-         La conjunción de esfuerzos de parte del I.NA.ME. y de  los agentes privados ha permitido la obtención de recursos y su distribución a la población beneficiaria, apuntando al logro del objetivo general del Proyecto;  

-         Existe un adecuado sistema de información que facilita el control y el seguimiento de la aplicación de los fondos recaudados por el Proyecto;

-         Los recursos y distribución de los mismos son objeto de periódicos controles por parte de una Auditoría externa  y  del propio I.NA.ME.;

-         Se encuentran diseñados e implementados procedimientos que permiten una correcta administración de los fondos.

·        Referente  a la División Convenios

-         Aproximadamente el 80% de la población del I.NA.ME. se encuentra atendida  por Asociaciones Civiles que se vinculan con el Organismo a través de los convenios. 

-         El apoyo económico mensual que el I.NA.ME. le otorga a estas instituciones se determina en base a la cantidad de niños atendidos, por lo que la División Convenios efectúa controles programados y sorpresivos de asistencia y técnicos, de la población que es atendida por las Asociaciones Civiles. No obstante ello, se advierte ciertas dificultades para el control de la efectiva asistencia de los niños en las modalidades de atención parcial, dadas las particularidades de los distintos perfiles y la movilidad de la población asistida.

-         Se efectúan estrictos controles sobre los gastos que se realizan con las partidas mensuales otorgadas por el I.NA.ME., así como sobre los reintegros.

-         Al detectarse irregularidades en la gestión de las Instituciones se adoptan medidas correctivas y sancionatorias que han llegado, en última instancia, a la rescisión del Convenio.

-         La División Convenios, ha desarrollado y aplicado diversos procedimientos e instrumentos para la organización del contralor administrativo y la supervisión técnica de la gestión de las Asociaciones Civiles, que a criterio de las suscritas generan un adecuado ambiente de control.

-         Con respecto a las clínicas siquiátricas, el régimen de contratación es a través de una licitación pública y compras directas, significando una erogación promedio mensual de $ 3.700.000. Las mismas están en la órbita de la División Convenios y se rigen por las mismas pautas de control administrativo  que  se utilizan para los centros de tiempo completo. No es posible emitir juicio respecto a la efectividad de los controles sobre la atención profesional prestada por estas instituciones, en virtud de que el análisis realizado,  no abarcó lo actuado por la División Salud, que es quien tiene ese cometido.

·        Referente al Centro de Atención a la Infancia y a la Familia (C.A.I.F.)

-         En relación a la aplicación de los fondos provenientes de Loterías y Quinielas, transferidos por el Instituto al P.N.U.D.:

°    La Unidad Auditoria Interna del I.NA.ME. realiza controles  sorpresivos y aleatorios teniendo en cuenta los informes mensuales de gastos elevados por la Dirección de la Secretaría Ejecutiva del Plan C.A.I.F.. Las observaciones formuladas por esta Unidad, en algunos casos son consideradas y subsanadas, y en otros no, por entender que los procedimientos se ajustan a los lineamientos establecidos por el P.N.U.D..

°    Los pagos por concepto de pasajes y horas docentes están respaldados con un comprobante interno conformado por el beneficiario. Se entiende necesario presentar la documentación oficial original, a fin de que exista una mayor transparencia en la utilización de dichas  partidas.

°    El I.NA.ME. no está actuando como agente de retención del I.V.A., incluido en las facturas de los consultores contratados, no dando cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 364/98 de fecha 09/12/98. No obstante ello, se verificó la presentación, por parte de los mismos, del Certificado Único de D.G.I. al día.

°    Se le abona a la U.C.U.D.A.L. en los ejercicios 2001, 2002 y 2003 por cursos universitarios de la carrera de Contador Público para un funcionario del I.NA.ME. que cumple funciones en la Secretaría Ejecutiva del Plan C.A.I.F.. A juicio de las suscritas esta erogación no se encuentra justificada, no obstante los argumentos esgrimidos por la Directora Ejecutiva, ya que no queda demostrada la necesidad de que se solvente, con fondos públicos, la carrera universitaria de un funcionario en una institución privada.

-         En relación a las rendiciones de cuenta de la partida otorgada por concepto de subvención a las Asociaciones Civiles:

°    No se adecuan a la formalidad exigida en el Reglamento General de Convenios en cuanto que no se adjuntan las conciliaciones bancarias; la cuenta bancaria y el libro llevado por el Centro no son de exclusividad para el manejo de los fondos recibidos; en algunos casos la documentación respaldatoria no está conformada por los representantes legales de la Institución.

°    Los informes elevados a la Unidad de Auditoría del I.NA.ME. por la Auditoria Técnica del Plan C.A.I.F. no ponen de manifiesto las observaciones antes señaladas. En los mismos se debería dejar constancia de las irregularidades constatadas en forma especifica.

-         En relación al Programa Supervisión y Seguimiento del Plan C.A.I.F.:

°    Sin pretender efectuar una evaluación de la tarea netamente técnica realizada por el Programa, se entiende que éste, en términos generales, ejecuta en forma sistemática y periódicamente la metodología de supervisión y procedimientos fijados, permitiendo el control del cumplimiento de los objetivos del Convenio y de la calidad del servicio prestado por las Asociaciones Civiles.

·        Referente al Sistema de Información para la Infancia (S.I.P.I)

-         El S.I.P.I. es un software que brinda información total o parcial, sobre la población atendida, ya sea en forma privada u oficial, desde la fecha de su implementación. La fidelidad de la información depende del suministro, en tiempo y forma, de los datos por parte de las Asociaciones Civiles y  las Unidades involucradas, así como del ingreso de los mismos por el operador. Los errores u omisiones que pudieran existir,  son detectados en los controles establecidos por la Dirección del Departamento, minimizando el riesgo en cuanto a la veracidad de la información suministrada por el programa.

·        Referente a la División Amparo y Convivencia

-         No se cuenta con información centralizada y desglosada de los gastos directos aplicados a cada servicio. Por tanto, se hace extremadamente dificultoso, el relevamiento de los datos necesarios para tomar conocimiento, en forma oportuna, de la gestión de los mismos.

-         La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, determina lo ejecutado por cada servicio mediante estimaciones y no en base a la totalidad de los gastos reales insumidos. Resulta imprescindible que esta Unidad cuente con dicha información para cumplir en forma efectiva y eficaz con sus cometidos, en particular en lo que se refiere al estudio, definición y aplicación de un sistema de cálculo de costos para la determinación de un valor de mantenimiento de los niños/as y adolescentes atendidos. A tales efectos, se recomienda que como complemento al sistema de contabilidad, se implemente un software que permita el desglose de los gastos por servicio.

-        En cuanto a los recursos materiales asignados a esta Unidad, las previsiones para su adquisición son realizadas en base al consumo del ejercicio anterior, por la Encargada de la División Servicios Generales, sin la participación de la Dirección de la División Amparo y Convivencia. Este procedimiento no es el más adecuado para la eficiente utilización de los recursos, ya que podrían adquirirse bienes que no satisfagan las necesidades específicas de los hogares. 

-         En lo que refiere a la distribución de los recursos humanos asignados a la atención directa de los niños en los Hogares se concluye que:

°    No existe un único criterio en la asignación de horas, adecuándose éste a las necesidades del servicio y del personal afectado al mismo, debiéndose maximizar los recursos humanos existentes para lograr una atención  del niño y/o adolescente.

°    Si bien existe una planificación de horarios dentro de cada servicio, ésta se ve modificada por  inasistencias y  salidas autorizadas, debiendo recurrir a un incremento de horas del resto del personal. Esto trae como consecuencia la asignación de horas a compensar que afectan al servicio posteriormente.

°    En la gran mayoría de los Servicios los turnos son cubiertos por una sola persona. 

°    En algunos casos,  existen funcionarios que cumplen 12, 15 o 18 horas de labor en una jornada de trabajo. Se considera inconveniente horarios tan extensos ya que esto puede afectar  el rendimiento y la calidad de atención.

°    Los partes mensuales que se utilizan como instrumento para dar cumplimiento a la Circular No. 14/02,  en algunos casos presentan errores u omisiones. Por ende,  la información que se eleva al Directorio del Instituto sobre el total de horas mensuales efectivamente trabajadas por los funcionarios afectados a esta División, no refleja la realidad.

En consecuencia sería recomendable que se asignara más personal idóneo para brindar una adecuada atención a los niños y adolescentes que residen en los Hogares,  ya que no resulta aconsejable cubrir la carencia de personal con la asignación de horas extras, máxime si se tiene en cuenta la naturaleza de las funciones que prestan.

-         Existen hogares que se encuentran en un régimen especial, donde se conjugan el régimen de cuidadoras, en cuanto a las retribuciones personales de los encargados de los servicios y  el de los hogares oficiales de 24 horas, en relación a los beneficios que reciben. Esto le ocasiona al Instituto una duplicación en la asignación presupuestal de la partida de alimentación. Por lo tanto, este régimen de atención de excepción, debe ser debidamente analizado y de considerarse conveniente su permanencia, proceder a su reglamentación.

-         En relación a los controles realizados por parte de Inspección General, se puede concluir que, al realizar tareas que le competen a otras Divisiones como ser, inventario, entrega y control de boletos, etc. y teniendo en cuenta la cantidad de funcionarios asignados, imposibilita a esta Unidad cumplir con las metas fijadas en cuanto a los controles administrativos a los Servicios Oficiales.

-         Se entiende conveniente que los resultados de las actuaciones realizadas sean notificados al Director de la División de Amparo y Convivencia, previa elevación del informe al Directorio, permitiendo de esta manera adoptar medidas correctivas en tiempo y forma

·        Referente a las Compras

-         Del relevamiento de las compras tramitadas en los ejercicios 2002 y 2003, mediante los procedimientos de licitaciones abreviadas y públicas, se observa que un elevado número de ellas quedó sin efecto. En la mayoría de los casos obedece a que los proveedores no se presentan, cotizan precios inconvenientes para el Organismo o renuncian a la adjudicación. En los restantes, la falta de cupo hace que se deje en suspenso el procedimiento de la licitación. Como consecuencia de ello, se recurre  con mayor frecuencia al procedimiento de compra directa para ir cubriendo las necesidades inmediatas del Instituto.

·        Referente a la Deuda de Tesorería

-         El I.NA.ME. mantiene una deuda acumulada de $ 113.352.156, correspondiendo a  ejercicios anteriores  $ 58.268.168. Esto estaría incidiendo negativamente en la gestión del Organismo al no permitir el mayor aprovechamiento de sus recursos materiales y humanos.

VISTA,  DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 24/10/03, de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 de 05/01/1996 y vencido el término legal no se han presentado descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional del Menor.

 

 

 

 

INFORME DE ACTUACIONES 2003

SECTOR PUBLICO

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del mandato legal impuesto por el Artículo V, del Capítulo II, Del Control, Del Título III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, se hace público el informe sintético de actuaciones cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN durante el año 2003, en el ámbito orgánico de la competencia que le atribuye el Artículo 47 de esta última norma legal. De conformidad con dichos textos normativos y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 48 concordantes y complementarios de la citada ley, las actuaciones de referencia se inscriben en el deber institucional y funcional de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN, de encabezar el sistema de control interno de los actos y la gestión económico-financiera de los órganos y reparticiones comprendidos dentro la persona pública Estado, así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados comprendidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República.

En ese marco jurídico, de acuerdo a los objetivos y metas fijados por la Dirección y en atención a los múltiples requerimientos de distintas autoridades públicas, se cumplieron las mencionadas actuaciones, con la finalidad de un debido seguimiento de las observaciones y recomendaciones formuladas en otras anteriores, para responder a las expresas solicitudes institucionales y en observancia de decisiones de oficio adoptadas de acuerdo a oportuna planificación.

Cabe destacar que sin perjuicio de cumplir con los demás y vastos cometidos asignados a la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN -tanto en relación con el Sector Público como respecto al Sector Privado- se ha considerado de especial relevancia la realización de aquellas actuaciones que, como las que informa esta publicación, tienden a la mayor eficiencia, eficacia y regularidad jurídica en el quehacer público y al mejor y transparente gestionamiento del patrimonio del Estado. En contribución a tales propósitos, implícitos en la esencia del organismo auditor y recogidos en la precitada legislación, se da estado público a la subsiguiente información.

Dr. José Luis Corbo Cervieri

AUDITOR INTERNO DE LA NACIÓN

INDICE

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA.

Dirección General del Registro de Estado Civil

Museo Nacional de Artes Visuales

Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

Sistema Nacional de Televisión - Canal 5

Comisión del Patrimonio, Artístico y Cultural de la Nación

Instituto Nacional de la Familia y la Mujer

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA.

Centro Hospitalario Pereira Rossell

Banco Nacional de Organos y Tejidos

Servicio Nacional de Sangre

Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología

Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas - Hospital Pasteur

MINISTERIO DE VIVIENDA ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Dirección General de Secretaría de Estado

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Arquitectura

Dirección Nacional de Hidrografía

MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.)

MINISTERIO DE TURISMO

Dirección General de Secretaría de Estado

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección General de Secretaría

Dirección Nacional de Bomberos

Dirección Nacional de Identificación Civil

Dirección Nacional de Sanidad Policial

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Secretaría

Dirección General de Aviación Civil

Dirección  Nacional de Meteorología

Servicio Geográfico Militar

Dirección Nacional de Pasos de Frontera

Instituto Antártico Uruguayo

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERIA

Dirección Nacional de Minería y Geología

UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES -URSEC

CONTROL VEHICULAR

Ministerio de Industría, Energía y Minería

Ministerio de Turismo

Ministerio de Relaciones Exteriores

INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD INJU

INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR INAME

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección General del Registro del Estado Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en la Dirección General del Registro del Estado Civil y reseñadas en el informe de fecha 18/10/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto a los vales de combustible, el cupo asignado para el año 2002 es de 3919 litros, no obstante se adquirió 1398 litros más. A los efectos de una mejor administración de los vales sería aconsejable que los mismos permanecieran en custodia en Tesorería y se efectuaran entregas parciales  previa rendición de los ya utilizados.
En  lo que se refiere a los gastos de locomoción, los funcionarios deben rendirlos con los recibos o boletos correspondientes para su posterior registración contable. ·        Se constató atraso en  la elevación de las Rendiciones de Cuentas ante la Contaduría Central del Ministerio. Desde el año 1999 no se realizan las rendiciones de Valores (timbres y combustibles). El Organismo debe regularizar dicha situación. ·        Se realizó en Sección Proveeduría un recuento por muestreo, el cual arrojó diferencias significativas que obedecieron en su gran mayoría a carencias en el sistema de registración de Stock, como ser, ingreso de un documento con un mismo número, no se puede obtener un listado de los movimientos de altas y bajas de los artículos.  Se entiende necesario que el mismo cuente con datos que permitan obtener información confiable y oportuna. Se debe, además, realizar controles periódicos y aperiódicos de las existencias por parte de los funcionarios de Proveeduría y Contaduría, para su mejor funcionamiento. ·         No existe planificación anual para las compras. ·        A los efectos de facilitar el contralor, es aconsejable que conste en el expediente todas las actuaciones del procedimiento de la compra, incluyendo la solicitud inicial con la autorización del jerarca respectivo, solicitud de  crédito disponible y reserva de los fondos a Contaduría. ·        No existe Inventario de los bienes del Organismo. Debe darse cumplimiento a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art.51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, habiendo vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores  respecto a la actuación realizada,  disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General del Registro del Estado Civil.

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Museo Nacional de Artes Visuales

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

            De las actuaciones realizadas en el Museo Nacional de Artes Visuales, Unidad Ejecutora 010 del Ministerio de Educación y Cultura y reseñadas en el informe de fecha 10 de enero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Del seguimiento efectuado respecto a las recomendaciones formuladas en informe anterior de la A.I.N., se comprobó que en su mayoría han sido consideradas y  las observaciones fueron levantadas. ·        En cuanto a los Fondos

-         Se sugiere la creación de una Caja Chica con el fin de solventar gastos de menor cuantía y/o compras de urgencia.

-         Con relación a la conciliación bancaria de la cuenta Nº 152-002602-8 –Fondo Rotatorio de Inversión-  se deberán depurar las partidas conciliatorias cuya fecha más antigua corresponde a mayo de 1997. Se recomienda, a su vez, que se remita al Ministerio de Educación y Cultura la conciliación bancaria del Fondo Rotatorio, donde consten saldo bancario y contable y partidas pendientes.

-         Con respecto a los recibos utilizados en el Dpto. Técnico para préstamo de obras, se reitera la observación formulada en la actuación anterior de AIN, en cuanto a que deberá llevarse un registro que avale su existencia y Contaduría deberá realizar los controles pertinentes.

·        En cuanto a las Compras

-         Se recomienda reorganizar el archivo de la documentación respaldante de las compras, de manera de ubicar la información en forma ágil y eficiente.

-         Se constata la existencia de facturas con  fecha anterior a la Constancia de Afectación del Crédito y facturas  anteriores a la Afectación y Compromiso, por lo que el Museo se ve en la necesidad de solicitar a los proveedores refacturaciones.

-         Se reitera la observación formulada en anterior actuación de AIN, en cuanto al fraccionamiento del gasto por compras directas cuando hubiera ameritado un llamado a licitación. Esta situación se da en la contratación de un mismo servicio  al mismo proveedor – gastos de mantenimiento edilicio-, o en la adquisición de un mismo artículo a distintos proveedores – gastos de equipos y accesorios de computación-. A juicio del equipo auditor, una manera de evitar el fraccionamiento, sería a través de una adecuada planificación y determinación de necesidades a comienzo del ejercicio.

·        En cuanto a los Inventarios

De Bienes de Uso:

-        Deberá utilizarse otro mecanismo para identificar los bienes ya que el uso de etiquetas no ha sido efectivo.

-         Se sugiere efectuar un relevamiento general de los bienes muebles del Museo, solicitando apoyo a los diferentes Departamentos, de modo de obtener un inventario  confiable. El mismo debe escriturarse en el libro respectivo detallando el lugar físico, la marca, el modelo y el Nº de registro cuando corresponda.

-         Se deberán efectuar controles periódicos de los bienes, por parte de personal ajeno al que registra, dejando constancia en Acta de los resultados obtenidos.

De Material Bibliográfico:

-         Con relación a los “hongos” detectados en dicho material, se estima pertinente, dado los escasos recursos con que cuenta el Museo, solicitar apoyo financiero al Ministerio de Educación y Cultura, a los efectos de solucionar este problema y evitar males mayores.

-         Se recomienda el control periódico del material bibliográfico por parte de personal ajeno a la Sección.

De Obras de Arte:

-         Se detectaron fallas e inconsistencias en los controles realizados en el inventario de las obras en préstamo en los Organismos Públicos de Montevideo, por lo que resulta necesario que se efectúen  nuevos relevamientos.

-         Con respecto a las Obras en préstamo a  Organismos del Interior del País, es necesario proveer al Museo Nacional de Artes Visuales, de partidas por concepto de viáticos, para realizar las verificaciones de las obras y de su estado de conservación, por parte de personal competente en la materia.

-         Asimismo, se sugiere coordinar esfuerzos y cruzar información con la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, que actualmente, de acuerdo a la Ley N° 17.473 de fecha 09/05/02, es la encargada de crear el Registro General de la Propiedad estatal de obras de artistas plásticos.

·        Por último, corresponde precisar que si bien los  recursos asignados al Museo son notoriamente escasos para cubrir su operativa normal – actualmente apuntalada por la Fundación de Amigos del Museo Nacional de Artes Visuales-, se ha comprobado una correcta utilización de los mismos. La excesiva dependencia del Ministerio de Educación y Cultura, en lo que se refiere a la administración de fondos y contabilización de registros, dificulta la óptima gestión del Organismo, que a juicio del equipo auditor, debería contar con una mayor  autonomía y disponibilidad de sus recursos financieros.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/02/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.     

Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Museo Nacional de Artes Visuales del Ministerio de Educación y Cultura.

MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos(SODRE)

Sistema Nacional de Televisión – Canal 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Sistema Nacional de Televisión, Canal 5, Dirección dependiente del Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE),   cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 06/05/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        En cuanto a la actitud asumida por el ex Director del Canal, Sr. Juan Carlos Doyenart -       Actuó con prescindencia de las disposiciones dictadas por el Consejo Directivo con relación a: levantamiento del programa Hoy por Hoy, cambiar el nombre del Canal a TVEO, lanzar la nueva programación, firmar contratos de coproducción provisorios, apartarse de los precios establecidos para la propaganda,  efectuar canjes de publicidad. -       No dio cumplimiento a normas legales y reglamentarias con respecto a: contratar personal en régimen de cachet cuyo objeto no está previsto en la enumeración taxativa que establece el art. 319 de la ley 17.296 del 21/02/01, comprar por  montos superiores a los autorizados como ordenador de gastos, no respetar los procedimientos establecidos por el TOCAF para el caso de montos que superen los topes fijados.

Estas actitudes pretenden ser justificadas, en parte, por haberse comprometido a lanzar la nueva programación el 01/10/01 y enfrentar dificultades de relacionamiento con el Consejo Directivo, contando, según sus manifestaciones, con la anuencia de la Presidencia de la República.

·        En cuanto a los precontratos de Coproducción de la nueva programación -                    Se constatan deficiencias formales en el vínculo contractual, por ejemplo: contratos sin firma, no contienen datos personales ni porcentajes de participación, no cuentan con un aval o garantía que los respalde, careciendo de la debida aprobación del Consejo Directivo. Se deberán regularizar estas situaciones contractuales. -                    No se ha logrado poner en funcionamiento, en los distintos Departamentos del Canal,  los mecanismos internos necesarios para la liquidación, facturación y cobro de la nueva programación, situación que deberá revertirse a la brevedad. Asimismo, se debería instrumentar una reorganización administrativa que permita dotar al Canal de una estructura acorde a sus necesidades, evitando la reiteración de situaciones que denotan debilidades y omisiones de funcionamiento que podrían causar perjuicios económicos para el mismo. ·        En cuanto al precontrato con CORNER SHOP S.A. -       No cuenta con la aprobación del Consejo Directivo del SODRE. -       Para la adquisición de equipos, objeto de este precontrato, no se dio cumplimiento a las normas establecidas en el TOCAF, ya que se debió recurrir a una licitación pública o ampararse en las excepciones previstas en dicha norma. -       No se pudo acreditar la titularidad de los equipos. -       No se contó con informe técnico ni valuación que justificara las condiciones en que se encontraban los equipos ni el monto de los mismos. -       Los bienes carecen de seguro, lo que constituye una negligencia teniendo en cuenta su valor y la importancia que tienen para el funcionamiento del Canal, situación que deberá corregirse a la brevedad. -       No se instrumentaron los mecanismos que permitiesen controlar, liquidar y contabilizar los resultados económicos de esa transacción. -       No se ha dispuesto la forma de llevar la cuenta corriente  que permita establecer los montos devengados de dicha relación comercial dependiendo para esto de la información que le brinda un tercero (ENRIMI LTDA.). -       Las tarifas que se aplican en esta relación contractual no se ajustan a las aprobadas por el Consejo Directivo. -       Con relación a la cláusula 4ª lit. a de este precontrato, se deberán establecer los mecanismos de control aplicados al respecto. -       Se deberá  rever la cláusula 6ª del mismo, que podría resultar perjudicial para los intereses del Canal. -       Los canjes realizados con este Coproductor no cuentan con la previa autorización del Consejo Directivo, no están especificadas las tarifas aplicadas ni las condiciones pactadas así como tampoco se encuentran facturados. Con relación al tema “canje” correspondería que el SODRE dictase una reglamentación actualizada, acorde a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. -       En consecuencia, se debería regularizar los aspectos formales, legales y reglamentarios de esta relación contractual debido al objeto de la contratación y la importancia que tiene para la continuidad de los programas emitidos por el Canal. Asimismo, correspondería establecer un sistema que permita controlar y registrar los importes devengados en esta operación a los efectos de mantener actualizada y conciliada la cuenta corriente con el coproductor. ·        Otras Consideraciones -       Se daba un tratamiento desigual entre el personal presupuestado, los “cachet históricos” y aquellos contratados durante la gestión del Ing. Doyenart en relación al cumplimiento horario y asistencia. Es necesario aplicar iguales criterios ante situaciones similares. -       Con respecto a la propaganda contratada antes del 28/02/01 para el informativo anterior, Telenoticias 5, que se continuó  emitiendo en la nueva programación, se desconocen los mecanismos de control utilizados por el Canal para determinar que el total de segundos contratados corresponden a 31.543. Se debería analizar si esta determinación no trajo aparejado perjuicios económicos  para el SODRE. Asimismo, el SODRE deberá efectuar las gestiones tendientes a hacer efectivo el cobro de adeudos que dicho Coproductor mantiene con ese Organismo. -       La existencia de dos tipos diferentes de facturas en el Canal está implicando una descoordinación de éste con las Oficinas Centrales del SODRE ya que no existe un mecanismo de seguimiento y control de la utilización de dicha documentación así como los demás procedimientos ligados a la misma. -       Por otra parte, el Consejo Directivo del SODRE,  realizó contrataciones en régimen de cachet cuyo objeto no estaba previsto en el art. 319 de la ley 17.296 del 21/02/01. Tal es el caso del Gerente de Recursos Humanos, Asistente de Dirección, Vestuarista, Maquilladora, etc. Este tipo de  observación ya fue reiterada en varias oportunidades por la Auditoría Interna de la Nación. ·        En cuanto a las responsabilidades de los funcionarios actuantes -                    Surge como primer responsable en el incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes el ex Director del Canal 5,  quien asumió una forma de Dirección totalmente inapropiada para un organismo estatal. -                    Asimismo, el Gerente General incurrió en un conjunto de omisiones en el desempeño de las tareas  inherentes a su cargo. No tomó precauciones para implantar los mecanismos de seguimiento y control que aseguraran el cumplimiento de los distintos procesos derivados de la gestión del Canal. -                    El Escribano, Asesor del Canal,  podría haber estado omiso en sus actuaciones relacionadas con los contratos de coproducción. -                    Los funcionarios de las demás dependencias del Canal involucradas que no actuaron con el debido celo en cuanto a informar por escrito o reiterar aquellas situaciones que estaban reflejando un impedimento para el cumplimiento eficiente de las tareas que tenían asignadas. -                    Cabe agregar que el informe jurídico de la Auditoría Interna de la Nación con respecto al tema “responsabilidades” de los agentes involucrados, hace mención a  “... la  remisión a lo dispuesto en el Título VI del  T.O.C.A.F., arts. 119 y siguientes y a sus normas concordantes y complementarias (Dec.194/997, etc.)”. En caso de corresponder, deberán efectuarse las investigaciones administrativas a efectos de deslindar responsabilidades en los hechos constatados.

Como comentario en general, se destaca lo lento y trabado que resulta cualquier tipo de decisión que se quiera implementar a nivel del Canal, en la medida que prácticamente todas las decisiones dependen de la correspondiente aprobación del Consejo Directivo. Dada la competencia dinámica y cambiante que enfrenta un Canal de televisión, se debería disponer las herramientas que le permitieran reaccionar y adaptarse a los cambios que la realidad le presenta. A pesar de las limitaciones presupuestales que enfrenta el Estado, sería necesario que aquellas necesidades tecnológicas mínimas fueran atendidas en tiempo y forma a fin de que el Canal acompañe los avances mundiales en esta área.

Por otra parte, sería necesario contar con un Departamento de Ventas, con personal idóneo en la materia, que adopte una política comercial agresiva, a los efectos de comercializar los minutos de propaganda de que dispone el Canal.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 28 de mayo de 2002, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos  que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 02/07/02, en el que se reconoce que el Organismo ha tomado en cuenta las recomendaciones formuladas, adoptando medidas correctivas, que serán objeto de verificación en una posterior actuación  por parte de esta Auditoría.

Asimismo por ley No. 17.556 del 18/9/02 (ley de Rendición de cuentas) se dispuso la creación en el inciso 11 "Ministerio de Educación y Cultura" de la Unidad Ejecutora "Canal 5 - Servicio de Televisión Nacional ".

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Sistema Nacional de Televisión, Dirección dependiente del Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE), Unidad Ejecutora  del Ministerio de Educación y Cultura.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 10 de febrero de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Respecto al Manejo de Fondos y Valores

-         El Sector Contable de la Unidad Ejecutora deberá realizar los trámites correspondientes a efectos de contar con la totalidad de la suma otorgada por concepto de Fondo Rotatorio.

-         Se recomienda reducir el monto asignado para la Caja Chica considerando la escasa operativa diaria que fuera constatada durante la actuación.

-         Se constataron comprobantes que permanecen pendientes de rendición desde marzo de 2002, en franco incumplimiento con lo establecido en la Ordenanza 77/99 del Tribunal de Cuentas de fecha 29/12/99 y en el art. 24 de la Ley Nº 17.296.

-         Resulta imprescindible que en los arqueos de fondos se consideren los comprobantes pendientes de rendición, a fin de que éstos cumplan con su objetivo, que es el de controlar de los fondos.

-         Los registros contables no son llevados en la forma debida, no se registran manteniendo un orden cronológico, presentan enmendaduras, interlineados, espacios en blanco que son completados con posterioridad a la recepción de los estados de cuenta bancarios y los saldos son escriturados a lápiz.

-         Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por el Sector Contable en tiempo y forma, a efectos de detectar posibles errores u omisiones oportunamente.

-         Se constató un atraso considerable en la presentación de las rendiciones de cuenta al Ministerio de Educación y Cultura. A la fecha de finalizada la actuación  permanecían pendientes de elevación y aprobación las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales y de Afectación Especial correspondientes a los años 2001 y 2002.

·        Respecto al Control de Proveeduría

La Sección Proveeduría no mantiene registro actualizado con los  movimientos de ingresos - egresos y saldos de los distintos artículos, lo que dificulta el control de stock de los bienes en custodia. Se entiende necesario que se lleve un registro a tales efectos y que el Sector Contable efectúe controles periódicos sobre los artículos en stock.

·        Respecto al Inventario de Bienes de Uso y al Registro General de la Propiedad Estatal de las Obras de Artistas Plásticos

-         En el Libro Inventario de Bienes de Uso no se encuentran registrados todas las altas, baja y traslados.

-         Se observó que distintos bienes de uso con iguales características se identifican con un mismo número.

-         Se comprobó del control efectuado en el Taller de Restauración la existencia de bienes sin códigos de identificación y sin inventariar y bienes del mismo modelo que se identifican con igual código.

-         Se destaca el importante trabajo llevado a cabo por la Comisión para la realización del Registro General de la Propiedad Estatal de Obras de Artistas Plásticos. Se recomienda la adquisición de un equipo informático acorde a los requerimientos que el mencionado Registro demanda.

·        Respecto a la realización de las obras de recuperación de la “Casa de Don Antonio Pérez”

El Ministerio de Transporte y Obras Pública no ha remitido a  la Comisión, hasta el momento, presupuesto por la realización de dicha obra, ni las rendiciones de cuentas correspondientes a las obras ya ejecutadas. Se sugiere que el sector Contable realice las gestiones pertinentes a fin de obtener dicha documentación y que el Organismo pueda efectuar el control del avance de obra y detectar posibles desvíos.

·        Respecto a los Fondos de Afectación Especial

Es menester que esta Unidad efectúe un seguimiento continuo de los trámites iniciados para el levantamiento de topes de ejecución, a efectos de obtener los recursos que le corresponden por Ley y afectarlos a las diversas necesidades que surgen de su gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/04/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones  a que se arribaron:

·        El Organismo cumple con los cometidos asignados, desarrollando y participando de  distintas actividades, destacándose en particular las relacionadas  a los temas de igualdad de género, violencia doméstica y explotación sexual infantil. Tiene importancia el Proyecto de Información Nacional que está instrumentando el Instituto junto al Instituto Nacional de Estadística, para la construcción de indicadores de género. El mismo brindará información sobre la situación mujer en distintas áreas y posibilitará la comparación a nivel internacional. ·        Se resalta la descentralización que realiza el Instituto a promover actividades en el interior del país, básicamente en el tema de violencia doméstica cuya prevención fuera declarada de interés general por la Ley Nº 17.514 del 18/06/02. ·        La escasez de recursos humanos propios, la insuficiencia del presupuesto, el no contar con financiación internacional y la ubicación jerárquica dentro del Ministerio de Educación y Cultura aunado al desinterés de la sociedad – en muchos casos por desconocimiento de su existencia - son factores que limitan el cumplimiento de  sus cometidos. ·        A las personas contratadas en régimen de cachet, a partir de marzo del año 2003, se les exige la inscripción como empresas unipersonales. 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96, vencido el plazo legal no se presentaron  descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de la Mujer.

 

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Centro Hospitalario Pereira Rossell

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira Rossell del Ministerio de Salud Pública, reseñadas en el informe de fecha 03/09/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Los recursos deben asignarse en concordancia con los objetivos y metas trazadas a fin de que la misma resulte más eficiente. ·        En el CHPR funcionan dos grandes hospitales (Pediátrico y de la Mujer), con dos áreas muy importantes de apoyo a dicha gestión que son la Dirección Administrativa y la Gerencia Financiera. Si se pretende que este Centro Hospitalario funcione como una Unidad, es imprescindible que exista un conocimiento global de la Institución a nivel de cada área y una centralización de  los recursos en la Gerencia Financiera. Asimismo, las Direcciones Técnicas deben conocer los recursos con los que cuentan y ser responsables por los recursos asignados. ·        Se ha detectado que en la toma de decisiones inciden factores propios o ajenos a la Institución que impiden lograr una correcta planificación en la utilización más eficiente de los recursos y el cumplimiento adecuado de las políticas de gasto. Ejemplo de ello son las decisiones que se toman en la órbita  de A.S.S.E. que comprometen los recursos asignados al Hospital y las demandas de otras instituciones como I.M.M. o de otras dependencias del M.S.P. que deben ser atendidas. ·        En la actualidad, existen dos Centros de cómputos que recaban información del Hospital Pediátrico y el Hospital de la Mujer, en forma independiente, con sistemas informáticos a medida, que son utilizados parcialmente por los servicios, ya que en muchos casos la información es recabada mediante planillas manuales. Se requiere un cambio sustantivo en la forma en que se recaba y se procesa la información para lograr un costeo por servicio que permita medir el grado de eficiencia con que funciona cada uno de ellos. ·        Resulta imprescindible que se fortalezca el sistema de control interno existente en la actualidad. ·        Es necesario que se concientice al personal médico que es el principal Ordenador de gastos al recetar un medicamento o indicar un estudio. ·        Se deberá practicar un inventario de bienes, equipos e instrumental,  manteniéndolo actualizado. ·        Se detectaron carencias en el Departamento de Alimentación, tanto en recursos humanos como materiales. Se entiende aconsejable que se revea la conveniencia de la renovación del contrato con la empresa que realiza tareas en el mencionado Departamento. A su vez,  se deberá reorganizar el servicio y efectuar una correcta supervisión, por parte de los responsables, para asegurar un adecuado funcionamiento. ·        El material de uso médico, quirúrgico, reactivos de laboratorio, insumos de uso hospitalario, materiales de imprenta, telefonía, etc. son custodiados por el Departamento de Almacenes y de allí se distribuyen a todos los sectores sin contar con una adecuada planificación, utilizando un sistema de registro que dificulta la realización de controles. ·        En cuanto al consumo de medicamentos representa uno de los rubros de mayor incidencia en el presupuesto del Centro Hospitalario. Existe un proyecto a fin de implementar la “dosis única”, que actualmente se ha puesto en práctica en una de las salas de maternidad. Su implementación permitiría el abatimiento de los gastos de medicamentos en cifras considerables, pero es necesario invertir en equipos y personal especializado. ·        Del examen de los procedimientos de los Departamentos de Tesorería, Recaudaciones y Contaduría, se señalan carencias en el funcionamiento, tales como:

-          Tratamiento inadecuado en la gestión relacionada con los reconocimientos de deuda, ya que no existe registro de su tenencia, no se efectúa seguimiento de la cobranza y no es posible controlar su pago y los que permanecen impagos.

-          En el Departamento de Tesorería se detectaron recibos enmendados, registraciones pendientes, etc.

-          En cuanto al Departamento de Contaduría, donde se llevan registros mediante el sistema Galileo, los mismos no se encuentran impresos. Solo llevan registros manuales de las cuentas bancarias, las que mantienen importes sin conciliar muy antiguos.

-          No se realiza un adecuado seguimiento de las facturas pendientes de cobro, surgiendo que el sector privado mantiene adeudos con el Hospital desde el año 1998.

-          A fin de lograr implementar un sistema de costos, sería necesario que Contaduría lleve registros de todos los ingresos y egresos, tales como donaciones, dineros recibidos y pagados por parte de las Comisiones de Apoyo, etc., así como los pagos efectuados por la Universidad de la República al personal de la Facultad de Medicina.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 02/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira Rossell.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Banco Nacional de Organos y Tejidos

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Banco Nacional de Organos y Tejidos, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 12 de agosto de 2002, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-         Deberá darse cumplimiento a lo establecido en los artículos 78 y 133 del T.O.C.A.F. y 277 del T.O.F.U.P. que regulan el funcionamiento de las Cajas Chicas y la obligatoriedad de contar con fianza o pólizas de seguros para todos los funcionarios que manejan fondos o valores públicos.

-         Se recomienda llevar  un registro auxiliar de libretas de facturas y recibos de recaudación

·        Con relación al procedimiento de compras

-         Se verificaron fraccionamientos en las adquisiciones efectuadas a distintos proveedores, entre los que se destacan los correspondientes a la reparación y ampliación del local, superando los pagos efectuados, durante el ejercicio, el tope de la compra directa. Se sugiere evitar dicho fraccionamiento y la reiteración de los gastos respetando el tope de la misma.

-         Respecto a las órdenes de compra analizadas se detectaron errores en la aplicación del porcentaje del IVA, diferencias de precios y no consideración de descuentos. Se recomienda que Contaduría verifique las órdenes  de compra con las facturas correspondientes, previo al pago al proveedor.

-         El nuevo sistema informático no cuenta con toda la seguridad requerida ya que permite la emisión de dos órdenes con el mismo número. Se sugiere solucionar este problema con la colaboración del asesor en informática.

·        Inventario de Bienes de Uso

-         Los Bienes de Uso que integran el Inventario deberán codificarse, permitiendo la correcta identificación de los mismos. Se aconseja respaldar los traslados y/o salidas transitorias de muebles y útiles con comprobantes internos, dejando constancia de éstos en el listado elaborado por Contaduría.

La presente actuación, abarcó el seguimiento de las observaciones formuladas en la auditoría realizada en el año 1999, habiéndose constatado notorias  mejoras en la implementación y aplicación de los procedimientos administrativos utilizados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 18/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 07/10/02, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte del Banco de Organos y Tejidos, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Banco de Organos y Tejidos.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Servicio Nacional de Sangre

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Servicio Nacional de Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 22 de octubre de 2002, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-       Se constató la existencia  de cheques emitidos sin fecha para pago a proveedores que  no integran el saldo de Caja, permaneciendo sin contabilizar hasta el momento que son entregados al proveedor. Se considera conveniente que sea el Departamento de Contaduría el encargado de la emisión de los mismos, emitiéndolos con la fecha que corresponda,  registrándolos y remitiéndolos a Tesorería.

-       Con relación a las rendiciones de cuentas se sugiere regularizar la situación detectada con respecto al uso transitorio de fondos de importación.

 

·        Con relación al procedimiento de compras

-                   Evitar el fraccionamiento del gasto detectado en relación a las licitaciones abreviadas para la adquisición de bolsas de sangre que hubieran ameritado un llamado a licitación pública. Igual recomendación se efectúa para aquellos casos de compras directas en los cuales no se respetaron los topes fijados.

-                   Se verificó una falta de uniformidad en los criterios adoptados en cuanto a las registraciones de cesiones de créditos, por lo que deberá establecerse un sistema único a tales efectos.

-                   Como resultado del análisis de las órdenes de compra se observó errores en la aplicación del porcentaje de IVA y omisión de cálculo del COFIS; casos en los que no se consideran los descuentos otorgados por parte de los proveedores y  órdenes de compra cuya fecha de emisión es posterior a la de la factura correspondiente. Debido a la ausencia de controles, dichas deficiencias no se identificaron oportunamente ni se adoptaron por parte de la Unidad Ejecutora las medidas correctivas pertinentes. Se recomienda instrumentar un adecuado sistema de control a fin de evitar este tipo de situaciones.

-                   El sistema informático no ofrece seguridad acerca de la integridad de la información brindada. Se recomienda reformular el sistema informático de compras con la colaboración del  analista programador, con el objeto de subsanar las siguientes fallas:

°         la numeración asignada a las órdenes de compra no mantienen un orden ascendente; °         la fecha de emisión  que aparece en el sistema, una vez ingresada la factura, no coincide con la que consta en la orden impresa, ya que en varios casos se toma como tal la fecha de la factura del proveedor; °         figura en el listado de órdenes de compra otro tipo de comprobantes correspondientes a canjes de productos. ·        En cuanto a  Proveeduría:

Se constató la existencia de un atraso considerable en la registración de los movimientos de los artículos recontados de papelería y mantenimiento.

·        Con respecto al Inventario de Bienes de Uso:

Se sugiere adjuntar los comprobantes internos de traslados y salidas transitorias de bienes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 22/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 05/02/03, en el que se reconoce la adopción de algunas medidas correctivas por parte del Servicio Nacional de Sangre, quedando sujeto a  un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Servicio Nacional de Sangre.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el informe de fecha 12/08/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto al manejo, registro y rendición  de  fondos y valores

-         Los cheques para pagos, deberán escriturarse en la fecha de su emisión, incluyendo todos los datos que correspondan y deberán ser endosados al momento de su entrega.

-         Se considera necesario actualizar las registraciones del libro de vales de combustible, el que deberá ser llevado por Contaduría en forma analítica, registrando los ingresos de vales y egresos a medida que se producen y no una vez al mes, contra la presentación de la Rendición de cuentas. El lugar más recomendable para mantener estos vales es la Tesorería del Instituto. De optarse por continuar siendo administrados por parte de la Dirección, se recomienda rediseñar el registro auxiliar que allí se lleva actualmente, a efectos de que se contabilicen los ingresos de vales, egresos y saldos, pasibles de ser comparados con los saldos contables.

-         Con relación a las Conciliaciones Bancarias, en general, deberán especificarse las fechas de las partidas pendientes. En particular para el caso de la Cta. 179-001696-6 Sueldos, deberán realizarse los trámites correspondientes a los efectos de regularizar dichas partidas desde el año 1993.

-         Rendición de Cuentas del Fondo Rotatorio: Se constataron boletas de compras contado de artículos de papelería y limpieza a nombre de Lorena Latapie Conti, por un monto de $ 17.175 por el período enero – abril/02, conformadas por el Administrador. Se verificó que dichos artículos nunca ingresaron a la Proveeduría del Instituto y que este proveedor no estaba registrado en el Departamento de Compras. Se sugiere profundizar la investigación a efectos de identificar casos similares y asignar responsabilidades. Se verificó, asimismo, la existencia de comprobantes internos de gastos de locomoción sin firma ni sello de quien los autoriza.

-         Rendición de Cuentas del Fondo Presupuestal (Sueldos): Respecto a  los recibos de sueldos, deberán controlarse los talones o en su defecto los recibos no retirados, con los listados del BROU y los padrones respectivos. De esa manera se podrán prevenir y detectar errores u omisiones en tiempo y forma.

-         Con relación a los Reconocimientos de Deuda menores a 7 UR, potenciales ingresos del período enero 1999-abril 2002 por concepto de recaudaciones no gestionadas que ascienden a la fecha a $ 943.325, se sugiere realizar por parte del MSP un análisis del costo que insumiría la gestión de cobro y su respectiva sistematización. En caso de lograr una ecuación costo-beneficio favorable para el Estado, sería conveniente proceder a la tramitación de las cobranzas  de esta Unidad y de otras en similar situación, ya que las mismas constituyen potenciales ingresos para el erario público. El trámite de considerarlo conveniente podría realizarlo la propia Unidad Ejecutora.

·        Con relación al procedimiento de Compras

-         Licitaciones Públicas y Abreviadas del ejercicio 2001:

En algunos expedientes de licitaciones Públicas y Abreviadas observados por el Tribunal de Cuentas de la República se reitera el gasto. En las Licitaciones Pública 02/01 -Material Médico Quirúrgico- y Abreviada 16/01 –Suministro de Reactivos- los trámites licitatorios no fueron concluidos correctamente, sustituyéndose la Licitación Pública 02/01 por la Abreviada  20/01 y  los reactivos incluidos en la  Licitación Abreviada 16/01 se compraron directamente a los proveedores adjudicados.

-         El INOT ha rescindido varios contratos por incumplimiento de los proveedores (ejemplos: ECG, SAETA, OSILUR, EDANSOL, CALIFAS), sin que los mismos fueran  sancionados y comunicados oportunamente al Registro de Proveedores (art. 4 y art. 2 del Dec. 342/99 de 26/10/99).

-         Compras directas: Se constató fraccionamiento en la adquisición de artículos de papelería y limpieza, de reactivos y en los gastos de inversiones – reparaciones y mantenimiento del año 2001 - por un monto de $ 360.000.

-         Emisión de órdenes de compra:

Diferencias entre las órdenes de compra y las facturas, remitos y notas de crédito respaldantes (ej.: compra directa de reactivos ítem 91 “Pack de A.V.L. a Laboratorio Roche, carne, leche, víveres secos).

Emisión de órdenes de compra computarizadas en las que no se efectúan los ajustes por diferencias en más o en menos con lo facturado y manuales que adolecen de importantes errores y omisiones. Se deberá tomar los recaudos necesarios a efectos de que las mismas sean confeccionadas correctamente y que se integren al sistema computarizado.

·        Sistemas de control en los distintos Departamentos

Departamento de alimentación:

-         Actualizar los inventarios.

-         Cotejar remitos con facturas  al momento del ingreso de los artículos a efectos de proceder a la conformidad de la documentación.

-         Contaduría deberá comparar orden de compra con factura,  previo al pago de la misma.

Intendencia:

-         Llevar fichas de la totalidad de los artículos bajo su custodia.

-         Exigir que todos los pedidos sean efectuados por escrito, previa autorización y firma del responsable de cada sector solicitante.

-         El local principal  no cuenta con recaudos para impedir el acceso de personal no autorizado.

-         Realizar recuentos periódicos y sorpresivos por parte de la Administración o de personal ajeno a la Sección.

-         Redefinir las tareas inherentes a esta Sección.

Farmacia:

Con respecto a esta Sección, se constataron faltantes de sueros,  medicamentos comunes y psicofármacos,  los que fueron puestos en conocimiento inmediato de la Dirección, a la que le corresponderá profundizar las investigaciones y asignar responsabilidades. A dichos efectos corresponde realizar las siguientes sugerencias:

-         Actualizar el inventario de sueros y medicamentos, ingresando la totalidad de ítems. Todos los remitos deberán pasar por Farmacia, la que deberá controlar las cantidades, ingresarlas a fichas y efectuar el correspondiente resguardo de los productos. 

-         Adoptar las medidas de seguridad relativas a la custodia de psicofármacos, los que deberán guardarse bajo llave y ser objeto de un control más exhaustivo, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 14.294 del 31/10/74 y su Decreto reglamentario.

-         Extremar los controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección a efectos de evitar posibles fugas y mantener inventarios confiables y actualizados.

-         Acondicionar el local del Depósito ubicado en el  subsuelo, de manera de reorganizar el almacenamiento de sueros que actualmente se disponen en los pasillos sin las medidas de seguridad que corresponden.

-         Con respecto a las devoluciones de medicamentos, las mismas deberán ser reingresadas a las fichas respectivas. Se sugiere extremar los controles en los diferentes Pisos, con el fin de minimizar dichas devoluciones y limitarlas a aquellos casos debidamente fundados.

Lencería:

-         Actualizar el inventario de artículos de lencería (frazadas, sábanas, etc).

-         Llevar el Libro en forma adecuada,  identificando altas, bajas y saldos.

-         Realizar controles periódicos por parte de la Administración o de personal ajeno a la Sección.

Economato:

-         Actualizar el inventario de material médico quirúrgico.

-         Actualizar las registraciones en las fichas de stock que allí se llevan.

-         Realizar controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección.

·        Inventario de Bienes de Uso

-         Se deberá realizar un inventario general de todos los bienes del INOT, tal cual lo preceptúa el art. 72 del T.O.C.A.F.. A dichos efectos será necesario asignarle a cada bien un código de identificación  y registrar las altas, bajas y traslados respectivos.

-         En el Libro inventario, deberán constar las especificaciones de cada artículo,  el número de registro de bienes tales como calculadoras, artículos de computación, etc. y el lugar físico donde deben estar ubicados dichos bienes.          

Por último, corresponde precisar que para que todas las medidas sugeridas sean efectivas y oportunas, el INOT deberá aprobar a la brevedad un organigrama que contemple una estructura orgánica acorde a sus necesidades y de donde surja una correcta asignación de funciones y responsabilidades.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al organismo auditado con fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología del Ministerio de Salud Pública.

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas- Hospital Pasteur

COMETIDOS

            El Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC) tiene como cometidos sustantivos:

·        Efectuar diagnóstico, evaluación, control y tratamiento de enfermedades infecto-contagiosas. ·        Realizar la prevención de la enfermedad y brindar asistencia a pacientes portadores de VIH/SIDA dado que a partir de 1987 se convierte en Centro de Referencia Nacional. ·        Efectuar diagnóstico, asistencia y tratamiento a pacientes reclusos VIH + a través de un convenio con el Ministerio de Interior.

ALCANCE DE LA ACTUACION

            La actuación dio comienzo el 17/02/03 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

·        Relevamientos y controles sobre determinadas áreas del SEIC ·        Análisis de los ingresos y egresos del Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en el Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital Pasteur, Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el informe de fecha  30/05/03, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En cuanto a la actuación en el SEIC

-         Dada la independencia física del Servicio con el Hospital Pasteur, se sugiere la creación de una Caja Chica para gastos de menor cuantía hasta tanto se materialice el traslado del SEIC a dicho Hospital.

-         Sería conveniente una comunicación más fluida entre el Hospital Pasteur y el propio Servicio con relación al manejo de los créditos presupuestales y la participación del SEIC en las adquisiciones.

-         En cuanto a los bienes muebles se deberá actualizar el Libro Inmueble e Inventario Nº 1 registrando altas, bajas y traslados a los distintos Departamentos. Considerando el proceso de incorporación del SEIC al Hospital Pasteur, sería conveniente que al momento de hacerse efectivo el mismo, se realice un control de inventario por parte del Hospital Pasteur dejando constancia en Acta del traslado de los bienes. Mientras tanto no se proceda a esta incorporación, se sugiere realizar dicho control por parte de personal ajeno a la Sección encargada actualmente de registrar los movimientos en el libro respectivo.

-         Con relación a los controles de stock realizados en los distintos Departamentos del Servicio, se deberá coordinar esfuerzos entre el Hospital Pasteur y el SEIC a efectos de mejorar los procedimientos. En los siguientes Departamentos se deberá:

Despensa y Lencería:

°         Cumplir con una debida oposición de intereses entre recepción, expedición y registración de los artículos. °         Actualizar las fichas de stock correspondientes a los artículos de limpieza y de Lencería. °         Presentar la solicitud de pedido de materiales autorizada por el Jerarca respectivo, previo retiro de los mismos. °         Efectuar controles de stock por parte de personal ajeno a estos Departamentos, ya sea del SEIC o del Hospital Pasteur, dejando constancia  de los mismos en Acta.

Farmacia:

°         Dado el elevado costo de  los medicamentos que allí permanecen y las diferencias constatadas por el equipo auditor, se sugiere implementar a la brevedad controles de stock periódicos por personal ajeno a la Sección, dejando constancia de lo actuado en Acta. °         En cuanto a los recetarios médicos se deberá contar con un registro de entradas, salidas y saldos donde se detallen en forma clara y ordenada los ingresos, egresos -identificando al  Médico que los retira- y saldo de los respectivos recetarios, de modo de poder realizar un control efectivo.

Alimentación:

°         Si bien  este Departamento funciona correctamente en cuanto a la recepción, registración y salida de los alimentos, se reitera la recomendación efectuada a los otros Departamentos auditados en relación a los controles de stock a realizarse por parte de personal ajeno a los mismos. ·        Con respecto al  análisis efectuado al Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA

-         ASSE deberá regularizar la transferencia Nº1735 de noviembre de 2001, del Banco Nacional de Organos y Tejidos por un importe de $ 817.457 al mencionado Fondo.

-         Con relación a las transferencias efectuadas al Fondo por concepto de recaudación del art. 575 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/01, se sugiere que el Ministerio de Economía y Finanzas efectúe la versión a medida que los fondos se vayan percibiendo.

-         Con relación a las diferencias constatadas entre la información proporcionada por ASSE y los créditos recibidos por el Hospital Pasteur, para los ejercicios 2001 y 2002, se deberán extremar esfuerzos entre ambos Organismos a efectos de identificar dichas diferencias y conciliarlas.

·        Con relación a las compras efectuadas por el Hospital Pasteur para cubrir las necesidades del SEIC, se deberá:

-         Controlar que la fecha de la Constancia de Afectación de Crédito sea anterior a la fecha de la factura.

-         Proveer de mayores recursos al Hospital Pasteur para la adquisición de medicamentos antirretrovirales y cargas virales considerando la situación financiera deficitaria proyectada para el año 2003.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 22/07/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado descargos a las observaciones formuladas.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital Pasteur, Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública.

MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de Junio de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        En relación a la contratación de alojamiento para familias en situación de extremo desamparo se deberá dejar constancia por escrito, por parte del Ministerio y del propietario de la pensión, en aquellos casos en que no haya habitación disponible y proceder a dar cumplimiento al orden de prelación establecido por Resolución Ministerial que dispuso la adjudicación de la Licitación Abreviada respectiva. ·        La Sección Suministros deberá contar con un programa informático que  permita un adecuado control de los materiales y suministros existentes en el Organismo. A su vez y dadas las diferencias constatadas entre lo contabilizado y el stock existente, correspondería que se instrumentara un mayor  control sobre los diferentes procedimientos cumplidos por este Sector, de manera de evitar y subsanar posibles irregularidades. ·        Se comprobó la existencia de bienes que no se encontraban inventariados, por lo que deberá procederse a dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 72 del T.O.C.A.F.  el que dispone que  “Todos los bienes del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado que deberá mantenerse actualizado en cada organismo público ...”.  ·        En relación al tema de Compras se deberá dar cumplimiento a lo preceptuado por el art. 59 del T.O.C.A.F.. El mismo menciona que, será el Ordenador del gasto quien disponga la adjudicación definitiva de cada contratación. A su vez, se deberá incluir en el pliego de bases y condiciones particulares, el día y hora del acto de apertura de las licitaciones, en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 45 del T.O.C.A.F.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 17/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones realizadas, dando lugar al informe de fecha 28/10/02, en el que se reconoce la implementación de algunas recomendaciones y otras en vía de concretarse, quedando ello sujeto a un seguimiento posterior por parte de esta Auditoría.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando   las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad en la gestión del Ministerio de Vivienda,  Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Dirección General de Secretaría de Estado

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 04/10/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·      Existe una Caja Chica en Tesorería de la que no se lleva registro alguno. Es necesario efectuar la registración del manejo de estos fondos, detallando fecha, conceptos e importes tanto de los egresos y reposiciones. ·      Se mantienen en caja depósitos en garantía de licitaciones que por su antigüedad debería gestionarse su reintegro. ·      En cuanto a las partidas pendientes de pago de fondos de terceros, que datan de ejercicios anteriores, se recomienda se adopten las medidas correctivas pertinentes a efectos de regularizar la situación, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 76 del T.O.C.A.F. ·      Se sugiere que personal de Contaduría  realice arqueos sorpresivos y aperiódicos de conformidad con lo establecido en el art. 90 del T.O.C.A.F. ·      Se omitió dar cumplimiento a lo establecido en el art. 48 de la Ley 16.736 del 05/01/96 y art. 92 num. 5 del T.O.C.A.F. en lo que se refiere a la fiscalización de  la emisión y destrucción de valores fiscales por parte de la A.I.N. Derivado del incumplimiento de la normativa mencionada se verificaron los siguientes perjuicios para el Organismo:

- anulación de planillas y timbres mal impresos.

- faltantes en la numeración correlativa.

- faltantes de dinero en las cajas recaudadoras, no pudiéndose establecer si los mismos se deben a errores en la numeración de los valores o irregularidades en el desarrollo de sus funciones.

·      En virtud de las irregularidades detectadas en la impresión, manejo y control de valores del Organismo, se sugiere la realización de una investigación administrativa a efectos de delimitar responsabilidades de acuerdo a lo establecido en los art. 119 a 122 del T.O.C.A.F. y 182 y sgtes. del Decreto Nº 500/991. ·      Dada la antigüedad y monto de las partidas conciliatorias verificadas al examinar las conciliaciones bancarias se recomienda realizar una depuración de las mismas. ·      Realizar una adecuada planificación de las compras a efectos de no incurrir en fraccionamientos del gasto. ·      En lo concerniente al Control Interno, es necesario asegurar una real oposición de intereses entre Tesorería y Contaduría. ·      Con respecto al manejo de efectivo y cheques el mismo deberá realizarse exclusivamente por funcionarios autorizados.

VISTAS,  DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19/12/02 de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96. Se presentaron descargos fuera de plazo, dando lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 28/03/03, en el que se reconoce la adopción de las medidas recomendadas por la Auditoría Interna de la Nación.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección General de Secretaría de Estado del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Arquitectura

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y reseñadas en el informe de fecha 26/12/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

· En mérito a lo dispuesto en el artículo 182 del Decreto 500/91 y en los artículos 122 y 124 del TOCAF, se entiende que correspondería realizar una investigación administrativa en las unidades involucradas en los hechos constatados y descritos a continuación: -     La DNA contrató con empresas que no reúnen las formalidades legales para ser proveedoras del Estado, ya sea por estar clausurada (Arquitechos S.R.L.), por no figurar o tener vencida su inscripción en el Registro de Proveedores del Estado, al momento de efectuar trabajos para el Organismo. -     Se realizan compras para las obras, pagando precios muy superiores a los valores de mercado. Se detectaron variaciones que oscilan entre un 167.66 % a 330 % por encima del valor en plaza. -     Se presenta documentación que no reúne las formalidades fiscales. -     En obras realizadas en  Montevideo existe una  facturación mensual de fletes por una elevada cantidad de horas (51 horas mensuales promedio),  mientras que, para una obra realizada en el interior del país -cuyos proveedores, en su casi totalidad, están radicados en Montevideo-, el gasto en fletes es insignificante. A su vez, en la mayoría de los casos se contrata con el proveedor que cotiza el precio más elevado. -     Con  relación a los viáticos se detectaron situaciones tales como, comisiones cumplidas a distintos lugares del interior del país por un mismo funcionario con superposición de fechas; comisiones a distintos destinos, con el mismo coche oficial en fechas superpuestas; rendiciones de viáticos cuya información no coincide con el Reporte Diario; reiteradas comisiones al interior realizadas por numerosos funcionarios de Contaduría en un mismo período, etc. Estas comprobaciones no fueron debidamente aclaradas por las jerarquías, lo que hace presumir que se estarían abonando viáticos por  comisiones que no se realizan efectivamente. · Las rendiciones de viáticos deberán ajustarse a los plazos establecidos en el artículo 11 del Decreto 67/99 del 03/03/99 y artículo 115 del TOCAF. · No existe un adecuado control en la cuenta de Fondos de Terceros, se detectan diferencias entre los importes transferidos por los distintos organismos comitentes y las asignaciones informadas por la DNA en las cuentas corrientes de cada obra. Deberá mantenerse una fluida comunicación entre las Contadurías de la DNA y de los distintos organismos a fin de verificar los montos que se transfieren. ·              Es necesario, por razones de buena administración, que el organismo disponga de una cuenta específica de sueldos y no mezclar dichos fondos en la cuenta de Fondos de Terceros.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al organismo auditado con fecha 18/06/03 de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, vencido el término legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los señores Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transportes y Obras Públicas.

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS

Dirección Nacional de Hidrografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Hidrografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 2 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Se constató que se mantienen en Caja certificados de la D.G.I. y comprobantes de garantías de mantenimiento de ofertas que se encuentran vencidos. Deberá procederse a la depuración y regularización de dichos documentos. ·        Es menester que se de cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la presentación, en tiempo, de las rendiciones de cuentas del fondo presupuestal (sueldos). ·        Los formularios de solicitud de anticipos de viáticos, deben contener todos los datos necesarios para su posterior control. ·        Se entiende aconsejable que se soliciten tres precios para la adquisición de bienes por el procedimiento de compra directa, como norma de buena administración. ·        Se sugiere que se perfeccione el sistema informático de registro de stock de materiales a efectos de facilitar la obtención de información, en tiempo real,  de la existencia de los artículos custodiados por la Sección Aprovisionamiento.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al organismo auditado con fecha 21/07/03, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Hidrografía del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.  

MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA

 

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.) y reseñadas en el informe de fecha 09/09/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Respecto al manejo de Fondos y Valores

-                    Se constató en el arqueo practicado en el Departamento de Tesorería una diferencia de $ 11.936,90 en menos, que surgió de comparar el total arqueado con el saldo del Libro Caja llevado por Tesorería. El saldo arqueado no pudo ser cotejado con un saldo contable debido a que Contaduría no llevaba registro alguno. Dicha diferencia, de acuerdo a lo manifestado por la Tesorera obedecía a préstamos otorgados a funcionarios por un importe total de $ 12.220, con dinero procedente de la recaudación por venta de valores de esta División, que al momento del arqueo no se encontraban documentados.

-                    Se arqueó un dinero ensobrado por concepto de comisiones resultantes de la compra de timbres profesionales que no integraba el saldo de Caja y que era utilizado por los funcionarios para gastos propios. En algunas oportunidades con dicha partida se cubrían gastos de funcionamiento de la oficina, reponiéndose oportunamente con el Fondo Rotatorio.

-                    El total de valores arqueados en la Oficina de Venta de Guías, Planillas, Parte de Faenas, Marcas y Señales no pudo ser comparado con un registro confiable. El registro llevado por la responsable de esta Oficina presenta errores, omisiones e irregularidades y Contaduría no lleva registro de los movimientos de estos valores. Se debe implementar un registro que refleje las existencias de valores allí custodiados. A tales efectos Contaduría debe darle las pautas de escrituración y realizarle controles periódicos para verificar su buen manejo.

-                    Del arqueo de valores practicado en el Area de Expedición surgieron diferencias significativas en 8 de las 10 planillas custodiadas en esta Area. Se verificó que en el libro respectivo no se encuentran escriturados todos los valores, como ser, quintuplicado de guías y planilla de faena propia de equinos. El Libro donde se escrituran la totalidad de las planillas es confuso y dificulta el control. Sería aconsejable que se llevara un Libro para cada tipo de valor. Se entiende necesario que se realice un Inventario de todos los valores custodiados en el Area de Expedición y que se proceda a efectuar los ajustes correspondientes en aquellos casos en que las diferencias se encuentren justificadas.

·        Respecto al Area Contaduría

-                    Esta Area no cumple con las funciones inherentes a una Contaduría, funcionando con dos personas que actúan de acuerdo a las necesidades y a los requerimientos del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

-                    No se llevan registros de los fondos y valores del Organismo. Se debe llevar registros donde se asienten todos los movimientos de ingresos y egresos con el respaldo documental correspondiente.

-                    Es menester que se realicen las conciliaciones de las cuentas bancarias de recaudación con la finalidad de tener certeza de los movimientos bancarios.

-                    Las rendiciones de cuentas del Fondo de Recaudación y de Valores no se elevan a Servicios Ganaderos, limitándose a remitir los estados de cuentas bancarios sin las conciliaciones respectivas, dando por válidos los saldos informados por el Banco.

-                    No se realizan arqueos de Caja y Valores a Tesorería. El Area de Contaduría debería realizar arqueos de Caja sorpresivos y aperiódicos a todas las unidades que manejan fondos y/o valores del Estado, dejando constancia escrita de los mismos.

  Se considera imprescindible que se cumplan con las tareas inherentes a una Tesorería y a una Contaduría, designando personal responsable para el cumplimiento de las mismas.  Esto permitirá que exista una debida oposición de intereses y que se lleven a cabo los controles mínimos y necesarios para el buen funcionamiento de estas dos Áreas.

·        Respecto a la Recaudación

-                    No se deposita íntegramente la recaudación dentro de las 48 horas siguientes.

-                    No se lleva un control de lo recaudado por concepto de venta de valores.

·        Respecto a los viáticos

No se efectúan los anticipos de viáticos a los funcionarios designados a realizar giras inspectivas en el Interior del país, debiendo éstos hacer frente a los gastos con dinero propio o en su defecto se les adelanta una partida con fondos de recaudación con la autorización verbal del Director de la División. Los anticipos de viáticos deben realizarse con la autorización por escrito del Jerarca y deben estar refrendados por el funcionario que recibe el mismo.

·        Respecto a los préstamos a funcionarios

Se otorgaron préstamos a funcionarios sin norma legal que lo  ampare. Los mismos son autorizados y entregados por la Tesorera con conocimiento del Director, no quedando, en la mayoría de los casos,  constancia escrita de los mismos.  Esta utilización de fondos con un destino ajeno al asignado por las disposiciones legales y reglamentarias significa un apartamiento de las normas aplicables en la materia, lo que constituiría falta administrativa.

En virtud de las irregularidades detectadas, se entiende pertinente que se decrete, por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, una investigación administrativa a efectos de determinar posibles responsabilidades.

 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

         Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha  11 de diciembre de 2002, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha  3 de enero de 2003, donde se ratifican las conclusiones expuestas en el informe precedente.

         Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.).

 

 

MINISTERIO DE TURISMO

Dirección General de Secretaría de Estado

 

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De acuerdo a la actuación realizada en la Dirección General de Secretaria de Estado del Ministerio de Turismo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 14/06/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                                      Resulta imprescindible la implementación de un adecuado sistema de Control Interno en lo concerniente a la tramitación y pago de las subvenciones, a efectos de evitar las irregularidades constatadas a saber:

-       Pagos de subvenciones a  personas que no se encuentren debidamente identificadas como integrantes de las empresas subsidiadas.

-       Cobros de subvenciones por parte de funcionarios del propio Ministerio.

-       No se respaldan todas las operaciones de pago con la documentación correspondiente.

-       Se deben extremar los controles a fin de que las solicitudes de subvenciones no se realicen mediante fax o fotocopia, sin el logotipo correspondiente.

·        Se comprobó la existencia de rendiciones de cuentas no aprobadas por los Organismos de Contralor debido a que la documentación no cumple con los requisitos exigidos por éstos. Es necesario proceder a la regularización de las mismas, exigiendo, en los casos que corresponda, la devolución de aquellos importes cuya rendición no fue aprobada, teniendo en cuenta que se trata de fondos con una antigüedad mayor a los dos años. ·        Regularizar la rendición de cuenta de la partida de U$S 1.500.000, a favor de la Cámara Uruguaya de Turismo, donde existen partidas sin rendir desde el año 1996. ·        Aceptar únicamente documentación que sea fiscalmente válida para adjuntar y justificar los gastos de las Instituciones subsidiadas.

 
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 05/08/02 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término legal no se han presentado descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección General de la Secretaria de Estado del Ministerio de Turismo.

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

      De la actuación realizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha  15 de julio de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Obras en el Edificio Mercosur

Del análisis efectuado de las Rendiciones de Cuentas presentadas por la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA)  del Ministerio de Transporte y Obras Públicas surgen las siguientes observaciones:

-                      La DNA rinde jornales de funcionarios que no trabajaron en la obra durante el período rendido, en los meses de agosto y octubre de 2001, según cotejo realizado de las liquidaciones de jornales que se presentan en las rendiciones con  los formularios de asistencia diaria llevados en la obra.

-                      Se constata desorden administrativo en la elaboración de las rendiciones de cuentas y falta de cumplimiento de las disposiciones vigentes en la materia ya que: en el año 2002 se rinden partidas cobradas en el año 1999 por gastos realizados en los años 1998 y 1999; en algunos casos (Rendición Nº 33) se rinden fotocopias de comprobantes por haberse extraviado los originales y se presentan informes de revisión limitada y certificación del jerarca sin las firmas respectivas.

-                      La DNA  recibió para la obra Mercosur, desde el mes de enero de 2001 a julio de 2002, U$S 334.088,08 según información brindada por dicho Organismo, mientras que el Ministerio de Relaciones Exteriores les transfirió U$S 319.265. Se debería mantener una comunicación más fluida entre las Contadurías de ambos Organismos a fin de que se verifiquen las partidas que se transfieren.

-                      La DNA deberá ponerse al día en la elevación de las rendiciones de cuentas  al MRREE.

·      Control de Inventario

-         Deberá jerarquizarse la tarea de la Sección Inventario ya que es la responsable de la salvaguarda de los bienes del Estado en poder del Ministerio y sus dependencias. A tales efectos se deberían llevar adelante algunas medidas como ser: aumentar los controles y relevamientos de inventario, responsabilizar a cada jerarca de los bienes de sus oficinas y en caso de detectarse faltantes, realizar de inmediato las investigaciones pertinentes, instrumentar inspecciones sorpresivas a las misiones en el exterior ya que el valor de los bienes en las embajadas lo ameritan, dotar a la Sección Inventario del equipamiento informático acorde a las necesidades del servicio. Para poder llevar a cabo estas tareas se deberá asignar mayor número de funcionarios a la Sección  con el perfil acorde a la delicada tarea a desempeñar.

-         Con referencia al Seguro de obras de arte y edificio de Cancillería contratado, en el adicional por hurto de las mismas, se excluye expresamente el riesgo de infidelidad y desaparición inexplicada. Teniendo presente que los faltantes de obras de arte se configurarían en general dentro de la última razón expuesta es que se recomienda tomar medidas tendientes a fortalecer la Unidad de Inventarios y los controles que ésta pueda realizar.

·      Rendiciones de Cuentas de Embajadas

-         En las Embajadas con sede en París y en Brasilia se rinden algunos gastos en recibos no oficiales y sin datos identificatorios del destinatario de los fondos abonados. Se debe exigir la identificación de los mismos y sería recomendable se adjuntaran presupuestos de empresas consultadas a fin de justificar que los trabajos realizados por los particulares son efectivamente más convenientes para el Estado.

-         La Embajada en Francia cuenta con un funcionario de servicio más de los autorizados por el Art. 5° literal C 2-b del Decreto 230/74 de 26/03/74, sin una autorización expresa del Ministerio. Asimismo, se ha constatado que en algunas oportunidades, se adelanta el pago de los sueldos a varios funcionarios.

-         Se considera necesario la puesta en práctica por parte de las Misiones en el exterior, de la Circular del 25/02/02, especialmente en lo referente a que al vencimiento de los contratos de arrendamientos se negocie la rebaja de los mismos o se busquen opciones de menor costo.

-         Debe evitarse el atraso en el control de las rendiciones de cuentas de recaudaciones del exterior, para lo que se recomienda la asignación de un funcionario más al Sector de Control de los ingresos del exterior.

·        Otras consideraciones

-         Se sugiere la separación de funciones para la emisión y registración de cheques en la Sección Habilitaciones  de Tesorería.

-         Se observa la conveniencia de proceder a la informatización de los registros bancarios, en función de su complejidad y cantidad de movimientos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se  confirió vista al Organismo auditado y a la Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas con fecha 31/10/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos fuera de plazo por parte de la Dirección Nacional de Arquitectura, que dio lugar a que se produjera un nuevo informe de  fecha 08/01/03.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección General de Secretaría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría del Ministerio del Interior  y reseñadas en el informe de fecha 15/08/02, se destacan las  siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Respecto al manejo de fondos y valores

-         Se detectaron omisiones en la registración de operaciones, tanto en el Departamento de Tesorería como en el de Contaduría. Constituye un principio fundamental para lograr un adecuado control que todos los fondos que ingresen y egresen de la Tesorería estén debidamente documentados y escriturados por Tesorería,  remitiendo un detalle diario de los mismos a Contaduría para que se proceda a su registración.

-         El procedimiento establecido en lo que se refiere a los cheques  librados, no es correcto ya que los mismos son emitidos - sea cual fuere su importe - con tres firmas de funcionarios de Tesorería. Lo pertinente es que éstos sean confeccionados por Contaduría, a tres firmas, pudiendo ser la última de Tesorería.

-         Se mantenía en Caja dinero ensobrado  correspondiente a sueldos de diciembre/2001 y aguinaldo del segundo semestre del año 2001. No se ha dado cumplimiento al art. 76 del T.O.C.A.F., en el que se establece que las partidas no abonadas deben depositarse en la Cuenta Bancaria correspondiente y posteriormente devolverse a la Tesorería General de la Nación.

-         Se arquearon sumas significativas en dólares que se mantenían en Caja por no contar con cuenta corriente bancaria para su depósito. Sería necesario realizar las gestiones correspondientes para la apertura de una Cuenta Bancaria en moneda extranjera.

-         No se llevaba registro de los depósitos en garantía en poder de Tesorería.

-         No pudieron ser localizadas las Resoluciones de creación de las Cajas chicas arqueadas (Proveeduría y Servicios Generales –Valores). Los montos entregados por concepto de Caja Chica a Proveeduría, Servicios Generales y D.G.R.T.I.D. (Narcóticos) no se encontraban respaldados por comprobante alguno.  A partir del mes de mayo se regulariza la creación y funcionamiento de las mencionadas cajas chicas.

-         Con el fin de mejorar la gestión del Departamento de Tesorería, y realizar una eficiente asignación de recursos, tanto materiales como humanos, el equipo auditor elaboró  tres Planillas (Planilla de Caja, de Valores y de Depósitos en Garantía), las que  fueron aceptadas e implementadas por  personal de Tesorería con el aval de Contaduría. Posteriormente se pudo corroborar su correcta aplicación, utilidad y viabilidad.

·        Respecto al análisis del Sistema Contable

-         Del análisis del Sistema Contable al 31/03/02 surgen errores de escrituración, exposición y omisión. La casi totalidad de los mismos fueron subsanados al 31/05/02, manteniéndose algunas anomalías que se detallan a continuación:

°         En relación a las cuentas bancarias existen partidas conciliatorias que datan desde el año 1996, por diferentes conceptos. Se deberían agotar todos los mecanismos tendientes a la depuración de las mismas.

°         En la cta. 2711/3 (Fondo Rotatorio) aparecen débitos bancarios no contabilizados correspondientes a cheques librados por el Organismo que datan del año 1999. Sobre este punto no se obtuvo explicación alguna por parte de la Contadora Encargada del Departamento de Contaduría. Es imprescindible que se determine a qué conceptos obedecen estos cheques librados y se aclaren los motivos de por qué no fueron contabilizados en su momento. Este tipo de situación se evitaría si fuera Contaduría la que confeccionara los cheques y los escriturara previa su entrega a Tesorería.

°         No se incluyen dentro del Activo los valores (vales de combustibles) que se encuentran en custodia en Tesorería y en la Oficina de Valores. El hecho de que en Contaduría no se lleve registración de los valores, implica que no pueda brindar información  de la existencia real de los mismos, basada en un registro independiente al de las oficinas que los administran. El control que se lleva a cabo es trimestral, en el momento de la Rendición de Cuentas. Se entiende que tanto Tesorería como la Oficina de Valores deben informar los movimientos de vales de combustibles allí registrados para que Contaduría pueda proceder a su escrituración.

°         En el Estado de Situación no figura el rubro Activo Fijo. Cabe señalar que a la fecha se está llevando a cabo un relevamiento de todos los bienes en poder de este Organismo, con la finalidad de contar con el Inventario General. Contaduría no podrá ingresar dicho Inventario hasta que la Contaduría General de la Nación establezca el criterio a seguir para la valuación de los bienes. Sería conveniente solicitar pautas a seguir sobre la valorización de los bienes para proceder a su registración.

°         En lo que se refiere a los rubros del Pasivo se debe continuar en la labor de análisis de las cuentas, a fin de  realizar los ajustes correspondientes tendientes a subsanar los errores de registración detectados.

-         De la Auditoría de Caja del período 1/03/02 – 19/03/02 surge que los movimientos correspondientes al Fondo Presupuestal se escrituran en su totalidad a fin de mes. Los mismos deberían ser registrados en  el día en que se originan.

-         Con la finalidad de que el Departamento de Contaduría funcione en forma eficaz y eficiente,  se considera necesaria la creación de una “Mesa de Control”  que se encargue de realizar el control primario de cumplimiento de los procedimientos, verificación del procesamiento de los datos y la veracidad de la información obtenida. Esta tarea, hasta el momento de finalizada la actuación, la venía efectuando la Encargada del Departamento.

·        Referente a los vales de combustibles

-         En la Oficina de Valores se debería implementar un registro, manual o informático, que permita determinar el saldo discriminado por tipo de combustible y  su cuantificación.

-         La Asesoría Técnica en Transporte tiene dentro de sus cometidos el asesoramiento en esta materia de control vehicular, para lo que debe recabar  y procesar los datos relativos al parque automotriz de todas las unidades e informarle al Sr. Ministro de los resultados obtenidos para la toma de decisiones. A la fecha de finalización de la actuación la información referente a los procedimientos de contralor y utilización de los vehículos, correspondiente al período enero – mayo de 2002, solicitada al Director General de Secretaría con fecha 14/06/02, no fue proporcionada.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

            Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 30/10/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se han presentado descargos.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Bomberos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Bomberos, cuyos resultados  se encuentran explicitados en informe de fecha 08/11/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        La mayoría de las observaciones formuladas en el informe de la anterior actuación se han levantado. En lo que se refiere al inventario de bienes muebles y equipos, actualmente se está en proceso de formulación del mismo de acuerdo a la normativa impartida por el propio Ministerio del Interior. ·        Si bien se percibe recaudación que tiene por destino, establecido por ley, la ampliación, funcionamiento y mantenimiento de los servicios, así como la adquisición de vehículos, material y equipamiento de seguridad apropiados,  no es posible su ejecución por la imposición de topes en la asignación presupuestal. Asimismo, se constató que se realizó una transferencia de estos fondos, por un monto de U$S 2:400.000, solicitado por parte de la Secretaría del Ministerio del Interior el 3 de mayo de 2001 y que aún se mantienen pendiente de reintegro. ·        Se constató que las transferencias que realiza la D.G.I. por concepto de patentes especiales de las compañías de seguros que gravan las pólizas de incendio, no son acreditas por parte de la CGN en la cuenta de la Dirección Nacional de Bomberos. Del período 8/01-7/02, de $23:846.839 que fueron transferidos por D.G.I. sólo se acreditaron $ 6:930.921, siendo la diferencia de $16:915.917. ·        Se efectuó un estudio de los saldos pendientes de cobro por servicios extraordinarios de prevención de incendios (Dec. N° 272/93) al 25/9/02 y su antigüedad.  Del mismo se desprende que la IMM es el principal deudor en Servicios Continuos, por un monto de $ 2:106.120, por servicios brindados de enero del 2000 a la fecha, representando el 32% del rubro. La Dirección General de Infraestructura Aeronáutica es el principal deudor en Servicios Discontinuos (43% del total del rubro), por una suma de $1:682.253  por servicios brindados desde julio del 2001 a la fecha. Con referencia a esta última,  merece puntualizarse que el servicio se brinda aún cuando el convenio suscrito caducó en junio del 2001. ·        La Caja de Recaudación luego de las 13 hs. permanece fuera del local de la Tesorería, a cargo del funcionario de guardia. Esto implica que la recaudación en horas de la tarde queda a cargo de personal de Contaduría o Administración que cubre el horario vespertino. La recaudación se mantiene en una caja que no está en la Tesorería y sin los recaudados de seguridad pertinentes. Se constató que de las 24 personas que manejan fondos y valores, únicamente 10 están cubiertas por la póliza de caución de fidelidad, siendo el monto asegurado de tan sólo $ 355.000  el cual representa el 28,97% del total arqueado. ·        Se constató un aumento de la demanda por prestación del servicio principalmente en el caso de incendios forestales. Del estudio realizado se puede concluir  que si bien existen disposiciones legales al respecto y también se ha estipulado una coordinación entre la Dirección Forestal del M.G.A.P. y la D.N.B., la misma no se ha concretado en la práctica. Esto implica que han otorgado subsidios a la forestación sin que haya mediado un contralor efectivo por parte de esta Dirección Nacional. ·        Es notoria la escasez de recursos humanos con que cuenta la DNB. En virtud de ello, por el Decreto 256/2002 del 9/7/02, se reglamentan  las Brigadas de Bomberos Auxiliares creadas por el Art. 22 de la ley 15896 del 15/9/87. Estas se organizarán como asociaciones civiles sin fines de lucro y se regirán por un estatuto que deberá someter a la aprobación del Poder Ejecutivo por intermedio del M.E.C., previo informe de la D.N.B. quien deberá impulsar, organizar, instruir, preparar y supervisar a las mismas. Esto traerá como consecuencia un cambio importante en el funcionamiento de esta Dirección a partir de la implementación de estas Brigadas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 07/02/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 27/02/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección Nacional de Bomberos, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

            Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Bomberos.

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Identificación Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Identificación Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de noviembre de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                    De acuerdo a los cometidos detallados precedentemente, a esta DNIC le compete la conservación de los registros donde se archivan las hojas de filiación, las fichas decidactilares y la respectiva documentación habilitante para la expedición de la C.I. Actualmente parte de este archivo está en legajos de papel, parte se encuentra informatizado y otra microfilmado. Debido a la escasez de recursos de los que dispone esta Dirección, no le es posible realizar la informatización total del Archivo Nacional. En Montevideo se va realizando en forma progresiva quedando pendiente el Interior del país. Es preocupante que no se tenga respaldo completo del Archivo de Montevideo, lo que sería de fatales consecuencias para el país en caso de algún tipo de accidente que destruyera el mismo.  ·        A partir del convenio con el CEPRE, los procedimientos de emisión de Cédulas se han ido informatizando. Por este convenio se ha logrado disponer de equipos de última generación y de un software a medida. Si bien el apoyo a esta Dirección ha sido importante, el mismo cesa a partir de su puesta en funcionamiento. Esto implica  que de aquí en más, la DNIC deba hacer frente al nuevo sistema sin personal capacitado, ya que no cuenta con técnicos informáticos y tampoco tiene la  posibilidad de contar con  ellos. Esta situación significa una alerta importante para el funcionamiento futuro del sistema. ·        La informatización de los procedimientos de emisión de Cédulas de Identidad y Pasaportes, implicó un cambio en los insumos que se utilizan, lo que unido a un aumento sustantivo en la demanda, hace que los costos operativos se hayan incrementado notoriamente y el presupuesto asignado no esté acorde a esta nueva realidad. ·        Del relevamiento de los procedimientos de emisión de la Cédula de Identidad y Pasaportes en Montevideo, surge como debilidad del sistema, la falta de vinculación entre el recibo de pago y la emisión del documento propiamente dicho. Alcanzaría con agregar un  dígito de control al sistema para darle seguridad. Se puso en conocimiento de ésto al Director del Depto. de Informática y al Director del Depto. de Cédulas y Pasaportes de Montevideo, quienes manifestaron estar de acuerdo con implementar dicha medida, solicitándole al técnico del CEPRE la instalación en el sistema del campo de control correspondiente. ·        Del análisis del sistema de recaudación vía telefónica por concepto de emisión de Cédula de Identidad en Montevideo, se constató que la DNIC emite documentos que luego no cobra si el usuario no abona la factura de ANTEL. El total acumulado a julio 2002 es de $1:466.424. El índice de pendientes de cobro sobre total acumulado de recaudación ha venido descendiendo del 26,49% en el año 1999 al 5,88% a julio del año 2002. A partir de la liquidación del mes de setiembre, ANTEL remite listado de morosos, por lo que la DNIC podría realizar la gestión de cobro en la renovación posterior del documento si la normativa lo permitiese. ·        Se hizo un estudio de todas las oficinas del interior vinculando el número de funcionarios, el volumen de emisión de Cédulas de Identidad y Pasaportes y el monto asignado de Caja Chica. De dicho estudio, surgen algunas discordancias. A vía de ejemplo, Canelones cuenta con un funcionario más que Colonia y expide el doble de Cédulas. Se destacan oficinas, tales como Sarandí del Yí, Cardona, Young, Río Branco y Bella Unión, con escaso volumen de expedición de documentos. De lo expuesto se desprende que no se hace uso eficiente de los recursos asignados, debiendo  suplir personal pagando viáticos para el traslado de los mismos. Se debería implementar una reestructura atendiendo estos puntos, para evitar oficinas sobredimensionadas y otras carentes de personal, reviendo cuáles son necesarias, en virtud del volumen de expedición de documentos y del costo operativo de las mismas. ·        Como consecuencia del estudio arriba mencionado y del arqueo practicado, se observó que las Cajas Chicas del interior ameritaban una revisión en sus montos. En su mayoría databan de mucho tiempo y los mismos no eran acordes a la realidad. En virtud de nuestra recomendación, fueron modificados por Resolución de fecha 29/10/02 y comenzaron a regir a partir del 1/11/02. También fue cancelada la Caja Chica de Secretaría. ·        En el arqueo de Caja realizado el 15/07/02 se constató que existían partidas de dinero que no ingresaban a los registros contables, tales como, los viáticos abonados al personal y fondos de terceros. Esta situación fue solucionada en el correr de nuestra actuación. ·        El monto de la póliza de caución de fidelidad es bajo dado el nivel promedio de recaudación de Tesorería, por lo que se recomienda adecuarlos en la próxima renovación. ·        Se constató atraso en las registraciones de los libros de Contaduría. Durante el transcurso de nuestra actuación se procuró ponerlos al día, a la fecha de finalización de la misma no se había culminado aún dicha tarea. Es necesario mantenerlos actualizados para efectuar un adecuado control por oposición a Tesorería, tarea prioritaria de Contaduría. ·        En el arqueo de valores no se pudo corroborar el saldo arqueado con el saldo contable de Tesorería ni de Contaduría, sino que se realizó a posteriori, luego de recomponer el saldo. Tesorería contabiliza los movimientos de entrada y salida de valores a fin de mes.  Las libretas que están en uso en poder de los cajeros de la Oficina de Rincón y del GEANT, se toman dentro del saldo de Tesorería, cuando en realidad sólo los de la Oficina de Rincón vuelven a la misma, a fin de la jornada. Esto implica que para determinar el saldo real en custodia de Tesorería  es necesario recomponer el mismo. Se debería modificar el sistema en uso para hacerlo más práctico a efectos de realizar los respectivos controles. ·        En la cuenta en dólares Nº  3092-9, fondos de recaudación, mantienen un saldo de U$S 6.853.32 desde abril del 2001, que según manifestaciones del Director del Depto. de Contaduría, no están autorizados a utilizar. ·        Del análisis de las conciliaciones bancarias surge que en la cuenta Nº 34709 existen partidas conciliatorias del año 2000 y 2001 que corresponden a depósitos pendientes de acreditación bancaria. No existe constancia escrita de que se hayan efectuado gestiones tendientes a regularizar dichas partidas. El Organismo deberá utilizar todos los mecanismos para depurar las mismas a la brevedad. No obstante lo antedicho, es necesario realizar un estudio más profundo para determinar la veracidad de las partidas, debido a que se detectó que uno de los depósitos que figuraba como pendiente de escrituración en el Banco resultó ser un error de registración. ·        Del estudio del sistema de compras resulta que:

-         Con  fecha  11/12/01  se realizó  la  apertura  de la Licitación Pública N° 3/01 para un nuevo contrato de servicios de limpieza. En primera instancia se había adjudicado a la misma empresa que venía desarrollando tareas. Por no ser la oferta más conveniente en precios y por tener algunas dificultades en su cumplimiento, el Tribunal de Cuentas  lo observó y posteriormente se adjudicó a otra firma.

-         En el pliego de condiciones particulares de la Licitación Pública Nº1/00 (Servicios de Limpieza de la Casa Habitación y Cantina), se observó por las suscritas que el plazo de renovación del contrato excedía el presupuesto quinquenal. Notificadas las autoridades al respecto, manifestaron que no lo renovarían y harían un nuevo llamado.

·        En cuanto al sistema de Inventario, se deben incluir los equipos informáticos debidamente individualizados. Esta tarea es responsabilidad de la Sección Inventario y Contralor y no del Depto. de Informática, que si bien, puede asesorar  no  es de su competencia llevarlo a cabo. ·        Si bien la recaudación se deposita íntegra diariamente, la permanencia de los fondos de recaudación se distorsiona por la existencia del  fondo para cambio de los cajeros, no obstante es una partida necesaria para el funcionamiento de la Oficina. 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/12/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, habiéndose presentado descargos que dieron lugar a un nuevo informe de fecha 20/01/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección de Identificación Civil

MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Sanidad Policial

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en la Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 28/07/03, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·                                  Con relación al control de stock en los distintos servicios y los procedimientos en Depósito, Despacho y Unidosis

-       Los faltantes detectados por esta auditoría en el depósito del Departamento de Farmacia, de 51 inhaladores de Beclometasona/Salbutamol y de 75 sachets de Suero glucofisiológico de 1000 c.c., no pudieron ser explicados por los responsables de su custodia. Se tomaron medidas adicionales de control de los inhaladores, ubicándolos en un espacio exclusivo y solicitando al Dpto. de Cómputos una modificación en el programa de forma que las reposiciones a Despacho se realicen diariamente.

-       Dado que se está en proceso de unificación de los Depósitos de Farmacia  se recomienda realizar un inventario general de todos los medicamentos, y proceder luego de determinar las diferencias,  a realizar los ajustes que correspondan.

-       Con relación al control de stock efectuado en Unidosis,  la diferencia más relevante corresponde a un faltante  de 284 unidades de Cefradina inyectable, situación que habría sido detectada por el Dpto. de Farmacia, no habiéndose identificado aún las causas que lo originaron.

-       En el Sector Unidosis deberán eliminarse del sistema informático aquellos medicamentos que tienen existencia cero y  aún se mantienen con  saldo.

-       En sector arriba mencionado, no existe una adecuada separación de funciones (registración, preparación de medicación, control de stock, dispensación) que garantice un control por oposición de intereses.

-       Con respecto al software de Farmacia, es conveniente realizar una revisión del mismo, con el fin de simplificar los procesos y agilizar la búsqueda de información  garantizando la exactitud de la misma. En particular deberá  ofrecer mayor información en relación a los stocks críticos y las respectivas órdenes de compra pendientes.

-       Se han verificado errores y omisiones en el manejo de la documentación que respalda la salida diaria de medicamentos (órdenes, recetas y tickets), que ponen de manifiesto la ausencia  de un adecuado  sistema  de archivo y control de la misma.

-       Resulta prioritario profundizar los controles relativos a las recetas dispensadas por Despacho dado que del estudio de la documentación surgen algunas irregularidades tales como:

¨      r etiro de mayor cantidad de medicamentos de los que se detallan en la orden; ¨      retiro de medicación distinta a la detallada en la orden; ¨      la cantidad de medicamentos entregada, según los tickets, es mayor que la que consta en el listado diario de salidas de medicación; ¨      existen recetas y órdenes que no se acompañan del ticket correspondiente.

-       En cuanto a las cuentas corrientes abiertas para usuarios con tratamientos prolongados, surge la necesidad de implementar nuevos controles sobre cada una de ellas, a efectos de verificar su autenticidad y  garantizar que no se le asignen simultáneamente al mismo paciente, dos cuentas para un medicamento de la misma especialidad.

-       Todas las operaciones vinculadas al movimiento de medicamentos deberán estar debidamente documentadas y será necesario definir claramente las responsabilidades del personal asignado a dicha tarea (dispensación, digitación, etc.).

-       Deberán realizarse controles de stock aperiódicos y sorpresivos en todos los Servicios,   por parte de  personal ajeno al Dpto. de Farmacia, de cuyos resultados se dejará constancia en Actas. En caso de detectarse faltantes que pudieran ser originados por posibles fugas,  se deberán adoptar las medidas correctivas y disciplinarias pertinentes.

·        Con respecto al análisis de los expedientes de Compras de medicamentos

-       Se constataron licitaciones en las que el período de mantenimiento de la oferta excede al dispuesto en el pliego por lo cual algunos laboratorios adjudicatarios no mantienen su oferta, ni la forma de pago y otros desisten de la licitación. (Lic.Abrev. 16/02 “Medicamentos Varios I” y Lic. Abrev. 17/02 “Medicamentos Varios II”).

-       Se verificó que en  algunas Resoluciones de adjudicación consta el importe global asignado pero no se hace referencia al importe que corresponde  a cada proveedor.(Lic.Púb. 6/02 “Adquisición de Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”, Lic. Púb. 12/02 “Medicamentos Neurológicos”, Lic. Púb. 13/02 “Medicamentos Inmunológicos” y Lic. Púb. 19/02 “Antibióticos”).

-       No se ha dado  cumplimiento al art. 63 del TOCAF en la Lic. Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral”, ya que el aumento en la cantidad adquirida excede al 100% del objeto del contrato y no se cuenta con la aprobación previa de la autoridad competente.

-       De los expedientes de compra de medicamentos analizados, surge un enlentecimiento- aproximadamente 19 meses de demora- en el trámite licitatorio que abarca desde el inicio de la licitación hasta que se remite el expediente del Ministerio del Interior para su archivo (Lic.Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral” y Lic. Púb. 6/02 “Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”).

-        Con relación a las Compras Directas, no se  ha dado cumplimiento al art. 33 literal C del TOCAF ya que no se deja constancia de la exclusividad (C.D.38/03 “Adquisición de Cabergolina 6 mg. comp. para Farmacia”).

·      En cuanto al análisis financiero y presupuestal del rubro 152 “Medicamentos”

-       La Unidad Ejecutora no cuenta con la información referente a la discriminación por proveedor  de la  deuda de $19.422.077, generada al 31/12/02,  por compras de medicamentos. Se recomienda instalar un programa contable, que proporcione la información económica y financiera requerida, en tiempo y forma.

-       En el ejercicio 2002, se efectuaron compras de medicamentos con fondos  provenientes de una asistencia financiera, no reembolsable, de la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial, por $ 3.684.888. Los movimientos de dichos fondos no se registraron  a través del SIIF ya que este sistema no prevé la incorporación de los mismos. Se constató que  las facturas respectivas no cuentan con la intervención preventiva del Cr. Delegado del Tribunal de Cuentas y que no se efectuó la rendición de cuenta correspondiente.

-       En cuanto a la financiación 1.8 creada para el año 2003 para  Fondos de Terceros que ha sido denominada “Otros Fondos por cometidos de organismos del Presupuesto Nacional” se verifica que: ¨                   El Tribunal de Cuentas ha solicitado que, acorde a lo estipulado por el art. 33 del TOCAF y el art. 211 de la Constitución de la República, los procedimientos de compra con cargo a estos fondos deberán someterse a su intervención. ¨                   La CGN aún no ha regulado la registración de los ingresos por este concepto y la utilización de estos fondos, no habiendo sido incluidos a la fecha en el SIIF. ¨                   La Unidad Ejecutora ha elevado  a la Contaduría Central del Ministerio del Interior el Informe de Revisión Limitada correspondiente al primer trimestre 2003, el día 23/7/03. ¨                   Existen diferencias de criterios entre la C.G.N y la Unidad Ejecutora  en cuanto a la incorporación de estos fondos a la Cuenta Única Nacional (CUN). Al respecto se sugiere aunar esfuerzos a efectos de lograr uniformidad de criterios, ya que resulta prioritario contar con un sistema único de registración que ofrezca transparencia en el manejo de estos fondos y  demuestre su correcta y eficiente utilización.

-       Se sugiere que esta Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta la escasez de recursos y los altos costos asociados al Sector Salud, evalúe la reformulación del sistema de identificación de usuarios, considerando dentro de una categoría diferencial a aquellos beneficiarios que, si bien tienen derecho a la asistencia en Sanidad Policial, cuentan a su vez con otra cobertura asistencial privada. La experiencia indica que se han  aplicado con éxito sistemas de identificación de este tipo  en Centros Asistenciales de Salud Pública, de Defensa Nacional y de la Universidad de la República.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Se confirió vista al organismo auditado con fecha 08/09/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley  Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el plazo legal no se  presentaron descargos a las observaciones formuladas.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Secretaría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 06/05/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Con respecto a la obligatoriedad de contratar póliza de caución para los funcionarios que manejan fondos o valores públicos, según dictamen de la Auditoría Interna de la Nación del 07/08/96, sería de aplicación lo dispuesto por el art. 133 del T.O.C.A.F.. ·        Es aconsejable que se agoten las gestiones a fin de reintegrar a las empresas los depósitos en garantía  de licitaciones, que se mantienen pendientes de devolución. ·        Establecer un adecuado procedimiento para la registración y control de los vales de combustible que brinde información veraz. ·        Resulta necesario efectuar la depuración de las conciliaciones bancarias, realizando los ajustes que correspondan a fin de no mantener pendientes de conciliación partidas de larga data. ·        Los cheques deben ser librados manteniendo un orden correlativo,  adecuada anulación de los mismos y registro de control de entregas de libretas. ·        Regularizar el atraso constatado en la versión del 10 % de la recaudación proveniente Dirección Nacional de Comunicaciones, tal como lo dispone el art. 119 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96. ·        Controlar en las licitaciones la presentación por parte de los oferentes de toda la documentación exigida en el pliego general y particular. ·        En lo referente a las Misiones Oficiales se mantiene lo observado por la Auditoría Interna de la Nación  respecto a que la Resolución del Poder Ejecutivo es posterior a la fecha de partida de la misión. Es preceptivo que se cumpla con la tramitación prevista en el Instructivo N° 4 del 15/05/98. Asimismo, en los recibos de pago de viáticos y partidas especiales debe constar la fecha a efectos de facilitar el control de los plazos de rendición de los mismos. ·        Implementar un sistema contable con adecuadas claves de acceso y definición de perfiles de usuarios  con el objetivo de agilitar las tareas y mejorar el Control Interno.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18/09/02  de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96, vencido el término legal no se han presentado descargos.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección General de Aviación Civil

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Aviación Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23/10/02, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        El Departamento Financiero Contable deberá realizar arqueos sorpresivos a Tesorería. ·        Se constataron partidas con antigüedad desde junio de 1971 integrando el saldo de Valores en Custodia. Es necesario proceder a la depuración del mismo. ·        Proceder con mayor precaución al emitir los recibos (valorados) en el Departamento Financiero Contable a efectos de evitar errores y en caso que los mismos sean detectados por la Sección Tesorería, se deberá comunicar al departamento emisor a fin de realizar las modificaciones correspondientes. ·        En los expedientes de licitaciones estudiados se omite cumplir con las siguientes formalidades:  anexar la hoja completa de la publicación, donde conste la fecha de la misma;  en las invitaciones y notificaciones de resolución no queda constancia de recibo. ·        En cuanto a la Sección Adquisiciones, se entiende aconsejable separar las funciones de compras y proveeduría. ·        Proveeduría debe contar con un registro contable donde se asienten  las entradas y salidas de los distintos artículos y su saldo. De esta manera se obtendrá información imprescindible a efectos de conocer las existencias reales para la toma de decisiones y una correcta planificación de las adquisiciones. A su vez, esto hará posible un control eficiente y eficaz de las mismas. ·        En relación a las compras directas se deberá contar con una nota de la sección solicitante, que avale la necesidad del gasto y la constancia de  disponibilidad de crédito para hacer frente al mismo, por parte del Departamento Financiero Contable. Asimismo, se recomienda, por razones de buena administración que -en todos los casos- se soliciten precios a más de una firma del ramo. ·        En lo que respecta al Inventario de bienes se señala que en mérito a la observación realizada  por la Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 31/8/99, el Organismo efectuó un Inventario de los bienes, de todas las oficinas, al mes de diciembre de 1999. El procedimiento utilizado para la actualización del mismo, se realiza en el mes de diciembre de cada año, enviando a cada una de las oficinas el último Inventario a efectos de que las mismas efectúen los movimientos de altas y bajas producidas en el año. Se constató que a la fecha de la actuación, el mismo no se encontraba actualizado y presentaba las siguientes deficiencias:

-         No se realiza una descripción detallada de los bienes y los mismos no se encuentran debidamente identificados.

-         Se incluyen en el Inventario artículos que no son inventareables

-         Faltan inventarios de varias oficinas que se encuentran ubicadas en la calle Carlos Quijano 1182: Sala de Psicología, Consultorio de Odontología, Policlínica y Recepción de Medicina.

-         No se especifica, en la mayoría de los casos, el destino de los artículos que se dan de baja.

En consecuencia deberá procederse a  actualizar el inventario, teniendo en cuenta criterios contables de materialidad y vida útil para la inclusión de los bienes al mismo. Asimismo, es necesario que se subsanen las deficiencias constatadas, a fin de dar cumplimiento a lo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51  de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos fuera del término legal, que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 10/04/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección General de Aviación Civil, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Aviación Civil del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Meteorología

 

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 04/03/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·           De la auditoría efectuada, surge que el libro Caja correspondiente se encuentra enmendado y con tachaduras. Se advierte que, en casos de cometer errores u omisiones en el registro contable debe procederse a su corrección mediante la utilización de un contra asiento. ·           Se constató la existencia de comprobantes emitidos por Cooperativas, que no cumplen con los requisitos exigidos en materia fiscal. Debe controlarse que la documentación presentada se ajuste a la normativa vigente. ·           Se entiende aconsejable que se efectúe una planificación de las compras de materiales de oficina, considerando el stock existente y las necesidades del Organismo. ·           Resulta conveniente que se culmine con la elaboración del nuevo inventario de bienes muebles, teniendo en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias en la materia, y se implementen procedimientos adecuados para su actualización. ·           Debe realizarse un relevamiento de todos los materiales que se encuentran en desuso, ya que estos no deberán integrar el stock actual del Departamento de Proveeduría.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones formulada, que dio lugar a un nuevo informe de fecha 05/11/02, en el que se destaca la adopción de medidas correctivas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Meteorología.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Servicio Geográfico Militar

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Servicio Geográfico Militar, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de diciembre de 2002, cabe destacar las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Del Libro de Actas de Arqueos surge que se realizan arqueos solamente a fin de cada mes, por lo que resulta conveniente además, la realización de arqueos aperiódicos y sorpresivos. ·        Los funcionarios que manejan fondos y valores del Estado no están cubiertos por la Póliza de Caución de Fidelidad respectiva, por lo que deberá cumplirse con lo establecido en el Art. 133 del T.O.C.A.F.. ·        Si bien existe un listado de bienes muebles, equipos y material de armamento en poder del Servicio, es necesario realizar una detallada descripción y codificación de los mismos. Se deberá establecer su identificación mediante la aplicación de stickers y su registración en un libro llevado a esos efectos. ·        No se ha puesto aún en funcionamiento el sistema informático para la venta y actualización de stock de Material Cartográfico por motivos que fueron explicados por la Dirección del Servicio Geográfico Militar. No obstante ello, resulta conveniente implementar el mismo a la brevedad, a efectos de emitir los comprobantes respaldantes de cada operación comercial y concomitantemente actualizar el stock, en virtud de que  en la actualidad se llevan las existencias en planillas excel  que se actualizan a fin de cada mes. ·        La Sección Información y Ventas, deberá contar con documentación respaldante de las bajas del stock de Cartas Geográficas por concepto de donaciones a escuelas, liceos y distintos Organismos Públicos y Privados y  por entrega de las mismas a diferentes reparticiones y Tribunales de Concurso de las distintas Armas del Ejército. ·        Para la planificación de impresión de cartas geográficas se deberá poner mayor énfasis en la cantidad disponible y demanda a efectos de evitar stocks sobredimensionados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 03/01/03 de acuerdo a lo establecido en al Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presenta nota, fuera del término legal, por parte del Servicio Geográfico Militar donde se reconoce la adopción de las medidas correctivas recomendadas, las que serán verificadas en una futura auditoría de seguimiento.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Pasos de Frontera

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES    

            De las actuaciones realizadas en la Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional y reseñadas en el informe de fecha 21/10/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        La recaudación proveniente de los Contratos de Concesión relativos a la instalación y explotación de Tiendas de “Tax Free Shops” en los Puentes Internacionales Gral. José de San Martín (Río Negro) y Gral. José Artigas (Paysandú) carece de norma legal que establezca el destino de dichos fondos. Por lo tanto, es menester que se incluya expresamente en normas presupuestales el destino que deben tener estos recursos.  ·        No se cumple con las disposiciones establecidas en el T.O.C.A.F en lo que respecta a la percepción, utilización y registración de los mencionados fondos. Esta Dirección deberá ajustarse a esta normativa en todo lo relacionado con: manejo de fondos; liquidación y pago; formas de contralor y competencia para gastar; requisitos a cumplir en las contrataciones del Estado; salvaguarda de los bienes del Estado; registro y contralor de operaciones; rendiciones de cuentas y responsabilidades. En especial, debe observar y cumplir con los expresos requerimientos de los arts. 7 y 8 del T.O.C.A.F. en cuanto al destino e información sobre los fondos que recauda.  ·        No se ha dado cumplimiento a la Resolución Ministerial de fecha 04/07/01 que establece que la D.N.PP.FF. deberá ajustarse a las pautas establecidas en el T.O.C.A.F. en cuanto a, conceptos y montos autorizados a gastar, así como, a los procedimientos aplicados para las adquisiciones y rendiciones de cuentas. ·        Evitar la utilización “transitoria” de importantes montos de lo recaudado por los contratos de concesión, para destinos no autorizados legalmente, tales como préstamos a SS.FF.AA. o para gastos “confidenciales” del Sr. Ministro complementarios a los presupuestalmente asignados. ·        En cuanto al manejo de fondos y a los gastos efectuados, se constatan importantes deficiencias y omisiones que ponen de manifiesto la inobservancia de medidas de control y buena administración, tales como:

-         Excesiva cantidad de efectivo en moneda extranjera (U$S 56.150) y en moneda nacional ($ 55.305) en poder de la D.N.PP.FF. y en la Tesorería del M.D.N. (U$S 20.000). A efectos de implementar un sistema más seguro, debería utilizarse el procedimiento de Fondos Fijos, manteniendo el resto de los fondos en el B.R.O.U. y emitiendo cheques para pagos a proveedores.

-         Los funcionarios que manejan fondos en la D.N.PP.FF. no cuentan con Seguro de Caución de Fidelidad (art. 133 del TOCAF).

-         No existe intervención previa al pago por parte del Tribunal de Cuentas.

-         No existen registros contables formales.

-         Las rendiciones de cuentas que ofician de registros, se confeccionan en planillas excel y sus movimientos pueden ser fácilmente alterados. Debe contarse con un sistema informático que ofrezca seguridad respecto a sus operaciones, requiriendo que las correcciones de movimientos se  realicen únicamente a través de asientos de ajuste.                         

-       Irregular estado de la documentación de gastos, que presenta importantes omisiones:

°      Facturas que no identifican como comprador a la D.N.PP.FF.

°      Boletas sin fecha.

°      Comprobantes en los que no consta la conformidad del Jefe de Servicio.

°      Gastos de reparación de vehículos que no son identificados en el comprobante.

°      Compras a proveedores no inscriptos en la Tabla de Beneficiarios del SIIF.

°      Irregularidades en cuanto a la correlatividad y cronología de boletas de varias empresas del medio.

Algunas de estas irregularidades fueron puestas en conocimiento del Sr. Ministro y la actual Dirección estaría en vías de reorganizar la administración de la Unidad.

-       Importantes variaciones en los precios de las compras de los mismos artículos de limpieza adquiridos en el mismo período.

-       Fraccionamiento del gasto mediante compra directa cuando por los montos adquiridos correspondía efectuar un llamado a licitación o actuar de conformidad al art. 33 del T.O.C.A.F..

·           Uso irregular y discrecional de la recaudación. Si bien se rinde cuentas de la misma a la División Contabilidad del M.D.N., esta última no ha ejercido los controles mínimos sobre la documentación rendida, ni ha asesorado y recomendado a la D.N.PP.FF. sobre las inobservancias que se estaban produciendo al incumplir con las disposiciones vigentes. ·           Se deberá comunicar la situación de estos fondos percibidos a la C.G.N. y recabar la opinión de este Organismo y del Tribunal de Cuentas de la República a efectos de la regularización correspondiente y sobre el procedimiento a aplicar con relación a los fondos recaudados a través de los precitados Contratos de Concesión. ·           Por último, teniendo en cuenta la finalidad del Organismo y la importancia de las tareas que se llevan a cabo actualmente, sería pertinente considerar su inclusión dentro del organigrama del Ministerio de Defensa Nacional como Unidad Ejecutora con competencias propias, como ya lo fuera con anterioridad al año 1991.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

            Habiéndose conferido vista al organismo auditado con fecha 04/12/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16736 de fecha 05/01/96,  vencido el término legal se presentaron descargos a las observaciones formuladas, en los que se reconoce la necesidad de la adopción de medidas correctivas y que se tendrán en cuenta las recomendaciones realizadas por esta Auditoría.

            En ese sentido durante el ejercicio 2003 el Organismo auditado depositó en gastos generales el producido de la recaudación de las concesiones, no realizando "usos transitorios " con dichos fondos, corrigiendo así una de las principales observaciones.

            Se dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Instituto Antártico Uruguayo

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

            De la actuación realizada en el Instituto Antártico Uruguayo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de julio de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·           Se constató la existencia en Caja de una suma significativa para solventar los gastos de la misión aérea programada que finalmente no se concretó. Se sugiere en el futuro, efectuar los retiros de la cuenta bancaria una vez confirmada la realización de la misión, a efectos de no mantener en caja sumas de tal materialidad. ·           No se realizan por parte de Contaduría arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería. Los mismos deberán realizarse a fin de implementar un adecuado control por oposición de intereses. ·           Los funcionarios que manejan fondos y/o valores del Estado no poseen Póliza de Caución de Fidelidad, por lo que deberá darse cumplimiento al Art. 133 del TOCAF. ·           Se comprobó  la  existencia  de  dos comprobantes de gastos que fueron abonados por el Director del Departamento Financiero Contable y  por el Tesorero con dinero propio, no obstante existir fondos suficientes en Caja, los que les fueron restituídos con posterioridad. Dada la improcedencia de la situación, se sugiere no incurrir nuevamente en la misma. ·           Se debe formalizar la relación del Organismo con la persona que actúa como representante permanente del IAU en Punta Arenas. ·           Se constató atraso en la presentación de las Rendiciones de Cuentas al Ministerio de Economía y Finanzas. Esta situación estaría motivada  en la imposibilidad de rendir cuentas con los comprobantes correspondientes al pago de viáticos, por las misiones oficiales a la Base Científica Antártica Artigas (BCAA), por la naturaleza especial de la actividad Antártica que no permite saber con certeza las fechas exactas de comienzo y fin de las misiones, así como tampoco el nombre de todo el personal afectado. Debido a los inconvenientes ocasionados por la situación  anteriormente mencionada, el Instituto solicitó ser exceptuado de lo dispuesto en los artículos 9º y 10º del Decreto 56/2002 del 19/2/2002, referido a Misiones Oficiales y Comisiones de Servicios, no haciendo lugar la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas al petitorio formulado, entendiendo inconveniente recurrir al mecanismo de las excepciones. Es meneter que las autoridades procuren una solución para dicha situación. ·           Con relación al análisis de viáticos por Misiones Oficiales a la Antártida, se detectó que las libretas de recibos para pago de los mismos, no son usadas en forma correlativa, los recibos carecen de fecha y no se estampa el concepto de pago. Esto, sumado a lo mencionado en el párrafo anterior, obstaculizan el debido control sobre las misiones de referencia. Es imprescindible que se implementen controles adecuados, utilizando en forma correlativa las libretas de recibos, dejando constancia en los mismos de la fecha y la misión a la cual corresponden dichos pagos. ·           El inventario de la sede del IAU, que data del año 2000, deberá mantenerse permanentemente actualizado. ·           Se deberá proceder a la contratación de las empresas que prestan servicios de mantenimiento de la red informática - equipos y  de limpieza de acuerdo con lo establecido en el art. 33 del TOCAF.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/08/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe con fecha 22 de agosto de 2003 en el que se reconoce la adopción por parte del Instituto Antártico Uruguayo, de medidas correctivas a efectos de  subsanar las obvservaciones formuladas por esta Auditoría.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas
 
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31/03/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Con referencia a la impresión de valores

-         La impresión de los billetes de juegos y formularios valorados que se imprimen y comercializan en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas se realiza sin contar con la fiscalización de la Auditoría Interna de la Nación. Se considera pertinente efectuar una consulta jurídica a fin de determinar si los mencionados valores deben ser considerados valores fiscales y por ende fiscalizados, para su emisión y destrucción, por la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 del art. 92 del T.O.C.A.F..

-         Se deben fortalecer los controles de Contaduría sobre Proveeduría en lo atinente a los  valores en depósito, mediante la realización de diversas medidas entre las cuales se sugiere la práctica de arqueos sorpresivos aperiódicos.

·        Con referencia al Inventario de Mobiliario y Equipos

Se debe mantener el Inventario actualizado, siendo imprescindible,  que se informe en tiempo y forma a la Sección Inventario, de los traslados de muebles y equipos entre las distintas oficinas.

·        Con referencia al juego de Lotería

Se sugiere la revisión de los contratos de distribución, en virtud de la antigüedad de los mismos, buscando el máximo beneficio para el Estado.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 26/08/03 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96. Dentro del término legal se presentaron descargos a las observaciones realizadas, en los cuales consta la aceptación de las recomendaciones efectuadas por la Auditoría Interna de la Nación, así como el propósito de implementar las medidas aconsejadas.

                                 Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión, en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas del Ministerio de Economía y Finanzas.

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Minería y Geología

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Minería y Geología cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 15 de mayo de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        En relación al arqueo de caja y valores

-          Todos los movimientos de Valores (altas y bajas) incluyendo revistas y Códigos de Minería deberán ser escriturados en los libros respectivos, contando con la documentación que respalde los mismos.

-          Es necesario determinar a qué obedece la diferencia en menos de 1.260 O.H.R., constatada en los depósitos en garantía de obligaciones hipotecarias reajustables.

-          Se constató la existencia de garantías en custodia que datan del año 1944, por lo que deberá procederse a la depuración de las mismas.

-          Se sugiere consultar con los técnicos del Organismo sobre la necesidad o no de mantener archivados el gran volumen de documentación (revistas, boletines, libros), que permanece sin movimiento desde hace muchos años. En caso de proceder a su destrucción, esta Unidad Ejecutora, deberá ajustarse a lo dispuesto por el art.  92 numeral 5º del T.O.C.A.F.. 

-          Deberán ponerse al día en la elevación de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales, de acuerdo a lo dispuesto por el art. 114 del T.O.C.A.F. y la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas.

·        En relación al Inventario

-          El Inventario llevado por el Organismo presenta deficiencias en cuanto a la inclusión de todos los bienes y a la identificación numérica de los mismos. Se deberá dar cumplimiento estricto a lo dispuesto por el Director Nacional  en Resolución de fecha 3/6/2002 y a lo preceptuado por los arts. 71 y 72 del T.O.C.A.F para la debida actualización del Inventario General. A tales efectos el Encargado de cada Área debe facilitar la tarea al personal asignado a tal fin y comunicar a la Sección Inventarios las altas, bajas y traslados de los bienes a su cargo.

-          Se entiende aconsejable que el Museo (Técnico) cuente con un registro de las muestras de piedras que se exhiben en el mismo, dado el valor económico de algunas de ellas y el valor didáctico de todas.

·         En relación a Proveeduría y compras directas

-          Se entiende necesario que se adopten medidas tendientes a mejorar el ambiente de  control en el área de Proveeduría. A tales efectos se deberá efectuar arqueos  aperiódicos y sorpresivos por parte de la División Administración, controlar la correcta registración de las altas y bajas de los diferentes artículos y la recepción de los materiales adquiridos por el Organismo en cantidad y calidad con lo solicitado.

-          En el año 2002 no existió una planificación de las compras, en particular de artículos y accesorios de informática y formularios impresos y similares.

-          Para la contratación de la central telefónica, por el monto al que ascendió la misma en el año 2002, debió realizarse un llamado a licitación.

·        En relación a las licitaciones

-          En relación a la licitación pública Nº 1/1999 adjudicada a la empresa Clark & Asociados para -entre otras tareas- la implementación, en el correr del año 2002 (Convenio firmado con la  empresa el 4/9/02), de una nueva aplicación en ambiente Windows que soporte la gestión del área del C.E.R.A.M., a la fecha de finalizada esta actuación aún no se había efectivizado.

-          Del estudio de las tarjetas de asistencia del Grupo de Consultoría de la empresa Clark & Asociados, se constató que no se dio cumplimiento a la carga horaria que según el Convenio ya citado, este Grupo debía realizar dentro del local de DINAMIGE. Esta situación fue puesta en conocimiento por el Encargado del Departamento de Administración al Director Nacional  con fecha 11/7/2000.

·        En relación a la recaudación

-          No existe un adecuado control respecto de los deudores, apreciándose un elevado porcentaje de morosidad en relación a la recaudación del C.E.R.A.M. (424,40%)  como consecuencia de la falta de mecanismos ágiles tendientes al cobro de los mismos, así como la falta de fluida comunicación del C.E.R.A.M. con la División Minería y con la Asesoría Técnica.

-          Sería recomendable  que el C.E.R.A.M., por la naturaleza de sus tareas pasara a depender de la División Administración  y que se le dotara de un funcionario con conocimientos contables, a fin de poder llevar a cabo todas las tareas que tiene asignadas y que se encuentran pendientes.

·        En relación a viáticos

-          En el año 2002 se autorizaron y realizaron viáticos por un importe de $ 52.571 sin el crédito correspondiente, que a la fecha de finalizada esta actuación no habían sido abonados. Este importe representa un 19% del total pagado por este concepto en el año 2002. Deberán ajustarse las erogaciones por viáticos a las asignaciones presupuestales previstas.

-          Los distintos comprobantes de actuación de los funcionarios deben ser controlados para que no existan incongruencias entre éstos y los formularios de liquidación de viáticos.

·         En relación a la flota automotriz

Se sugiere evaluar el mantenimiento de la totalidad de la flota automotriz, considerando su uso y los costos asociados (fijos y variables), que en el año 2002 ascendió a $ 577.221, por concepto de  mantenimiento y seguro y en el año 2003, sólo por concepto de seguro, se estima un gasto de $ 571.664.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Minería y  Geología.

UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 26 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:

·        Al comienzo de nuestra actuación se constató que los sistemas de registración y control no eran adecuados, en virtud de que  entre otras cosas,  no se podían realizar conciliaciones y no existían pistas de auditoría para verificar los movimientos contables. En virtud de ello, se fueron marcando diferentes  pautas que impulsaron la implementación de diversos cambios, como la puesta en práctica del nuevo “Módulo de Caja”,  que permitirá conocer fehacientemente la situación de la totalidad de los clientes  con los que cuenta URSEC, unificando todos los documentos de facturación y evitando la duplicación de tareas en lo que se refiere al ingreso de información.

Por todo lo expuesto se considera conveniente otorgar un tiempo prudencial a efectos de verificar si la implementación de los cambios mencionados cumple con las expectativas para subsanar  las carencias detectadas  en cuanto al manejo de los ingresos y egresos.

·        Si bien los cambios mencionados implementarán controles adecuados, se considera igualmente necesario realizar por parte del Departamento de Contaduría, arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería, a fin de instrumentar un adecuado control por oposición de intereses. ·        No obstante las gestiones realizadas por el Organismo, vía fax, tendientes a la depuración de las garantías que posee en custodia, se recomienda que se efectúe una publicación en el Diario Oficial y en otro diario de circulación nacional, estableciendo un determinado plazo a efectos de la presentación de los interesados para su devolución. Vencido el mismo deberán destruirse, previo aviso a la AIN para la fiscalización del  acto (Art.92, Numeral 5 del TOCAF). ·        Establecer un adecuado sistema de registración y control de las garantías en efectivo, en el que conste importe, moneda y nombre del cliente que la presenta, debido a que el “Módulo de Caja”  no contempla la contabilización de las mismas. A su vez, sería conveniente disponer de  un archivo con los comprobantes de ingreso de las garantías a Caja y los respectivos boletos de depósito bancarios. ·        Efectuar por parte del Departamento de Compras una planificación adecuada de las adquisiciones a realizar, sin perjuicio de los controles periódicos necesarios sobre el stock que posee Proveeduría, a efectos de mejorar los procedimientos relativos a las compras de la Unidad. ·        Codificar en forma correlativa y por Sección, la totalidad de los bienes que actualmente posee URSEC y registrar las altas y bajas con las fechas respectivas, de aquellos bienes que se trasladen o se obtengan en carácter de préstamo.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25/07/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 5/1/96. Se presentaron descargos que dieron lugar a un nuevo informe de fecha 17/11/03, en el que se establece, que si bien la Unidad Reguladora de Servicios de Comunicaciones, tomó durante la actuación de esta Auditoría medidas tendientes a subsanar distintas observaciones, ha dispuesto la creación de un grupo  de trabajo integrado por profesionales responsables de las áreas involucradas,  a efectos de proceder al  levantamiento de la totalidad de las observaciones formuladas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.

CONTROL VEHICULAR

La Auditoría Interna de la Nación tiene el cometido de analizar la información brindada por el sistema computarizado de control vehicular, en forma intermitente y selectiva, a efectos de identificar eventuales irregularidades o desvíos, al amparo del art. 5º del Decreto 197/00 de 11/07/00. De constatarse éstos, se deberá comunicar a los jerarcas respectivos y al Ministerio de Economía y Finanzas, con la finalidad de que el Poder Ejecutivo adopte las medidas correctivas correspondientes.

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Relativas al Ministerio de Industria, Energía y Minería

-    Se detectó la aplicación de prácticas inadecuadas que afectan la eficiencia del Sistema, tales como desconexiones de baterías y falta de calibrado.

-    El monitoreo de la Terminal de Acceso Remoto (TAR) no se realiza en forma periódica y las inconsistencias que se detectan a través de dicha tarea, no son comunicadas al personal superior. Además, no se modificó la clave original de acceso al TAR, lo que constituye una falta de seguridad informática.

-    No se aplican procedimientos de control que permitan obtener resultados veraces.  Estos están referidos a:

§         Inspección de los precintos de los tanques de combustible, §         Cargas de combustible a tanque lleno, §         Cotejo de odómetros (del vehículo y del ticket de carga de combustible), §         Desconexión de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE.

-    La comprobación del uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra fundamentada por razones de servicio, en documentos exhibidos al efecto.

·        Relativas a la empresa proveedora del Sistema

-       La capacitación brindada al personal operativo asignado al manejo del TAR, consistió en una demostración de tres horas de duración. La misma resultó insuficiente, por lo  que dicho personal no estuvo en condiciones de analizar los reportes; de investigar la incidencia de determinados eventos con los trabajos de mantenimiento de los vehículos de la flota, así como interpretar información inconsistente.

-       Se observa un error en el calibrado de un vehículo, lo que ocasionó diferencias importantes en los kilómetros recorridos.

-       Se detectó un “bug” en el Sistema, es decir una situación que el software no interpreta correctamente cuando se presenta, ya sea porque no se previó en el diseño o la lógica de la solución no es la adecuada.

-       Se detectó que no operaban correctamente dos “cajas negras”, lo que generó inconsistencias en la información de los eventos.

-       Los inconvenientes derivados de la empresa proveedora del Sistema, fueron planteados al grupo de trabajo CONVE de la División Comercialización de ANCAP, ya que es quien coordina las acciones tendientes a solucionar los problemas de los usuarios del referido sistema.

·        Relativas a las recomendaciones impartidas

-       Se promovieron acciones tendientes a optimizar la utilidad del sistema, así como propender a  la mejora continua de los procesos de análisis y gestión del mismo. Asimismo se sugirió la adopción inmediata de medidas que permitan efectuar los adecuados procedimientos de control, a efectos de lograr resultados veraces y oportunos.  El Inciso deberá dotar al Sistema de una adecuada seguridad informática y comunicar a la Auditoría Interna de la Nación las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/11/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Industria, Energía y Minería.

MINISTERIO DE TURISMO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Con respecto al Ministerio de Turismo

-                    No se cumplen las tareas de monitoreo y análisis de los reportes de la Terminal de Acceso Remoto (TAR), por lo que la implantación del Sistema CONVE en este Ministerio, genera un gasto al Estado, sin que se obtenga información que permita detectar y corregir desvíos.

-                    Se constató la falta de control de los vehículos afectados al servicio de los Sres. Ministro, Subsecretario y Director General de Secretaría. Los vehículos afectados a dichos jerarcas deben regirse por los mismos procedimientos de control  que los aplicados al resto de la flota. La  norma que autoriza la asignación personal de  vehículos oficiales a los citados jerarcas, a los efectos del ejercicio de la función en la Administración Central, no los exime del control del uso vehicular. En ningún caso el ejercicio de la función pública, en cualquier ámbito del Estado podrá implicar la libre disponibilidad de los vehículos oficiales fuera de los requerimientos del servicio en el sentido estricto (art. 13 del Dec. 192/02 de 27/05/02 y art. 6 del Dec. 197/00 de 11/07/00).

-                    Se comprobaron excesos de velocidad (más de l50 km p/h) en los vehículos 376.741 y 376.742, debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las disposiciones municipales, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

-                    El uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra fundamentado por razones de servicio en documentos exhibidos al efecto, con excepción del vehículo Mat. 2648 del que no se proporcionó documentación que justificara su utilización el día 06/07/02.

-                    Se constataron fallas en los procedimientos de control, los que están referidos a:

§                                       No se inspeccionan los precintos de los tanques de combustible. §                                       Los formularios donde se documentan los movimientos y sucesos de los vehículos, no se completan con la totalidad de los datos requeridos en tiempo y forma, ni son empleados por todos los choferes.  La distribución de los mismos no sigue un orden correlativo a pesar de ser prenumerados, lo que dificulta la tarea de control. §                                       Desconexión de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE. §                                       No se efectúan cargas de combustible a tanque lleno, por lo que resulta inoportuno analizar los reportes de rendimiento. §                                       No se estableció un sistema de control de calibrado a través del cotejo regular del odómetro del vehículo con el ticket de carga de combustible. §                                       No se lleva un registro actualizado de identificación de choferes. ·        Respecto a la empresa proveedora del sistema

-                    Se observa una importante inconsistencia en la información, tanto de odómetro, como de registro de velocidades, del vehículo 376.680.  Ello fue comunicado al grupo de trabajo ANCAP-CONVE, a efectos de adoptar las medidas pertinentes con la empresa proveedora del sistema, para la resolución de la situación planteada.

·        Respecto a las recomendaciones impartidas

-                      Se sugiere adoptar acciones inmediatas, con la finalidad de asignar la función de Operador del TAR en el más breve plazo, optimizar la utilidad del Sistema a través del monitoreo periódico y efectuar controles más eficientes de la flota vehicular.

-         Asimismo, se promovió el establecimiento de fluidos canales de comunicación entre el personal jerárquico y subalterno, de manera que el primero, imparta instrucciones precisas tendientes a corregir los desvíos que se detecten y que el segundo, proporcione los datos requeridos.

Se sugiere comunicar a la Auditoría Interna de la Nación las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 08/01/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Turismo.

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

·        Con respecto al Ministerio de Relaciones Exteriores

-                    No se justificó que el uso de los siguientes vehículos en días sábados, domingos, feriados y horario nocturno, haya correspondido al cumplimiento de sus responsabilidades públicas oficiales.

Sábados, domingos, feriados y horario nocturno: Mat.: 376.475, 376.476, 376.562, 376.677,  376.678 y SPE 22.

Sólo uso en horario nocturno: Mat.:  376.478, 376.560 y 376.563.

-                    No se ha dado cumplimiento al Art. 15 Decreto 192/02 de 27/05/02 que dispone que los vehículos oficiales deberán retornar a la dependencia al finalizar la jornada de trabajo.

-                    Por una interpretación errónea del alcance del Art. 13 del Decreto 192/02 de 27/05/02 por parte del Jefe del Departamento Servicios Generales, no se controlan los vehículos afectados a los Sres. Ministro, Subsecretario, Secretario General y Director de Protocolo. Los procedimientos del control vehicular deberán alcanzar a todos los vehículos del Inciso. La excepción de la norma está referida a autorizar la asignación personal de vehículos oficiales a los Sres. Ministro y Subsecretario, no obstante establece como limitante: “a los efectos del ejercicio de la función en la Administración Central exclusivamente”.

-                    Se comprobaron excesos de velocidad en los vehículos  376.476, 376.562, 376.677 y SPE 22, debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las disposiciones municipales porque, además representa un riesgo para las personas que ocupan el vehículo, así como por la responsabilidad civil y/o penal en que se podría incurrir en caso de accidente.

-                    No se justificó el motivo de las desconexiones de batería en el vehículo 376.475 en los días 08/08, 16/08, 17/08 y 19/09.  Este hecho altera la información del Sistema entre esas fechas, debiéndose investigar si las desconexiones fueron intencionales o existe un motivo válido, así como la causa de que se produjeran  reconexiones de batería a las 23:49 y 02:16 hs.

-                    Se sugirió al Inciso inspeccionar los precintos de combustible, realizar cargas de combustible a tanque lleno y modificar la clave original que permite ingresar al sistema. Asimismo, se recomienda modificar el procedimiento de control de calibrado ya que las diferencias de odómetros surgen de la comunicación verbal de los choferes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27/02/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD

CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Juventud, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente informe de fecha 13 de mayo de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y sugerencias:

·        Respecto al manejo de Fondos

-                      Se recomienda que la reposición de fondos de Caja Chica se efectúe mensualmente y no una vez que se gaste la totalidad de los mismos. Para los vales de combustibles es necesario destinar un lugar físico dentro del Instituto para su custodia y llevar un registro de estos.

-                      Se deberá dar cumplimiento al art.133 del TOCAF referente a la contratación de Póliza de Caución de Fidelidad.

-                      Se considera imprescindible que el Ministerio de Deporte y Juventud determine y comunique en forma escrita, a la brevedad, cuales son los gastos que pueden efectuarse con cargo a Caja Chica y las formalidades que debe cumplir la documentación al momento de presentar las rendiciones de cuentas.

·        En cuanto al Area de Tarjeta Joven

-         Se constataron importantes carencias de control respecto al cumplimiento de los convenios con las empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven y el destino de los aportes o cánones efectuados por las mismas (promociones y eventos donde participen usuarios de la tarjeta, incentivos a funcionarios del INJU o a la operativa del INJU). Se recomienda que quede debidamente documentado el ingreso y destino de esos aportes mediante el Certificado de aportes y Resolución dictada por el Director, respectivamente, quedando copia de las mismas en las carpetas correspondientes. En particular, para el ingreso de los aportes de artículos de oficina que son manejados por Administración, se sugiere, que se documente el ingreso y distribución de la mercadería aportada por las empresas adheridas al sistema. Por último, se considera conveniente que los pedidos de estos materiales de oficina se realicen una vez al mes, teniendo en cuenta las necesidades de las distintas áreas, quedando copia del formulario en Administración.

-         Es conveniente que la Dirección se encargue, solamente, del dictado de Resoluciones fijando el destino de los aportes, reservando el manejo y custodia de los mismos, a personal competente asignado a dichos efectos.

-         Se observó que existen casos de becas de estudio que no son incluidas en el llamado abierto para la adjudicación de las mismas, por lo que se considera importante coordinar esfuerzos entre el área Tarjeta Joven y el Departamento de Capacitación y Empleo con el fin de utilizarlas en su totalidad.

-         Se verificó, que en varios departamentos del Interior, existen convenios donde se establece que los cánones serán a convenir y otros donde las empresas realizaron aportes en efectivo. Estas situaciones reflejan la independencia con que actúan dichas oficinas en cuanto a la determinación de los aportes. Por esta razón, este equipo auditor considera primordial la nueva política de coordinación entre el INJU y las Oficinas del Interior, basada en encuentros mensuales de donde podrán definirse criterios uniformes en relación al tratamiento de los cánones y su condición de que deben materializarse únicamente en bienes y/o servicios. ·        Con respecto al Inventario de Bienes de Uso

-         El mismo deberá ser reformulado por parte de la Sección Administración a fin de incluir la totalidad de bienes, teniendo en cuenta que se debe asignar a cada bien un número de identificación. Por otra parte, cada vez que se realice un traslado se deberá dejar constancia a través de comprobantes internos. Por último, el código de acceso deberá ser conocido únicamente por la persona responsable del inventario.

-         Se deberá realizar una investigación a fin de determinar el destino del equipo informático que según Resolución de fecha 02/04/02 fuera donado al Ministerio de Deporte y Juventud.

·    Otras verificaciones relacionadas con la gestión del INJU

-                     Se observó una excesiva concentración de funciones en una única persona, quien es el responsable del manejo y registración de Caja Chica y de su correspondiente rendición, del Inventario de Bienes de Uso, del control de asistencia del personal y de la administración de los aportes de artículos de oficina efectuados por las firmas MOSCA HNOS y TINTA QUICK.. Este equipo auditor recomienda respecto a: la Caja Chica, separar el manejo de fondos, de la registración y rendición, llevando registros adecuados a las necesidades del Organismo y archivando una copia de los comprobantes rendidos;

°     al Inventario de Bienes de Uso, destinar una persona cuya tarea sea mantenerlo actualizado, efectuando para tal fin los comprobantes internos de traslado de bienes; °     la administración de artículos de oficina designar una persona que sea responsable del control de stock de los mismos.

Todas estas funciones deberán ser supervisadas por el Encargado de Administración y controladas por el Ministerio de Deporte y Juventud a través de quien éste disponga.

-         Se deberá realizar una ficha de stock para cada artículo de oficina aportado por las distintas empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven, a fin de permitir un mayor control de los mismos.

Por último, corresponde señalar que de la auditoría practicada en el Instituto Nacional de la Juventud,  pudo comprobarse que, a pesar de no tratarse de una Unidad Ejecutora, el mismo se maneja con total independencia del Ministerio de Deporte y Juventud, siendo  considerado, por la anterior Administración, como una oficina con funcionamiento autónomo, dependiente directamente del Ministro. Se considera imprescindible, que el Ministerio de Deporte y Juventud realice los controles pertinentes a fin de supervisar la operativa  del Instituto.

 

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18/06/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96 y habiéndose presentado descargos vencido el término legal.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Señores Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de la Juventud.

INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional del Menor, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 08/09/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

·        Referente al  “Proyecto 300”

-         La conjunción de esfuerzos de parte del I.NA.ME. y de  los agentes privados ha permitido la obtención de recursos y su distribución a la población beneficiaria, apuntando al logro del objetivo general del Proyecto;  

-         Existe un adecuado sistema de información que facilita el control y el seguimiento de la aplicación de los fondos recaudados por el Proyecto;

-         Los recursos y distribución de los mismos son objeto de periódicos controles por parte de una Auditoría externa  y  del propio I.NA.ME.;

-         Se encuentran diseñados e implementados procedimientos que permiten una correcta administración de los fondos.

·        Referente  a la División Convenios

-         Aproximadamente el 80% de la población del I.NA.ME. se encuentra atendida  por Asociaciones Civiles que se vinculan con el Organismo a través de los convenios. 

-         El apoyo económico mensual que el I.NA.ME. le otorga a estas instituciones se determina en base a la cantidad de niños atendidos, por lo que la División Convenios efectúa controles programados y sorpresivos de asistencia y técnicos, de la población que es atendida por las Asociaciones Civiles. No obstante ello, se advierte ciertas dificultades para el control de la efectiva asistencia de los niños en las modalidades de atención parcial, dadas las particularidades de los distintos perfiles y la movilidad de la población asistida.

-         Se efectúan estrictos controles sobre los gastos que se realizan con las partidas mensuales otorgadas por el I.NA.ME., así como sobre los reintegros.

-         Al detectarse irregularidades en la gestión de las Instituciones se adoptan medidas correctivas y sancionatorias que han llegado, en última instancia, a la rescisión del Convenio.

-         La División Convenios, ha desarrollado y aplicado diversos procedimientos e instrumentos para la organización del contralor administrativo y la supervisión técnica de la gestión de las Asociaciones Civiles, que a criterio de las suscritas generan un adecuado ambiente de control.

-         Con respecto a las clínicas siquiátricas, el régimen de contratación es a través de una licitación pública y compras directas, significando una erogación promedio mensual de $ 3.700.000. Las mismas están en la órbita de la División Convenios y se rigen por las mismas pautas de control administrativo  que  se utilizan para los centros de tiempo completo. No es posible emitir juicio respecto a la efectividad de los controles sobre la atención profesional prestada por estas instituciones, en virtud de que el análisis realizado,  no abarcó lo actuado por la División Salud, que es quien tiene ese cometido.

·        Referente al Centro de Atención a la Infancia y a la Familia (C.A.I.F.)

-         En relación a la aplicación de los fondos provenientes de Loterías y Quinielas, transferidos por el Instituto al P.N.U.D.:

°    La Unidad Auditoria Interna del I.NA.ME. realiza controles  sorpresivos y aleatorios teniendo en cuenta los informes mensuales de gastos elevados por la Dirección de la Secretaría Ejecutiva del Plan C.A.I.F.. Las observaciones formuladas por esta Unidad, en algunos casos son consideradas y subsanadas, y en otros no, por entender que los procedimientos se ajustan a los lineamientos establecidos por el P.N.U.D..

°    Los pagos por concepto de pasajes y horas docentes están respaldados con un comprobante interno conformado por el beneficiario. Se entiende necesario presentar la documentación oficial original, a fin de que exista una mayor transparencia en la utilización de dichas  partidas.

°    El I.NA.ME. no está actuando como agente de retención del I.V.A., incluido en las facturas de los consultores contratados, no dando cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 364/98 de fecha 09/12/98. No obstante ello, se verificó la presentación, por parte de los mismos, del Certificado Único de D.G.I. al día.

°    Se le abona a la U.C.U.D.A.L. en los ejercicios 2001, 2002 y 2003 por cursos universitarios de la carrera de Contador Público para un funcionario del I.NA.ME. que cumple funciones en la Secretaría Ejecutiva del Plan C.A.I.F.. A juicio de las suscritas esta erogación no se encuentra justificada, no obstante los argumentos esgrimidos por la Directora Ejecutiva, ya que no queda demostrada la necesidad de que se solvente, con fondos públicos, la carrera universitaria de un funcionario en una institución privada.

-         En relación a las rendiciones de cuenta de la partida otorgada por concepto de subvención a las Asociaciones Civiles:

°    No se adecuan a la formalidad exigida en el Reglamento General de Convenios en cuanto que no se adjuntan las conciliaciones bancarias; la cuenta bancaria y el libro llevado por el Centro no son de exclusividad para el manejo de los fondos recibidos; en algunos casos la documentación respaldatoria no está conformada por los representantes legales de la Institución.

°    Los informes elevados a la Unidad de Auditoría del I.NA.ME. por la Auditoria Técnica del Plan C.A.I.F. no ponen de manifiesto las observaciones antes señaladas. En los mismos se debería dejar constancia de las irregularidades constatadas en forma especifica.

-         En relación al Programa Supervisión y Seguimiento del Plan C.A.I.F.:

°    Sin pretender efectuar una evaluación de la tarea netamente técnica realizada por el Programa, se entiende que éste, en términos generales, ejecuta en forma sistemática y periódicamente la metodología de supervisión y procedimientos fijados, permitiendo el control del cumplimiento de los objetivos del Convenio y de la calidad del servicio prestado por las Asociaciones Civiles.

·        Referente al Sistema de Información para la Infancia (S.I.P.I)

-         El S.I.P.I. es un software que brinda información total o parcial, sobre la población atendida, ya sea en forma privada u oficial, desde la fecha de su implementación. La fidelidad de la información depende del suministro, en tiempo y forma, de los datos por parte de las Asociaciones Civiles y  las Unidades involucradas, así como del ingreso de los mismos por el operador. Los errores u omisiones que pudieran existir,  son detectados en los controles establecidos por la Dirección del Departamento, minimizando el riesgo en cuanto a la veracidad de la información suministrada por el programa.

·        Referente a la División Amparo y Convivencia

-         No se cuenta con información centralizada y desglosada de los gastos directos aplicados a cada servicio. Por tanto, se hace extremadamente dificultoso, el relevamiento de los datos necesarios para tomar conocimiento, en forma oportuna, de la gestión de los mismos.

-         La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, determina lo ejecutado por cada servicio mediante estimaciones y no en base a la totalidad de los gastos reales insumidos. Resulta imprescindible que esta Unidad cuente con dicha información para cumplir en forma efectiva y eficaz con sus cometidos, en particular en lo que se refiere al estudio, definición y aplicación de un sistema de cálculo de costos para la determinación de un valor de mantenimiento de los niños/as y adolescentes atendidos. A tales efectos, se recomienda que como complemento al sistema de contabilidad, se implemente un software que permita el desglose de los gastos por servicio.

-        En cuanto a los recursos materiales asignados a esta Unidad, las previsiones para su adquisición son realizadas en base al consumo del ejercicio anterior, por la Encargada de la División Servicios Generales, sin la participación de la Dirección de la División Amparo y Convivencia. Este procedimiento no es el más adecuado para la eficiente utilización de los recursos, ya que podrían adquirirse bienes que no satisfagan las necesidades específicas de los hogares. 

-         En lo que refiere a la distribución de los recursos humanos asignados a la atención directa de los niños en los Hogares se concluye que:

°    No existe un único criterio en la asignación de horas, adecuándose éste a las necesidades del servicio y del personal afectado al mismo, debiéndose maximizar los recursos humanos existentes para lograr una atención  del niño y/o adolescente.

°    Si bien existe una planificación de horarios dentro de cada servicio, ésta se ve modificada por  inasistencias y  salidas autorizadas, debiendo recurrir a un incremento de horas del resto del personal. Esto trae como consecuencia la asignación de horas a compensar que afectan al servicio posteriormente.

°    En la gran mayoría de los Servicios los turnos son cubiertos por una sola persona. 

°    En algunos casos,  existen funcionarios que cumplen 12, 15 o 18 horas de labor en una jornada de trabajo. Se considera inconveniente horarios tan extensos ya que esto puede afectar  el rendimiento y la calidad de atención.

°    Los partes mensuales que se utilizan como instrumento para dar cumplimiento a la Circular No. 14/02,  en algunos casos presentan errores u omisiones. Por ende,  la información que se eleva al Directorio del Instituto sobre el total de horas mensuales efectivamente trabajadas por los funcionarios afectados a esta División, no refleja la realidad.

En consecuencia sería recomendable que se asignara más personal idóneo para brindar una adecuada atención a los niños y adolescentes que residen en los Hogares,  ya que no resulta aconsejable cubrir la carencia de personal con la asignación de horas extras, máxime si se tiene en cuenta la naturaleza de las funciones que prestan.

-         Existen hogares que se encuentran en un régimen especial, donde se conjugan el régimen de cuidadoras, en cuanto a las retribuciones personales de los encargados de los servicios y  el de los hogares oficiales de 24 horas, en relación a los beneficios que reciben. Esto le ocasiona al Instituto una duplicación en la asignación presupuestal de la partida de alimentación. Por lo tanto, este régimen de atención de excepción, debe ser debidamente analizado y de considerarse conveniente su permanencia, proceder a su reglamentación.

-         En relación a los controles realizados por parte de Inspección General, se puede concluir que, al realizar tareas que le competen a otras Divisiones como ser, inventario, entrega y control de boletos, etc. y teniendo en cuenta la cantidad de funcionarios asignados, imposibilita a esta Unidad cumplir con las metas fijadas en cuanto a los controles administrativos a los Servicios Oficiales.

-         Se entiende conveniente que los resultados de las actuaciones realizadas sean notificados al Director de la División de Amparo y Convivencia, previa elevación del informe al Directorio, permitiendo de esta manera adoptar medidas correctivas en tiempo y forma

·        Referente a las Compras

-         Del relevamiento de las compras tramitadas en los ejercicios 2002 y 2003, mediante los procedimientos de licitaciones abreviadas y públicas, se observa que un elevado número de ellas quedó sin efecto. En la mayoría de los casos obedece a que los proveedores no se presentan, cotizan precios inconvenientes para el Organismo o renuncian a la adjudicación. En los restantes, la falta de cupo hace que se deje en suspenso el procedimiento de la licitación. Como consecuencia de ello, se recurre  con mayor frecuencia al procedimiento de compra directa para ir cubriendo las necesidades inmediatas del Instituto.

·        Referente a la Deuda de Tesorería

-         El I.NA.ME. mantiene una deuda acumulada de $ 113.352.156, correspondiendo a  ejercicios anteriores  $ 58.268.168. Esto estaría incidiendo negativamente en la gestión del Organismo al no permitir el mayor aprovechamiento de sus recursos materiales y humanos.

VISTA,  DESCARGOS Y RESOLUCION

Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 24/10/03, de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 de 05/01/1996 y vencido el término legal no se han presentado descargos a las observaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional del Menor.

 

 

 

 

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Última Actualización: 10/12/2018