Año 2004

 


AUDITORIA INTERNA DE LA NACION

INFORME DE ACTUACIONES 2004

SECTOR PUBLICO

INDICE

Introducción

Presidencia de la República

Oficina Nacional del Servicio Civil

Ministerio de Defensa Nacional

Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas

Ministerio del Interior

Dirección Nacional de Migración

Dirección Nacional de Policía Técnica

Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Aduanas

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas - Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto

Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca

Dirección General de Secretaría

Dirección General de Secretaría (Recursos Humanos)

Dirección General de Servicios Ganaderos

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales

Dirección General Forestal

Comisión Honoraria (Art. 3º de la Ley Nº 15.845 – Salto Grande)

Ministerio de Industria, Energía y Minería

Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)

Ministerio de Transporte y Obras Públicas

Dirección Nacional de Transporte

Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo

Control Vehicular

Ministerio de Educación y Cultura

Archivo General de la Nación

Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT)

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

Ministerio de Salud Pública

Unidad Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria (SSAE)

Servicio Nacional de Sangre

Denuncia sobre incumplimiento del legado instituido a favor del Ministerio de Salud Pública, en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Instituto Nacional de Alimentación (INDA)

Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente

Dirección Nacional de Medio Ambiente

Ministerio de Deporte y Juventud

Instituto Nacional de la Juventud (INJU)

Administración Nacional de Educación Pública (ANEP)

Programa de Modernización de la Enseñanza Media y Formación Docente (MEMFOD)

Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay

INAU - Gasto Social

INAU- División Convenios

Administración Nacional de Correos

Comisión Administradora de los Fondos Sociales de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba (CAFE)

Administración Nacional de Servicios de la Estiba (ANSE)

Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis

INTRODUCCION

En cumplimiento del mandato legal impuesto por el Artículo V, del Capítulo II del Control, del Título III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, se hace público el Informe Sintético de Resultados de las actuaciones y auditorías cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION durante el año 2004, en el ámbito orgánico de la competencia que le atribuye el Artículo 47 de la citada Ley.

Las actuaciones y auditorías de referencia se inscriben en el deber institucional y funcional de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION, de encabezar el sistema de control interno de los actos y la gestión económico-financiera de los órganos y reparticiones comprendidos dentro de la persona pública Estado, así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados incluidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República.

De conformidad con dicho marco jurídico, de acuerdo con los objetivos y  metas fijados por la Dirección y en respuesta a requerimientos efectuados por distintas autoridades públicas,  la labor desarrollada estuvo dirigida al cumplimiento de un proceso proactivo de control y fiscalización, tendiente a proporcionar a los organismos auditados una razonable seguridad, en cuanto a la eficacia y eficiencia de su gestión, a la confiabilidad de su información financiera y contable, al debido cumplimiento de la normativa que le rige y a la mejor salvaguarda de sus activos y recursos.

Cabe destacar, lo que generalmente no toma estado público, que las recomendaciones y conclusiones resultantes de las actuaciones cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION,  son acogidas mayoritariamente por parte de los diversos organismos a que refieren y comprobadas en sus respectivos seguimientos y monitoreos, determinando ello una interactiva relación funcional que favorece el mejor cumplimiento de las metas y objetivos  a su cargo.

Sin perjuicio de cumplir con los demás y vastos cometidos asignados –tanto en relación al Sector Público como respecto al Sector Privado- se ha considerado de especial relevancia la realización de aquellas actuaciones que, como las que informa esta publicación, están destinadas a dotar de la mayor eficiencia, eficacia y regularidad jurídica al quehacer público y al mejor y más transparente gestionamiento de los bienes y recursos del Estado.

En contribución a tales propósitos -inherentes a la naturaleza y fines de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION- y en acogimiento del  mencionado mandato legislativo, se confiere carácter público a la subsiguiente información.

Dr. José Luis Corbo Cervieri

AUDITOR INTERNO DE LA NACION

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Oficina Nacional de Servicio Civil

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de mayo de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y de Valores

•    Estudio de Compras

•    Estudio de Licitaciones Públicas y Abreviadas

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Oficina Nacional de Servicio Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En relación al Arqueo de Caja y Valores

-   Deben respetarse los plazos establecidos por la normativa vigente para el mantenimiento de los fondos en Caja.

-   Los arqueos de la Caja Chica deben realizarse por personas ajenas al manejo de estos fondos.

-   Los movimientos de valores (vales de combustible) deberán asentarse en un libro llevado a tal fin, de manera de contar con un registro actualizado de los mismos.

•   En relación a Proveeduría y Compras Directas

-   Del recuento efectuado en el Sector Proveeduría, surgieron diferencias con el saldo que surge del sistema de stock, que no pudieron ser explicadas por el encargado del Sector.

-   Se deberá realizar controles periódicos del stock de la mercadería por parte del Depto. de Administración, dejando constancia escrita de los mismos.

-   Se recomienda mantener archivadas las solicitudes de cotización de las compras directas, así como las ofertas recibidas.

-   En la actualidad existen seis contratos realizados bajo el procedimiento de compra directa, por arrendamientos de fotocopiadoras (tres de los cuales fueron firmados con un plazo contractual de 3 años), que sólo por concepto de costo fijo (sin considerar los costos variables), se paga anualmente U$S 4.147,56, importe que a la fecha supera la compra directa. De acuerdo a los montos, correspondería realizar una licitación abreviada. 

•   Con respecto a la partida de alimentación que cobran los funcionarios presupuestados y contratados, que en muchos casos, supera el 20% del líquido del sueldo y constituye un ingreso percibido en forma regular y permanente, corresponde se realicen los aportes sociales al BPS y se abone únicamente por los días efectivamente trabajados, de acuerdo a lo dispuesto en los Arts. 153 y 167 de la Ley N° 16.713.

•   En relación a las Licitaciones Públicas y Abreviadas

-   En algunos casos, los pliegos de bases y condiciones particulares no especifican claramente las características de los bienes a licitar. Esto ha ocasionado discrepancias con proveedores que generan demoras y riesgo de incumplimiento.

-   Se constataron casos de demoras en la entrega de los materiales por parte de las empresas adjudicadas, por atrasos en los pagos de facturas correspondientes a otras compras.

•   En relación al Inventario General, se entiende necesario designar  a un responsable que tenga a su cargo la realización del mismo y su permanente actualización.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 29 de setiembre de 2003. Se presentaron descargos fuera del término legal, los que igualmente fueron atendidos, dando lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 17 de octubre de 2003, en el que se reconoce que han implementado algunas recomendaciones y otras están en vías de concretarse, quedando sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 

Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 27 de noviembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de lo dispuesto por la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 06/11/03, por la cual se comete a la Auditoría Interna de la Nación el análisis de la gestión del gasto social. La misma se centró en la evaluación de la utilización de los recursos asignados al Hospital Central de las FF.AA.,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Entrevistas con el Director del Servicio y con el personal jerárquico de las Divisiones Financiero-Contable, Adquisiciones, Abastecimiento, Alimentación, Droguería, Farmacia y División Comercial.

•   Análisis del rubro Alimentación: adquisición, consumo y procedimiento para el control de calidad de carne vacuna, aceite y harina.

•   Estudio de procedimientos de compra de lácteos y otros alimentos (pollo, pescado, huevo).

•   Estudio de los procedimientos de compras de medicamentos.

•   Control de stock de medicamentos, por muestreo, en el Dpto. de Droguería y  Farmacia Central del Hospital.

•   Estudio del funcionamiento y del control interno de los siguientes Departamentos: Alimentación, Droguería y Farmacia.

•   Análisis de las Rendiciones de Cuentas e Informes de Revisión Limitada de Fondos de Terceros correspondientes al año 2003.

•   Seguimiento de los convenios que mantiene la DNSFF.AA. con la Fundación “Dr. Francisco Fernández Enciso” y relevamiento, mediante visitas a las distintas dependencias del Hospital Central de las FF.AA., de las donaciones realizadas por dicha Fundación.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 6 de mayo de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En cuanto a la adquisición y consumo de alimentos se observaron serias deficiencias en lo referente a controles. La falta de procedimientos desde la planificación hasta la recepción, hace que el sistema de control interno sea prácticamente inexistente e impide que la utilización de los bienes se realice en forma  eficaz y eficiente. Lo que se  manifiesta en:

-   Inconsistencia en los kilos y tipo de carne adquiridos (cortes traseros y carne desosada) con los asignados al consumo (carne picada).

-   Deficiencia en la documentación respaldante de las entregas de carne (remitos enmendados, sin identificar el proceso de compra,  tipo de corte recibido, etc.), remitos sin factura asociada y viceversa.

-   No se verifica la información contenida en los remitos con lo facturado.

-   La recepción de carne por parte de la DNSFF.AA sin considerar las observaciones realizadas por el Dpto. de Bromatología en cuanto a  temperaturas elevadas, transporte no adecuado, diferencias en la calidad y cantidad recibida.

-   Diferencias significativas entre el consumo estimado de carne y el ingreso de la misma en el bimestre agosto - setiembre/2003 (consumo estimado 14.747,08 Kg. – ingreso 36.121,68 Kg.).  Según el Jefe del Dpto. de Alimentación, la causa principal de dicha diferencia fue la entrega de carne al personal. El hecho de que el procedimiento de entrega de carne al personal no esté regulado y tampoco documentado, implica que no se pueda determinar como única causa de la diferencia constatada entre ingreso y consumo,  pudiendo existir faltantes no identificados por esta razón.

-   No existe un inventario ni controles periódicos en la División Alimentación. Es necesario implementar un sistema de inventario que permita el control efectivo de las existencias y una correcta  planificación de compras.

•   Del estudio de los procedimientos de Despensa surgen como principales observaciones que:

-   No se lleva  registro formal de existencias.

-   No existen comprobantes internos de entrega de mercadería a las distintas dependencias de la DNSFF.AA., con excepción de las planillas elaboradas por las Nutricionistas para la preparación de las comidas.

-   No se cuenta con un registro de personas autorizadas para retirar la mercadería.

•   Se realizó un control de stock en el Dpto. de Droguería de una muestra de 46 medicamentos, detectándose diferencias en once artículos, las que obedecen  a errores y omisiones en su registro. Es necesario mejorar la supervisión en el ingreso de datos al sistema. Asimismo, se efectuó un control de stock en Farmacia constatándose diferencias no significativas.

•   La registración contable de Fondos de Terceros administrados por  la DNSFF.AA., no cumple con lo establecido en el Instructivo Nº 10/03 de la Contaduría General de la Nación, respecto a la contabilización de ingresos y egresos en el SIIF. No obstante, se constató que se llevan registros contables a través del sistema Memory, detallando los ingresos y egresos por concepto. Las Rendiciones de Cuentas se realizan mensualmente al Ministerio de Defensa Nacional y se presentan  Informes de Revisión Limitada, en forma trimestral, cumpliendo en este aspecto, con lo establecido en el Instructivo Nº10/03 de la Contaduría General de la Nación.

•   Con la finalidad de contribuir y apoyar la función de la DNSFF.AA. se creó la Fundación “Doctor Francisco Fernández Enciso”, la que debe destinar integralmente, los fondos, donaciones y recaudaciones que obtenga para el cumplimiento de las funciones sanitarias inherentes a la DNSFF.AA.. De las indagaciones efectuadas se desprende que:

-   La DNSFF.AA. debe traspasar a la Fundación el 10% de lo recaudado por concepto de tickets de medicamentos y órdenes, según el Convenio celebrado entre ambas partes. El primer aporte realizado en el mes de  febrero de 2004, cuyo monto asciende a $147.041,30, se encuentra respaldado por un recibo no prenumerado y sin pie de imprenta.

-   De acuerdo al Contrato suscrito entre las referidas Instituciones, la Fundación debe volcar a la DNSFF.AA. el 25% del valor de cada sesión de la Cámara Hiperbárica, como costo estimado de los Recursos Humanos. De los registros contables de la DNSFF.AA., no surge que se hubieran efectuado transferencias de fondos por la Fundación, los mismos fueron vertidos directamente a la División Comercial (Venta de Servicios), quien los distribuía entre el personal, constando como único comprobante de pago una planilla auxiliar. Esta situación fue regularizada parcialmente por la Resolución N° 411 de fecha 1/04/04.

-   Se procedió a verificar la existencia de los bienes donados por la Fundación “Doctor Francisco Fernández Enciso” al Hospital Central de las FF.AA. De la misma surge que la mayoría de los bienes se encontraban en el destino al que fueron asignados, con  excepción de dos televisores “Sakura” de 21” y dos frigobar “Ocean”.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25 de mayo de 2004.  Se presentaron descargos dentro del plazo legal, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 10 de junio de 2004, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas, quedando sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente el cumplimiento de las medidas correctivas dispuestas por la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas del Ministerio de Defensa Nacional.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Migración

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 18 de agosto de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores

•    Análisis de Rendiciones de Cuentas

•    Estudio de Compras

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Migración, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 14 de enero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Existen partidas conciliatorias en las cuentas corrientes del BROU que datan en algunos casos desde el año 1996 (Fondos Rotatorios y Presupuestales) y en otros desde el año 2000 (Tributos y Viáticos). Se sugiere corregir esas situaciones a la brevedad, estableciendo los contactos que sean necesarios con la Contaduría General de la Nación y el BROU.

•   Con respecto a los valores en custodia desde larga data, se debe realizar un llamado por la prensa otorgando un plazo prudencial para el retiro de los mismos, vencido el cual se procederá de acuerdo con lo dispuesto por el Art. 92 núm. 5 del TOCAF.

•   Se sugiere agilizar los procedimientos de compra directa, sometiendo los mismos a la aprobación de la Jefatura de Administración, en especial cuando se trate de gastos de escasa entidad.

•   Los pagos a proveedores y guardias del interior se realizan mediante giros de dinero a las cuentas de los funcionarios, correspondiendo efectuar los mismos a las cuentas de la Dirección Nacional.  Si el propósito de dicha práctica es ahorrar comisiones, se deben racionalizar los giros, acumulando la mayor cantidad de movimientos en cada uno de ellos.

•   Se recomienda la aplicación de procedimientos de control en Proveeduría por parte del personal superior, a efectos de asegurar la oposición de intereses necesaria que debe existir en un sistema de control interno adecuado, correspondiéndole en este caso a la Jefatura de Administración.

    A los efectos de mejorar la eficiencia de dichos procedimientos, se sugiere que sean complementados con la informatización de los registros de Proveeduría.

•   Los bienes del Inventario de algunas Secciones de la Sede Central e Inspectorías no se encuentran etiquetados, por lo que una vez culminado dicho proceso, se deben establecer procedimientos de actualización permanente del Inventario de acuerdo con lo preceptuado por el Art. 72 del TOCAF.

•   A partir de un recuento físico se constató la existencia de bienes que no se encontraban inventariados, así como otros que estando registrados no se ubicaron en el lugar correspondiente. Se deben corregir dichas situaciones y cuando se produzcan movimientos de bienes deben ser comunicados a la Sección Inventario.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16 de abril de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.               

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 05 de octubre de 2004, adoptando las conclusiones de los Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Migración.

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MINISTERIO DEL  INTERIOR

Dirección Nacional de Policía Técnica

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 23 de mayo de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores.

•    Análisis de Fondos de Recaudación.

•    Análisis de la asignación y ejecución presupuestal.

•    Estudio de Compras.

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría.

•    Relevamiento del funcionamiento de los Departamentos técnicos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Policía Técnica, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha  30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los Libros llevados por Contaduría presentan anotaciones a lápiz, atrasos en las registraciones, no se respeta la cronología de los hechos y de los comprobantes asentados. Los mismos deben ser escriturados aplicando las normas de registración contable a efectos de brindar información confiable y a tiempo real.

•   El libro de control de las libretas de recibos debe ser llevado por persona ajena a la Tesorería con la finalidad de mantener la debida oposición de intereses.

•   Es necesario que se efectúe una planificación anual de las compras teniendo en cuenta las asignaciones presupuestales que percibe la Unidad Ejecutora, a efectos de evitar fraccionamientos del gasto.

•   Por razones de buena administración y debida oposición de intereses, la Sección Proveeduría debe funcionar en forma independiente de la Sección Compras.

•   Es conveniente dar de baja del depósito de Proveeduría  a aquellos materiales que se encuentren fuera de uso, rotos o deteriorados, contando con la autorización del Jerarca del Organismo y quedando debidamente documentada.

•   Se deben ajustar los procedimientos llevados a cabo en Proveeduría, de manera de evitar la entrega de materiales sin la documentación de respaldo y dar de baja en los stock de bienes que no han sido retirados.

•   Se recomienda realizar un Inventario General de materiales en Proveeduría, practicándose los ajustes que correspondan al sistema.

•   En relación al Inventario, se está implementando el sistema informático proporcionado por el Ministerio del Interior, pero aún no se ha culminado el proceso, por lo cual no fue objeto de ésta auditoría. El registro del Inventario con el que se cuenta actualmente, presenta una serie de defectos:

-   En los libros existen escrituraciones a lápiz, los bienes no se encuentran valorados y se le asigna un mismo número de inventario a diversos artículos.

-   Del control efectuado surgieron diferencias con lo escriturado en los libros, las mismas obedecen a la falta de comunicación de bajas o traslados o por omisión de escrituración.

•   Se entiende que sería un gran aporte para el Organismo que el Departamento Monodactilar contara con un sistema automático de identificación dactilar donde se ingresen las impresiones dactilares de los procesados. Además, la División de Identificación Criminal debería adaptar su metodología de trabajo a la nueva tecnología, logrando una mayor coordinación con las Jefaturas del interior y capacitando a los funcionarios.

•   Sería importante que se implementara la creación de oficinas departamentales en el interior del país, a los efectos de que administren la recaudación de los servicios brindados por la Dirección Nacional de Policía Técnica.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16 de abril de 2004. Se presentaron descargos fuera del plazo legal, de los que se desprende que se han incorporado en los procedimientos algunas recomendaciones.            

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Policía Técnica.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Aduanas

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 9 de diciembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, teniendo como objetivo el análisis de la operativa  del régimen de Admisión Temporaria (AT), llevándose a cabo los siguientes procedimientos en las áreas correspondientes:

•   Estudio del régimen normativo

•   Estudio del funcionamiento del Programa Lucía

•   Análisis de los plazos de las operaciones

•   Estudio de “Rectificados” y Transferencias

•   Análisis de un caso concreto del tratamiento dado a un listado de morosos (Exp. 387/2002)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Aduanas, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 4 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El Laboratorio Teconológico del Uruguay (LATU) no comunica en tiempo y forma a la Dirección Nacional de Aduanas las empresas morosas en el cumplimiento de las obligaciones establecidas por el Decreto Nº 420/90 en materia de Admisión Temporaria.

•   El LATU no da cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 12 de la precitada norma, en lo concerniente a impedir sigan operando bajo el régimen establecido, aquellas empresas inhabilitadas por morosas. Este comportamiento y la falta de controles adecuados determina una importante evasión tributaria.

•   De los expedientes analizados surge que el Estado no ha percibido suma alguna por deudas a cargo de las empresas infractoras.

•   Se observa una operativa poco clara en la registración de los movimientos de cada AT, lo que impide la realización de controles necesarios. Ello se ve aumentado por la implantación de un régimen de  “Rectificados" por parte del LATU, sin el correspondiente respaldo normativo y por la concesión de prórrogas a las AT autorizadas por el citado Organismo. Todo esto en clara contravención con lo dispuesto por el Decreto Nº 431/97 de 6/11/97 que faculta al Ministerio de Industria, Energía y Minería a resolver acerca de la solicitud de autorización de prórrogas, previa consulta con el LATU.

•   No se cumplen con las formalidades exigidas en los libros en que se asientan las AT, siendo igualmente visados por personal del LATU (a vía de ejemplo: hojas móviles, escrituraciones en lápiz, inexistencia de foliaturas, utilización de cuadernolas, etc.).

•   Se observan fallas en el Programa Lucía que es necesario corregir a efectos de controlar eficazmente la operativa de las AT, como ser permitir rebajas superiores a las cantidades realmente importadas.

•   Del expediente Nº 387/02 de la Dirección Nacional de Aduanas "Listado de Morosos", surgieron reiteradas irregularidades (entre los años 1992-2003) en la tramitación de AT por un valor CIF de U$S 34:000.000, lo que estaría determinando según la propia estimación de la citada Unidad Ejecutora, que se habría producido una evasión tributaria de U$S 23:600.000.

•   Se deberá utilizar el procedimiento de transferencias únicamente para productos químicos y no en forma generalizada, en cumplimiento del precitado Dec. Nº 420/90.

•   En virtud de las irregularidades constatadas, se recomendó la adopción de medidas disciplinarias respecto a los sujetos responsables y correctivas respecto a la operativa de la Dirección Nacional de Aduanas, de acuerdo con las normas jurídicas vigentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado  por el artículo 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista a la Dirección Nacional de Aduanas con fecha 23 de junio de 2004 y al LATU el 1º de julio de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 9 de agosto de 2004, ratificando su anterior pronunciamiento, sin perjuicio de tener presente los correctivos y medidas que ha implementado la Dirección Nacional de Aduanas, tendientes a subsanar las observaciones formuladas. En cuanto al LATU, de acuerdo con la respuesta a la vista conferida, estaría implementando las recomendaciones sugeridas.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo la adopción de medidas correctivas tendientes a la normalización del sistema de control de las Admisiones Temporarias, por medio de un estricto cumplimiento de disposiciones legales.  Además, se recomendó a la Dirección Nacional de Aduanas y al Laboratorio Tecnológico del Uruguay, la conveniencia de modificar la normativa vigente en materia de “Admisión Temporaria” con la finalidad de establecer mayores y más eficaces instrumentos de contralor sobre el funcionamiento y aplicación del respectivo régimen.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN NACIONAL DE LOTERIAS Y QUINIELAS

Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación fue dispuesta por la Auditoría Interna de la Nación en cumplimiento a lo encomendado por la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas, a efectos de dar trámite a las denuncias presentadas ante dicha Secretaría de Estado.    

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 23 de octubre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se tuvo presente, antes de decretarse la Intervención por parte de la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas, lo dispuesto por el Artículo 6º de la Ley Nº14.808 del 2/08/1978, que prevé el procedimiento a seguir en el caso que la Banca adoptara decisiones que pudieran reputarse ilegales o inconvenientes, se excedieran de sus facultades estatutarias o actuaran en omisión de sus cometidos.

•   Referente al no pago de impuestos en fecha, el Art. 18 de la Ley Nº 17.453 de 28/02/02 y su reglamentación, Resolución Nº 332 de 25/06/02, determinan que las Bancas son contribuyentes de IVA, debiendo ser la Dirección General Impositiva la encargada de controlar el pago de dicho impuesto, lo que determinaría el seguimiento a esta Dirección para intervenir a su respecto.

•   Con relación al monto del capital de “la Banca”, fue un hecho superado en tiempo y forma por los propios Agentes, de acuerdo a lo solicitado por los Interventores el día 15/05/03, algunos realizando aportes en efectivo y otros mediante el retiro anticipado de utilidades.

•   En cuanto a las reservas, se contaba con un monto de $ 2:585.000 depositados en el Fondo de Garantía de la Unión de Bancas del Interior (UBI), por lo que no constituiría fundamento razonable para decretar la Intervención. Paradójicamente la Intervención fue omisa en sus obligaciones con la UBI.

•   El funcionamiento, en un principio de todas las Agencias y después, de las Agencias agrupadas, recepcionando juego en el local que ocupa “la Banca”, se encuentra amparado por la Ley Nº14.808 y por las excepciones que la misma establece. Por tanto, la exclusión y separación dispuesta por la Intervención a este respecto, carecen de fundamento legal válido.

•   El Art. 7 de la Ley Nº 14.808 determina que la “...Dirección de Loterías y Quinielas, podrá disponer la intervención de la respectiva Banca, por un lapso de hasta cuarenta y cinco días, prorrogable por otro con un máximo de igual extensión en caso de necesidad”.

    En el caso de la Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto, la Intervención se extendió 180 días, lo que constituyó un apartamiento de la Ley.

•   Referente a la continuidad de la explotación de juegos, después de la suspensión de las Agencias agrupadas por parte de la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas, el mismo se realizó con personal que no figuraba en la planilla de trabajo y que estaría percibiendo, concomitantemente, ingresos a través del seguro por desempleo.

    Asimismo, existiendo funcionarios en el seguro por desempleo, se contrató a funcionarios jubilados y personal nuevo, contraviniendo las normas que regulan la seguridad previsional.

•   Se constató, tanto durante el período en que funcionaron en “la Banca” la totalidad de las agencias, como cuando éstas se separaron y también cuando actuó la Intervención, una irregular  subaportación al BPS.

•   El Gerente General fue contratado como empresa unipersonal, pero “la Banca” es quien realiza los aportes a DGI y BPS, abonándole además, salario vacacional, licencia, aguinaldo, etc., lo que fue también admitido por la Intervención.

•   Existía un déficit de $1:202.143 anterior a la Intervención, que respondía a que “la Banca” pagaba los gastos personales de sus socios y luego esto era “regularizado” contablemente mediante un asiento de retiro anticipado de utilidades. Tampoco fue corregido.

•   Referente a la distribución de porcentajes de participación realizada durante la administración de “la Banca” por parte de los Interventores, se desconoce el fundamento legal que facultó a realizar la misma, en virtud de su afectación e interés particular y privado.

    Con esta distribución aplicada por la Intervención, se permitió que las agencias Nº 9 y Nº 10, cuyos titulares eran madre e hijo, contaran con una participación del 60,81% del capital y confiriéndole de esta forma, mayoría absoluta para adoptar cualquier tipo de decisión.

•   Se recomienda investigar las denuncias formuladas por el Gerente General.

•   Referente a la separación o división de la Agencia Nº 7, no se tuvo en cuenta para la misma, la relación costo-beneficio, independientemente de la inexistencia de norma jurídica que ampare esta decisión.

•   Se advierte que la retribución asignada y percibida por los Interventores de parte de la Banca de Cubierta Colectiva de Quiniela del Departamento de Salto, implica una violación a lo dispuesto en el Decreto N° 30/2003 de fecha 23/01/03 en su Art. 27.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores y disponiendo la remisión de los obrados a la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Secretaría

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 11 de setiembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de Caja  y Valores

•   Conciliaciones Bancarias

•   Análisis de la Asignación y Ejecución Presupuestal correspondiente al año 2002 y al mes de agosto del 2003

•   Evaluación del Sistema de Contabilización y Control

•   Análisis de Viáticos (julio y agosto de 2003)

•   Análisis de Rendiciones de Cuentas (enero- marzo de 2003)

•   Análisis del Sistema de Compras

•   Análisis del Funcionamiento de la División  Recursos Humanos

•   Inventario

•   Revisión de la actuación de la Comisión Especial de Automotores

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Del arqueo practicado en la Tesorería, se constató la existencia de:

-   comprobantes pendientes de rendición por la suma de $ 4:546.369, cuya antigüedad data de los años 1998, 1999 y 2000;

-   efectivo por $ 78.860 pendientes de rendición y de depósito desde el año 1998;

-   U$S 8.521,44 que permanecían en custodia de la Tesorería desde octubre del 2002,  por el cobro de un siniestro del BSE y que no formaban parte del saldo de Caja;

-   fondos de la Dirección Nacional de Recursos Acuáticos  (DINARA) que según Resolución de la Dirección General de Secretaría, se encontraban en custodia en dicha Tesorería;

-   Garantías de Licitaciones que en su mayoría se encontraban vencidas y no formaban parte del saldo de Caja.

    Las sumas de $ 78.860 y U$S 8.521,44 fueron depositadas en el transcurso de la actuación de esta Auditoría.

•   En las actas de arqueos que se practican a fin de cada mes por la División Contabilidad y Finanzas a Tesorería,  no se incluyen los fondos que no forman parte del saldo de Caja, los haberes pendientes de pago y las garantías de licitaciones.

•   Los procedimientos de registración y control no son adecuados y carecen de confiabilidad, sugiriéndose que a la brevedad, se proceda a la revisión y modificación de los mismos.

•   La Tesorería del MGAP no está incluida en el Organigrama del Inciso, dependiendo directamente de la Dirección General en mérito a una reestructura del año 1998. A efectos de que exista un adecuado control por oposición de intereses, debería depender técnicamente de la División Contabilidad y Finanzas.

•   En relación a la liquidación de viáticos, se constató que se le abonaron a un funcionario dos viáticos un mismo día por diferentes destinos, lo que revela la necesidad de incrementar el control.

•   La División Recursos Humanos  presenta en la actualidad serias carencias debido a que permaneció acéfala durante casi una década. A pesar de las medidas implementadas, desde que la Asesoría de Planeamiento Estratégico asumió la supervisión de dicha División, aún existen anomalías a subsanar. En virtud de ello, se sugirió  implementar a la brevedad el sistema de registro de asistencia a través de tarjeta o huella digital, así como un sistema de información compatible con el Sistema de las Condiciones Objetivas del Trabajo (SCOT). Además, debe darse cumplimiento en todos sus términos a lo dispuesto por la Resolución N° 704 de 4/9/02 que establece la obligatoriedad de registrar asistencia a todos los funcionarios sin excepción, así como tomar las medidas correctivas necesarias, tendientes a lograr un funcionamiento eficiente y eficaz de la División.

•   La División Recursos Humanos no cuenta con información de todo el personal afectado al Organismo, ya que no tiene acceso a la información relacionada con las personas contratadas por los Organismos Internacionales ni con los contratos respectivos.

•   El Organismo no cuenta con un Inventario de bienes muebles, útiles e instalaciones. Al momento de la actuación se encontraba en proceso de realización, detectándose que los procedimientos implementados no reúnen las condiciones necesarias para el relevamiento, procesamiento y actualización del mismo.

•   En lo que refiere a Automotores:

-   No existe un adecuado sistema de control que permita vincular al vehículo con su destino, con el kilometraje recorrido y con su rendimiento.

-   Con fecha 28/9/02 se efectuó un importante remate de vehículos pertenecientes al Inciso 07 tendiente a reducir la flota automotriz, no obstante ello, la cantidad de vehículos con que cuenta en la actualidad el Ministerio demuestra que en realidad ésta se ha incrementando.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12 de enero de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Secretaría (Recursos Humanos)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

Por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación se realizó una auditoría de recursos humanos que comenzó el 15 de marzo de 2004, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Responsabilidad de la administración de los recursos humanos

•   Supervisión de los procedimientos de control en materia de registro de asistencia, horarios e inasistencias

•   Análisis de la aplicación de los recursos humanos

­    Cuantificación y naturaleza del personal afectado a la Unidad Ejecutora 001

­    Estudio de los contratos de arrendamiento de obra y servicios

­    Remuneraciones a funcionarios públicos a través del Instituto Interamericano de Cooperación Agraria (IICA)

•   Estudio de legajos

•   Grado de cumplimiento de las calificaciones y premios al desempeño

•   Valoración de la implantación del sistema Supervisión de las Condiciones Objetivas de Trabajo (SCOT)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 28 de octubre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

   Relativa a la Dirección de la División Recursos Humanos

    La Dirección de la División Recursos Humanos ha permanecido acéfala desde el año 1992, sin perjuicio de breves períodos en que fue transitoriamente asignada a algún funcionario. Esta es la causa primordial de las irregularidades y prácticas contrarias a los criterios de buena administración, acaecidas en la División Recursos Humanos. Es esencial la existencia de un centro de imputación de la responsabilidad dentro de la citada División, a los efectos de encausar y coordinar su funcionamiento y concretar las presentes recomendaciones. Esto hace imprescindible la asignación de la función de Dirección de la División Recursos Humanos, a la mayor brevedad.

   Relativas al Departamento Registro y Control

    Los funcionarios del citado Departamento han incurrido en varias omisiones e irregularidades en los procedimientos de control, producidas por la existencia de una cultura funcional sustentada en hábitos ilegítimos en materia de administración de recursos humanos y por la no aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Procedimientos de control de asistencia, permanencia, horarios e inasistencias

­    Falta de un horario fijo de jornada laboral para los funcionarios. Este régimen flexible es en sí mismo ilegítimo, lo que surge de la interpretación de los  Arts. 5 y 7 del Dec. Nº 537/993 de 25/11/993, lo cual no permite controlar las llegadas tarde de los funcionarios. Lo señalado impide efectuar los descuentos salariales correspondientes conforme al citado Art. 5 y aplicar las sanciones disciplinarias procedentes cuando las llegadas tarde son reiteradas y configuren falta administrativa de acuerdo al mencionado Art. 7 lit. b. Se deberá predeterminar un horario laboral fijo para los funcionarios y controlar su cumplimiento estricto.    

­    No registra asistencia el 28 % de los funcionarios, en violación a lo dispuesto por el Art. 2 del Dec. Nº 537/993.

­    Funcionarios que no concurren a trabajar. Se ha vulnerado el deber funcional de asistencia dispuesto por el Art. 1 del Dec. Nº 537/993 pues por un lado, existen funcionarios sin tareas asignadas que no concurren a trabajar con autorización de la Superioridad y por el otro, todos los funcionarios cuentan con la autorización verbal de la jerarquía, de no concurrir a trabajar opcionalmente el 24 o 31 de diciembre.

­    No se documentan las comisiones de servicio y las salidas autorizadas en incumplimiento del Art. 1 del Dec. Nº 537/993. Tampoco se efectúan diariamente los controles de inasistencias, omisiones de marcado y saldos de horas negativas de cada funcionario, dilatando en exceso la solicitud de comunicación de los extremos referidos a los Jefes de cada repartición, lo cual impide el correcto cumplimiento de lo indicado por el Art. 75 de la Ley Nº 17.556 y Art. 14 del Dec. Nº 537/993.

­    Las jefaturas del Departamento de Registro y Control han omitido documentar y comunicar las reiteradas inasistencias de los funcionarios de su Unidad, en incumplimiento de lo dispuesto por el Art. 76 de la Ley Nº 17.556 lo que configura falta grave. Se sugiere que la autoridad competente disponga la instrucción de una investigación administrativa, a efectos de determinar responsabilidades por la comisión de actos y hechos irregulares a ese respecto, conforme al Art. 182 del Dec. Nº 500/91 de 27/09/91, cuyas resultancias deberán ser comunicadas a la Auditoría Interna de la Nación.

    La omisión referida impide la instrucción de un sumario administrativo conforme a lo dispuesto en el Art. 68 de la Ley Nº 17.556, la aplicación de la sanción disciplinaria de destitución según el Art. 73 de la Ley Nº 17.556, la realización de los descuentos salariales correspondientes conforme a lo dispuesto por el Art. 4 del Dec. Nº 537/993 y el Art. 268 del TOFUP y la rebaja proporcional de sus licencias, respecto a los funcionarios del citado Departamento que incumplen con su deber de asistencia.

    En consecuencia, han sido reiteradas las conductas indebidas de los funcionarios encargados  del control de asistencia, los que han dispuesto arbitrariamente de los recursos humanos del Estado, no aplicando como es debido las normas jurídicas vigentes.

­    Merece dos consideraciones la situación de un funcionario del Departamento Registro y Control quien registró 162 inasistencias en el año 2003 y 12 en el año 2004, sin que fuera iniciado el sumario administrativo correspondiente, ni aplicada la sanción disciplinaria de destitución, conforme a las normas precitadas. Además, se le otorgaron mayor cantidad de días de licencia por antigüedad, por cuanto se consideró únicamente la fecha inicial de su ingreso a la Administración Pública, sin tomar en cuenta el período en el cual no se desempeñó como funcionario público.

­    Licencias.  Se otorgaron de forma anticipada a su generación, en beneficio de ciertos funcionarios, licencias reglamentarias y licencias por antigüedad contraviniendo lo dispuesto por el Art. 4 de la Ley Nº 16.104 de 23/01/90.

Sistema informático de registro de asistencia. No es confiable, pues no refleja en sus reportes las horas efectivamente trabajadas por los funcionarios. Respecto a la seguridad del sistema, existe una falla en su diseño por cuanto no queda registrado quien ingresa al sistema desde el Departamento de Registro y Control y la Asesoría de Informática y Comunicaciones (ASIC). Además, su diseño no permite que los funcionarios registren personalmente la entrada y salida en cumplimiento del Art. 2 del Dec. Nº 537/993, cuya confección tuvo como fin evitar que un funcionario registre por otro, lo que debió haber sido solucionado mediante la aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Legajos.  Existen conductas negligentes que surgen de registraciones erróneas, falta de actualización e irracionalidad del criterio de identificación de los funcionarios a los que se les asigna tres numeraciones diferentes.

Dada la importante cantidad de legajos que deben ser actualizados a nivel de Inciso, se sugiere que cada Unidad Ejecutora centralice la confección, registración y actualización de los legajos de sus funcionarios. 

Implantación del sistema Supervisión de las Condiciones Objetivas de Trabajo (SCOT). Se deben adoptar las medidas pertinentes para lograr la implantación definitiva del referido sistema, en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 8 del Dec. Nº 289/02 de 30/07/02, con el apoyo logístico prometido por el CEPRE para fines de julio de 2004.

   Relativas a contratos de arrendamientos de obras y servicios

    Celebrados por el MGAP y afectados a las Unidades Coordinadoras de la U.E. 001.  En general, existe un cumplimiento correcto de los requisitos exigidos por el régimen jurídico vigente. Sin embargo, se deben efectuar ciertas consideraciones.

­    Los contratos y renovaciones celebrados en los años 2000 a 2002 del Programa Servicios Ganaderos, no fueron inscriptos dentro del plazo en el Registro a cargo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, incumpliendo lo dispuesto por el Art. 2 del Dec. Nº 158/002 de 30/04/002 y Art. 2 del Dec. Nº 208/002 de 12/06/02. Esto configuró la falta grave dispuesta por ambas normas jurídicas pasible de sanción disciplinaria para el sujeto responsable. No obstante los mismos fueron inscriptos, aunque fuera de plazo.

­    En dos ocasiones fueron suscritos dos contratos de arrendamiento de servicios simultáneos con la misma persona. Esta práctica vulnera lo preceptuado por el Art. 33 de la Ley Nº 17556 de 18/9/02. En una de estas ocasiones, la situación fue subsanada.

­    En la totalidad de los contratos celebrados por el Proyecto de Asistencia de Emergencia para la Erradicación de la Fiebre Aftosa (PAEFA), se pactó una cláusula que encubre una potestad para su renovación automática. Si bien estos contratos al ser financiados por un Organismo Internacional de Crédito se celebraron al resguardo del Art. 42 del TOCAF, se considera que igualmente dicha disposición contractual vulnera el Art. 6 del Dec. Nº 158/02 que integra el Orden Público Interno en materia de contratación administrativa y como tal no es derogable por la voluntad los contratantes. 

­    Se deben agilizar los procedimientos de regularización definitiva de los contratos en cuestión, en cumplimiento de los principios de celeridad, economía y eficacia consagrados  en el Art. 2 lit. e del Dec. Nº 500/991. Además, se debe evitar que la vigencia y el comienzo de ejecución de las prestaciones de los contratos sean anteriores a la intervención preventiva del gasto por el Tribunal de Cuentas conforme al Art. 211 de la Constitución y a la culminación del procedimiento indicado, por razones de seguridad jurídica.

Celebrados por el Instituto Interamericano de Cooperación Agraria  (IICA). Dieciocho personas cumplen funciones en la U.E. 001 contratadas por el IICA. Le fue impedido a la Auditoría Interna de la Nación el acceso a los citados contratos con el fin de controlar su legalidad, en ejercicio de la potestad conferida a este Organismo por los Arts. 48 num. 6 y 49 de la Ley Nº 16.736 de 5/01/1996.

   Relativas a remuneraciones de funcionarios públicos a través del IICA

    El MGAP asignó por intermedio del IICA de modo encubierto a determinados funcionarios, el beneficio de compensación dispuesto por el régimen jurídico marco constituido por los  Arts. 193 y 221 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/001, el Art. 120 de la Ley Nº 17.556 de 18/09/002, el Dec. Nº 244/002 de 26/06/002 y el Dec. Nº 321/004 de 9/9/004, previo al dictado de los Decretos Nº 884/004 y 886/004 de 13/09/04 por los cuales se reglamentó el régimen de ejecución del mismo.

    Como consecuencia, la elección de los funcionarios beneficiarios fue arbitraria pues no se ajustó a ningún criterio o procedimiento jurídico objetivo de selección, lo que constituyó la vulneración de los principios de Legalidad Objetiva e Imparcialidad contenidos en el Art. 2 del Dec. Nº 500/991.

   Relativas al Departamento Desarrollo Personal

Calificaciones y premios al desempeño.

A nivel de Inciso, no se efectuaron las calificaciones de los ejercicios 1996 y 1997. Los procesos de evaluación correspondientes a los ejercicios 1998 a 2002, no se realizaron correctamente conforme a lo dispuesto por el Art. 24 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996 y Art. 20 del Dec. Regl. Nº 301/996 de 31/07/996, ni se culminaron, con excepción de la U.E. 002.

Esto provocó el incumplimiento de lo dispuesto por el Art. 27 de la precitada Ley y del Art. 18 del citado Decreto referido al pago de premios por desempeño excelente y muy bueno, lo cual ocasionó un perjuicio a todos los funcionarios del Inciso por dos consecuencias. Una inmediata, que se traduce en la pérdida de dinero para los funcionarios afectados y otra mediata, pues incide en los ascensos y por tal motivo en la carrera funcional de dichos funcionarios.

    Se recomienda la finalización urgente de los procedimientos de evaluación de todos los funcionarios del Inciso y la tramitación de los premios correspondientes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12 de noviembre de 2004.

Se presentaron descargos dentro del plazo legal, en los que se da cuenta del acogimiento de las observaciones formuladas y la adopción de las medidas correctivas propuestas,  lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor en el que se sugiere una posterior auditoria de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 26 de noviembre de 2004, adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores, teniendo presente las medidas correctivas adoptadas y disponiendo el cumplimiento y seguimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Servicios Ganaderos

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

A solicitud de la Contaduría General de la Nación, se analizaron los viáticos abonados con Fondos Rotarios durante el año 2003 a los funcionarios de la Unidad Financiero Contable y al personal que cumplía tareas contables en la División Laboratorios Veterinarios (DILAVE) y en la División Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE), de la citada Unidad Ejecutora.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Durante el año 2003 se abonaron indebidamente viáticos por desempeño de comisiones fuera de su lugar habitual de trabajo, a trece funcionarios de la Unidad Financiero Contable de la Dirección General de los Servicios Ganaderos y a un funcionario del Horno Incinerador de DILAVE, pues no se cumplieron los extremos fácticos exigidos  por el  Art. 1 del Dec. Nº 67/99 de 3/3/99 para su otorgamiento. A tales efectos, fueron emitidos  formularios de rendición de viáticos que no se ajustan a la realidad, por cuanto no fueron cumplidos los destinos y misiones en ellos indicados. 

•   Este mecanismo se utilizó con el  fin de compensar a los funcionarios en cuestión por el cumplimiento de mayor carga horaria y responsabilidad, con autorización de las respectivas jefaturas. Además, el Director de la Dirección General de Servicios Ganaderos suscribió algunos formularios de rendición de viáticos.

•   El mecanismo compensatorio se aplicó con anterioridad al año 2003 y surgieron indicios de que no se circunscribió únicamente al personal afectado a tareas contables.

•   Las partidas salariales abonadas a los funcionarios por concepto de compensación, no son fijas ni permanentes. Sin embargo, existió cierta regularidad en los funcionarios beneficiarios y en los montos abonados, salvo casos excepcionales, pues las mismas eran determinadas en cada caso por los Directores de cada División.

•   Por lo indicado, se sugiere que la autoridad competente disponga la iniciación de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades por la comisión de actos y hechos irregulares señalados en materia de viáticos, conforme al Art. 182 del Dec. Nº 500/991, cuyas resultancias deberán ser comunicadas a la Auditoría Interna de la Nación.

•   Como derivación de las actuaciones cumplidas, se configuraron prácticas irregulares de “registro y control” y se incumplieron las normas jurídicas vigentes en la materia:

­    En DICOSE existió un hecho irregular en el manejo de los registros de asistencia, pues en determinados días comprendidos dentro del período en el cual algunos funcionarios deberían de haber estado ausentes por cumplir tareas en comisión, sus tarjetas registraban asistencia y a la vez, aparecían coloreadas con marcador oscuro. No se pudo determinar si se trata de adulteración de los registros de asistencia o de una irregularidad en los procedimientos de registración.

­    En DILAVE se incumplió reiteradamente con las normas jurídicas vigentes en materia de registro y control dispuestas por el Capítulo II del Título I del  Libro III del TOFUP (edición Noviembre de 2002).

­    En la sede central del Ministerio, algunos funcionarios no marcaban regularmente entrada y salida, vulnerándose lo dispuesto por el Art. 2º del Dec. Nº 537/93 de 25/11/93.

Por lo expuesto, se sugiere disponer la instrucción de los procedimientos disciplinarios correspondientes, a efectos de comprobar la existencia de actos o hechos irregulares en el manejo de los registros de asistencia de DICOSE y DILAVE y determinar posibles responsabilidades en las citadas Divisiones, debiéndose comunicar las resultancias a la Auditoría Interna de la Nación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19 de julio de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Servicios Ganaderos.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 2 de setiembre de 2004 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores

-   Arqueo Tesorería

-   Arqueo Área Expedición

•    Relevamiento de información en las Áreas de Tesorería, Contaduría y Expedición.

•    Control de Recaudación

•    Sistema de Compras

•    Seguimiento de observaciones de anteriores actuaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE), perteneciente a la Unidad Ejecutora Dirección de Servicios Ganaderos cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 4 de noviembre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se han implementado en las Áreas de Tesorería y  Contaduría,  medidas tendientes a mejorar su funcionamiento y a fortalecer el ámbito de control, a efectos de minimizar riesgos en el manejo de fondos y valores y proporcionar confiabilidad a los sistemas de información.

•   La Encargada de Tesorería custodia los fondos y valores y realiza tareas inherentes a Contaduría, emisión de cheques y registración.

•   No se deposita íntegramente la recaudación dentro de las 48 horas siguientes. El efectivo que se mantiene en Caja supera, habitualmente los $ 100.000.

•   Contaduría no cumple con las tareas inherentes a su función, no lleva registros de fondos y valores, no realiza conciliaciones bancarias ni arqueos de caja y valores a Tesorería, no rinde cuentas del Fondo de Recaudación ni el de Valores.

•   No se ha asignado personal adicional a las Áreas de Tesorería y Contaduría, a efectos de mejorar su funcionamiento e implementar adecuados controles por oposición.

•   Respecto al procedimiento de compras directas, en muchas ocasiones se efectúan adquisiciones previo a la autorización del ordenador competente. Asimismo, no se deja constancia escrita de las solicitudes de precios realizadas, desestimando la utilización de criterios de buena administración.

•   Muchos de los remitos que respaldan el envío de Guías, Planillas y Libretas de Recibos a las Jefaturas de Policía del interior del país, no cuentan con el sello y/o firma que acredita la recepción de conformidad, por la  respectiva Institución.

    No se efectúan controles adecuados sobre los montos de recaudación depositados por dichas Jefaturas. Se validan los movimientos bancarios, muchas veces, sin contar con la documentación respaldante y sin realizar el cruce de información con el Área de Expedición.

•   En el período analizado se detectaron varios recibos de recaudación, por concepto de Marcas y Señales, que no habían sido contabilizados y el importe de los mismos no había sido depositado en la CUN.

•   DICOSE actúa como Agente de Retención de lo recaudado por concepto de los timbres profesionales incluidos en las Guías de Propiedad y Tránsito por lo que realiza depósitos en la cuenta de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios. Del control de los depósitos surge que en el período comprendido entre el 1/10/03 y el 20/04/04, se depositaron en menos $ 7.205,10. A su vez, se constató la contabilización de dos depósitos, uno del día 24/10/03 por $ 1.932,80 y el otro del día 30/10/03 por $ 1.825, de los que no se acreditó las boletas respectivas. No obstante las gestiones realizadas ante la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios no fue posible  corroborar la veracidad de los mencionados depósitos.

•   Se constató que en el  Recibo N° 18481 de fecha 10/05/04, el importe en números fue corregido por un monto menor, no así el escriturado en letras, habiéndose realizado la contabilización por el importe de menor cuantía.

•   No se respeta en la utilización de las Libretas de Recibos de Recaudación la correlatividad numérica, lo que dificulta la realización de controles adecuados.

En virtud de las irregularidades constatadas, muchas de las cuales han sido denunciadas en anteriores actuaciones de esta Auditoría Interna de la Nación,  se considera oportuno solicitar al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca,  la instrucción de una Investigación Administrativa, a efectos de determinar responsabilidades, sin perjuicio de la aplicación de otras medidas que pudieren corresponder.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado y al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca con fecha 12 de noviembre de 2004. Se presentaron descargos dentro del plazo legal lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 23 de noviembre de 2004 en el cual si bien se reconoce la adopción de ciertas medidas, se ratifican las conclusiones y recomendaciones originariamente formuladas. 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución con fecha 24 de noviembre, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE).

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General Forestal

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 28 de julio de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Análisis de Rendiciones de Cuenta del año 2002 y primer semestre 2003

•    Estudio de Viáticos

•    Análisis de Licitaciones Abreviadas y Compras Directas

•    Control de Inventarios

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General Forestal, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•    Relativas al manejo de Fondos y Valores

-   Se utilizó como Caja Chica el monto asignado a Fondo Rotatorio, sin que existiera una resolución que hubiera fijado su monto.

-   Se utilizó transitoriamente la Cuenta de Fondos de Terceros para depositar cheques recibidos por concepto de recaudación y se sustituyeron los mismos por efectivo del Fondo Rotatorio, a efectos de su depósito en la CUN. Además, se realizó una transposición de fondos entre el Fondo Forestal y el Rotatorio para solventar sus obligaciones diarias. Se sugiere que los Fondos sean utilizados únicamente para el fin para el que fueron creados y dar cumplimiento al Art.74 del TOCAF en cuanto a solicitar autorización para aquellos casos en que dicha transposición sea inevitable.

-   Se deberá dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 36 de la Ley Nº 17.296 en cuanto a los plazos vigentes para el depósito de los Fondos de Recaudación.

-   No existe separación de funciones entre el Sector Contable y Tesorería. El funcionario responsable de registrar los movimientos de Caja se encarga también de recaudar y efectuar los depósitos en las distintas cuentas bancarias que la Unidad Ejecutora posee en el BROU. Se recomienda separar las tareas relativas a registración, recaudación y depósito a los efectos de lograr un mayor control y una adecuada oposición de intereses.

-   Se sugiere que el dinero proveniente de los fondos correspondientes a la participación de los funcionarios en el cobro de multas, permanezca en Tesorería y que Contaduría realice el registro contable que respalde la entrada y salida de los mismos.

-   Se recomienda suprimir el uso de los actuales recibos de recaudación y rediseñar un único recibo que contemple todos los conceptos de recaudación, el que deberá emitirse en tres vías, original para el cliente, una copia para acompañar a la rendición y otra para su archivo. Además, se sugiere llevar un registro que respalde sus movimientos.

-   El Sector Contable deberá confeccionar los libros de bancos correspondientes a las cuentas bancarias “Fondos de Recaudación” y “Fondos de Terceros”,  a los efectos de que arrojen saldos pasibles de conciliación.

-   Se recomienda que el programador instale una clave de seguridad en las planillas Excel que impida modificar los asientos una vez realizados.

-   Se deberán implementar controles periódicos sobre los Fondos de Recaudación y su registración, a efectos de evitar maniobras dolosas y situaciones irregulares como la detectada por esta Auditoría en la cual un funcionario demoró más de tres meses en depositar $10.000, sin que ningún control lo hubiese puesto de manifiesto.  Dicha situación fue comunicada al Jerarca de la Unidad Ejecutora, quien procedió a separar del cargo al funcionario involucrado y realizó la denuncia correspondiente en la Sección Jurídica del MGAP.    

    Relativas a las rendiciones de cuentas

No se presentan en todos los casos las Rendiciones de Cuenta para los distintos fondos que administra la Unidad Ejecutora y únicamente se realiza el Informe de Revisión Limitada de las partidas afectadas al Fondo Forestal.  Se sugiere que trimestralmente y contra revisión de las rendiciones de cuenta de todos los fondos, se presente el Informe de Revisión Limitada,  de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas, Ley Nº 17.213 de 24/09/99 y por los Arts. 114 y siguientes del TOCAF.

·     Relativas al control de inventarios

-   Se sugiere designar una persona encargada de Proveeduría con el fin de realizar las fichas de stock y llevar un registro actualizado de los artículos de oficina y papelería.

-   Se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF en cuanto al inventario de bienes de uso.

El Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca deberá dotar a la Unidad Ejecutora  del personal idóneo requerido a efectos de implementar las recomendaciones mencionadas y de una terminal del SIIF que simplifique la operativa diaria relacionada con los ingresos y egresos de datos al sistema.

Por último, se entiende que sería beneficioso para el Ministerio considerar, dentro de sus objetivos inmediatos, la creación de una Unidad de Auditoria Interna con el fin de apoyar y asesorar a las Unidades Ejecutoras, proporcionándoles análisis, evaluaciones, recomendaciones y promoviendo la implantación de controles efectivos dentro de las distintas áreas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 1º de diciembre de 2003. Se presentaron descargos en los que se da cuenta de la implementación de algunas recomendaciones y de otras en vías de concretarse. Ello dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 22 de diciembre de 2003 en el que se sugiere una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 13 de abril de 2004, adoptando las conclusiones de los Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General Forestal.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Comisión Honoraria creada por Artículo 3º de la Ley Nº 15.845 de 15 de diciembre de 1986 (Servidumbres sobre inmuebles afectados por obras y embalse de Salto Grande)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto por Resolución de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 24 de junio de 2003 se realizaron actuaciones de control y fiscalización sobre actos y gestión económico - financiera de la Comisión Honoraria en el período comprendido entre el 17/07/03 y el 09/09/03, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de las disposiciones legales y reglamentarias en las que se enmarca esta Comisión Honoraria

•   Evaluación del sistema de control interno y de los procedimientos implementados en el cumplimiento de sus cometidos

•   Estudio de Actas y evaluación de las actuaciones realizadas

•   Análisis de los criterios de determinación de los inmuebles afectados y de valuación de las indemnizaciones

•   Estudio de algunos expedientes seleccionados al azar, de indemnización por los daños causados por las crecidas extraordinarias y discontinuas del Río Uruguay y sus afluentes en la zona del embalse de Salto Grande

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión Honoraria creada por el Art. 3º de la Ley 15.845, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La Comisión Honoraria no ha implementado un sistema de control interno que permita dotar a la organización de procedimientos que otorguen seguridad y transparencia en su funcionamiento y en las decisiones adoptadas, más aún cuando las facultades otorgadas por la Ley son extremadamente amplias y la intervención del Tribunal de Cuentas se realiza después de haberse convalidado el acto administrativo.

•   La Comisión Honoraria ha sido omisa en la identificación de los padrones afectados por las crecidas extraordinarias y discontinuas del Río Uruguay y sus afluentes en la zona del embalse de Salto Grande (Art. 3 Ley N° 15.845), ya que desde la promulgación de la norma legal, que así lo impuso, han transcurrido diecisiete años y no ha dado cumplimiento a uno de los cometidos principales para el cual fue creada.

•   La falta de constitución de las servidumbres administrativas por ocupación temporaria de aguas, por parte del Poder Ejecutivo, trae aparejado reclamos continuos por pérdidas de cosechas. Otra consecuencia de ello, es el no ajuste del valor catastral del inmueble afectado y por lo tanto, el pago de impuestos por mayor valor al correspondiente (contribución inmobiliaria, impuesto al patrimonio, etc.).

•   No se ha efectuado en tiempo y forma el relevamiento de las áreas invocadas como afectadas, a efectos de determinar con precisión los daños ocasionados por las crecientes y evaluar con exactitud las demandas recibidas. Además, la Comisión debería haber identificado la naturaleza de la explotación a que los referidos inmuebles estaban destinados hasta el 31/12/85 (Art. 7 de la Ley citada).

•   Los criterios utilizados para la determinación del monto indemnizatorio no se ajustan al rigor legal, ya que no se considera la situación preexistente, sino que se indemniza por situaciones fictas o presuntas y no por daños reales constatados. Por ejemplo: viviendas precarias de valor mínimo que se indemnizan por montos superiores en tres o cuatro veces.

•   La Comisión ha actuado con criterios que no son uniformes ya que se fijaron valores en  U.R., dólares y ahora en Unidades Indexadas, optando siempre por aquel que resulta más beneficioso para el demandante.

•   Referente al marco normativo que regula la actuación de la Comisión, el mismo es insuficiente y poco preciso, lo que lleva a que ésta actúe con amplia discrecionalidad en el cumplimiento de sus funciones y cometidos. En virtud de ello, concentra funciones y permite que la misma actúe como ordenador de gastos y pagos, realice asesoramiento y control de su propia actuación, careciendo de un efectivo control externo, en virtud de que la intervención del Tribunal de Cuentas es posterior a la convalidación del acto administrativo.

•   Se constató la existencia de varias denuncias realizadas contra el representante de la Asociación de Plantadores de Caña de Azúcar en la Comisión Honoraria, en las que se expresa que dicha persona percibió sumas de dinero  por gestiones realizadas para el cobro de las indemnizaciones. Esto pone de manifiesto que  integrantes de la Comisión Honoraria estarían actuando o habrían actuado representando el interés particular del demandante, lo que quita transparencia a la actuación de este Órgano.

•   En mérito a las situaciones detectadas se recomendó que se dispusiera, por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, una Investigación Administrativa, con la finalidad de esclarecer las irregularidades y determinar las consiguientes responsabilidades.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Debido a las significativas irregularidades constatadas en la gestión de esta Comisión Honoraria y a la comprobación de que el marco normativo aplicable resulta insuficiente, el día 12/09/03 se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, recomendando la realización de una Investigación Administrativa, la suspensión transitoria de todo pago relativo a las indemnizaciones previstas en la Ley Nº 15.845, la sanción de un texto legal modificativo de dicha Ley para atender las insuficiencias normativas detectadas, así como normas reglamentarias del régimen vigente que acoten la actual discrecionalidad de la Comisión y habiliten un mejor contralor de su gestión. A su vez, se resolvió elevar testimonio auténtico de los informes producidos al Ministerio de Economía y Finanzas así como dar vista de los mismos al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

En cumplimiento con lo preceptuado en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30 de setiembre de 2003. Se presentaron descargos por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, de la Comisión y del Delegado de los Productores de Caña de Azúcar en la misma.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación de fecha 14 de octubre de 2003, solicitándose al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, que una vez concluida la Investigación Administrativa, se remitiera a esta Auditoría Interna testimonio auténtico de todo lo actuado y resuelto en relación a las irregularidades descriptas anteriormente.

A la fecha de esta publicación no se ha recibido dicho Testimonio.

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MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 15 de julio de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Auditoría de caja y banco

•    Análisis del Fondo Rotatorio (período 2002 – junio 2003)

•    Estudio de Compras

•    Análisis de los Proyectos de Inversión

•    Control de Inventario

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en DINAPYME cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha  5 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se realizan en tiempo y forma las rendiciones del Fondo Rotatorio, encontrándose pendiente de regularización comisiones y débitos bancarios por concepto de intereses sobre giro, de los años 2000 y 2002.

•   La partida de Fondo Rotatorio “Proyecto 788” del mes de junio/03 se depositó por error en la cuenta bancaria del Fondo Rotatorio Presupuesto – Afectación Especial lo que no pudo ser subsanado al no contar con las firmas registradas y autorizadas en el BROU. La Contaduría de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Industria, Energía y Minería, debe proceder a la regularización de la dicha partida.

•   Se utilizó de modo transitorio fondos para gastos con otro tipo de financiación, habiéndose realizado posteriormente los ajustes correspondientes. La utilización de fondos para efectuar gastos, cualesquiera sean las razones o los funcionarios requirientes, deberá ser debidamente autorizada por el jerarca del Organismo, conforme a lo prescripto  por el Art. 74 del TOCAF.

•   Se recomienda que los recursos de Proyectos sean utilizados exclusivamente para lo que cada uno de ellos indica, evitando el uso de recursos para fines u objetos no incluidos en los mismos.

•   La Unidad Ejecutora no cuenta con un Inventario que se ajuste a lo dispuesto por el Art. 72 del TOCAF.  Se debe contar con un sistema informático actualizado de los bienes existentes en el Organismo, a efectos de permitir el control de los mismos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 08 de enero de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 23 de enero de 2004, en el que se reconoce la incorporación de algunas recomendaciones y se sugiere una posterior auditoría de seguimiento.             

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 4 de febrero de 2004, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Transporte

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 10 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, como seguimiento de las observaciones del informe de esta Auditoría de fecha 08/10/99, llevándose a cabo  relevamientos en las siguientes áreas:

•    Departamento de Tesorería

•    Departamento de Contaduría

•    Departamento de Fiscalización

•    Departamento de Compras

•    Servicios denominados  “Acompañamientos”

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Transporte, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se constató que el Departamento de Tesorería subsanó las observaciones que habían sido formuladas oportunamente,  llevando en la actualidad listados de cheques diferidos debidamente identificados y habiendo comenzado -a partir del año 2000- la depuración de los valores depositados en garantía. Si bien se han depurado gran parte de las garantías en custodia vencidas, se recomienda para las que aún no han podido ser devueltas, efectuar una publicación en el Diario Oficial y en otro diario de circulación nacional, estableciéndose un determinado plazo para su devolución. Vencido el mismo, proceder a su destrucción, previo aviso a la Auditoría Interna de la Nación para la fiscalización del acto, tal como lo exige el Art. 92, num. 5 del TOCAF.

•   Se mantienen las observaciones formuladas en cuanto al atraso de las registraciones en los libros contables y en las rendiciones de cuentas.

•   Con relación a la observación realizada respecto a la necesidad de que el Departamento de Fiscalización recibiera apoyo del Departamento Informático, éste se ha concretado.

•   En el Departamento de Fiscalización, el programa para la emisión y cobro de convenios generados por aplicación del 5% a empresas de transporte de pasajeros no está operativo.  Se entiende conveniente que a pesar de la derogación del referido impuesto, se implemente dicho programa, en virtud de que existen múltiples convenios a plazos máximos de 36 meses.

•   Con respecto a compras, las mismas continúan realizándose sin una debida planificación. 

•   Se sugiere realizar en Proveeduría, un recuento general de materiales en stock, a efectos de ajustar los saldos actuales y obtener los del material en desuso, para que la contabilidad refleje fehacientemente las existencias de dicha Sección. Por otro lado, sería conveniente que el Departamento de Informática apoye a esta Sección, a fin de poder obtener en forma automática, listados de todos los materiales en stock con sus correspondientes saldos.

•   En cuanto a los servicios denominados “Acompañamientos”, no obstante las gestiones que se habrían realizado por parte de la DNT a nivel legislativo, para la regularización del cobro a las empresas y el pago a los funcionarios encargados de efectuar el referido acompañamiento, aún no se ha dictado norma legal que lo regule. A la fecha de la actuación, los pagos a los funcionarios intervinientes se efectúan a través de viáticos con cargo a los fondos presupuestales y los montos abonados por las empresas de transporte, a cuenta del referido servicio se depositan a partir del 26/11/01 en la Tesorería General de la Nación en la financiación 1.1 Rentas Generales.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 11 de diciembre de 2003 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Transporte del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 10 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de la estructura organizativa y funcional.

•    Estudio del Fondo de Fomento de la Marina Mercante.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se deberán realizar las gestiones pertinentes a efectos de implementar la reestructura organizativa de la Dirección Nacional de Transporte, de la cual depende la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo, lo que permitirá un mejor aprovechamiento de los recursos humanos de esa Dirección Nacional.

•   Respecto al Fondo de Fomento de la Marina Mercante, se sugiere efectuar las gestiones pertinentes ante la Dirección Nacional de Hidrografía, a fin de  realizar los controles sobre los fondos administrados por la Comisión Honoraria y en particular sobre la cuenta en pesos que se nutre de un porcentaje de lo producido por lo cánones  de permisos de extracción de áridos subacuáticos. Con ello se podrá contar con la información necesaria para realizar los debidos controles de oposición.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 7 de enero de 2004. Se presentaron descargos destacando el interés de jerarquizar en forma institucional la actividad del transporte marítimo y fluvial en el proyecto de reestructura organizativa de la Dirección Nacional de Transporte.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 1º de abril de 2004, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo.

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CONTROL VEHICULAR

La Auditoría Interna de la Nación tiene el cometido de analizar la información brindada por el sistema computarizado de control vehicular (SISCONVE), en forma intermitente y selectiva, a efectos de identificar eventuales irregularidades o desvíos, al amparo del Art. 5 del Dec. Nº 197/000 de 11/07/00. De constatarse éstos, se deberá comunicar a los jerarcas respectivos y al Ministerio de Economía y Finanzas, con la finalidad de que el Poder Ejecutivo adopte las medidas correctivas correspondientes.

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

ALCANCE DE LAS ACTUACIONES

Se analizaron los reportes del referido sistema en cinco Unidades Ejecutoras del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, verificándose lo siguiente:

•   Causas del uso de los vehículos en días sábados, domingos, feriados, horario nocturno (00:00 a 06.00) y excesos de velocidad.

•   Motivos de las desconexiones de batería y falta de calibrado de los vehículos. Se investigó que éstos no hubiesen sido provocados con intencionalidad, por cuanto inciden en la información que brinda el sistema.

•   Se estudiaron los procedimientos de control vehicular aplicados por las Unidades Ejecutoras durante el año 2003.

Dicho análisis se realizó a partir de la selección de una muestra representativa de los vehículos adheridos al SISCONVE correspondiente a octubre y noviembre de 2002.

Dirección Nacional de Arquitectura

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Arquitectura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 30 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se utilizaron vehículos en horario nocturno en la Regional Paysandú, fuera de los requerimientos del servicio en sentido estricto, lo que configura falta administrativa grave según lo dispuesto por el Art. 6 del Dec. Nº 197/000 de 11/07/00.  Se sugirió que la autoridad competente dispusiera la instrucción de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades.

•   La Sección Locomoción empleó procedimientos de control inadecuados, por los siguientes motivos:

-   No guardó la documentación remitida por los choferes que permitiera justificar el motivo de las desconexiones de batería y verificar el retorno de los vehículos oficiales a las respectivas dependencias al finalizar la jornada.

-   No se utiliza el código identificatorio del chofer requerido por el sistema, a efectos de delimitar responsabilidades.

•   Quedó demostrado que el usuario aplica prácticas que afectan en forma negativa la operativa y eficiencia del sistema, las que se detallan a continuación:

-   Escaso aprovechamiento del sistema, ya que a través del TAR no se detectó que el vehículo matricula JEF 128 permaneció descalibrado durante ocho meses.

-   No se controlaron los precintos de la bobina instalada en la boca del tanque de combustible.

•   Se comprobaron inconsistencias y falta de confiabilidad de la información que emite el sistema, derivadas de las desconexiones de batería y descalibrado de los vehículos.

•   Se comprobaron excesos de velocidad superiores a 125 km p/h en un 87% de los vehículos de la muestra, debiéndose corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 05/10/04 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Arquitectura.

Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los vehículos integrados al SISCONVE asignados a la Subsecretaría (B 1234), Secretaría del Ministro (B 1500 y B 1851), Dirección General (B 1263) y Relaciones Públicas (B 1497), no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/05/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   Ni los responsables del control en el Servicio de Locomoción, ni los operadores de la Terminal de Acceso Remoto (en adelante TAR), realizan controles y/o analizan la información de los precitados vehículos y de los matriculados B 1873 y B 1499 que están asignados al Sr. Ministro, los que se encuentran sujetos a la aplicación del Art. 6º del Dec. 197/000 de 11/07/00  y Art. 13 del citado Dec. 192/002. Dichas normas establecen respectivamente: “En ningún caso el ejercicio de una función pública, en cualquier ámbito del Estado, podrá implicar la libre disponibilidad de un vehículo oficial fuera de los requerimientos del servicio en sentido estricto” y “El traslado desde y hacia el domicilio de los funcionarios no será considerado necesario para el cumplimiento de las responsabilidades públicas”.

•   Se comprobó que el Servicio de Locomoción emplea procedimientos adecuados de control interno para el resto de la flota vehicular, por lo que se recomendó su ampliación a la totalidad de los vehículos.

•   Se constataron excesos de velocidad en el 58% de los vehículos de la muestra los que superaron velocidades de 150 km p/h. Se debe corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

•   La operativa y eficiencia del Sistema se ven afectadas por:

-   Prácticas inadecuadas que aplica el usuario, vinculadas a funciones operativas y de control del SISCONVE.

-   Falta de capacitación del personal que opera el TAR, no pudiendo por tanto distinguir cuando las inconsistencias que surgen en los reportes, se deben a defectos de la caja negra, descalibrado, fallas del software, etc.

-   Fallas del diseño del software, ya que genera eventos erróneos y se incrementa su probabilidad de ocurrencia cuando el vehículo no está correctamente calibrado.

Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Adscripta a la Dirección General.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes.

Dirección Nacional de Vialidad

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Vialidad, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El control del uso vehicular se encuentra descentralizado en las distintas Gerencias que demostraron que los viajes efectuados en días y horarios inhábiles, obedecían a razones de servicio. En igual sentido se justificaron las desconexiones de batería.

•   Se comprobaron excesos de velocidad superiores a 139 km p/h en un 75% de los vehículos de la muestra, debiéndose corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

•   Con excepción de la Gerencia de Estudios y Proyectos, los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/5/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Gerencia de la División Apoyo de la Unidad Ejecutora.

•   Se comprobó que las Gerencias emplean procedimientos adecuados de control interno de uso vehicular, no obstante se efectuaron recomendaciones con la finalidad de optimizar la gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Vialidad.

Dirección Nacional de Hidrografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Hidrografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 13 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La Unidad Control de Locomoción demostró que los viajes efectuados en días sábados, domingos, feriados, horario nocturno, obedecían a razones de servicio. En igual sentido se justificaron las desconexiones de batería.

•   Los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/5/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Gerencia de la Unidad Control de Locomoción de la Unidad Ejecutora.

•   Se comprobó que se emplean procedimientos adecuados de control interno de uso vehicular, no obstante se efectuaron recomendaciones con la finalidad de optimizar la gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Hidrografía.

Dirección Nacional de Topografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Topografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/05/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   Se sugirió unificar la administración, mantenimiento y control de todos los vehículos a través de un responsable de flota. Éste deberá instrumentar procedimientos y confeccionar formularios, con la finalidad de efectuar controles eficaces y oportunos, para lo cual podrán adoptar el modelo sugerido oportunamente por el equipo auditor.

•   Se comprobó que no existe un adecuado sistema de control interno, constatándose lo siguiente:

-   No cuentan con documentación que permita demostrar que los viajes que se realizan en Montevideo durante los días sábados, domingos, feriados y horario nocturno, obedecen a razones de servicio.

-   Tampoco existe documentación que respalde el uso de la flota vehicular en días y horarios hábiles, excepto cuando se cumplen misiones al interior de la República.

-   No cuentan con documentación que justifique las desconexiones de batería en dos vehículos de la muestra, lo que alteró la información que brinda el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y del Alterno de la Dirección Nacional de la Unidad Ejecutora.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13 de noviembre de 2003 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presentaron descargos lo que dio lugar aun nuevo informe del equipo auditor y en el que se reconoce la implementación por parte del Organismo de las recomendaciones efectuadas, las que quedaran sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Topografía.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Archivo General de la Nación

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de setiembre de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, en el período comprendido entre el 11/09/03 y el 13/4/04, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de Caja  y Valores

•   Auditoría de Caja

•   Conciliaciones Bancarias

•   Análisis de Rendiciones de Cuentas

•   Análisis del Sistema de Compras

•   Análisis del funcionamiento de Proveeduría

•   Control de Inventario

•   Análisis del funcionamiento del Centro de Cómputos del Centro de Difusión del Libro

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Archivo General de la Nación del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 29 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En relación al Arqueo de Caja y  valores:

-   La “Caja Chica” de Tesorería no fue constituida por Resolución del Jerarca, por lo que corresponde se de cumplimiento a lo estipulado por el Art. 78 del TOCAF.

-   De la comparación del resultado del arqueo de valores con el saldo que arroja el Libro Valores surgió una diferencia que obedece a errores de escrituración y al extravío de una libreta de recibos en el año 2001, que fuera comunicada a las autoridades oportunamente. Es necesario que se proceda efectuar los ajustes correspondientes.

•   El Libro Caja presenta enmendaduras y errores de escrituración. Deberán ajustarse a lo prescrito por el Art. 66 del Código de Comercio en cuanto al modo de llevar los libros contables.

•   Se constató la existencia de recibos de sueldo adulterados en sus importes. La adulteración de un documento  se considera falta grave, pudiendo tener consecuencia de índole Administrativa y/o Penal, debiéndose corregir de inmediato ese procedimiento.

•   Las conciliaciones bancarias no se realizan en tiempo y forma, presentado diversos errores que no pudieron ser explicados. Es necesario que se proceda al análisis y regularización de las  conciliaciones de todas sus cuentas.

•   La Sección Compras debe  limitarse al trámite de la compra en sus distintas etapas y no a recepcionar, almacenar y distribuir mercaderías. Se deberá separar las funciones correspondientes a Proveeduría y Compras a efectos de que exista la debida oposición de intereses.

•   La Sección Proveeduría, debe llevar un registro de toda la mercadería ingresada con sus correspondientes movimientos, a fin de que sirva de base para  el presupuesto del  próximo ejercicio. Asimismo, deberá mantener archivada la documentación respaldante.

•   Del control del Inventario general surgen una serie de irregularidades que el Organismo tendrá que solucionar, para lo cuál deberá:

-   Incluir  todos los bienes del Organismo, detallando sus características en forma clara y precisa.

-   Todos los bienes deben de contar con la numeración identificatoria.

-   El sistema informático utilizado para el inventario debe admitir que la impresión  contenga todo el detalle de los bienes, a efectos de facilitar la tarea de control.

-   Registrar los traslados de bienes dentro del Archivo General de la Nación a fin de que los mismos sean de fácil ubicación y se pueda delimitar responsabilidades. 

•   Con  respecto a la Biblioteca del Centro de Difusión del Libro,  es necesario que se  lleve un inventario de todos los volúmenes que permita tener un control más efectivo sobre los mismos.

El Organismo deberá proceder a implementar procedimientos, tanto en lo  administrativo contable como en lo patrimonial,  que mejoren el ordenamiento interno y  fortalezcan el ambiente de control. En este sentido, se entiende necesario que se cuente con el asesoramiento permanente  de un Contador.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 2 de junio de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 23 de julio de 2004, en el cual se reconoce la adopción de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte del Archivo General de la Nación del Ministerio de Educación y Cultura.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 29 de octubre de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, teniendo como objetivo el estudio de la ejecución presupuestal con financiación de Rentas Generales y de Fondos con Afectación Especial, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis del manejo de fondos:

-   Arqueo de Caja y Valores

-   Examen de recibos emitidos por DINACYT por ingresos y egresos

-   Análisis de los movimientos  de las cuentas bancarias y sus respectivas conciliaciones

-   Estado de las Rendiciones de Cuentas

•   Auditoría del Fondo Rotatorio

•   Relevamiento y control de las partidas asignadas a:

-   Programa Nacional de Ciencia y Tecnología Juvenil

-   Fondo Clemente Estable

-   Fondo Nacional de Investigadores

•   Verificación de la aplicación de recursos FINTEC

 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT), Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 29 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Respecto al Manejo de Fondos y Valores

-   Los recibos por ingresos y egresos en efectivo (dólares), por concepto de venta de manuales y gastos inherentes a los cursos UNISIS, no se encuentran contabilizados en registro alguno.

-   Se mantenían en Caja dos cheques diferidos a cobrar, desde los años 1998 y 1999 y certificados de la D.G.I. por devolución de impuestos a empresas, desde el año 1999.

-   El Departamento de Administración y Finanzas no lleva un registro que arroje un saldo que pueda ser comparado con el resultado de los arqueos practicados, lo que imposibilita el control por oposición de intereses.

-   Los libros de Bancos son llevados por Tesorería, no contando con un sistema contable adecuado que proporcione la información desagregada de los distintos fondos allí registrados.

-   Se mantiene un atraso considerable en la elevación de las Rendiciones de Cuentas, estando pendientes de rendición las del período 1992-2000, las del año 2002 y las de los primeros meses del 2003.

-   No se contabiliza en forma integral todas las partidas asignadas al Fondo Clemente Estable, Fondo Nacional de Investigadores, Club de Ciencias y Fondo Rotatorio y los gastos atendidos con las mismas. Tal extremo dificulta la implementación de controles y la obtención de información oportuna y confiable por tipo de fondo.

•   Respecto a la administración de Fondos de Terceros

-   Los fondos entregados por la Comisión Nacional de UNESCO para la capacitación de usuarios del software CDS/ISIS y los provenientes del cobro de matrículas, pago de cursos, venta de manuales y alquiler de aulas se encontraban a cargo y eran administrados, hasta mayo de 2000, por una funcionaria que para ello utilizaba una  cuenta bancaria particular, de la que era titular conjuntamente con otra persona, ajena al Organismo.

-   El control sobre el manejo de estos fondos era inexistente. No se contaba con documentación respaldante, registraciones ni rendiciones de cuentas de sus movimientos por el período enero 1999- mayo 2000. A partir de mayo de 2000, el Departamento de Administración y Finanzas asume la administración de dichos fondos, no obstante ello, se continúa sin efectuar las registraciones correspondientes a los ingresos y egresos documentados mediante recibos del Organismo.

-   De  la comparación de los ingresos percibidos por la Tesorería con los pagos efectuados y el efectivo que permanecía en Caja, al momento del arqueo practicado por el equipo actuante, surge un faltante de U$S 820 que no pudo ser identificado.

-   La desprolijidad y discrecionalidad en el manejo de estos fondos, así como la falta de documentación respaldante de las operaciones realizadas, no permite tener certeza sobre la veracidad, integridad y exactitud de las cifras proporcionadas.

-   Se entiende necesario practicar una Investigación Administrativa a efectos de determinar responsabilidades y aclarar los hechos constatados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 26 de marzo de 2004 y vencido el término legal no se  presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, promoviendo la instrucción de una investigación administrativa y disponiendo el cumplimiento de las demás medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación del Ministerio de Educación y Cultura.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 21 de enero de 2004 a solicitud del Consejo Directivo del SODRE, a efectos de aclarar las controversias existentes entre el Departamento de Fonoteca y la Sección Inventario. Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Cuestionarios efectuados a los Sres. Encargados de los sectores involucrados, así como al Sr. Director de Radiodifusión y al propio Consejo Directivo del SODRE

•   Relevamientos de información y controles existentes

•   Controles de Inventario en Fonoteca

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21 de abril de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El SODRE no cuenta con un inventario de la totalidad del material fonográfico y el que existe no se encuentra debidamente actualizado, lo que impide obtener las garantías necesarias para el control de las existencias, uso, custodia y conservación del mismo.

•   Al no existir constancias escritas que respalden la comunicación a la Sección Inventario, del material que ingresa al Departamento de Fonoteca,  no es posible determinar si este Departamento cumple estrictamente la Resolución del Consejo Directivo Nº 95942, que establece que las Direcciones deberán poner en conocimiento de la Sección Inventario, el material que ingresa al Instituto por todo concepto, así como las altas, bajas y traslados.

•   No existe un procedimiento establecido para el ingreso del material al Departamento de Fonoteca. En  algunos casos, se realiza a través de la Dirección y en otros directamente al Departamento. Los documentos que respaldan dichos ingresos, en muchos casos, no permite identificar claramente el material que se recibe,  no quedando en este Departamento  copia de los mismos.

•   Del recuento del total de CDs remitidos por la Empresa SONDOR, según documentos “difusión” Nos. 27934 y 27935 de fecha 24/1/00, se detectó el faltante de 38 ejemplares en un total de 92. Asimismo, cabe señalar que en el registro llevado por la Sección Inventario, en planilla Excel, figuran sólo 87 de los 92 CDs detallados en los documentos mencionados.

•   No existe documentación firmada por los operadores que respalde la salida de material de Fonoteca destinado a  realizar las emisiones diarias de las distintas radios del SODRE.

•   Los inadecuados procedimientos y controles en el Departamento de Fonoteca, sumados al hecho de que siete de un total de trece funcionarios  poseen llave de acceso al local, contribuyen a crear un ambiente propicio para que se produzcan irregularidades y faltantes, impidiendo la identificación de los eventuales responsables.

•   Las condiciones de seguridad de las cabinas de emisión no son adecuadas para salvaguardar el material que permanece varios días en las mismas, ya que no cuentan con llave, facilitando así el acceso de personas ajenas a éstas.

•   Existen aproximadamente 1200 copias de CDs destinadas a programaciones de las radios, lo que contraviene la normativa vigente y  va en perjuicio de los derechos de autor. El Consejo Directivo ha manifestado tener conocimiento únicamente de grabaciones de CDs para espectáculos del SODRE y para la realización de programas. Las copias para uso interno son autorizadas tanto por el Director de Radiodifusión como por el Encargado del Departamento de Fonoteca, las  realizadas para usuarios externos, son solamente autorizadas por el Director de Radiodifusión, sin que exista constancia escrita de dichas autorizaciones. Por lo tanto no es posible determinar cuál es el contenido real de las grabaciones ni el número de copias realizadas para uso externo.

•   Se realizan préstamos de CDs a funcionarios y co-productores por un período de 72 horas con posibilidad de renovación, sin embargo se detectó que un CD que había sido entregado en calidad de préstamo, en setiembre de 2003 fue devuelto en marzo de 2004, como consecuencia de esta auditoría. Esto pone de manifiesto, una vez más, la inexistencia de controles adecuados.

•   La Sección Inventario no cuenta con personal suficiente e idóneo para el desempeño de las tareas a su cargo, ni con la colaboración imprescindible de las distintas Direcciones del SODRE. 

•   Las distintas Direcciones no dan cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No. 95942 de 29/12/00, que establece que éstas deben poner en conocimiento de la Sección Inventarios el material que ingresa al Instituto por todo concepto, así como los traslados que se realicen.

•   El programa informático con que cuenta la Sección Inventario,  es completamente obsoleto e inapropiado para las tareas que se pretenden desarrollar. Para el caso particular de discos compactos, debió instrumentarse por parte de la Encargada de la Sección, una planilla Excel a efectos de contar con un registro que permita identificar fehacientemente cada ejemplar.

•   La División Financiero Contable no ha dado cumplimiento a la Resolución del Consejo Directivo No. 96573 de 22/8/01,  que dispone que dicha División adopte las medidas aconsejadas por la Auditoria Interna de la Nación en informe de fecha 26/12/01, en relación al Inventario de Bienes de Uso.

•   El incumplimiento de las Resoluciones del Consejo Directivo, ha ocasionado múltiples inconvenientes e irregularidades en lo que respecta a la custodia, uso y control de las existencias que forman parte del acervo musical del SODRE.

    Se entiende conveniente resaltar la necesidad de hacer un seguimiento de las medidas adoptadas por el máximo órgano jerárquico, corroborando las acciones y medidas dispuestas con su grado de cumplimiento, a efectos de evitar la adopción de medidas extremas que no siempre aseguran la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos.

•   Las Empresas Editoras no han dado cumplimiento a su inscripción en el Registro respectivo y a la entrega al SODRE de dos ejemplares de cualquier tipo de soporte que contengan fonogramas grabados en el país, o fonogramas de artistas nacionales producidos en el exterior por empresas radicadas en el país para su comercialización. Si bien el Consejo Directivo manifiesta que no existen en la legislación vigente disposiciones punitivas o sancionatorias para los incumplimientos, el Art. 358  de la Ley  Nº 16.736 de 5/1/96 establece que la omisión de esta última obligación será sancionada mediante el cobro de una multa equivalente a 10 veces el precio del material grabado.

•   Actualmente, y en mérito a la inexistencia de un inventario general, a la ausencia de procedimientos adecuados y de controles efectivos, no es posible circunscribir  responsabilidades por la custodia, uso y conservación del material fonográfico a determinado funcionario o Departamento.

Por todo lo expuesto, surge como prioritaria la necesidad de crear  procedimientos administrativos - contables adecuados, que permitan el registro de altas, bajas y traslados y el control efectivo de todo el material fonográfico del SODRE. Asimismo, es necesario que el lugar físico donde se encuentre el material en custodia sea adecuado para la salvaguarda del mismo, debiendo contar con medidas de seguridad eficaces. Dichos procedimientos, junto con la realización de un inventario general que identifique debidamente cada uno de los bienes en custodia, permitirán deslindar responsabilidades en caso de faltantes y manejos inadecuados de material.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25 de junio de 2004. Se presentaron descargos, fuera del plazo legal y de la prórroga otorgada, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 29 de julio de 2004, en el que se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, teniendo presente las medidas correctivas adoptadas por el Organismo y disponiendo el cumplimiento de aquellas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE).

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA 

Unidad de Atención Ambulatorio Extra Hospitalaria

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 23 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de fondos y valores en la Sección Tesorería.

•   Revisión de las últimas Rendiciones de Cuentas presentadas al 23 de julio de 2003, con sus correspondientes Informes de Revisión Limitada y análisis de las conciliaciones bancarias.

•   Auditoría de Caja por el período octubre/2002 – marzo/2003.

•   Análisis de la asignación y ejecución presupuestal para el año 2003.

•   Control de Inventario de Bienes de Uso y de Equipos de Computación.

•   Control de stock de Proveeduría, Despensa, Intendencia de la Gerencia Logística y Farmacia (medicamentos y material médico quirúrgico).

•   Estudio de Licitaciones Públicas y Abreviadas correspondientes al período 2001 - 2003.

•   Análisis de las Compras Directas del último trimestre del año 2002 y del primer trimestre del año 2003.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la Unidad de Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 7 de noviembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se deberá procurar apoyos necesarios para evitar los riesgos de no tener operativo el Sistema Informático que registra los movimientos contables.

•   Deben adoptarse las medidas tendientes a la devolución de aquellas Garantías por Mantenimiento de Oferta de Licitaciones que se encuentren vencidas.

•   Se recomienda fortalecer el control sobre el ingreso y egreso de los productos farmacéuticos.

•   Se deberá subsanar a la brevedad la situación existente en el Sector de Material Médico Quirúrgico, en lo concerniente a las importantes diferencias constatadas en las existencias de materiales y medicamentos. Se sugirió la realización de una Investigación Administrativa, a efectos de comprobar la existencia de actos o hechos irregulares e individualización de los responsables conforme al Dec. Nº 500/91 de 27/09/91.

•   Se recomienda proceder al ordenamiento del material no inventariado y recuperar el que se encuentra en condiciones de ser reparado.

•   Se aconseja que el sistema de inventario se mantenga actualizado para evitar la situación descripta en el punto anterior.

•   Se sugiere solicitar a ASSE la remisión de copia de las liquidaciones realizadas respecto de los pagos a las personas que actúan en calidad de suplentes.

•   Establecer expresamente los horarios de los funcionarios de esa Unidad, que a su vez perciben ingresos por medio de la Comisión de Apoyo, a efectos de una mejor distribución de los recursos humanos.

•   Se deberá actualizar los registros de actividades de asistencia, tales como las consultas médicas, de medicina familiar y de emergencia y atención en unidades móviles, a efectos de reflejar las cifras reales de los mismos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6 de febrero de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad de Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria del Ministerio de Salud Pública.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Servicio Nacional de Sangre

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de junio de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el período comprendido entre el 16/06/04 y el 30/08/04, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de fondos:

-   Arqueo de Caja y Valores y Conciliaciones Bancarias

-   Auditoría de Caja

-   Rendiciones de Cuentas

•    Análisis del Sistema de Compras

•    Control de Proveeduría

•    Relevamiento del Sistema de Inventario

•    Análisis del funcionamiento de la Comisión de Apoyo

•    Servicios Prestados por el Servicio Nacional Sangre

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Servicio Nacional de Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 30 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Respecto a las observaciones formuladas por esta Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 22/10/02,  se ha podido constatar que  la mayoría han sido subsanadas según se detalla a continuación:

-   Los cheques son actualmente emitidos por el Departamento de Contaduría y remitidos al Departamento de Tesorería. Se recomienda que su contabilización  se realice antes de ser entregados a Tesorería.

-   Los fondos de importación utilizados, transitoriamente, para cubrir  gastos que deberían haber sido abonados con fondos rotatorios, fueron reintegrados en el mes de diciembre de 2002, constatándose que no se ha vuelto a reiterar dicha irregularidad.

-   En lo que respecta al fraccionamiento del gasto por concepto de reparaciones y mantenimiento de equipos, corresponde señalar que a efectos de subsanar la observación formulada por la Auditoría Interna de la Nación, se realizó en el año 2003  la Licitación Abreviada N° 5/03, con el objeto de efectuar la contratación de un servicio de mantenimiento, reparación y limpieza de equipos,  por el término de 12 meses a contar desde el 1/2/04.

-   En virtud de la implementación de la Unidad Centralizada de Adquisiciones, Medicamentos y Afines del Estado (UCAMAE), el MSP proporcionó al Servicio un nuevo sistema de compras, que si bien subsana en cierta medida las imperfecciones del anterior, ha generado ciertos inconvenientes cuando es necesario licitar con requisitos específicos, debido a que el mismo contiene formatos de pliegos preestablecidos, a los cuales no se les puede realizar modificaciones.

-   Se ha reestructurado el procedimiento de archivo de la documentación de compras, contando el Departamento de Compras con el legajo completo de cada una de ellas.

•   No existe registro alguno de las garantías por licitación en poder del Organismo. Si bien el número de licitaciones realizadas ha disminuido sensiblemente desde la implementación de la UCAMAE, resulta conveniente proceder al registro de las existentes.

•   Es necesario que se lleve un registro de las libretas de Facturas y Recibos, a efectos de tener la información correspondiente a la cantidad de libretas en stock.

•   Se efectuaron compras directas de materiales por montos superiores a los fijados para esta modalidad que no fueron incluidos en la licitación centralizada de UCAMAE, a pesar de haberse comunicado a la misma la lista de los materiales demandados por el Servicio. Se entiende pertinente realizar, los contactos necesarios, con la mencionada Unidad Centralizada de Adquisiciones, a efectos de lograr una comunicación más fluida que contribuya a evitar situaciones como la mencionada.

•   Se verificó la existencia de órdenes de compras con fechas posteriores al de la factura respectiva, situación ésta que fuera observada en la anterior actuación.

•   En el control de stock realizado en Proveeduría, se constató la existencia  de 3.096 frascos de vidrio para extracciones de 125 ml y 546 para plasma de 600 ml., que se encuentran fuera de uso desde, aproximadamente, el año 1990 y que nunca fueron inventariados. Se sugiere incluirlos en los stocks, hasta tanto se resuelva su destino.

•   La Sección Proveeduría cuenta con un nuevo sistema informático de gestión de stock, que aún no está siendo utilizado. Se recomienda por tanto que se realice a la brevedad,  un recuento total de útiles y materiales en stock, a efectos de cargar dichos datos en el nuevo sistema y ponerlo operativo.

•   Se constató la existencia de materiales en un lugar de libre acceso al personal del Servicio. El lugar físico donde se encuentre el material en custodia, debe contar con medidas de seguridad adecuadas para la salvaguarda del mismo.

•   El Organismo no cuenta con un software adecuado para el Inventario de bienes muebles y útiles. El mismo se encuentra diseñado en planillas Excel que fueron actualizadas durante nuestra actuación. Se recomienda mantenerlo al día, reflejando todos los movimientos de bienes (altas, bajas y traslados), incluyendo los equipos pertenecientes al Organismo y que se encuentran en los Centros de Hemoterapia de todo el país.

•   En relación a los Servicios que presta la Unidad Ejecutora al BPS, sería recomendable realizar el control  del número de estudios realizados, ya que en caso de sobrepasar las 650 unidades estipuladas, se deberá cobrar el costo adicional correspondiente.

•   Resulta indispensable contar, a la brevedad, con el Convenio que respalde la prestación de servicios al Hospital Policial, cuyo borrador se encuentra desde abril del presente año, en la Dirección Jurídica de ASSE para su consideración. Dicho Centro Hospitalario, no está realizando el pago de los estudios serológicos de las muestras de sangre remitidas, desde el mes de diciembre de 2003, por encontrarse a la espera de la firma del mismo.

•   Según la normativa vigente, del total recaudado por el impuesto sobre las primas de seguros se destina, un 50% al Fondo Nacional de Lucha contra el Sida y del restante 50%, se afecta el 66% al SNS y el 34% al Banco Nacional de Organos y Tejidos. La mencionada normativa estipula asimismo, que el porcentaje destinado al SNS  deberá incrementarse progresivamente, a partir  de marzo 2002, en un 1% anual hasta llegar al 70%, reduciéndose en igual porcentaje anual lo asignado al Banco Nacional de Organos y Tejidos, hasta alcanzar el 30%. En la actualidad, los porcentajes deberían ser un 69% para el SNS y un 31% para el Banco Nacional de Organos y Tejidos, sin embargo, los mismos son del 67% y 33% respectivamente. Correspondería por lo tanto, ajustar los mencionados porcentajes a efectos de dar cumplimiento a lo establecido por la normativa vigente.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 5/1/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha  22 de octubre de 2004.  Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 5 de noviembre de 2004, en el que se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedaran sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte del Organismo auditado y disponiendo el cumplimiento de las demás medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Servicio Nacional de Sangre.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Denuncia sobre incumplimiento del legado instituido a favor del Ministerio de Salud Pública, en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La intervención de la Auditoría Interna de la Nación se inició a raíz de una denuncia presentada con fecha 17 de diciembre de 2002, sobre presuntas irregularidades en el cumplimiento del legado de la nuda propiedad del inmueble Padrón N° 2525 de la 7ma. Sección Judicial del Departamento de Durazno, instituido a favor del Ministerio de Salud Pública (Hospital de Melo y el Centro de Rehabilitación de Ciegos “Tiburcio Cachón”), en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera. Las actuaciones realizadas, a efectos del esclarecimiento de los actos y hechos denunciados, consistieron en lo siguiente:

•   Solicitud al Ministerio de Salud Pública de la remisión de todas las actuaciones cumplidas por esa Secretaría de Estado (18/12/02). En el mismo acto se le recomienda la suspensión de toda nueva actuación hasta que se produzca el informe de esta Auditoría.

•   El MSP, con fecha 12/06/03, remite testimonio de las actuaciones e informa que no acoge la recomendación antes mencionada.

•   El Auditor Interno el 14/07/03 dispone solicitar a los Juzgados Letrados de Familia  de 12° y 14° Turno, testimonio auténtico de todas las actuaciones que lucen en los expedientes judiciales relacionados con la Sucesión de referencia y a la Dirección General del Catastro Nacional todos los antecedentes relativos a la determinación del Padrón Individual N° 9.864 a la Fracción B del Padrón Originario N° 2525 y la tasación referida a la misma fracción.

•   Estudio  de todos los documentos remitidos y dictamen jurídico producido con fecha 23/06/04.

DICTAMEN JURÍDICO Y CONCLUSIONES

De las actuaciones realizadas a efectos del esclarecimiento de las presuntas irregularidades en el cumplimiento del legado a favor del Ministerio de Salud instituido en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera, cuyos resultados se encuentran explicitados en el dictamen jurídico de fecha 23/06/04, se destacan las siguientes conclusiones:

•   De la lectura del testamento de Blanca Cecilia Farías Silvera, surge de su cláusula quinta que se produce un desmembramiento del dominio, ya que el objeto del legado es, la nuda propiedad del inmueble rural, padrón N° 2525 de la Séptima Sección Judicial de Durazno en común proindiviso y por partes iguales al Hospital Departamental de la ciudad de Melo y al Centro de Rehabilitación para Ciegos Tiburcio Cachón y el usufructo de por vida al Sr. Rúben Elías Moratorio Farías de dicho inmueble rural.

•   Al otorgar Blanca Cecilia Farías Silvera el testamento, el inmueble padrón Nº 2525 se encontraba integrado, entre otras, por las fracciones A y B; posteriormente, la Dirección de Catastro adjudica número de padrón a dichas fracciones, permaneciendo la fracción A con el número original, o sea No 2525, y la fracción B con el Nº 9864. La adjudicación de numeración a las fracciones A y B por parte de la Dirección General de Catastro, es un acto administrativo que no modifica la última voluntad de la causante.

•   En cuanto al Certificado de Resultancias de Autos, tal como informa la Asociación de Escribanos de Uruguay, adolece de errores formales y sustanciales. En consecuencia, la compraventa sobre la mitad indivisa del padrón Nº 9864, otorgada el 29 de marzo de 1990, adolece de vicios importantes, a saber:

-   El heredero poseía sobre el bien en cuestión un derecho de usufructo de por vida, por lo tanto, no estaba legitimado para enajenar la propiedad plena de dicho bien (falta de legitimación).

-   La tradición fue efectuada por quien no era propietario, por lo tanto no se transfirió el dominio (Art.769 num. 1° Código Civil).

-   Por la compraventa antedicha no se ha transferido la propiedad porque ésta no se tiene (sólo se tiene derecho de usufructo) y es ineficaz frente al nudo propietario. 

•   Con respecto a la transacción celebrada por el Ministerio de Salud Pública por Resolución 14/08/02, como forma de dirimir la controversia planteada en vía judicial, respecto a la titularidad dominial del bien en cuestión, se consideró que esa Secretaría de Estado se decidió por una solución cuestionable desde el punto de vista jurídico y desfavorable económicamente al erario público. Esto en mérito a que:

-   La transacción, según el Art. 2147 del C.C., es un contrato por el cual se hacen recíprocas concesiones y según el Art. 2148 del C.C. “No puede transigir el que no puede disponer de los objetos que se abandonan por la transacción.”. Es decir que no es posible la transacción porque una de las partes (Elsa Amelotti y Juan José Moratorio) no pudo hacer recíprocas concesiones debido a que no poseía la propiedad plena del bien padrón Nº 9864, ya que la nuda propiedad pertenecía al Ministerio de Salud Pública y, por tanto, se encontraba consolidada a favor de esta Secretaría de Estado al haber fallecido el usufructuario el 24/06/94.

-   No se recabaron dictámenes especializados, habida cuenta que es notoriamente cuestionable si una persona de Derecho Público puede otorgar este tipo de contrato.

-   En definitiva lo que se hizo fue enajenar directamente un bien inmueble por un precio muy por debajo del valor venal asignado al mismo y sin recurrir, además, a procedimientos públicos y abiertos.

•        Con fecha 20/08/04 el Auditor Interno de la Nación dictó Resolución disponiendo que a través del Ministerio de Economía y Finanzas, se remitan estas actuaciones a la Fiscalía de Corte y Procuraduría General de la Nación a fines de que por el Ministerio Fiscal se promuevan los procedimientos pertinentes en defensa de los intereses del Estado.

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MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Instituto Nacional de Alimentación (INDA)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 24 de noviembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 6/11/03 que dispuso la realización de auditorías de gestión en los Organismos cuyos cometidos se encuentran vinculados directamente al área social. Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de las compras de carne vacuna y de pollo en los años 2002 y 2003

•   Relevamiento de los Centros de Atención a la Infancia y a la Familia (CAIF) y del  Apoyo a Instituciones Públicas y Privadas (AIPP), en Montevideo e interior del país

•   Relevamiento del depósito central y del depósito del ex Instituto Nacional de Abastecimiento (INA)

•   Análisis de compras de bandejas para los comedores de Montevideo

•   Análisis de viáticos

•   Evaluación del Programa Canasta Complemento Familia

•   Análisis de los cambios introducidos por la nueva Dirección

•   Estudio de las contrataciones directas y de horas-hombre, en el año 2003

•   Análisis de compras de leche en polvo del año 2003

•   Relevamiento de los distintos programas en Maldonado, Salto y Pando

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de Alimentación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informes de fecha 23 de diciembre de 2003, 14 de enero, 12 de marzo, 29 de julio y 1º de noviembre del año 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se facturaron a los Comedores Universitarios 2.717,52 Kg. de carne picada, sin embargo esta mercadería fue entregada con destino a las llamadas “ollas populares”, solicitándose a ese respecto una investigación administrativa de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 122 del TOCAF y 182 del Dec. Nº 500/91, la cual fue dispuesta por la nueva Dirección del Organismo.

•   No coincide lo detallado en facturas de compra de carne a la empresa PALIMAR S.A.,  con lo escriturado en los remitos respectivos.

•   Se realizaron compras de pollo y chorizos no previstas en el objeto de la licitación para compra de carne efectuada por la Unidad Centralizada de Adquisiciones de Alimentos (UCAA).  Al mismo tiempo estaba vigente la licitación abreviada para compra de pollo realizada por INDA.

•   Respecto a la calidad de la carne entregada por el proveedor PALIMAR S.A., existen varias denuncias e informes de los distintos departamentos del INDA, que dejan en evidencia una serie de hechos irregulares. Este tipo de irregularidades fueron denunciadas por la Auditoría Interna de la Nación en anteriores actuaciones en otros Organismos, en los cuales estuvo involucrado el referido proveedor.

•   En los años 2002 y 2003 se cumplieron sólo parcialmente y con atraso, las entregas de alimentos a los programas CAIF, AIPP, AUPI y Proyecto CARDAL.

•   En el depósito del ex INA permaneció sin distribuir un remanente de Canastas especiales de hasta seis meses de antigüedad, dentro de las cuales se encontraron 1399 bolsas de harina de maíz, producto que no fue recibido en los CAIF y en el AIPP aduciéndose la inexistencia de stock.

•   En el año 2003 el depósito carecía de un sistema computarizado de existencias. La implantación del referido sistema es necesaria por el elevado volumen de mercadería que se maneja y de los distintos movimientos que se producen.

•   No se realizan controles en el depósito central  y en el del ex INA por personal ajeno a los mismos. Hasta la asunción del nuevo Director en febrero de 2004, estos depósitos no fueron controlados por la Dirección Administrativa que es de quien dependen. Se recomienda que la Sección Control de Calidad efectúe controles sorpresivos y aleatorios sobre el estado de conservación y almacenaje de los alimentos, comunicando a la Dirección las situaciones anómalas, a fin de implementar las medidas correctivas necesarias.

•   Los alimentos recibidos en donación por el público asistente al partido “Peñarol - Villa Española” realizado el 28/9/03, permanecían en el depósito y sin orden de reparto tres meses después de acaecido el evento, encontrándose muchos de ellos en mal estado, con humedad, roturas y con fecha de vencimiento próximo.

•   La Dirección anterior del Instituto otorgaba discrecionalmente canastas especiales y ayudas puntuales no incluidas en sus programas. Este hecho provocó, coadyuvado por otras causas, una distorsión en el abastecimiento de víveres, que llevaron a no cumplir con las entregas establecidas.

•   La inexistencia de coordinación entre las distintas Unidades Administrativas y el actuar  inoportuno de la Dirección anterior, provocó que al momento de decidirse las entregas de alimentos se careciera de las cantidades necesarias para cumplir con las mismas.

•   En los años 2002 y 2003 se continuó adjudicando la proveeduría de bandejas para los comedores de Montevideo a las mismas empresas, a pesar de las denuncias existentes sobre los servicios brindados por éstas y la observación del gasto por parte del Tribunal de Cuentas.

•   En el año 2003, el Organismo incrementó aproximadamente un 73,05% las compras de bandejas para el Sistema Nacional de Comedores, antes de aprobarse la ampliación de la licitación respectiva. Los proveedores que tuvieron mayor diferencia entre lo abastecido y lo licitado, fueron aquellos que más denuncias recibieron.

•   La licitación de bandejas se realizó para proveer las mismas con una frecuencia diaria de lunes a sábado, lo cual no se cumplió pues los comedores comenzaron a funcionar  de lunes a viernes. No se especificó la razón del cambio.

•   Existieron diferencias importantes entre las cantidades facturadas y los remitos correspondientes al período junio - diciembre de 2003 por la empresa proveedora Habitué SA.

•   Existió falta de coordinación y control entre la Unidad de Servicio Social y Prestaciones Alimentarias, ya que en los Comedores 3, 4, 5 y 8 en los meses de noviembre y diciembre de 2003, se sirvieron bandejas a un número mayor de beneficiarios que los autorizados para hacer uso de dicho servicio.

•   En los Comedores 5 y 6 la mayor parte de las bandejas se reciben en material no apto para calentar, en incumplimiento de las condiciones técnicas del Pliego Particular de la licitación.

•   En el Comedor 5 las bandejas no se reciben en recipientes isotérmicos sino en cajones de plástico, lo cual pone en riesgo la calidad de los alimentos que contienen al cortar la cadena de frío necesaria, incumpliéndose con lo estipulado en el Pliego Particular de Condiciones. Además, este comedor no cuenta con balanza para poder cumplir con el control de peso.

•   En el Comedor 6 los alimentos no tenían la temperatura exigida en el Pliego Particular, superándola en 5 grados.

•   Se recomienda la supervisión directa y contínua por parte de nutricionistas del Instituto en los comedores, a fin de controlar el estado de los alimentos, las condiciones en que se reciben y su correcta distribución a los beneficiarios. Además se sugieren controles periódicos por parte de asistentes sociales, a efectos de verificar la condición de beneficiario de las personas que asisten o retiran comida de los comedores.

•   En el año 2003 se pagaron viáticos por comisiones de servicio que no se efectuaron, no siendo posible determinar el destino de los importes abonados por tal concepto. En este sentido, se  presentaron comprobantes de alojamiento en hotel, imputados a comisiones que nunca fueron realizadas.

•   Varios funcionarios compensaron horas por comisiones de servicio que no realizaron y en la mayoría de los casos alcanzaron el tope máximo de 80 horas mensuales, habiendo  generado anticipadamente en el 2003 más de 100 días cada uno en tal concepto.

•   La Secretaría de la Dirección del Organismo se encargaba de preparar los formularios de viáticos y su rendición para distintos funcionarios, los cuales eran cobrados a través de vales retirados de Tesorería por la citada Secretaría.

•   Se solicitó la realización de una investigación administrativa respecto a las irregularidades configuradas en materia de viáticos, la que se dispuso oportunamente. Además, la Dirección actual del Instituto realizó la denuncia penal correspondiente.

•   Se fraccionó de modo reiterado e infundado el gasto.

•   Se realizaron compras en forma directa cuyo importe supera el tope establecido a tales efectos.

•   En la mayoría de las contrataciones no se cumplió con todas las etapas del gasto.

•   Debido a las irregularidades detectadas en las contrataciones directas del año 2003, se sugiere la realización de una investigación administrativa según lo dispuesto por el Art. 122 del TOCAF y Art. 128 del Dec. Nº 500/91, procediendo posteriormente de conformidad con los Arts. 129 y 124 del TOCAF y Arts. 175 y 176 del Dec. Nº 500/91.

•   Se liquidaron y pagaron obligaciones por trabajos no realizados.

•   Se contrataron para realizar tareas de mantenimiento a empresas y a varias ONG, cuando el Organismo contaba con un Sector de Mantenimiento que hasta principios del 2003 cumplía con las mismas.

·   En el año 2003 existió un incremento del 188,40% en la contratación de horas-hombre. Ello no se corresponde con el incremento de los servicios brindados por el Instituto que ascendieron a 52.65%. El importe total anual pagado en el 2003 por dichas contrataciones fue de $11.710.954.

•   El depósito de almacenamiento y distribución de la localidad de Pando no presenta condiciones ambientales y de higiene adecuadas para la conservación de alimentos. El mismo carece de espacio suficiente para la cantidad de víveres que recibe, los que son ubicados directamente en el piso.

•   Los comedores CAIF y AIPP del interior visitados reciben controles poco frecuentes por parte de personal del INDA

•   Existieron demoras en las entregas de alimentos y faltantes de algunos artículos en los CAIF del interior visitados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado  por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirieron vistas al Organismo auditado con fechas 8 de enero, 22 de enero, 17 de marzo, 12 de agosto y 10 de noviembre del año 2004. No se presentaron descargos por los tres primeros informes, sí se presentaron descargos por parte de la nueva Dirección respecto de los dos últimos informes.

Los correspondientes al penúltimo informe dieron lugar a un nuevo informe de fecha  1º de noviembre de 2004, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la actual Dirección del INDA, cuyo cumplimiento fue constatado.

El Auditor Interno del Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de Alimentación.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

Dirección Nacional de Medio Ambiente

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 31 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación llevándose a cabo los siguientes los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Estudio de las Rendiciones de Cuentas en el período enero – junio 2003

•    Análisis de los convenios entre la DINAMA y otros Organismos

•    Análisis de compras, proyectos de inversiones y suministros

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Medio Ambiente, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha  30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación al análisis de fondos:

-   Conforme a las normas jurídicas vigentes, no deberán permanecer en Caja comprobantes pendientes de pago por períodos superiores a dos meses.

-   Se sugiere que el Departamento de Contaduría reformule su sistema informático de contabilidad, de manera que sea posible discriminar los movimientos y saldos correspondientes a cada Unidad Ejecutora en forma independiente.

-   Se considera necesario llevar un registro auxiliar de recibos de ingresos y comprobantes de egresos.

-   Se estima conveniente efectuar adelantos a los funcionarios, por concepto de pago de viáticos, previo a la realización de la comisión del servicio.

-   La cuenta Fondo Permanente de Funcionamiento deberá utilizarse para gastos inherentes a la misma (impuestos, papelería, etc.), evitando realizar éstas erogaciones a través de la cuenta Fondo Permanente de Inversiones.

•   Con relación a las Rendiciones de Cuentas:

-   Se debe dar cumplimiento a lo dispuesto por el Art. 114 del TOCAF en lo referido a la obligación de rendir cuenta documentada de todos los fondos percibidos.

-   Se deberán regularizar las obligaciones con saldos negativos que surgen de las Rendiciones de Cuentas de Fondo Permanente de Inversión y Gastos e Inversiones y que obedecen al tipo de cambio.

-   Se  deberá proceder a identificar  el saldo pendiente de devolución de la cuenta Gastos e Inversiones por $ 2:337.704, correspondiente a usos transitorios de fondos de ejercicios anteriores, reintegrándolo a las cuentas respectivas.

-   Los ingresos percibidos por concepto de multas en la Tesorería del Ministerio, deberán ser depositados en la CUN, dentro de los plazos establecidos en el Art. 36 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/001.

-   En los formularios de Rendición de Cuentas debe reflejarse la correspondiente oposición de intereses entre las personas que los verifican, confirman y revisan.

•   Con relación al análisis de compras, proyectos de inversión y suministros:

-   El Departamento de Adquisiciones deberá contar con un programa informático que brinde la información en forma eficiente y oportuna.

-   Se utilizaron de modo indiscriminado los fondos de las Unidades Ejecutoras para financiar las compras de todo el Inciso. Resultaría conveniente efectuar una compra única para todo el Inciso, por lo que se recomienda fijar un criterio uniforme y equitativo en cuanto a la asignación objetiva de la cuota parte y el costo asociado que le corresponde a cada una de las Unidades.

-   Dado que los Jerarcas de cada Unidad Ejecutora son ordenadores secundarios de gastos, se sugiere descentralizar determinadas funciones relacionadas con la gestión de las Unidades, a efectos de que tengan mayor participación en la administración de los fondos que le son asignados, efectuando sus propios presupuestos y analizando los desvíos respectivos.

-   La Sección Suministros deberá contar con un programa informático que detalle los movimientos de altas, bajas y saldos de los artículos por Unidad Ejecutora y se recomienda archivar la documentación respaldante de dichos movimientos, en forma mensual.

•   Con relación a los convenios suscritos entre la DINAMA y otros Organismos:

-   Los Organismos que han celebrado Convenios con la DINAMA no han rendido cuenta de las partidas que les han sido entregadas, por lo que se debe dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 114 del TOCAF y la Ordenanza 77 del Tribunal de Cuentas, exigiéndoles rendiciones de cuentas documentadas de cada una de dichas partidas. En caso de no recibir dichas rendiciones en tiempo y forma, serán de aplicación los Arts. 119 y 120 del TOCAF, referentes a la responsabilidad de los obligados a rendir cuentas.

-   El representante de CEADU niega haber recibido los fondos que figuraban en el Convenio. Si ante tal situación la Asesoría Jurídica verifica la configuración de un hecho presuntamente fraudulento, se recomienda remitir los antecedentes a la Justicia competente.

-   Existen graves irregularidades relacionadas al Convenio celebrado con el PNUD Proyecto URU/99/011 “Fortalecimiento de la gestión de la DINAMA”, entre las que se destacan:

    Se constató la existencia de consultores contratados, relacionados con proyectos, que nunca fueron a trabajar a la DINAMA, ni presentaron los informes de actuación.

    La Unidad Ejecutora no cuenta con documentación respaldante de los pagos efectuados en este concepto hasta el mes de diciembre de 2002.

    No existe informe previo de la Comisión Asesora del Poder Ejecutivo respecto a aquellos contratos celebrados con posterioridad al mes de junio de 2002 (Dec. Nº 158/002 de 30/04/002).

    Con cargo a dicho Convenio se han abonado viáticos nacionales e internacionales y financiado servicios y gastos que no corresponden a la citada Unidad Ejecutora.

    Los bienes de uso adquiridos a través de este Proyecto no han sido inventariados y muchos de ellos fueron imposibles de localizar.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6 de noviembre de 2003 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.                 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Medio Ambiente.

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MINISTERIO DE DEPORTE Y JUVENTUD

Instituto Nacional de la Juventud

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 13 de mayo de 2004 a solicitud del Ministerio de Deporte y Juventud, a efectos de verificar la implementación de las medidas adoptadas en relación a las observaciones formuladas por la Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 13 de mayo de 2003, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Estudio de las Licitaciones

•    Análisis de Convenios del Área Tarjeta Joven

•    Control del Inventario de Bienes de Uso

•    Estudio de Resoluciones de adjudicación de aportes

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Juventud (INJU), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El  Ministerio de Deporte y Juventud debe remitir instrucciones al INJU respecto a las formalidades requeridas para la rendición de cuenta de la partida autorizada de la Caja Chica y un detalle de  aquellos gastos que  pueden realizarse con la misma.

•   Existen licitaciones cuyo plazo ha vencido y  las empresas que resultaron  ganadoras  (enseñanza de informática y asistencia médica) no cumplieron con la totalidad de las condiciones establecidas en los pliegos, por lo que corresponde que se promuevan las acciones pertinentes para lograr su cumplimiento y/o ejecutar las garantías correspondientes.

•   EL INJU debe llevar un registro de las garantías depositadas en el Ministerio de Deporte y Juventud  a efectos de realizar un control por oposición.

•   No existe registro de la totalidad de los Convenios celebrados que brinde información sobre la situación actual de los mismos, facilite los controles y así lograr una utilización más eficaz y eficiente de los recursos. Se entiende necesaria la creación de un registro de Convenios que contenga la siguiente información: identificación de la empresa, vigencia del contrato, objeto, condiciones, aportes realizados, asignación de los mismos, garantías de cumplimiento, sanciones por incumplimientos.

•   Resulta conveniente uniformizar criterios para los Convenios con empresas adheridas al Sistema de Tarjeta Joven, ya sea para la fijación de aportes, cobranza, incumplimientos, sanciones, distribución, requisitos de adjudicación, documentación para respaldar la recepción y adjudicación de aportes, registro y archivo de la documentación.

•   Los aportes de las empresas que según las cláusulas de los contratos, son para promoción, se han distribuido irregularmente, en su mayoría, para beneficio  del personal del INJU.

•   Respecto al inventario de equipos informáticos es recomendable que registren los códigos de los equipos.

•   Se reitera la necesidad de que exista una efectiva coordinación entre el INJU y el  Ministerio de Deporte y Juventud y se establezcan planes de capacitación del personal de ordenamiento organizativo y administrativo que incluya a los recursos humanos asignados al Organismo (becarios y voluntarios).

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado y al Ministerio de Deporte y Juventud con fecha 8 de noviembre de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Instituto Nacional de la Juventud.

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CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL (CODICEN) DE LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN PÚBLICA (ANEP)    

Programa de Modernización de la Enseñanza Media y Formación Docente (MEMFOD)  

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 15 de marzo de 2004 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, como seguimiento de actuaciones anteriores, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis del manejo de fondos

•   Auditoría de Rendiciones de Cuentas

-   Partidas otorgadas del Fondo Rotatorio del CODICEN

-   Desembolsos del BID realizados durante el ejercicio 2003

-   Planilla de Rendición de Cuentas al BID N° 29

•   Estudio de la ejecución del Presupuesto del ejercicio 2003

•   Análisis de saldos impagos al 31/8/04

•   Análisis de Viáticos ejercicio 2003

•   Actuación en Depósito de MEMFOD

-   Recuento físico

-   Seguimiento de los procedimientos aplicados

-   Visitas a Liceos de Montevideo y Canelones

•   Relevamiento de la situación de las obras a través de la información del Departamento de Infraestructura de Equipamiento e Inmobiliario

•   Relevamiento de Recursos Humanos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Programa de Modernización de la Educación Media y Formación Docente (Proyecto MEMFOD) de la ANEP, cuyos resultados se encuentran explicitados en los informes de fecha 29 de julio y 4 de octubre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación al Manejo de Fondos

-   El  resultado del arqueo practicado con fecha 20/5/04 no se pudo comparar  con el saldo del registro contable llevado por el Depto. Financiero Contable, debido a que las registraciones en el Sistema Memory se encontraban atrasadas. A su vez, dicha Unidad no lleva un registro donde se asienten los valores que se encuentran en custodia en la Tesorería ni la recaudación del Fondo de Libre Disponibilidad (venta de pliegos, multas y recargos).

-   Los arqueos realizados por parte del Financiero Contable son corroborados con los registros que lleva la propia Tesorería, no existiendo así una debida oposición de intereses.

-   Las conciliaciones bancarias presentan un considerable atraso siendo las últimas las efectuadas al 31/12/03. De las conciliaciones verificadas surgen “partidas a conciliar” al 31/12/03 las que deberían haberse ajustado al cierre del ejercicio, obedecen a errores en las escrituraciones y siendo la más antigua del mes de setiembre/03.  Esta situación no se subsanó en tiempo y forma porque las conciliaciones se confeccionaron con posterioridad al cierre del Balance. Es necesario que las conciliaciones bancarias se realicen mes a mes, efectuando los ajustes pertinentes en tiempo real.

-   Deben implementarse controles sobre los montos ingresados por concepto de venta de pliegos, cobro de multas y recargos, donde se contemple la separación de funciones de registración y contralor.

•   Con relación a las Rendiciones de Cuentas

-   Se constató, en reiteradas oportunidades, la trasposición de fondos para pagos a proveedores, con cargo a diferente financiación de la acordada, así como préstamos al CODICEN de los cuales no se nos aportó información alguna. Cabe señalar que en todos los casos dichos importes fueron devueltos a la cuenta bancaria correspondiente. El mecanismo previsto por el Art. 74 del TOCAF, utilización transitoria de fondos, no  debe ser utilizado en forma habitual.

-   Del análisis de las partidas del Fondo Rotatorio del CODICEN otorgadas a los diferentes componentes, se detectó demora de hasta siete meses en la devolución del efectivo sobrante, entregándose nuevas partidas sin haber cancelado las anteriores. La Unidad de Proyectos debe exigir el cumplimiento del art. 6º de la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas, no entregando nuevas partidas sin haberse rendido las pendientes.

-   Se debe cumplir con la obligatoriedad de rendir cuentas a la Contaduría General de la Nación de los fondos de Libre Disponibilidad, pendientes desde el 1/1/03, y los de endeudamiento externo desde el mes de enero/2004.

-   Con relación a los Certificados de Crédito expedidos por DGI por el pago de facturas de honorarios a consultores y empresas, se debe implementar un mecanismo para que los mismos sean entregados en forma oportuna a quienes prestan servicios para MEMFOD.

-   En cuanto a los saldos impagos al 31/8/04, se adeuda un 73.82% de lo facturado con financiación de endeudamiento externo y un 65.57% de lo facturado con contraparte local. El sistema que maneja el Dpto. Financiero Contable no ofrece confiabilidad suficiente con respecto a los saldos de los acreedores y Consultores.

•   Con relación a los Estados Contables al 31/12/03

-   Al 31/12/03 se subsana el desequilibrio existente entre el aporte local  y desembolso BID, cumpliendo con los porcentajes establecidos en el Convenio (aporte BID 70% y contraparte local 30%).

-   En el correr del año 2004 los fondos provenientes del BID se depositan en el Banco Central del Uruguay dando cumplimiento a lo establecido en el Art. 1 del Dec. N° 332/00 del 16/11/00, que dispone que los fondos provenientes de préstamos de Organismos e Instituciones Internacionales o Gobiernos Extranjeros deberán depositarse en dicho Banco.

-   Las Garantías de Licitación no se reflejan en los Estados Contables debiendo constar como cuentas de orden por estar en custodia en la Tesorería del CODICEN.

•   Con relación a la actuación realizada en el Depósito

-   Se deben delimitar las funciones y responsabilidades del personal afectado al Depósito, creando un adecuado ambiente de control interno.

-   Lo invertido en la seguridad del local no guarda relación directa con los valores custodiados en el depósito. Sería pertinente que se mejore sustancialmente la seguridad del mismo.

-   Se deberá agotar las gestiones a efectos de esclarecer las causas que originaron los faltantes, culminar los procedimientos disciplinarios en trámite y en caso de corresponder adoptar las medidas correctivas necesarias.

-   El Sistema de stock informático que se lleva en el depósito,  no admite la modificación del stock de los liceos cuando se efectúan devoluciones de bienes que se registran como reingresados al depósito, mostrando un saldo que no refleja la realidad.

-   Se deberá aclarar las diferencias detectadas en el Inventario General realizado en el mes de agosto de 2004, informando a la Jerarquía de los resultados obtenidos, a fin de que se adopten las medidas pertinentes. A su vez, corresponde que se den de baja aquellos artículos cuya fecha de vencimiento ya expiró (cartuchos de impresoras).

-   En las visitas realizadas a los Liceos de Montevideo y Canelones se detectaron demandas insatisfechas, a pesar de haberse constatado la existencia, en el Depósito, de los bienes requeridos para satisfacer las mismas. Se entiende necesario que se ajusten los procedimientos a efectos de que se canalicen las solicitudes a quien corresponda, se realice una debida coordinación  con los Organos Desconcentrados y los Institutos cuenten con las herramientas imprescindibles, al comienzo del año lectivo.

•   De la información brindada por el Departamento de Infraestructura, Equipamiento y Mobiliario surge que el 11,3% de las obras en ejecución presentan un desarrollo normal, las restantes se encontraban detenidas, enlentecidas o en vías de reprogramar su inicio, etc.. Esta situación se habría generado como consecuencia de la imposibilidad de contar con los recursos económicos en tiempo, para el cumplimiento de las obligaciones con los proveedores. Esto trajo aparejado perjuicios económicos para el Estado por el pago de intereses por mora y gastos improductivos y falta de confiabilidad de los proveedores.

•   Con relación a los Recursos Humanos

-   Dado que la situación de los recursos humanos es dinámica por los distintos mecanismos de afectación funcional, la información que a su respecto se lleva, ofrece dificultades para brindar datos confiables, en tiempo real, de la cantidad de personal afectado al Programa.

-   No es posible aseverar que la totalidad de los recursos humanos asignados al Programa se encuentre contemplada en las actividades previstas en el Plan Operativo Anual de 2004 y que se cumpla con la distribución proyectada en el mismo.

-   En términos generales, en relación a los contratos, no se constataron apartamientos a lo previsto en el Reglamento Operativo y la normativa vigente en la materia, en relación a plazos, montos y procedimientos de contratación. Sin perjuicio de ello, se detectaron expedientes observados por el Tribunal de Cuentas por principio de ejecución y  casos en los que no se respeta el orden de prelación del llamado, sin que quede constancia escrita de los motivos que lo justifique.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3 de agosto de 2004 y 8 de octubre de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a nuevos informes por parte del equipo auditor en el que se reconocen las medidas correctivas adoptadas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resoluciones, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente el cumplimiento de las medidas dispuestas por el Programa de Modernización de la Educación Media y Formación Docente (Proyecto MEMFOD) de la ANEP.

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INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL URUGUAY - Gasto Social

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 1° de diciembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de lo dispuesto por la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 6/11/03, por la cual se comete a la Auditoría Interna de la Nación el análisis de la gestión del gasto social. Para ello se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de los procedimientos de adquisición, distribución y recepción de productos alimenticios

•   Visitas a  16 Hogares de tiempo completo

•   Recuento físico y relevamiento del funcionamiento del Departamento de Suministros

•   Estudio del procedimiento utilizado para la contratación de un profesional

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay (INAU), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16 de abril de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación a la adquisición de carne y víveres secos

-   Existen dificultades en la coordinación y comunicación de la información procesada a través de la Unidad Centralizada de Adquisiciones de Alimentos (UCAA) y el INAU. Si bien existe una Unidad de Coordinación conformada por cinco funcionarios de este Organismo, la misma no cuenta con información ágil y oportuna sobre la tramitación de la documentación relacionada con el procedimiento de compras.

-   Se presentaron demoras en las adjudicaciones que originaron el desabastecimiento de carne por unos días y sucesivas ampliaciones de las licitaciones de víveres secos.

-   Con  relación a la recepción y distribución de la carne se han detectado una serie de inconvenientes relacionados con la adecuación de las condiciones establecidas en el pliego y las realidades que se presentan en las diferentes dependencias del INAU.

•   En cuanto a la recepción de carne, víveres secos, frutas y verduras se constató que en los Hogares existen dificultades para el control de la mercadería recepcionada:

-   Falta de personal asignado formalmente para la tarea de recepción.

-   Desconocimiento de las condiciones en que debe ser entregada la mercadería por el proveedor y por ende la imposibilidad de exigir el cumplimiento de las mismas.

-   Alto porcentaje de Hogares que no cuentan con balanza o que éstas se encuentran en malas condiciones.

-   Los Hogares -salvo excepciones- no comunican por escrito al Depto. de Proveeduría, los incumplimientos en materia de calidad y cantidad, sino que optan por solucionar los problemas directamente con los proveedores, a fin de evitar un posible desabastecimiento momentáneo.

•   En relación a la conservación de los alimentos se constató, en los Hogares visitados, carencias y deficiencias para su refrigeración.

•   Con relación al Departamento de Suministros

-   El sistema contable es adecuado y satisface las necesidades de información del Departamento y de los sectores relacionados con el mismo.

-   Se desaprovecha la utilización de un camión para la distribución de la mercadería por  contar con un solo chofer.

-   Se recomienda que Inspección General, encargada del control de Suministros, proceda a efectuar recuentos aperiódicos y sorpresivos.

-   El Organismo deberá efectuar revisiones periódicas de los artículos en stock y compararlos con las necesidades insatisfechas de los Hogares, de manera de no mantener ociosos y sin distribuir bienes de primera necesidad requeridos por los mismos.

-   Deberán establecerse directivas por escrito respecto a los bienes donados, en cuanto a su recepción, control y distribución, asignándole la responsabilidad sobre los mismos a una única Unidad dentro del INAU.

•   Se ha recurrido a un procedimiento dirigido, simulado y totalmente irregular para la selección y contratación de un determinado profesional para la elaboración de un Pliego de Condiciones, que regirá un posterior llamado a licitación para la contratación de una consultoría, recurriendo a dos propuestas ficticias con el fin de aparentar transparencia y objetividad. Este hecho ameritaría la realización de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades.

    Se entiende conveniente que las autoridades del INAU revean la necesidad de recurrir a la contratación de una Consultoría sobre los gastos de funcionamiento e inversiones del Instituto y su potencial reducción o abatimiento, considerando que se cuenta con una Unidad de Planeamiento y Presupuesto que podría llevar a cabo dicha tarea, sin generar gastos adicionales.

•   Existen dificultades para satisfacer, en tiempo y forma, las necesidades urgentes planteadas por los Hogares. En muchos casos no se satisfacen y los trámites culminan con el archivo de las actuaciones, sin dejar constancia de que se haya resuelto la problemática planteada. Resulta necesario que se implementen procedimientos ágiles,  adecuados y eficientes para resolver problemas de esta naturaleza.

A efectos de instrumentar las medidas correctivas necesarias, la Dirección del Organismo deberá, como primer responsable, optimizar la utilización de sus recursos humanos y materiales e implementar los controles necesarios para lograr las metas fijadas de la manera más económica y eficiente.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento a lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96, se  confirió vista al Organismo auditado con fecha 27 de abril de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 14 de mayo de 2004, en el cual se ratifican las conclusiones expuestas en el informe de referencia.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, observando la irregularidad de la contratación aludida, recomendando la instrucción de una investigación administrativa y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay.

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INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL URUGUAY – División Convenios

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

Por Resolución N° 3260/003 de 09/09/03, el Directorio del Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay (INAU), solicitó al Ministerio de Economía y Finanzas encomendar personal calificado de la Contaduría General de la Nación para efectuar una evaluación de la gestión técnico-financiera en los distintos proyectos de atención a niños y adolescentes a cargo de Asociaciones Civiles que han suscrito convenios con el Organismo.

Con fecha 13 de febrero de 2004 se reiteró lo solicitado a la Secretaría de Estado, la cual asignó la referida evaluación a la Auditoría Interna de la Nación.

Por carecer esta Auditoría Interna de personal técnico especializado en la materia, pues este tipo de tareas excede los cometidos conferidos a la Auditoría Interna de la Nación por la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, el alcance de la actuación se limitó a complementar y profundizar el trabajo ya realizado en la División Convenios, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Evaluación del sistema de control implementado por la División Convenios.

•   Conocimiento directo de las condiciones y funcionamiento de las once asociaciones seleccionadas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 1° de julio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Actualmente los servicios del INAU cubren a una población de 44.615 niños, niñas y adolescentes, siendo el 80 % atendido por las distintas Asociaciones Civiles en 533 Centros, en el marco de  convenios celebrados con el Organismo.

•   La División Convenios que tiene a su cargo la supervisión técnica y administrativa de 147 Centros con convenio, atendiendo una población de 7.422 niños, niñas y adolescentes,  ha implementado y aplicado procedimientos, generan un adecuado ámbito de control. Efectúan evaluaciones sistemáticas y periódicas de los servicios, manteniendo entrevistas y reuniones con el personal responsable de las Asociaciones Civiles y un estricto control contable de las rendiciones de cuentas de las partidas abonadas a las Instituciones por concepto de subvención.

•   Analizados los instrumentos de control utilizados por la División Convenios,  verificada su efectiva aplicación en los Centros seleccionados y teniendo presente lo informado por esta Auditoría, se puede concluir que, las evaluaciones realizadas por los técnicos de esta División son confiables y tienden a lograr el cumplimiento de las estrategias y objetivos propuestos en los Proyectos Institucionales.

•   De la documentación que obra en los legajos institucionales surge que, en líneas generales, las instituciones que fueron objeto de estudio, cumplen con los términos establecidos en los convenios, en los proyectos propuestos y en el Reglamento General de Convenios.

•   En cuanto a las constataciones efectuadas a través de las visitas realizadas cabe destacar lo siguiente:

-   Se corroboró que las partidas abonadas por el INAU se aplican para el cumplimiento del objeto y actividades previstas, requiriendo para ello, además, aportes de particulares y de otros organismos.

-   En relación con los recursos materiales se comprobó que los mismos se encuentran en condiciones aceptables, sin perjuicio de que algunos Centros de tiempo parcial presentan deterioro en su infraestructura.

-   En cuanto a los registros, se cumple con lo exigido en el Reglamento General de Convenios, habiéndose verificado que en los centros de tiempo parcial  se registra la asistencia diaria de los niños y/o adolescentes que figuran en el SIPI, observándose el cumplimiento de lo dispuesto por el art. 28 de dicho Reglamento.

-   Se han presentado considerables atrasos en los aportes de víveres secos provenientes del INDA.

De todo lo expuesto, se desprende que el INAU ha desarrollado una modalidad de atención a través de convenios celebrados con Asociaciones Civiles que si bien le significa al Organismo una importante erogación, a través de estas instituciones se abarca una amplia población y se presta una atención a la infancia y/o adolescencia que, con los recursos humanos y materiales que cuenta, actualmente, el INAU no sería posible llevarla a cabo.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 20 de agosto de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos. 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión del Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay.

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ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE CORREOS (ANC)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 12 de abril de 2004, a solicitud del Presidente y del Secretario General de la Administración Nacional de Correos (ANC), a efectos de constatar la actual situación financiera contable, analizar la gestión comercial y dilucidar el origen o causa de su pasivo, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Balances de los ejercicios 2000, 2001, 2002 y 2003

•    Relevamiento de información y controles existentes

•    Relevamiento de los procedimientos para el ingreso a la Red de Cobros y Pagos

•    Estudio de expedientes de compras

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Administración Nacional de Correos (ANC), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Si bien el Directorio, por Oficio Nº 067/04 de fecha 31 de marzo de 2004, estimó el pasivo del Organismo en anteriores Administraciones en el orden de los US$ 8:000.000, de los estados contables analizados del período 1/01/00 al 31/12/03, surge que el pasivo osciló en el orden de los US$ 20:000.000.

•   La situación económico-financiera del Organismo, según surge de los Balances analizados, es extremadamente grave, no avizorándose en el corto plazo mejora alguna.

    Los índices financieros (capital de trabajo, razón corriente, y leverage de endeudamiento) reflejan una situación comprometida en el corto y largo plazo, sumado a que desde el año  2002 el patrimonio del ente es negativo, ascendiendo al 31/12/03 a un monto de US$ - 4.500.000 (cuatro millones y medio de dólares negativo). De hecho la viabilidad de la ANC no sería posible sin la ayuda remitida por el Gobierno Central.

    Si bien esta situación se viene arrastrando desde tiempo atrás, no se han instrumentado medidas efectivas para la contención del gasto y/o para el incremento de los ingresos. Por el contrario, entre el año 1999 y 2000, se contrajo un préstamo con el Banco Santander por US$ 2:273.000 para implementar la Red de Cobros y Pagos, que a la fecha se encuentra impago, por el que existe una demanda judicial por parte de la Entidad Acreedora por US$ 3:096.633 más $ 798.059.

•   Respecto al Área Financiero – Contable, se pudo constatar que no obstante las medidas adoptadas a efectos de lograr integridad en las tareas de registración y mejorar los sistemas de control interno, aún no se han alcanzado dichos objetivos de forma óptima.

•   En cuanto a la Red de Cobros y Pagos, se constató que gran parte de las franquicias no tienen depositada la garantía que actualmente se está exigiendo por parte de la ANC para integrarse a dicha red. El  monto solicitado a las agencias es de US$ 3.000 y a las farmacias de US$ 1.000, según lo expresado por el Gerente de la División  Franquicias. Asimismo, existen diferencias entre las garantías establecidas por contrato, las registradas en los estados contables y las efectivamente depositadas.

    Se recomienda la implementación de un programa informático, que permita controlar periódicamente, que los montos de las garantías de cada franquicia se correspondan con los montos manejados por concepto de recaudación y pagos, a efectos de minimizar riesgos en el manejo de fondos de terceros.

    Asimismo la División Franquicias deberá remitir mensualmente al Área Financiero – Contable, las altas, bajas y modificaciones que correspondieran de las garantías depositadas, para que la información contable refleje de forma integral y veraz el monto y la totalidad de las mismas.

•   En lo que respecta a los recursos humanos del Organismo se constató que:

-   Se han tercerizado, a través de procedimiento de licitación, gran cantidad de áreas en las cuales el denominador común ha sido la provisión por parte del Organismo de locales, equipamiento, maquinaria, vehículos, etc.. A esto se agrega que, la ANC se hace cargo de la capacitación del adjudicatario respectivo. Se entiende que dadas las características de estas tercerizaciones y la existencia de personal suficiente en la Administración, podría haberse ahorrado costos, capacitando a  dicho personal para el cumplimiento de esos servicios.

-   No se han realizado concursos entre los funcionarios desde el año 1994. En los últimos 3 años los cursos de capacitación para funcionarios del Organismo han ido decreciendo en forma notoria. Sin embargo, la Administración ha solventado cursos a nivel gerencial en distintas Universidades Privadas, a los que concurrió  personal contratado bajo el régimen de arrendamiento de servicios. Dichos cursos fueron incluso utilizados por alguno de ellos, para concursar a cargos de Gerencia dentro del Organismo.

-   Se ha contratado en régimen de arrendamiento de servicios una importante cantidad de personal por razones de variada naturaleza, con una remuneración mensual promedio de $22.000, ocupando cargos de Asesor y de Gerentes de División. Cabe precisar que, la ANC sólo puede contratar arrendamientos de servicios sin subordinación o sea sin ingreso a la administración pública para tareas de apoyo o no sustanciales, Art. 13 Ley N°16.713.

-   La existencia de un número de becarios que sobrepasa el límite permitido, cuyo ingreso tuvo las siguientes características:

    Se realizó sin cumplir, en la mayoría de los casos, con los requisitos legales establecidos por los Arts. 620 y sgts. de la Ley Nº 17.296.

    No se contempló el límite máximo de remuneración, sobrepasándolo en la mayoría de los casos.

    Se sobrepasa el plazo máximo de los contratos (2 años).

    No todos revisten la calidad de estudiantes (ya sea universitarios, del Consejo Técnico Profesional de ANEP, o del Centro de Capacitación y Producción (CECAP).

    Se contratan Profesionales y o muchos sobrepasan el límite de edad establecida.

    Por lo expuesto, resulta imprescindible una revisión de dicha situación, a efectos de que se ajuste a la normativa vigente.

•   La Gerencia de Recursos Humanos se ha visto limitada en sus competencias,  desempeñando una mera función de control de asistencia y actualización de los legajos personales de los funcionarios.

•   La empresa unipersonal MAUDI – Janet De Dominicis, es la encargada de dotar al Área Financiero – Contable de recursos humanos. Dicha empresa fue constituida en junio de 2003 y en el mismo mes comenzó a desempeñar funciones, contraviniendo lo dispuesto por el Art. 43 num. 4 del TOCAF. El monto mensual pagado ascendió a $ 444.487 al 31/05/2004.  La vinculación con el Organismo no se realizó a través del procedimiento licitatorio correspondiente, ni se formalizó por medio de contrato o instrumento jurídico alguno.

•   Se encuentra en proceso una reestructura del Área Financiero-Contable, siendo uno de sus objetivos abaratar costos, por lo que se declararon excedentes a gran parte de los funcionarios del Área (en su mayoría contadores y técnicos en administración). A estos funcionarios se les continuó abonado sus sueldos, más los incentivos -sin que prestaran funciones-, hasta que se concretara su redistribución. A su vez, las vacantes generadas fueron cubiertas con personal provisto por la empresa citada en el numeral anterior (MAUDI). Por lo tanto, no puede afirmarse que esta medida  haya constituido un ahorro para la Administración.

    Por último, corresponde destacar que se ha actuado contraviniendo las disposiciones del Art. 58 de la Ley Nº 17.556 al contratar servicios personales para realizar las tareas de los funcionarios declarados excedentes.

•    Es imprescindible evaluar los procedimientos existentes e implementar un adecuado sistema integral de control interno que permita salvaguardar el patrimonio del Organismo y brinde información veraz y confiable para una toma de decisiones eficiente y eficaz.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18 de agosto de 2004.

 Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un informe del equipo auditor de fecha 8 de octubre de 2004, en el cual se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores y teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte de la Administración Nacional de Correos.

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COMISIÓN ADMINISTRADORA DE LOS FONDOS SOCIALES DE VIVIENDA DE LOS TRABAJADORES DE LA ESTIBA (CAFE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 8 de setiembre de 2003, a solicitud del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Estudio del funcionamiento de la Comisión

•    Arqueo de Caja

•    Análisis de la documentación (noviembre/2002 – abril/2003)

•    Revisión analítica de los saldos del Balance al 31/12/2002

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión Administradora del Fondo Social de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 23 de octubre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La ausencia de la delegación patronal en la administración del Fondo ha comprometido el funcionamiento regular de la Comisión, por lo que ésta viene actuando en forma irregular sin ajustarse a las exigencias previstas en sus propios Estatutos, tanto en lo que se refiere a su integración para sesionar como para la adopción de resoluciones.

•   Las Actas de la Comisión presentan carencias formales, como ser la falta de firmas de los comparecientes y la informalidad en su archivo y registración, que hacen que éstas no constituyan documentos fidedignos y confiables.

•   Del análisis de las cuentas con saldos más significativos surge que no ha sido posible determinar la veracidad de la información expuesta en los Estados Contables de CAFE al 31/12/2002, debido a que el procedimiento de contabilidad utilizado y el método aplicado para llegar a los saldos finales no es confiable. No existen Notas a los Estados Contables donde se establezcan los criterios de valuación y exposición utilizados y los registros auxiliares tampoco ofrecen certeza y seguridad razonable.

•   Los profesionales que asumieron a la fecha de la actuación la contabilidad de CAFE, no aplicaron en los saldos iniciales que provienen de ejercicios anteriores, pruebas que permitieran detectar cualquier tipo de error,  intencional o no.

•   La Comisión ha utilizado el fondo que administra para fines ajenos a los establecidos en sus Estatutos, realizando operaciones sin aprobación expresa de ambas representaciones y en condiciones que perjudican la buena administración de dicho fondo.

•   Se observa un manejo irregular de los fondos que se evidencia en las siguientes situaciones detectadas:

-   No se deposita el total de la cobranza como lo dispone el Art. 41 del Dec. Nº 68/971, utilizando la misma para atender la operativa diaria. Esta situación no obedece a la falta de una de las firmas habilitadas para la emisión de cheques, ya que se viene dando con anterioridad a la decisión del delegado de la patronal de no firmarlos.

-   Ha quedado demostrado que el Fondo ha sido utilizado para financiar operaciones de préstamos, en algunos casos en forma de adelantos a los funcionarios y a profesionales vinculados a la Comisión sin autorización expresa. Dichas operaciones se han realizado en forma desprolija y totalmente discrecional, no siendo posible determinar con certeza los montos reales concedidos y los beneficiarios respectivos.

-   Se han concedido préstamos al personal, permaneciendo cuotas pendientes de préstamos anteriores. De las pruebas aplicadas, no fue posible comprobar si efectivamente se cancelaron los saldos pendientes al momento del cobro de los nuevos préstamos.

-   Se pagaron viáticos fijos mensuales a los delegados obreros lo que desvirtúa el carácter honorario de los mismos. 

-   Se han contratado funcionarios en forma unilateral por parte de los delegados obreros, abonando sus remuneraciones con el efectivo recaudado.

-   Se constataron pagos de honorarios, viáticos y adelantos al personal que se encuentran respaldados únicamente por comprobantes internos y que en algunos casos no cuentan con la firma de quien recibe el dinero.

•   Se han detectado graves errores  y omisiones de tipo contable y de procedimientos, no pudiéndose determinar si los mismos han sido intencionales o no. Se detallan los que a juicio de este equipo auditor merecen ser destacados:

-   Hasta la fecha de inicio de la actuación no se realizaban arqueos de caja por parte del Contador responsable y no existe constancia escrita de que se efectúe mensualmente la conciliación bancaria de las cuentas corrientes.

-   Se detectó la existencia de una cuenta en el BHU, Nº 1044750, con un saldo a la fecha de $ 21.541,39, que no se expone en el Balance al 31/12/2002, ni se cuenta con registración alguna de sus movimientos.

-   Existe una cuenta “Gastos pendientes de reposición”, con un saldo al 31/12/02 de $ 159.334, que corresponde a gastos efectuados no documentados, lo que hace presumir que la misma fue creada con la finalidad de justificar faltantes de caja.

-   Las fichas de los Deudores por Adjudicación presentan un atraso significativo,  lo que imposibilita conocer el monto y el comportamiento frente a la deuda de cada uno de ellos, impidiendo por ende, la realización de las gestiones de cobranza necesarias para la continuidad del Fondo.

•   Se han otorgado planes de refinanciación a los deudores y se han autorizado operaciones por cancelaciones anticipadas y reintegros de dinero por devoluciones de viviendas, que no se enmarcan en una política acorde a la situación comprometida en la que se encuentra el Fondo. Éstas han sido resueltas sin contar con la decisión unánime de las representaciones patronal y obrera y han traído aparejadas erogaciones que han contribuido al desfinanciamiento del Fondo.

•   Se le descontó a cada deudor por adjudicaciones, a través de un crédito registrado en cada una de sus fichas, la cuota - parte correspondiente al 8% aportado al Fondo  por la patronal. Esta decisión además de contravenir lo dispuesto por el Art. 179 de la Ley Nº 13.728, ha contribuido también al futuro desfinanciamiento del Fondo.

En mérito a  las irregularidades constatadas, se entiende necesario que se proceda a la intervención de la Institución en forma urgente, a efectos de asumir la administración del Fondo. Sin perjuicio de ello, deberán adoptarse a la brevedad medidas tendientes a implementar controles operativos y de registros contables, gestionar correctamente la cobranza, adecuar las actuales cuotas de los deudores a sus ingresos reales y proponer un plan de refinanciación de adeudos viable.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo la remisión de los obrados al Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente, recomendando la Intervención Administrativa de la Comisión Administradora del Fondo Social de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba (CAFE).

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ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE SERVICIOS DE  ESTIBA (ANSE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 20 de enero de 2003, como seguimiento de actuaciones anteriores y en el marco de lo dispuesto por el Art. 199 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.  La misma se vio limitada en su alcance por ser el último balance auditado el correspondiente al ejercicio 1999, siendo el mismo con abstención de opinión por carecer de inventarios detallados y valorados de bienes de uso. A la fecha de la actuación aún estaban pendientes de dictamen de auditoría,  los correspondientes a los ejercicios 2000 y 2001. Los estados contables del ejercicio 2002 no estaban cerrados contándose con información preliminar. 

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Entrevistas personales con el Director, el Asesor Letrado y el Contador contratado por ANSE

•   Relevamiento de la situación actual de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Especial Nº 6 de 02/03/83; Arts. 12 y 13 del Decreto N° 13/03 de 14/01/03; Arts. 2 y 7 del Decreto N° 176/01 del 15/05/01; Resolución N° 1245 del 14/01/03

•   Cuestionarios al Director y al Contador de ANSE

•   Análisis de documentación  y registros contables del ejercicio 2002

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en ANSE, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 7 de febrero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No existe constancia a la fecha de cierre de actuación, de la remisión de los programas de aplicación de ingresos y rendición de cuentas al Tribunal de Cuentas de la República.

•   No cuentan con inventarios detallados ni valorados del patrimonio.

•   Los saldos que se exhiben en el Balance cerrado al 31/12/01 y en el Balance preliminar al 31/12/02 en el rubro “Previsión por juicios laborales”, presentan discordancia significativa con las cifras proporcionadas por el Asesor Letrado respecto a los juicios pendientes.

•   Del análisis de la documentación y registros contables surgen las siguientes situaciones:

-   Deuda por aportes patronales al BPS, del período marzo/02 a febrero/03, por un monto de $ 1:832.853, que no incluyen multas y recargos.

-   En el mes de mayo/00 se contrató a un profesional para la prestación de servicios sin instrumentarse a través de documento alguno (Resolución, contrato, etc.). En el período diciembre/01 – enero/03 se le abonó, por concepto de honorarios profesionales al Contador contratado, la suma de U$S 93.480 (IVA incluido), adeudándole, al 31/01/03, U$S 15.436,50 (IVA incluido). Se constató que las facturas emitidas por el mencionado profesional correspondientes a los meses de julio/02 a febrero/03, presentaban el pie de imprenta vencido y alguna extendida a nombre de otra persona pero igualmente pagada.

-   Se abonaron viáticos al Director por visitas a ex - inmuebles de ANSE en el interior, cuando dichos bienes ya habían sido transferidos por disposición legal al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Esto ocasionó una erogación importante e innecesaria para el Organismo.

-   En el ejercicio 2002 se pagaron retribuciones personales al Director que excedían  el tope legal.

-   Comprobantes que incumplían con los requisitos formales y retiros de Caja sin documentación respaldante.

-   Dentro del rubro “Retribuciones personales” se incluían  partidas que por su naturaleza no son de carácter permanente, pero que se abonaban como si lo fueran para incrementar el monto del salario de los funcionarios.

VISTA Y  DESCARGOS

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley  Nº 16.736 de 05/01/96, se remitió las resultancias de la actuación al Ministerio de Economía y Finanzas y se confirió vista al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 7 de abril de 2003, en el cual se ratifican las conclusiones expuestas en el informe de referencia.

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COMISIÓN NACIONAL HONORARIA DE LUCHA CONTRA LA HIDATIDOSIS

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 12 de julio de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Estudio del Marco Jurídico

-   Principales cometidos

-   Fuentes de ingresos

•    Estudio de los Recursos Humanos

•    Arqueo de Caja y Valores y Conciliaciones Bancarias

•    Estudio de expedientes de compras

•    Análisis del Balance al 31/12/03

-   Exposición

-   Ingresos y egresos

-   Balances de las Comisiones Honorarias del Interior

 CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis (CNHLH), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 18/10/04, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   A partir de la promulgación de la Ley N° 17.556 de 18/09/02, la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis deja de revestir la calidad de órgano estatal dependiente del Ministerio de Salud Pública, adquiriendo la naturaleza jurídica de Persona Pública no Estatal, por lo que debe ajustarse en su actuación a la ley de creación y sus modificativas (Ley N° 13.459 y Ley N° 16.106), adecuándose a la  normativa  que  regula a estas entidades, quedando sometida a los controles pertinentes del Poder Ejecutivo y a los controles financieros establecidos en el TOCAF.

•   En cuanto a los recursos humanos se constataron situaciones que deben ser regularizadas:

-   Empresas unipersonales que prestan servicios para la Comisión sin contrato y otras con contratos vencidos, no ajustándose a lo dispuesto por el Art. 178 de la  Ley N° 16.713.

-   Funcionarios del Ministerio de Salud Pública afectados a la Comisión, a los que la antedicha les abona una retribución sin que se efectúen los aportes a la seguridad social correspondientes.

•   El resultado del recuento de los recibos de “registro de patente” no pudo ser comparado con registro alguno, en virtud de que aquellos donde se asientan los movimientos de valores, brindan una información parcial que dificulta la determinación de las existencias en poder de la Comisión Nacional y el control sobre los mismos.

•   En relación al Balance al 31/ 12/03:

-   De acuerdo a la normativa vigente, la CNHLH debe presentar en tiempo y forma, sus  estados  contables con dictamen de Auditor externo ante el Poder Ejecutivo a través del MSP y el Tribunal de Cuentas, remitiendo copia de los  mismos a la Auditoria Interna de la Nación.

-   Se debe dar cumplimiento a lo establecido por la Ordenanza N° 81 del Tribunal de Cuentas en  lo referente  a  que los  Estados Contables deben ser  formulados en moneda nacional, expresados en moneda de poder adquisitivo de cierre de ejercicio, instrumentando la metodología establecida en el Art. 14 de la NIC 29. A su vez, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos  debe  ser realizado aplicando el criterio de fondos igual  efectivo y equivalente de efectivo. En caso de utilizar el de fondos igual capital de trabajo, debería recabarse la  autorización respectiva del  Tribunal de Cuentas.

-   La presentación de los estados contables deben realizarse según normas contables adecuadas. Por ende, correspondería que la cuenta de “Resultado de ejercicios anteriores” figure en el estado de resultados o en su defecto,  explicarse en nota adjunta a los estados contables. Por otro lado los ingresos pendientes de depósito por venta de patentes de los agentes vendedores, se imputen directamente al Departamento que los  originó y a su vez, se refleje en el activo la  adquisición de recibos que  la Comisión entrega  con el pago de la patente.

-   Las Comisiones Departamentales mantienen deudas significativas con la CNHLH desde el año 2002, por concepto de venta de registro de patentes y dosificaciones. Por lo que es imprescindible que se proceda a analizar la situación económica-financiera de cada deudor y la viabilidad del cobro de esas partidas, debiendo adoptarse medidas tendientes a sanear las causas que originan esa situación.

•   En relación a los estados contables y anexos de las Comisiones Departamentales, deberían ser elaborados siguiendo los mismos criterios que aplique la Comisión Nacional, a fin de que sean instrumentos que brinden información mínima, suficiente y con cierto grado de seguridad, sobre la situación patrimonial, económica y financiera de las mismas. Sería conveniente que la Comisión Nacional no se limitara a ser un Organismo compilador de los Estados Contables, sino que debería analizar la razonabilidad de los saldos allí expuestos.   

•   No existe control de los recibos de registros exonerados de patentes, ya que no se cuenta con procedimientos e información confiable que permita tener conocimiento del movimiento de los mismos. Estos valores deberían ser objeto de control, a efectos de que la Comisión pueda detectar posibles maniobras que afecten directamente la recaudación por la venta de patentes. 

•   Deben instrumentarse procedimientos de control que permitan tener certeza que las partidas transferidas por las Comisiones Departamentales, en concepto de “dosificación”, representen la cuota parte que le corresponde a la Comisión Nacional, del total de dosificaciones efectuadas.

•   Es necesario que se implemente un adecuado sistema de archivo de los recibos emitidos, de forma que facilite el control a posteriori.

•   La información contenida en la planilla de gasto de combustible es insuficiente, a los efectos de controlar el consumo por vehículo de acuerdo al kilometraje recorrido.

•   Deben ajustarse al límite legal impuesto por el Art. 5 lit D de la Ley N° 16.106 para la contratación de personal o de servicios que se consideren necesarios, ya que se estaría contratando por encima del porcentaje permitido.

De todo lo expuesto y teniendo en cuenta el resultado del ejercicio 2003 que arrojó una pérdida de $ 1:743.389,06, la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis debe adoptar las medidas necesarias a efectos de adecuar su funcionamiento y la administración de sus recursos a la actual situación económico financiera, ya que de mantenerse en esta tendencia, peligra la viabilidad de la Institución.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 9 de noviembre de 2004 y vencido el término legal no se  presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Comisión Nacional de Lucha contra Hidatidosis.

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INFORME DE ACTUACIONES 2004

SECTOR PUBLICO

INDICE

Introducción

Presidencia de la República

Oficina Nacional del Servicio Civil

Ministerio de Defensa Nacional

Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas

Ministerio del Interior

Dirección Nacional de Migración

Dirección Nacional de Policía Técnica

Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Aduanas

Dirección Nacional de Loterías y Quinielas - Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto

Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca

Dirección General de Secretaría

Dirección General de Secretaría (Recursos Humanos)

Dirección General de Servicios Ganaderos

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales

Dirección General Forestal

Comisión Honoraria (Art. 3º de la Ley Nº 15.845 – Salto Grande)

Ministerio de Industria, Energía y Minería

Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)

Ministerio de Transporte y Obras Públicas

Dirección Nacional de Transporte

Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo

Control Vehicular

Ministerio de Educación y Cultura

Archivo General de la Nación

Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT)

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

Ministerio de Salud Pública

Unidad Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria (SSAE)

Servicio Nacional de Sangre

Denuncia sobre incumplimiento del legado instituido a favor del Ministerio de Salud Pública, en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Instituto Nacional de Alimentación (INDA)

Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente

Dirección Nacional de Medio Ambiente

Ministerio de Deporte y Juventud

Instituto Nacional de la Juventud (INJU)

Administración Nacional de Educación Pública (ANEP)

Programa de Modernización de la Enseñanza Media y Formación Docente (MEMFOD)

Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay

INAU - Gasto Social

INAU- División Convenios

Administración Nacional de Correos

Comisión Administradora de los Fondos Sociales de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba (CAFE)

Administración Nacional de Servicios de la Estiba (ANSE)

Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis

INTRODUCCION

En cumplimiento del mandato legal impuesto por el Artículo V, del Capítulo II del Control, del Título III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, se hace público el Informe Sintético de Resultados de las actuaciones y auditorías cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION durante el año 2004, en el ámbito orgánico de la competencia que le atribuye el Artículo 47 de la citada Ley.

Las actuaciones y auditorías de referencia se inscriben en el deber institucional y funcional de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION, de encabezar el sistema de control interno de los actos y la gestión económico-financiera de los órganos y reparticiones comprendidos dentro de la persona pública Estado, así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados incluidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República.

De conformidad con dicho marco jurídico, de acuerdo con los objetivos y  metas fijados por la Dirección y en respuesta a requerimientos efectuados por distintas autoridades públicas,  la labor desarrollada estuvo dirigida al cumplimiento de un proceso proactivo de control y fiscalización, tendiente a proporcionar a los organismos auditados una razonable seguridad, en cuanto a la eficacia y eficiencia de su gestión, a la confiabilidad de su información financiera y contable, al debido cumplimiento de la normativa que le rige y a la mejor salvaguarda de sus activos y recursos.

Cabe destacar, lo que generalmente no toma estado público, que las recomendaciones y conclusiones resultantes de las actuaciones cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION,  son acogidas mayoritariamente por parte de los diversos organismos a que refieren y comprobadas en sus respectivos seguimientos y monitoreos, determinando ello una interactiva relación funcional que favorece el mejor cumplimiento de las metas y objetivos  a su cargo.

Sin perjuicio de cumplir con los demás y vastos cometidos asignados –tanto en relación al Sector Público como respecto al Sector Privado- se ha considerado de especial relevancia la realización de aquellas actuaciones que, como las que informa esta publicación, están destinadas a dotar de la mayor eficiencia, eficacia y regularidad jurídica al quehacer público y al mejor y más transparente gestionamiento de los bienes y recursos del Estado.

En contribución a tales propósitos -inherentes a la naturaleza y fines de la AUDITORIA INTERNA DE LA NACION- y en acogimiento del  mencionado mandato legislativo, se confiere carácter público a la subsiguiente información.

Dr. José Luis Corbo Cervieri

AUDITOR INTERNO DE LA NACION

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Oficina Nacional de Servicio Civil

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de mayo de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y de Valores

•    Estudio de Compras

•    Estudio de Licitaciones Públicas y Abreviadas

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Oficina Nacional de Servicio Civil, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En relación al Arqueo de Caja y Valores

-   Deben respetarse los plazos establecidos por la normativa vigente para el mantenimiento de los fondos en Caja.

-   Los arqueos de la Caja Chica deben realizarse por personas ajenas al manejo de estos fondos.

-   Los movimientos de valores (vales de combustible) deberán asentarse en un libro llevado a tal fin, de manera de contar con un registro actualizado de los mismos.

•   En relación a Proveeduría y Compras Directas

-   Del recuento efectuado en el Sector Proveeduría, surgieron diferencias con el saldo que surge del sistema de stock, que no pudieron ser explicadas por el encargado del Sector.

-   Se deberá realizar controles periódicos del stock de la mercadería por parte del Depto. de Administración, dejando constancia escrita de los mismos.

-   Se recomienda mantener archivadas las solicitudes de cotización de las compras directas, así como las ofertas recibidas.

-   En la actualidad existen seis contratos realizados bajo el procedimiento de compra directa, por arrendamientos de fotocopiadoras (tres de los cuales fueron firmados con un plazo contractual de 3 años), que sólo por concepto de costo fijo (sin considerar los costos variables), se paga anualmente U$S 4.147,56, importe que a la fecha supera la compra directa. De acuerdo a los montos, correspondería realizar una licitación abreviada. 

•   Con respecto a la partida de alimentación que cobran los funcionarios presupuestados y contratados, que en muchos casos, supera el 20% del líquido del sueldo y constituye un ingreso percibido en forma regular y permanente, corresponde se realicen los aportes sociales al BPS y se abone únicamente por los días efectivamente trabajados, de acuerdo a lo dispuesto en los Arts. 153 y 167 de la Ley N° 16.713.

•   En relación a las Licitaciones Públicas y Abreviadas

-   En algunos casos, los pliegos de bases y condiciones particulares no especifican claramente las características de los bienes a licitar. Esto ha ocasionado discrepancias con proveedores que generan demoras y riesgo de incumplimiento.

-   Se constataron casos de demoras en la entrega de los materiales por parte de las empresas adjudicadas, por atrasos en los pagos de facturas correspondientes a otras compras.

•   En relación al Inventario General, se entiende necesario designar  a un responsable que tenga a su cargo la realización del mismo y su permanente actualización.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 29 de setiembre de 2003. Se presentaron descargos fuera del término legal, los que igualmente fueron atendidos, dando lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 17 de octubre de 2003, en el que se reconoce que han implementado algunas recomendaciones y otras están en vías de concretarse, quedando sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 

Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 27 de noviembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de lo dispuesto por la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 06/11/03, por la cual se comete a la Auditoría Interna de la Nación el análisis de la gestión del gasto social. La misma se centró en la evaluación de la utilización de los recursos asignados al Hospital Central de las FF.AA.,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Entrevistas con el Director del Servicio y con el personal jerárquico de las Divisiones Financiero-Contable, Adquisiciones, Abastecimiento, Alimentación, Droguería, Farmacia y División Comercial.

•   Análisis del rubro Alimentación: adquisición, consumo y procedimiento para el control de calidad de carne vacuna, aceite y harina.

•   Estudio de procedimientos de compra de lácteos y otros alimentos (pollo, pescado, huevo).

•   Estudio de los procedimientos de compras de medicamentos.

•   Control de stock de medicamentos, por muestreo, en el Dpto. de Droguería y  Farmacia Central del Hospital.

•   Estudio del funcionamiento y del control interno de los siguientes Departamentos: Alimentación, Droguería y Farmacia.

•   Análisis de las Rendiciones de Cuentas e Informes de Revisión Limitada de Fondos de Terceros correspondientes al año 2003.

•   Seguimiento de los convenios que mantiene la DNSFF.AA. con la Fundación “Dr. Francisco Fernández Enciso” y relevamiento, mediante visitas a las distintas dependencias del Hospital Central de las FF.AA., de las donaciones realizadas por dicha Fundación.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 6 de mayo de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En cuanto a la adquisición y consumo de alimentos se observaron serias deficiencias en lo referente a controles. La falta de procedimientos desde la planificación hasta la recepción, hace que el sistema de control interno sea prácticamente inexistente e impide que la utilización de los bienes se realice en forma  eficaz y eficiente. Lo que se  manifiesta en:

-   Inconsistencia en los kilos y tipo de carne adquiridos (cortes traseros y carne desosada) con los asignados al consumo (carne picada).

-   Deficiencia en la documentación respaldante de las entregas de carne (remitos enmendados, sin identificar el proceso de compra,  tipo de corte recibido, etc.), remitos sin factura asociada y viceversa.

-   No se verifica la información contenida en los remitos con lo facturado.

-   La recepción de carne por parte de la DNSFF.AA sin considerar las observaciones realizadas por el Dpto. de Bromatología en cuanto a  temperaturas elevadas, transporte no adecuado, diferencias en la calidad y cantidad recibida.

-   Diferencias significativas entre el consumo estimado de carne y el ingreso de la misma en el bimestre agosto - setiembre/2003 (consumo estimado 14.747,08 Kg. – ingreso 36.121,68 Kg.).  Según el Jefe del Dpto. de Alimentación, la causa principal de dicha diferencia fue la entrega de carne al personal. El hecho de que el procedimiento de entrega de carne al personal no esté regulado y tampoco documentado, implica que no se pueda determinar como única causa de la diferencia constatada entre ingreso y consumo,  pudiendo existir faltantes no identificados por esta razón.

-   No existe un inventario ni controles periódicos en la División Alimentación. Es necesario implementar un sistema de inventario que permita el control efectivo de las existencias y una correcta  planificación de compras.

•   Del estudio de los procedimientos de Despensa surgen como principales observaciones que:

-   No se lleva  registro formal de existencias.

-   No existen comprobantes internos de entrega de mercadería a las distintas dependencias de la DNSFF.AA., con excepción de las planillas elaboradas por las Nutricionistas para la preparación de las comidas.

-   No se cuenta con un registro de personas autorizadas para retirar la mercadería.

•   Se realizó un control de stock en el Dpto. de Droguería de una muestra de 46 medicamentos, detectándose diferencias en once artículos, las que obedecen  a errores y omisiones en su registro. Es necesario mejorar la supervisión en el ingreso de datos al sistema. Asimismo, se efectuó un control de stock en Farmacia constatándose diferencias no significativas.

•   La registración contable de Fondos de Terceros administrados por  la DNSFF.AA., no cumple con lo establecido en el Instructivo Nº 10/03 de la Contaduría General de la Nación, respecto a la contabilización de ingresos y egresos en el SIIF. No obstante, se constató que se llevan registros contables a través del sistema Memory, detallando los ingresos y egresos por concepto. Las Rendiciones de Cuentas se realizan mensualmente al Ministerio de Defensa Nacional y se presentan  Informes de Revisión Limitada, en forma trimestral, cumpliendo en este aspecto, con lo establecido en el Instructivo Nº10/03 de la Contaduría General de la Nación.

•   Con la finalidad de contribuir y apoyar la función de la DNSFF.AA. se creó la Fundación “Doctor Francisco Fernández Enciso”, la que debe destinar integralmente, los fondos, donaciones y recaudaciones que obtenga para el cumplimiento de las funciones sanitarias inherentes a la DNSFF.AA.. De las indagaciones efectuadas se desprende que:

-   La DNSFF.AA. debe traspasar a la Fundación el 10% de lo recaudado por concepto de tickets de medicamentos y órdenes, según el Convenio celebrado entre ambas partes. El primer aporte realizado en el mes de  febrero de 2004, cuyo monto asciende a $147.041,30, se encuentra respaldado por un recibo no prenumerado y sin pie de imprenta.

-   De acuerdo al Contrato suscrito entre las referidas Instituciones, la Fundación debe volcar a la DNSFF.AA. el 25% del valor de cada sesión de la Cámara Hiperbárica, como costo estimado de los Recursos Humanos. De los registros contables de la DNSFF.AA., no surge que se hubieran efectuado transferencias de fondos por la Fundación, los mismos fueron vertidos directamente a la División Comercial (Venta de Servicios), quien los distribuía entre el personal, constando como único comprobante de pago una planilla auxiliar. Esta situación fue regularizada parcialmente por la Resolución N° 411 de fecha 1/04/04.

-   Se procedió a verificar la existencia de los bienes donados por la Fundación “Doctor Francisco Fernández Enciso” al Hospital Central de las FF.AA. De la misma surge que la mayoría de los bienes se encontraban en el destino al que fueron asignados, con  excepción de dos televisores “Sakura” de 21” y dos frigobar “Ocean”.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25 de mayo de 2004.  Se presentaron descargos dentro del plazo legal, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 10 de junio de 2004, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas, quedando sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente el cumplimiento de las medidas correctivas dispuestas por la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas del Ministerio de Defensa Nacional.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Migración

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 18 de agosto de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores

•    Análisis de Rendiciones de Cuentas

•    Estudio de Compras

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Migración, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 14 de enero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Existen partidas conciliatorias en las cuentas corrientes del BROU que datan en algunos casos desde el año 1996 (Fondos Rotatorios y Presupuestales) y en otros desde el año 2000 (Tributos y Viáticos). Se sugiere corregir esas situaciones a la brevedad, estableciendo los contactos que sean necesarios con la Contaduría General de la Nación y el BROU.

•   Con respecto a los valores en custodia desde larga data, se debe realizar un llamado por la prensa otorgando un plazo prudencial para el retiro de los mismos, vencido el cual se procederá de acuerdo con lo dispuesto por el Art. 92 núm. 5 del TOCAF.

•   Se sugiere agilizar los procedimientos de compra directa, sometiendo los mismos a la aprobación de la Jefatura de Administración, en especial cuando se trate de gastos de escasa entidad.

•   Los pagos a proveedores y guardias del interior se realizan mediante giros de dinero a las cuentas de los funcionarios, correspondiendo efectuar los mismos a las cuentas de la Dirección Nacional.  Si el propósito de dicha práctica es ahorrar comisiones, se deben racionalizar los giros, acumulando la mayor cantidad de movimientos en cada uno de ellos.

•   Se recomienda la aplicación de procedimientos de control en Proveeduría por parte del personal superior, a efectos de asegurar la oposición de intereses necesaria que debe existir en un sistema de control interno adecuado, correspondiéndole en este caso a la Jefatura de Administración.

    A los efectos de mejorar la eficiencia de dichos procedimientos, se sugiere que sean complementados con la informatización de los registros de Proveeduría.

•   Los bienes del Inventario de algunas Secciones de la Sede Central e Inspectorías no se encuentran etiquetados, por lo que una vez culminado dicho proceso, se deben establecer procedimientos de actualización permanente del Inventario de acuerdo con lo preceptuado por el Art. 72 del TOCAF.

•   A partir de un recuento físico se constató la existencia de bienes que no se encontraban inventariados, así como otros que estando registrados no se ubicaron en el lugar correspondiente. Se deben corregir dichas situaciones y cuando se produzcan movimientos de bienes deben ser comunicados a la Sección Inventario.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16 de abril de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.               

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 05 de octubre de 2004, adoptando las conclusiones de los Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Migración.

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MINISTERIO DEL  INTERIOR

Dirección Nacional de Policía Técnica

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 23 de mayo de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores.

•    Análisis de Fondos de Recaudación.

•    Análisis de la asignación y ejecución presupuestal.

•    Estudio de Compras.

•    Control de Inventario y de procedimientos aplicados en Proveeduría.

•    Relevamiento del funcionamiento de los Departamentos técnicos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Policía Técnica, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha  30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los Libros llevados por Contaduría presentan anotaciones a lápiz, atrasos en las registraciones, no se respeta la cronología de los hechos y de los comprobantes asentados. Los mismos deben ser escriturados aplicando las normas de registración contable a efectos de brindar información confiable y a tiempo real.

•   El libro de control de las libretas de recibos debe ser llevado por persona ajena a la Tesorería con la finalidad de mantener la debida oposición de intereses.

•   Es necesario que se efectúe una planificación anual de las compras teniendo en cuenta las asignaciones presupuestales que percibe la Unidad Ejecutora, a efectos de evitar fraccionamientos del gasto.

•   Por razones de buena administración y debida oposición de intereses, la Sección Proveeduría debe funcionar en forma independiente de la Sección Compras.

•   Es conveniente dar de baja del depósito de Proveeduría  a aquellos materiales que se encuentren fuera de uso, rotos o deteriorados, contando con la autorización del Jerarca del Organismo y quedando debidamente documentada.

•   Se deben ajustar los procedimientos llevados a cabo en Proveeduría, de manera de evitar la entrega de materiales sin la documentación de respaldo y dar de baja en los stock de bienes que no han sido retirados.

•   Se recomienda realizar un Inventario General de materiales en Proveeduría, practicándose los ajustes que correspondan al sistema.

•   En relación al Inventario, se está implementando el sistema informático proporcionado por el Ministerio del Interior, pero aún no se ha culminado el proceso, por lo cual no fue objeto de ésta auditoría. El registro del Inventario con el que se cuenta actualmente, presenta una serie de defectos:

-   En los libros existen escrituraciones a lápiz, los bienes no se encuentran valorados y se le asigna un mismo número de inventario a diversos artículos.

-   Del control efectuado surgieron diferencias con lo escriturado en los libros, las mismas obedecen a la falta de comunicación de bajas o traslados o por omisión de escrituración.

•   Se entiende que sería un gran aporte para el Organismo que el Departamento Monodactilar contara con un sistema automático de identificación dactilar donde se ingresen las impresiones dactilares de los procesados. Además, la División de Identificación Criminal debería adaptar su metodología de trabajo a la nueva tecnología, logrando una mayor coordinación con las Jefaturas del interior y capacitando a los funcionarios.

•   Sería importante que se implementara la creación de oficinas departamentales en el interior del país, a los efectos de que administren la recaudación de los servicios brindados por la Dirección Nacional de Policía Técnica.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16 de abril de 2004. Se presentaron descargos fuera del plazo legal, de los que se desprende que se han incorporado en los procedimientos algunas recomendaciones.            

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Policía Técnica.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección Nacional de Aduanas

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 9 de diciembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, teniendo como objetivo el análisis de la operativa  del régimen de Admisión Temporaria (AT), llevándose a cabo los siguientes procedimientos en las áreas correspondientes:

•   Estudio del régimen normativo

•   Estudio del funcionamiento del Programa Lucía

•   Análisis de los plazos de las operaciones

•   Estudio de “Rectificados” y Transferencias

•   Análisis de un caso concreto del tratamiento dado a un listado de morosos (Exp. 387/2002)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Aduanas, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 4 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El Laboratorio Teconológico del Uruguay (LATU) no comunica en tiempo y forma a la Dirección Nacional de Aduanas las empresas morosas en el cumplimiento de las obligaciones establecidas por el Decreto Nº 420/90 en materia de Admisión Temporaria.

•   El LATU no da cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 12 de la precitada norma, en lo concerniente a impedir sigan operando bajo el régimen establecido, aquellas empresas inhabilitadas por morosas. Este comportamiento y la falta de controles adecuados determina una importante evasión tributaria.

•   De los expedientes analizados surge que el Estado no ha percibido suma alguna por deudas a cargo de las empresas infractoras.

•   Se observa una operativa poco clara en la registración de los movimientos de cada AT, lo que impide la realización de controles necesarios. Ello se ve aumentado por la implantación de un régimen de  “Rectificados" por parte del LATU, sin el correspondiente respaldo normativo y por la concesión de prórrogas a las AT autorizadas por el citado Organismo. Todo esto en clara contravención con lo dispuesto por el Decreto Nº 431/97 de 6/11/97 que faculta al Ministerio de Industria, Energía y Minería a resolver acerca de la solicitud de autorización de prórrogas, previa consulta con el LATU.

•   No se cumplen con las formalidades exigidas en los libros en que se asientan las AT, siendo igualmente visados por personal del LATU (a vía de ejemplo: hojas móviles, escrituraciones en lápiz, inexistencia de foliaturas, utilización de cuadernolas, etc.).

•   Se observan fallas en el Programa Lucía que es necesario corregir a efectos de controlar eficazmente la operativa de las AT, como ser permitir rebajas superiores a las cantidades realmente importadas.

•   Del expediente Nº 387/02 de la Dirección Nacional de Aduanas "Listado de Morosos", surgieron reiteradas irregularidades (entre los años 1992-2003) en la tramitación de AT por un valor CIF de U$S 34:000.000, lo que estaría determinando según la propia estimación de la citada Unidad Ejecutora, que se habría producido una evasión tributaria de U$S 23:600.000.

•   Se deberá utilizar el procedimiento de transferencias únicamente para productos químicos y no en forma generalizada, en cumplimiento del precitado Dec. Nº 420/90.

•   En virtud de las irregularidades constatadas, se recomendó la adopción de medidas disciplinarias respecto a los sujetos responsables y correctivas respecto a la operativa de la Dirección Nacional de Aduanas, de acuerdo con las normas jurídicas vigentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado  por el artículo 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista a la Dirección Nacional de Aduanas con fecha 23 de junio de 2004 y al LATU el 1º de julio de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 9 de agosto de 2004, ratificando su anterior pronunciamiento, sin perjuicio de tener presente los correctivos y medidas que ha implementado la Dirección Nacional de Aduanas, tendientes a subsanar las observaciones formuladas. En cuanto al LATU, de acuerdo con la respuesta a la vista conferida, estaría implementando las recomendaciones sugeridas.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo la adopción de medidas correctivas tendientes a la normalización del sistema de control de las Admisiones Temporarias, por medio de un estricto cumplimiento de disposiciones legales.  Además, se recomendó a la Dirección Nacional de Aduanas y al Laboratorio Tecnológico del Uruguay, la conveniencia de modificar la normativa vigente en materia de “Admisión Temporaria” con la finalidad de establecer mayores y más eficaces instrumentos de contralor sobre el funcionamiento y aplicación del respectivo régimen.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN NACIONAL DE LOTERIAS Y QUINIELAS

Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación fue dispuesta por la Auditoría Interna de la Nación en cumplimiento a lo encomendado por la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas, a efectos de dar trámite a las denuncias presentadas ante dicha Secretaría de Estado.    

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 23 de octubre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se tuvo presente, antes de decretarse la Intervención por parte de la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas, lo dispuesto por el Artículo 6º de la Ley Nº14.808 del 2/08/1978, que prevé el procedimiento a seguir en el caso que la Banca adoptara decisiones que pudieran reputarse ilegales o inconvenientes, se excedieran de sus facultades estatutarias o actuaran en omisión de sus cometidos.

•   Referente al no pago de impuestos en fecha, el Art. 18 de la Ley Nº 17.453 de 28/02/02 y su reglamentación, Resolución Nº 332 de 25/06/02, determinan que las Bancas son contribuyentes de IVA, debiendo ser la Dirección General Impositiva la encargada de controlar el pago de dicho impuesto, lo que determinaría el seguimiento a esta Dirección para intervenir a su respecto.

•   Con relación al monto del capital de “la Banca”, fue un hecho superado en tiempo y forma por los propios Agentes, de acuerdo a lo solicitado por los Interventores el día 15/05/03, algunos realizando aportes en efectivo y otros mediante el retiro anticipado de utilidades.

•   En cuanto a las reservas, se contaba con un monto de $ 2:585.000 depositados en el Fondo de Garantía de la Unión de Bancas del Interior (UBI), por lo que no constituiría fundamento razonable para decretar la Intervención. Paradójicamente la Intervención fue omisa en sus obligaciones con la UBI.

•   El funcionamiento, en un principio de todas las Agencias y después, de las Agencias agrupadas, recepcionando juego en el local que ocupa “la Banca”, se encuentra amparado por la Ley Nº14.808 y por las excepciones que la misma establece. Por tanto, la exclusión y separación dispuesta por la Intervención a este respecto, carecen de fundamento legal válido.

•   El Art. 7 de la Ley Nº 14.808 determina que la “...Dirección de Loterías y Quinielas, podrá disponer la intervención de la respectiva Banca, por un lapso de hasta cuarenta y cinco días, prorrogable por otro con un máximo de igual extensión en caso de necesidad”.

    En el caso de la Banca de Cubierta Colectiva de Quinielas del Departamento de Salto, la Intervención se extendió 180 días, lo que constituyó un apartamiento de la Ley.

•   Referente a la continuidad de la explotación de juegos, después de la suspensión de las Agencias agrupadas por parte de la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas, el mismo se realizó con personal que no figuraba en la planilla de trabajo y que estaría percibiendo, concomitantemente, ingresos a través del seguro por desempleo.

    Asimismo, existiendo funcionarios en el seguro por desempleo, se contrató a funcionarios jubilados y personal nuevo, contraviniendo las normas que regulan la seguridad previsional.

•   Se constató, tanto durante el período en que funcionaron en “la Banca” la totalidad de las agencias, como cuando éstas se separaron y también cuando actuó la Intervención, una irregular  subaportación al BPS.

•   El Gerente General fue contratado como empresa unipersonal, pero “la Banca” es quien realiza los aportes a DGI y BPS, abonándole además, salario vacacional, licencia, aguinaldo, etc., lo que fue también admitido por la Intervención.

•   Existía un déficit de $1:202.143 anterior a la Intervención, que respondía a que “la Banca” pagaba los gastos personales de sus socios y luego esto era “regularizado” contablemente mediante un asiento de retiro anticipado de utilidades. Tampoco fue corregido.

•   Referente a la distribución de porcentajes de participación realizada durante la administración de “la Banca” por parte de los Interventores, se desconoce el fundamento legal que facultó a realizar la misma, en virtud de su afectación e interés particular y privado.

    Con esta distribución aplicada por la Intervención, se permitió que las agencias Nº 9 y Nº 10, cuyos titulares eran madre e hijo, contaran con una participación del 60,81% del capital y confiriéndole de esta forma, mayoría absoluta para adoptar cualquier tipo de decisión.

•   Se recomienda investigar las denuncias formuladas por el Gerente General.

•   Referente a la separación o división de la Agencia Nº 7, no se tuvo en cuenta para la misma, la relación costo-beneficio, independientemente de la inexistencia de norma jurídica que ampare esta decisión.

•   Se advierte que la retribución asignada y percibida por los Interventores de parte de la Banca de Cubierta Colectiva de Quiniela del Departamento de Salto, implica una violación a lo dispuesto en el Decreto N° 30/2003 de fecha 23/01/03 en su Art. 27.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores y disponiendo la remisión de los obrados a la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía y Finanzas.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Secretaría

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 11 de setiembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de Caja  y Valores

•   Conciliaciones Bancarias

•   Análisis de la Asignación y Ejecución Presupuestal correspondiente al año 2002 y al mes de agosto del 2003

•   Evaluación del Sistema de Contabilización y Control

•   Análisis de Viáticos (julio y agosto de 2003)

•   Análisis de Rendiciones de Cuentas (enero- marzo de 2003)

•   Análisis del Sistema de Compras

•   Análisis del Funcionamiento de la División  Recursos Humanos

•   Inventario

•   Revisión de la actuación de la Comisión Especial de Automotores

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 11 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Del arqueo practicado en la Tesorería, se constató la existencia de:

-   comprobantes pendientes de rendición por la suma de $ 4:546.369, cuya antigüedad data de los años 1998, 1999 y 2000;

-   efectivo por $ 78.860 pendientes de rendición y de depósito desde el año 1998;

-   U$S 8.521,44 que permanecían en custodia de la Tesorería desde octubre del 2002,  por el cobro de un siniestro del BSE y que no formaban parte del saldo de Caja;

-   fondos de la Dirección Nacional de Recursos Acuáticos  (DINARA) que según Resolución de la Dirección General de Secretaría, se encontraban en custodia en dicha Tesorería;

-   Garantías de Licitaciones que en su mayoría se encontraban vencidas y no formaban parte del saldo de Caja.

    Las sumas de $ 78.860 y U$S 8.521,44 fueron depositadas en el transcurso de la actuación de esta Auditoría.

•   En las actas de arqueos que se practican a fin de cada mes por la División Contabilidad y Finanzas a Tesorería,  no se incluyen los fondos que no forman parte del saldo de Caja, los haberes pendientes de pago y las garantías de licitaciones.

•   Los procedimientos de registración y control no son adecuados y carecen de confiabilidad, sugiriéndose que a la brevedad, se proceda a la revisión y modificación de los mismos.

•   La Tesorería del MGAP no está incluida en el Organigrama del Inciso, dependiendo directamente de la Dirección General en mérito a una reestructura del año 1998. A efectos de que exista un adecuado control por oposición de intereses, debería depender técnicamente de la División Contabilidad y Finanzas.

•   En relación a la liquidación de viáticos, se constató que se le abonaron a un funcionario dos viáticos un mismo día por diferentes destinos, lo que revela la necesidad de incrementar el control.

•   La División Recursos Humanos  presenta en la actualidad serias carencias debido a que permaneció acéfala durante casi una década. A pesar de las medidas implementadas, desde que la Asesoría de Planeamiento Estratégico asumió la supervisión de dicha División, aún existen anomalías a subsanar. En virtud de ello, se sugirió  implementar a la brevedad el sistema de registro de asistencia a través de tarjeta o huella digital, así como un sistema de información compatible con el Sistema de las Condiciones Objetivas del Trabajo (SCOT). Además, debe darse cumplimiento en todos sus términos a lo dispuesto por la Resolución N° 704 de 4/9/02 que establece la obligatoriedad de registrar asistencia a todos los funcionarios sin excepción, así como tomar las medidas correctivas necesarias, tendientes a lograr un funcionamiento eficiente y eficaz de la División.

•   La División Recursos Humanos no cuenta con información de todo el personal afectado al Organismo, ya que no tiene acceso a la información relacionada con las personas contratadas por los Organismos Internacionales ni con los contratos respectivos.

•   El Organismo no cuenta con un Inventario de bienes muebles, útiles e instalaciones. Al momento de la actuación se encontraba en proceso de realización, detectándose que los procedimientos implementados no reúnen las condiciones necesarias para el relevamiento, procesamiento y actualización del mismo.

•   En lo que refiere a Automotores:

-   No existe un adecuado sistema de control que permita vincular al vehículo con su destino, con el kilometraje recorrido y con su rendimiento.

-   Con fecha 28/9/02 se efectuó un importante remate de vehículos pertenecientes al Inciso 07 tendiente a reducir la flota automotriz, no obstante ello, la cantidad de vehículos con que cuenta en la actualidad el Ministerio demuestra que en realidad ésta se ha incrementando.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12 de enero de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Secretaría (Recursos Humanos)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

Por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación se realizó una auditoría de recursos humanos que comenzó el 15 de marzo de 2004, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Responsabilidad de la administración de los recursos humanos

•   Supervisión de los procedimientos de control en materia de registro de asistencia, horarios e inasistencias

•   Análisis de la aplicación de los recursos humanos

­    Cuantificación y naturaleza del personal afectado a la Unidad Ejecutora 001

­    Estudio de los contratos de arrendamiento de obra y servicios

­    Remuneraciones a funcionarios públicos a través del Instituto Interamericano de Cooperación Agraria (IICA)

•   Estudio de legajos

•   Grado de cumplimiento de las calificaciones y premios al desempeño

•   Valoración de la implantación del sistema Supervisión de las Condiciones Objetivas de Trabajo (SCOT)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 28 de octubre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

   Relativa a la Dirección de la División Recursos Humanos

    La Dirección de la División Recursos Humanos ha permanecido acéfala desde el año 1992, sin perjuicio de breves períodos en que fue transitoriamente asignada a algún funcionario. Esta es la causa primordial de las irregularidades y prácticas contrarias a los criterios de buena administración, acaecidas en la División Recursos Humanos. Es esencial la existencia de un centro de imputación de la responsabilidad dentro de la citada División, a los efectos de encausar y coordinar su funcionamiento y concretar las presentes recomendaciones. Esto hace imprescindible la asignación de la función de Dirección de la División Recursos Humanos, a la mayor brevedad.

   Relativas al Departamento Registro y Control

    Los funcionarios del citado Departamento han incurrido en varias omisiones e irregularidades en los procedimientos de control, producidas por la existencia de una cultura funcional sustentada en hábitos ilegítimos en materia de administración de recursos humanos y por la no aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Procedimientos de control de asistencia, permanencia, horarios e inasistencias

­    Falta de un horario fijo de jornada laboral para los funcionarios. Este régimen flexible es en sí mismo ilegítimo, lo que surge de la interpretación de los  Arts. 5 y 7 del Dec. Nº 537/993 de 25/11/993, lo cual no permite controlar las llegadas tarde de los funcionarios. Lo señalado impide efectuar los descuentos salariales correspondientes conforme al citado Art. 5 y aplicar las sanciones disciplinarias procedentes cuando las llegadas tarde son reiteradas y configuren falta administrativa de acuerdo al mencionado Art. 7 lit. b. Se deberá predeterminar un horario laboral fijo para los funcionarios y controlar su cumplimiento estricto.    

­    No registra asistencia el 28 % de los funcionarios, en violación a lo dispuesto por el Art. 2 del Dec. Nº 537/993.

­    Funcionarios que no concurren a trabajar. Se ha vulnerado el deber funcional de asistencia dispuesto por el Art. 1 del Dec. Nº 537/993 pues por un lado, existen funcionarios sin tareas asignadas que no concurren a trabajar con autorización de la Superioridad y por el otro, todos los funcionarios cuentan con la autorización verbal de la jerarquía, de no concurrir a trabajar opcionalmente el 24 o 31 de diciembre.

­    No se documentan las comisiones de servicio y las salidas autorizadas en incumplimiento del Art. 1 del Dec. Nº 537/993. Tampoco se efectúan diariamente los controles de inasistencias, omisiones de marcado y saldos de horas negativas de cada funcionario, dilatando en exceso la solicitud de comunicación de los extremos referidos a los Jefes de cada repartición, lo cual impide el correcto cumplimiento de lo indicado por el Art. 75 de la Ley Nº 17.556 y Art. 14 del Dec. Nº 537/993.

­    Las jefaturas del Departamento de Registro y Control han omitido documentar y comunicar las reiteradas inasistencias de los funcionarios de su Unidad, en incumplimiento de lo dispuesto por el Art. 76 de la Ley Nº 17.556 lo que configura falta grave. Se sugiere que la autoridad competente disponga la instrucción de una investigación administrativa, a efectos de determinar responsabilidades por la comisión de actos y hechos irregulares a ese respecto, conforme al Art. 182 del Dec. Nº 500/91 de 27/09/91, cuyas resultancias deberán ser comunicadas a la Auditoría Interna de la Nación.

    La omisión referida impide la instrucción de un sumario administrativo conforme a lo dispuesto en el Art. 68 de la Ley Nº 17.556, la aplicación de la sanción disciplinaria de destitución según el Art. 73 de la Ley Nº 17.556, la realización de los descuentos salariales correspondientes conforme a lo dispuesto por el Art. 4 del Dec. Nº 537/993 y el Art. 268 del TOFUP y la rebaja proporcional de sus licencias, respecto a los funcionarios del citado Departamento que incumplen con su deber de asistencia.

    En consecuencia, han sido reiteradas las conductas indebidas de los funcionarios encargados  del control de asistencia, los que han dispuesto arbitrariamente de los recursos humanos del Estado, no aplicando como es debido las normas jurídicas vigentes.

­    Merece dos consideraciones la situación de un funcionario del Departamento Registro y Control quien registró 162 inasistencias en el año 2003 y 12 en el año 2004, sin que fuera iniciado el sumario administrativo correspondiente, ni aplicada la sanción disciplinaria de destitución, conforme a las normas precitadas. Además, se le otorgaron mayor cantidad de días de licencia por antigüedad, por cuanto se consideró únicamente la fecha inicial de su ingreso a la Administración Pública, sin tomar en cuenta el período en el cual no se desempeñó como funcionario público.

­    Licencias.  Se otorgaron de forma anticipada a su generación, en beneficio de ciertos funcionarios, licencias reglamentarias y licencias por antigüedad contraviniendo lo dispuesto por el Art. 4 de la Ley Nº 16.104 de 23/01/90.

Sistema informático de registro de asistencia. No es confiable, pues no refleja en sus reportes las horas efectivamente trabajadas por los funcionarios. Respecto a la seguridad del sistema, existe una falla en su diseño por cuanto no queda registrado quien ingresa al sistema desde el Departamento de Registro y Control y la Asesoría de Informática y Comunicaciones (ASIC). Además, su diseño no permite que los funcionarios registren personalmente la entrada y salida en cumplimiento del Art. 2 del Dec. Nº 537/993, cuya confección tuvo como fin evitar que un funcionario registre por otro, lo que debió haber sido solucionado mediante la aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Legajos.  Existen conductas negligentes que surgen de registraciones erróneas, falta de actualización e irracionalidad del criterio de identificación de los funcionarios a los que se les asigna tres numeraciones diferentes.

Dada la importante cantidad de legajos que deben ser actualizados a nivel de Inciso, se sugiere que cada Unidad Ejecutora centralice la confección, registración y actualización de los legajos de sus funcionarios. 

Implantación del sistema Supervisión de las Condiciones Objetivas de Trabajo (SCOT). Se deben adoptar las medidas pertinentes para lograr la implantación definitiva del referido sistema, en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 8 del Dec. Nº 289/02 de 30/07/02, con el apoyo logístico prometido por el CEPRE para fines de julio de 2004.

   Relativas a contratos de arrendamientos de obras y servicios

    Celebrados por el MGAP y afectados a las Unidades Coordinadoras de la U.E. 001.  En general, existe un cumplimiento correcto de los requisitos exigidos por el régimen jurídico vigente. Sin embargo, se deben efectuar ciertas consideraciones.

­    Los contratos y renovaciones celebrados en los años 2000 a 2002 del Programa Servicios Ganaderos, no fueron inscriptos dentro del plazo en el Registro a cargo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, incumpliendo lo dispuesto por el Art. 2 del Dec. Nº 158/002 de 30/04/002 y Art. 2 del Dec. Nº 208/002 de 12/06/02. Esto configuró la falta grave dispuesta por ambas normas jurídicas pasible de sanción disciplinaria para el sujeto responsable. No obstante los mismos fueron inscriptos, aunque fuera de plazo.

­    En dos ocasiones fueron suscritos dos contratos de arrendamiento de servicios simultáneos con la misma persona. Esta práctica vulnera lo preceptuado por el Art. 33 de la Ley Nº 17556 de 18/9/02. En una de estas ocasiones, la situación fue subsanada.

­    En la totalidad de los contratos celebrados por el Proyecto de Asistencia de Emergencia para la Erradicación de la Fiebre Aftosa (PAEFA), se pactó una cláusula que encubre una potestad para su renovación automática. Si bien estos contratos al ser financiados por un Organismo Internacional de Crédito se celebraron al resguardo del Art. 42 del TOCAF, se considera que igualmente dicha disposición contractual vulnera el Art. 6 del Dec. Nº 158/02 que integra el Orden Público Interno en materia de contratación administrativa y como tal no es derogable por la voluntad los contratantes. 

­    Se deben agilizar los procedimientos de regularización definitiva de los contratos en cuestión, en cumplimiento de los principios de celeridad, economía y eficacia consagrados  en el Art. 2 lit. e del Dec. Nº 500/991. Además, se debe evitar que la vigencia y el comienzo de ejecución de las prestaciones de los contratos sean anteriores a la intervención preventiva del gasto por el Tribunal de Cuentas conforme al Art. 211 de la Constitución y a la culminación del procedimiento indicado, por razones de seguridad jurídica.

Celebrados por el Instituto Interamericano de Cooperación Agraria  (IICA). Dieciocho personas cumplen funciones en la U.E. 001 contratadas por el IICA. Le fue impedido a la Auditoría Interna de la Nación el acceso a los citados contratos con el fin de controlar su legalidad, en ejercicio de la potestad conferida a este Organismo por los Arts. 48 num. 6 y 49 de la Ley Nº 16.736 de 5/01/1996.

   Relativas a remuneraciones de funcionarios públicos a través del IICA

    El MGAP asignó por intermedio del IICA de modo encubierto a determinados funcionarios, el beneficio de compensación dispuesto por el régimen jurídico marco constituido por los  Arts. 193 y 221 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/001, el Art. 120 de la Ley Nº 17.556 de 18/09/002, el Dec. Nº 244/002 de 26/06/002 y el Dec. Nº 321/004 de 9/9/004, previo al dictado de los Decretos Nº 884/004 y 886/004 de 13/09/04 por los cuales se reglamentó el régimen de ejecución del mismo.

    Como consecuencia, la elección de los funcionarios beneficiarios fue arbitraria pues no se ajustó a ningún criterio o procedimiento jurídico objetivo de selección, lo que constituyó la vulneración de los principios de Legalidad Objetiva e Imparcialidad contenidos en el Art. 2 del Dec. Nº 500/991.

   Relativas al Departamento Desarrollo Personal

Calificaciones y premios al desempeño.

A nivel de Inciso, no se efectuaron las calificaciones de los ejercicios 1996 y 1997. Los procesos de evaluación correspondientes a los ejercicios 1998 a 2002, no se realizaron correctamente conforme a lo dispuesto por el Art. 24 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996 y Art. 20 del Dec. Regl. Nº 301/996 de 31/07/996, ni se culminaron, con excepción de la U.E. 002.

Esto provocó el incumplimiento de lo dispuesto por el Art. 27 de la precitada Ley y del Art. 18 del citado Decreto referido al pago de premios por desempeño excelente y muy bueno, lo cual ocasionó un perjuicio a todos los funcionarios del Inciso por dos consecuencias. Una inmediata, que se traduce en la pérdida de dinero para los funcionarios afectados y otra mediata, pues incide en los ascensos y por tal motivo en la carrera funcional de dichos funcionarios.

    Se recomienda la finalización urgente de los procedimientos de evaluación de todos los funcionarios del Inciso y la tramitación de los premios correspondientes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12 de noviembre de 2004.

Se presentaron descargos dentro del plazo legal, en los que se da cuenta del acogimiento de las observaciones formuladas y la adopción de las medidas correctivas propuestas,  lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor en el que se sugiere una posterior auditoria de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 26 de noviembre de 2004, adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores, teniendo presente las medidas correctivas adoptadas y disponiendo el cumplimiento y seguimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Servicios Ganaderos

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

A solicitud de la Contaduría General de la Nación, se analizaron los viáticos abonados con Fondos Rotarios durante el año 2003 a los funcionarios de la Unidad Financiero Contable y al personal que cumplía tareas contables en la División Laboratorios Veterinarios (DILAVE) y en la División Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE), de la citada Unidad Ejecutora.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Durante el año 2003 se abonaron indebidamente viáticos por desempeño de comisiones fuera de su lugar habitual de trabajo, a trece funcionarios de la Unidad Financiero Contable de la Dirección General de los Servicios Ganaderos y a un funcionario del Horno Incinerador de DILAVE, pues no se cumplieron los extremos fácticos exigidos  por el  Art. 1 del Dec. Nº 67/99 de 3/3/99 para su otorgamiento. A tales efectos, fueron emitidos  formularios de rendición de viáticos que no se ajustan a la realidad, por cuanto no fueron cumplidos los destinos y misiones en ellos indicados. 

•   Este mecanismo se utilizó con el  fin de compensar a los funcionarios en cuestión por el cumplimiento de mayor carga horaria y responsabilidad, con autorización de las respectivas jefaturas. Además, el Director de la Dirección General de Servicios Ganaderos suscribió algunos formularios de rendición de viáticos.

•   El mecanismo compensatorio se aplicó con anterioridad al año 2003 y surgieron indicios de que no se circunscribió únicamente al personal afectado a tareas contables.

•   Las partidas salariales abonadas a los funcionarios por concepto de compensación, no son fijas ni permanentes. Sin embargo, existió cierta regularidad en los funcionarios beneficiarios y en los montos abonados, salvo casos excepcionales, pues las mismas eran determinadas en cada caso por los Directores de cada División.

•   Por lo indicado, se sugiere que la autoridad competente disponga la iniciación de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades por la comisión de actos y hechos irregulares señalados en materia de viáticos, conforme al Art. 182 del Dec. Nº 500/991, cuyas resultancias deberán ser comunicadas a la Auditoría Interna de la Nación.

•   Como derivación de las actuaciones cumplidas, se configuraron prácticas irregulares de “registro y control” y se incumplieron las normas jurídicas vigentes en la materia:

­    En DICOSE existió un hecho irregular en el manejo de los registros de asistencia, pues en determinados días comprendidos dentro del período en el cual algunos funcionarios deberían de haber estado ausentes por cumplir tareas en comisión, sus tarjetas registraban asistencia y a la vez, aparecían coloreadas con marcador oscuro. No se pudo determinar si se trata de adulteración de los registros de asistencia o de una irregularidad en los procedimientos de registración.

­    En DILAVE se incumplió reiteradamente con las normas jurídicas vigentes en materia de registro y control dispuestas por el Capítulo II del Título I del  Libro III del TOFUP (edición Noviembre de 2002).

­    En la sede central del Ministerio, algunos funcionarios no marcaban regularmente entrada y salida, vulnerándose lo dispuesto por el Art. 2º del Dec. Nº 537/93 de 25/11/93.

Por lo expuesto, se sugiere disponer la instrucción de los procedimientos disciplinarios correspondientes, a efectos de comprobar la existencia de actos o hechos irregulares en el manejo de los registros de asistencia de DICOSE y DILAVE y determinar posibles responsabilidades en las citadas Divisiones, debiéndose comunicar las resultancias a la Auditoría Interna de la Nación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19 de julio de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Servicios Ganaderos.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 2 de setiembre de 2004 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Arqueo de Caja y Valores

-   Arqueo Tesorería

-   Arqueo Área Expedición

•    Relevamiento de información en las Áreas de Tesorería, Contaduría y Expedición.

•    Control de Recaudación

•    Sistema de Compras

•    Seguimiento de observaciones de anteriores actuaciones

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE), perteneciente a la Unidad Ejecutora Dirección de Servicios Ganaderos cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 4 de noviembre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se han implementado en las Áreas de Tesorería y  Contaduría,  medidas tendientes a mejorar su funcionamiento y a fortalecer el ámbito de control, a efectos de minimizar riesgos en el manejo de fondos y valores y proporcionar confiabilidad a los sistemas de información.

•   La Encargada de Tesorería custodia los fondos y valores y realiza tareas inherentes a Contaduría, emisión de cheques y registración.

•   No se deposita íntegramente la recaudación dentro de las 48 horas siguientes. El efectivo que se mantiene en Caja supera, habitualmente los $ 100.000.

•   Contaduría no cumple con las tareas inherentes a su función, no lleva registros de fondos y valores, no realiza conciliaciones bancarias ni arqueos de caja y valores a Tesorería, no rinde cuentas del Fondo de Recaudación ni el de Valores.

•   No se ha asignado personal adicional a las Áreas de Tesorería y Contaduría, a efectos de mejorar su funcionamiento e implementar adecuados controles por oposición.

•   Respecto al procedimiento de compras directas, en muchas ocasiones se efectúan adquisiciones previo a la autorización del ordenador competente. Asimismo, no se deja constancia escrita de las solicitudes de precios realizadas, desestimando la utilización de criterios de buena administración.

•   Muchos de los remitos que respaldan el envío de Guías, Planillas y Libretas de Recibos a las Jefaturas de Policía del interior del país, no cuentan con el sello y/o firma que acredita la recepción de conformidad, por la  respectiva Institución.

    No se efectúan controles adecuados sobre los montos de recaudación depositados por dichas Jefaturas. Se validan los movimientos bancarios, muchas veces, sin contar con la documentación respaldante y sin realizar el cruce de información con el Área de Expedición.

•   En el período analizado se detectaron varios recibos de recaudación, por concepto de Marcas y Señales, que no habían sido contabilizados y el importe de los mismos no había sido depositado en la CUN.

•   DICOSE actúa como Agente de Retención de lo recaudado por concepto de los timbres profesionales incluidos en las Guías de Propiedad y Tránsito por lo que realiza depósitos en la cuenta de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios. Del control de los depósitos surge que en el período comprendido entre el 1/10/03 y el 20/04/04, se depositaron en menos $ 7.205,10. A su vez, se constató la contabilización de dos depósitos, uno del día 24/10/03 por $ 1.932,80 y el otro del día 30/10/03 por $ 1.825, de los que no se acreditó las boletas respectivas. No obstante las gestiones realizadas ante la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios no fue posible  corroborar la veracidad de los mencionados depósitos.

•   Se constató que en el  Recibo N° 18481 de fecha 10/05/04, el importe en números fue corregido por un monto menor, no así el escriturado en letras, habiéndose realizado la contabilización por el importe de menor cuantía.

•   No se respeta en la utilización de las Libretas de Recibos de Recaudación la correlatividad numérica, lo que dificulta la realización de controles adecuados.

En virtud de las irregularidades constatadas, muchas de las cuales han sido denunciadas en anteriores actuaciones de esta Auditoría Interna de la Nación,  se considera oportuno solicitar al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca,  la instrucción de una Investigación Administrativa, a efectos de determinar responsabilidades, sin perjuicio de la aplicación de otras medidas que pudieren corresponder.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado y al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca con fecha 12 de noviembre de 2004. Se presentaron descargos dentro del plazo legal lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 23 de noviembre de 2004 en el cual si bien se reconoce la adopción de ciertas medidas, se ratifican las conclusiones y recomendaciones originariamente formuladas. 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución con fecha 24 de noviembre, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DICOSE).

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General Forestal

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 28 de julio de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Análisis de Rendiciones de Cuenta del año 2002 y primer semestre 2003

•    Estudio de Viáticos

•    Análisis de Licitaciones Abreviadas y Compras Directas

•    Control de Inventarios

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General Forestal, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•    Relativas al manejo de Fondos y Valores

-   Se utilizó como Caja Chica el monto asignado a Fondo Rotatorio, sin que existiera una resolución que hubiera fijado su monto.

-   Se utilizó transitoriamente la Cuenta de Fondos de Terceros para depositar cheques recibidos por concepto de recaudación y se sustituyeron los mismos por efectivo del Fondo Rotatorio, a efectos de su depósito en la CUN. Además, se realizó una transposición de fondos entre el Fondo Forestal y el Rotatorio para solventar sus obligaciones diarias. Se sugiere que los Fondos sean utilizados únicamente para el fin para el que fueron creados y dar cumplimiento al Art.74 del TOCAF en cuanto a solicitar autorización para aquellos casos en que dicha transposición sea inevitable.

-   Se deberá dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 36 de la Ley Nº 17.296 en cuanto a los plazos vigentes para el depósito de los Fondos de Recaudación.

-   No existe separación de funciones entre el Sector Contable y Tesorería. El funcionario responsable de registrar los movimientos de Caja se encarga también de recaudar y efectuar los depósitos en las distintas cuentas bancarias que la Unidad Ejecutora posee en el BROU. Se recomienda separar las tareas relativas a registración, recaudación y depósito a los efectos de lograr un mayor control y una adecuada oposición de intereses.

-   Se sugiere que el dinero proveniente de los fondos correspondientes a la participación de los funcionarios en el cobro de multas, permanezca en Tesorería y que Contaduría realice el registro contable que respalde la entrada y salida de los mismos.

-   Se recomienda suprimir el uso de los actuales recibos de recaudación y rediseñar un único recibo que contemple todos los conceptos de recaudación, el que deberá emitirse en tres vías, original para el cliente, una copia para acompañar a la rendición y otra para su archivo. Además, se sugiere llevar un registro que respalde sus movimientos.

-   El Sector Contable deberá confeccionar los libros de bancos correspondientes a las cuentas bancarias “Fondos de Recaudación” y “Fondos de Terceros”,  a los efectos de que arrojen saldos pasibles de conciliación.

-   Se recomienda que el programador instale una clave de seguridad en las planillas Excel que impida modificar los asientos una vez realizados.

-   Se deberán implementar controles periódicos sobre los Fondos de Recaudación y su registración, a efectos de evitar maniobras dolosas y situaciones irregulares como la detectada por esta Auditoría en la cual un funcionario demoró más de tres meses en depositar $10.000, sin que ningún control lo hubiese puesto de manifiesto.  Dicha situación fue comunicada al Jerarca de la Unidad Ejecutora, quien procedió a separar del cargo al funcionario involucrado y realizó la denuncia correspondiente en la Sección Jurídica del MGAP.    

    Relativas a las rendiciones de cuentas

No se presentan en todos los casos las Rendiciones de Cuenta para los distintos fondos que administra la Unidad Ejecutora y únicamente se realiza el Informe de Revisión Limitada de las partidas afectadas al Fondo Forestal.  Se sugiere que trimestralmente y contra revisión de las rendiciones de cuenta de todos los fondos, se presente el Informe de Revisión Limitada,  de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas, Ley Nº 17.213 de 24/09/99 y por los Arts. 114 y siguientes del TOCAF.

·     Relativas al control de inventarios

-   Se sugiere designar una persona encargada de Proveeduría con el fin de realizar las fichas de stock y llevar un registro actualizado de los artículos de oficina y papelería.

-   Se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF en cuanto al inventario de bienes de uso.

El Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca deberá dotar a la Unidad Ejecutora  del personal idóneo requerido a efectos de implementar las recomendaciones mencionadas y de una terminal del SIIF que simplifique la operativa diaria relacionada con los ingresos y egresos de datos al sistema.

Por último, se entiende que sería beneficioso para el Ministerio considerar, dentro de sus objetivos inmediatos, la creación de una Unidad de Auditoria Interna con el fin de apoyar y asesorar a las Unidades Ejecutoras, proporcionándoles análisis, evaluaciones, recomendaciones y promoviendo la implantación de controles efectivos dentro de las distintas áreas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 1º de diciembre de 2003. Se presentaron descargos en los que se da cuenta de la implementación de algunas recomendaciones y de otras en vías de concretarse. Ello dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 22 de diciembre de 2003 en el que se sugiere una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 13 de abril de 2004, adoptando las conclusiones de los Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General Forestal.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Comisión Honoraria creada por Artículo 3º de la Ley Nº 15.845 de 15 de diciembre de 1986 (Servidumbres sobre inmuebles afectados por obras y embalse de Salto Grande)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto por Resolución de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 24 de junio de 2003 se realizaron actuaciones de control y fiscalización sobre actos y gestión económico - financiera de la Comisión Honoraria en el período comprendido entre el 17/07/03 y el 09/09/03, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de las disposiciones legales y reglamentarias en las que se enmarca esta Comisión Honoraria

•   Evaluación del sistema de control interno y de los procedimientos implementados en el cumplimiento de sus cometidos

•   Estudio de Actas y evaluación de las actuaciones realizadas

•   Análisis de los criterios de determinación de los inmuebles afectados y de valuación de las indemnizaciones

•   Estudio de algunos expedientes seleccionados al azar, de indemnización por los daños causados por las crecidas extraordinarias y discontinuas del Río Uruguay y sus afluentes en la zona del embalse de Salto Grande

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión Honoraria creada por el Art. 3º de la Ley 15.845, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La Comisión Honoraria no ha implementado un sistema de control interno que permita dotar a la organización de procedimientos que otorguen seguridad y transparencia en su funcionamiento y en las decisiones adoptadas, más aún cuando las facultades otorgadas por la Ley son extremadamente amplias y la intervención del Tribunal de Cuentas se realiza después de haberse convalidado el acto administrativo.

•   La Comisión Honoraria ha sido omisa en la identificación de los padrones afectados por las crecidas extraordinarias y discontinuas del Río Uruguay y sus afluentes en la zona del embalse de Salto Grande (Art. 3 Ley N° 15.845), ya que desde la promulgación de la norma legal, que así lo impuso, han transcurrido diecisiete años y no ha dado cumplimiento a uno de los cometidos principales para el cual fue creada.

•   La falta de constitución de las servidumbres administrativas por ocupación temporaria de aguas, por parte del Poder Ejecutivo, trae aparejado reclamos continuos por pérdidas de cosechas. Otra consecuencia de ello, es el no ajuste del valor catastral del inmueble afectado y por lo tanto, el pago de impuestos por mayor valor al correspondiente (contribución inmobiliaria, impuesto al patrimonio, etc.).

•   No se ha efectuado en tiempo y forma el relevamiento de las áreas invocadas como afectadas, a efectos de determinar con precisión los daños ocasionados por las crecientes y evaluar con exactitud las demandas recibidas. Además, la Comisión debería haber identificado la naturaleza de la explotación a que los referidos inmuebles estaban destinados hasta el 31/12/85 (Art. 7 de la Ley citada).

•   Los criterios utilizados para la determinación del monto indemnizatorio no se ajustan al rigor legal, ya que no se considera la situación preexistente, sino que se indemniza por situaciones fictas o presuntas y no por daños reales constatados. Por ejemplo: viviendas precarias de valor mínimo que se indemnizan por montos superiores en tres o cuatro veces.

•   La Comisión ha actuado con criterios que no son uniformes ya que se fijaron valores en  U.R., dólares y ahora en Unidades Indexadas, optando siempre por aquel que resulta más beneficioso para el demandante.

•   Referente al marco normativo que regula la actuación de la Comisión, el mismo es insuficiente y poco preciso, lo que lleva a que ésta actúe con amplia discrecionalidad en el cumplimiento de sus funciones y cometidos. En virtud de ello, concentra funciones y permite que la misma actúe como ordenador de gastos y pagos, realice asesoramiento y control de su propia actuación, careciendo de un efectivo control externo, en virtud de que la intervención del Tribunal de Cuentas es posterior a la convalidación del acto administrativo.

•   Se constató la existencia de varias denuncias realizadas contra el representante de la Asociación de Plantadores de Caña de Azúcar en la Comisión Honoraria, en las que se expresa que dicha persona percibió sumas de dinero  por gestiones realizadas para el cobro de las indemnizaciones. Esto pone de manifiesto que  integrantes de la Comisión Honoraria estarían actuando o habrían actuado representando el interés particular del demandante, lo que quita transparencia a la actuación de este Órgano.

•   En mérito a las situaciones detectadas se recomendó que se dispusiera, por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, una Investigación Administrativa, con la finalidad de esclarecer las irregularidades y determinar las consiguientes responsabilidades.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Debido a las significativas irregularidades constatadas en la gestión de esta Comisión Honoraria y a la comprobación de que el marco normativo aplicable resulta insuficiente, el día 12/09/03 se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, recomendando la realización de una Investigación Administrativa, la suspensión transitoria de todo pago relativo a las indemnizaciones previstas en la Ley Nº 15.845, la sanción de un texto legal modificativo de dicha Ley para atender las insuficiencias normativas detectadas, así como normas reglamentarias del régimen vigente que acoten la actual discrecionalidad de la Comisión y habiliten un mejor contralor de su gestión. A su vez, se resolvió elevar testimonio auténtico de los informes producidos al Ministerio de Economía y Finanzas así como dar vista de los mismos al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.

En cumplimiento con lo preceptuado en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30 de setiembre de 2003. Se presentaron descargos por parte del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, de la Comisión y del Delegado de los Productores de Caña de Azúcar en la misma.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación de fecha 14 de octubre de 2003, solicitándose al Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, que una vez concluida la Investigación Administrativa, se remitiera a esta Auditoría Interna testimonio auténtico de todo lo actuado y resuelto en relación a las irregularidades descriptas anteriormente.

A la fecha de esta publicación no se ha recibido dicho Testimonio.

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MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas (DINAPYME)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 15 de julio de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Auditoría de caja y banco

•    Análisis del Fondo Rotatorio (período 2002 – junio 2003)

•    Estudio de Compras

•    Análisis de los Proyectos de Inversión

•    Control de Inventario

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en DINAPYME cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha  5 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No se realizan en tiempo y forma las rendiciones del Fondo Rotatorio, encontrándose pendiente de regularización comisiones y débitos bancarios por concepto de intereses sobre giro, de los años 2000 y 2002.

•   La partida de Fondo Rotatorio “Proyecto 788” del mes de junio/03 se depositó por error en la cuenta bancaria del Fondo Rotatorio Presupuesto – Afectación Especial lo que no pudo ser subsanado al no contar con las firmas registradas y autorizadas en el BROU. La Contaduría de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Industria, Energía y Minería, debe proceder a la regularización de la dicha partida.

•   Se utilizó de modo transitorio fondos para gastos con otro tipo de financiación, habiéndose realizado posteriormente los ajustes correspondientes. La utilización de fondos para efectuar gastos, cualesquiera sean las razones o los funcionarios requirientes, deberá ser debidamente autorizada por el jerarca del Organismo, conforme a lo prescripto  por el Art. 74 del TOCAF.

•   Se recomienda que los recursos de Proyectos sean utilizados exclusivamente para lo que cada uno de ellos indica, evitando el uso de recursos para fines u objetos no incluidos en los mismos.

•   La Unidad Ejecutora no cuenta con un Inventario que se ajuste a lo dispuesto por el Art. 72 del TOCAF.  Se debe contar con un sistema informático actualizado de los bienes existentes en el Organismo, a efectos de permitir el control de los mismos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 08 de enero de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 23 de enero de 2004, en el que se reconoce la incorporación de algunas recomendaciones y se sugiere una posterior auditoría de seguimiento.             

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 4 de febrero de 2004, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Pequeñas y Medianas Empresas.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Transporte

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 10 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, como seguimiento de las observaciones del informe de esta Auditoría de fecha 08/10/99, llevándose a cabo  relevamientos en las siguientes áreas:

•    Departamento de Tesorería

•    Departamento de Contaduría

•    Departamento de Fiscalización

•    Departamento de Compras

•    Servicios denominados  “Acompañamientos”

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Transporte, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se constató que el Departamento de Tesorería subsanó las observaciones que habían sido formuladas oportunamente,  llevando en la actualidad listados de cheques diferidos debidamente identificados y habiendo comenzado -a partir del año 2000- la depuración de los valores depositados en garantía. Si bien se han depurado gran parte de las garantías en custodia vencidas, se recomienda para las que aún no han podido ser devueltas, efectuar una publicación en el Diario Oficial y en otro diario de circulación nacional, estableciéndose un determinado plazo para su devolución. Vencido el mismo, proceder a su destrucción, previo aviso a la Auditoría Interna de la Nación para la fiscalización del acto, tal como lo exige el Art. 92, num. 5 del TOCAF.

•   Se mantienen las observaciones formuladas en cuanto al atraso de las registraciones en los libros contables y en las rendiciones de cuentas.

•   Con relación a la observación realizada respecto a la necesidad de que el Departamento de Fiscalización recibiera apoyo del Departamento Informático, éste se ha concretado.

•   En el Departamento de Fiscalización, el programa para la emisión y cobro de convenios generados por aplicación del 5% a empresas de transporte de pasajeros no está operativo.  Se entiende conveniente que a pesar de la derogación del referido impuesto, se implemente dicho programa, en virtud de que existen múltiples convenios a plazos máximos de 36 meses.

•   Con respecto a compras, las mismas continúan realizándose sin una debida planificación. 

•   Se sugiere realizar en Proveeduría, un recuento general de materiales en stock, a efectos de ajustar los saldos actuales y obtener los del material en desuso, para que la contabilidad refleje fehacientemente las existencias de dicha Sección. Por otro lado, sería conveniente que el Departamento de Informática apoye a esta Sección, a fin de poder obtener en forma automática, listados de todos los materiales en stock con sus correspondientes saldos.

•   En cuanto a los servicios denominados “Acompañamientos”, no obstante las gestiones que se habrían realizado por parte de la DNT a nivel legislativo, para la regularización del cobro a las empresas y el pago a los funcionarios encargados de efectuar el referido acompañamiento, aún no se ha dictado norma legal que lo regule. A la fecha de la actuación, los pagos a los funcionarios intervinientes se efectúan a través de viáticos con cargo a los fondos presupuestales y los montos abonados por las empresas de transporte, a cuenta del referido servicio se depositan a partir del 26/11/01 en la Tesorería General de la Nación en la financiación 1.1 Rentas Generales.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 11 de diciembre de 2003 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Transporte del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 10 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de la estructura organizativa y funcional.

•    Estudio del Fondo de Fomento de la Marina Mercante.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se deberán realizar las gestiones pertinentes a efectos de implementar la reestructura organizativa de la Dirección Nacional de Transporte, de la cual depende la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo, lo que permitirá un mejor aprovechamiento de los recursos humanos de esa Dirección Nacional.

•   Respecto al Fondo de Fomento de la Marina Mercante, se sugiere efectuar las gestiones pertinentes ante la Dirección Nacional de Hidrografía, a fin de  realizar los controles sobre los fondos administrados por la Comisión Honoraria y en particular sobre la cuenta en pesos que se nutre de un porcentaje de lo producido por lo cánones  de permisos de extracción de áridos subacuáticos. Con ello se podrá contar con la información necesaria para realizar los debidos controles de oposición.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 7 de enero de 2004. Se presentaron descargos destacando el interés de jerarquizar en forma institucional la actividad del transporte marítimo y fluvial en el proyecto de reestructura organizativa de la Dirección Nacional de Transporte.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución de fecha 1º de abril de 2004, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión de la Dirección General de Transporte Fluvial y Marítimo.

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CONTROL VEHICULAR

La Auditoría Interna de la Nación tiene el cometido de analizar la información brindada por el sistema computarizado de control vehicular (SISCONVE), en forma intermitente y selectiva, a efectos de identificar eventuales irregularidades o desvíos, al amparo del Art. 5 del Dec. Nº 197/000 de 11/07/00. De constatarse éstos, se deberá comunicar a los jerarcas respectivos y al Ministerio de Economía y Finanzas, con la finalidad de que el Poder Ejecutivo adopte las medidas correctivas correspondientes.

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

ALCANCE DE LAS ACTUACIONES

Se analizaron los reportes del referido sistema en cinco Unidades Ejecutoras del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, verificándose lo siguiente:

•   Causas del uso de los vehículos en días sábados, domingos, feriados, horario nocturno (00:00 a 06.00) y excesos de velocidad.

•   Motivos de las desconexiones de batería y falta de calibrado de los vehículos. Se investigó que éstos no hubiesen sido provocados con intencionalidad, por cuanto inciden en la información que brinda el sistema.

•   Se estudiaron los procedimientos de control vehicular aplicados por las Unidades Ejecutoras durante el año 2003.

Dicho análisis se realizó a partir de la selección de una muestra representativa de los vehículos adheridos al SISCONVE correspondiente a octubre y noviembre de 2002.

Dirección Nacional de Arquitectura

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Arquitectura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 30 de junio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se utilizaron vehículos en horario nocturno en la Regional Paysandú, fuera de los requerimientos del servicio en sentido estricto, lo que configura falta administrativa grave según lo dispuesto por el Art. 6 del Dec. Nº 197/000 de 11/07/00.  Se sugirió que la autoridad competente dispusiera la instrucción de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades.

•   La Sección Locomoción empleó procedimientos de control inadecuados, por los siguientes motivos:

-   No guardó la documentación remitida por los choferes que permitiera justificar el motivo de las desconexiones de batería y verificar el retorno de los vehículos oficiales a las respectivas dependencias al finalizar la jornada.

-   No se utiliza el código identificatorio del chofer requerido por el sistema, a efectos de delimitar responsabilidades.

•   Quedó demostrado que el usuario aplica prácticas que afectan en forma negativa la operativa y eficiencia del sistema, las que se detallan a continuación:

-   Escaso aprovechamiento del sistema, ya que a través del TAR no se detectó que el vehículo matricula JEF 128 permaneció descalibrado durante ocho meses.

-   No se controlaron los precintos de la bobina instalada en la boca del tanque de combustible.

•   Se comprobaron inconsistencias y falta de confiabilidad de la información que emite el sistema, derivadas de las desconexiones de batería y descalibrado de los vehículos.

•   Se comprobaron excesos de velocidad superiores a 125 km p/h en un 87% de los vehículos de la muestra, debiéndose corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 05/10/04 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Arquitectura.

Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 20 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los vehículos integrados al SISCONVE asignados a la Subsecretaría (B 1234), Secretaría del Ministro (B 1500 y B 1851), Dirección General (B 1263) y Relaciones Públicas (B 1497), no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/05/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   Ni los responsables del control en el Servicio de Locomoción, ni los operadores de la Terminal de Acceso Remoto (en adelante TAR), realizan controles y/o analizan la información de los precitados vehículos y de los matriculados B 1873 y B 1499 que están asignados al Sr. Ministro, los que se encuentran sujetos a la aplicación del Art. 6º del Dec. 197/000 de 11/07/00  y Art. 13 del citado Dec. 192/002. Dichas normas establecen respectivamente: “En ningún caso el ejercicio de una función pública, en cualquier ámbito del Estado, podrá implicar la libre disponibilidad de un vehículo oficial fuera de los requerimientos del servicio en sentido estricto” y “El traslado desde y hacia el domicilio de los funcionarios no será considerado necesario para el cumplimiento de las responsabilidades públicas”.

•   Se comprobó que el Servicio de Locomoción emplea procedimientos adecuados de control interno para el resto de la flota vehicular, por lo que se recomendó su ampliación a la totalidad de los vehículos.

•   Se constataron excesos de velocidad en el 58% de los vehículos de la muestra los que superaron velocidades de 150 km p/h. Se debe corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

•   La operativa y eficiencia del Sistema se ven afectadas por:

-   Prácticas inadecuadas que aplica el usuario, vinculadas a funciones operativas y de control del SISCONVE.

-   Falta de capacitación del personal que opera el TAR, no pudiendo por tanto distinguir cuando las inconsistencias que surgen en los reportes, se deben a defectos de la caja negra, descalibrado, fallas del software, etc.

-   Fallas del diseño del software, ya que genera eventos erróneos y se incrementa su probabilidad de ocurrencia cuando el vehículo no está correctamente calibrado.

Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Adscripta a la Dirección General.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Despacho de la Secretaría de Estado y Oficinas Dependientes.

Dirección Nacional de Vialidad

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Vialidad, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 8 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El control del uso vehicular se encuentra descentralizado en las distintas Gerencias que demostraron que los viajes efectuados en días y horarios inhábiles, obedecían a razones de servicio. En igual sentido se justificaron las desconexiones de batería.

•   Se comprobaron excesos de velocidad superiores a 139 km p/h en un 75% de los vehículos de la muestra, debiéndose corregir esta práctica violatoria de la normativa vial, que representa riesgos para las personas y para el Estado en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.

•   Con excepción de la Gerencia de Estudios y Proyectos, los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/5/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Gerencia de la División Apoyo de la Unidad Ejecutora.

•   Se comprobó que las Gerencias emplean procedimientos adecuados de control interno de uso vehicular, no obstante se efectuaron recomendaciones con la finalidad de optimizar la gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Vialidad.

Dirección Nacional de Hidrografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Hidrografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 13 de agosto de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La Unidad Control de Locomoción demostró que los viajes efectuados en días sábados, domingos, feriados, horario nocturno, obedecían a razones de servicio. En igual sentido se justificaron las desconexiones de batería.

•   Los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/5/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y de la Gerencia de la Unidad Control de Locomoción de la Unidad Ejecutora.

•   Se comprobó que se emplean procedimientos adecuados de control interno de uso vehicular, no obstante se efectuaron recomendaciones con la finalidad de optimizar la gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/11/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Hidrografía.

Dirección Nacional de Topografía

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Topografía, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 9 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Los vehículos oficiales de la Unidad Ejecutora, no retornan al finalizar la jornada a la dependencia oficial, contraviniendo el Art. 15 del Dec. Nº 192/002 de 27/05/02, ni se encuentran incluidos dentro de las excepciones establecidas por el Poder Ejecutivo conforme al Art. 16 del precitado Decreto.

•   Se sugirió unificar la administración, mantenimiento y control de todos los vehículos a través de un responsable de flota. Éste deberá instrumentar procedimientos y confeccionar formularios, con la finalidad de efectuar controles eficaces y oportunos, para lo cual podrán adoptar el modelo sugerido oportunamente por el equipo auditor.

•   Se comprobó que no existe un adecuado sistema de control interno, constatándose lo siguiente:

-   No cuentan con documentación que permita demostrar que los viajes que se realizan en Montevideo durante los días sábados, domingos, feriados y horario nocturno, obedecen a razones de servicio.

-   Tampoco existe documentación que respalde el uso de la flota vehicular en días y horarios hábiles, excepto cuando se cumplen misiones al interior de la República.

-   No cuentan con documentación que justifique las desconexiones de batería en dos vehículos de la muestra, lo que alteró la información que brinda el sistema.

•   La operativa y eficiencia del sistema se ven afectadas por prácticas inadecuadas que aplica el usuario, falta de capacitación del personal que opera el TAR y fallas del diseño del software.

    Lo expuesto fue puesto en conocimiento de la División Comercialización de ANCAP y del Alterno de la Dirección Nacional de la Unidad Ejecutora.

•   No se estableció contacto entre el surtidor de combustible y la bobina del tanque con la frecuencia adecuada lo que provocó pérdida de información en el sistema.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13 de noviembre de 2003 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presentaron descargos lo que dio lugar aun nuevo informe del equipo auditor y en el que se reconoce la implementación por parte del Organismo de las recomendaciones efectuadas, las que quedaran sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control vehicular en la Dirección Nacional de Topografía.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Archivo General de la Nación

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de setiembre de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, en el período comprendido entre el 11/09/03 y el 13/4/04, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de Caja  y Valores

•   Auditoría de Caja

•   Conciliaciones Bancarias

•   Análisis de Rendiciones de Cuentas

•   Análisis del Sistema de Compras

•   Análisis del funcionamiento de Proveeduría

•   Control de Inventario

•   Análisis del funcionamiento del Centro de Cómputos del Centro de Difusión del Libro

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Archivo General de la Nación del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 29 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   En relación al Arqueo de Caja y  valores:

-   La “Caja Chica” de Tesorería no fue constituida por Resolución del Jerarca, por lo que corresponde se de cumplimiento a lo estipulado por el Art. 78 del TOCAF.

-   De la comparación del resultado del arqueo de valores con el saldo que arroja el Libro Valores surgió una diferencia que obedece a errores de escrituración y al extravío de una libreta de recibos en el año 2001, que fuera comunicada a las autoridades oportunamente. Es necesario que se proceda efectuar los ajustes correspondientes.

•   El Libro Caja presenta enmendaduras y errores de escrituración. Deberán ajustarse a lo prescrito por el Art. 66 del Código de Comercio en cuanto al modo de llevar los libros contables.

•   Se constató la existencia de recibos de sueldo adulterados en sus importes. La adulteración de un documento  se considera falta grave, pudiendo tener consecuencia de índole Administrativa y/o Penal, debiéndose corregir de inmediato ese procedimiento.

•   Las conciliaciones bancarias no se realizan en tiempo y forma, presentado diversos errores que no pudieron ser explicados. Es necesario que se proceda al análisis y regularización de las  conciliaciones de todas sus cuentas.

•   La Sección Compras debe  limitarse al trámite de la compra en sus distintas etapas y no a recepcionar, almacenar y distribuir mercaderías. Se deberá separar las funciones correspondientes a Proveeduría y Compras a efectos de que exista la debida oposición de intereses.

•   La Sección Proveeduría, debe llevar un registro de toda la mercadería ingresada con sus correspondientes movimientos, a fin de que sirva de base para  el presupuesto del  próximo ejercicio. Asimismo, deberá mantener archivada la documentación respaldante.

•   Del control del Inventario general surgen una serie de irregularidades que el Organismo tendrá que solucionar, para lo cuál deberá:

-   Incluir  todos los bienes del Organismo, detallando sus características en forma clara y precisa.

-   Todos los bienes deben de contar con la numeración identificatoria.

-   El sistema informático utilizado para el inventario debe admitir que la impresión  contenga todo el detalle de los bienes, a efectos de facilitar la tarea de control.

-   Registrar los traslados de bienes dentro del Archivo General de la Nación a fin de que los mismos sean de fácil ubicación y se pueda delimitar responsabilidades. 

•   Con  respecto a la Biblioteca del Centro de Difusión del Libro,  es necesario que se  lleve un inventario de todos los volúmenes que permita tener un control más efectivo sobre los mismos.

El Organismo deberá proceder a implementar procedimientos, tanto en lo  administrativo contable como en lo patrimonial,  que mejoren el ordenamiento interno y  fortalezcan el ambiente de control. En este sentido, se entiende necesario que se cuente con el asesoramiento permanente  de un Contador.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 2 de junio de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 23 de julio de 2004, en el cual se reconoce la adopción de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte del Archivo General de la Nación del Ministerio de Educación y Cultura.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 29 de octubre de 2003 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, teniendo como objetivo el estudio de la ejecución presupuestal con financiación de Rentas Generales y de Fondos con Afectación Especial, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis del manejo de fondos:

-   Arqueo de Caja y Valores

-   Examen de recibos emitidos por DINACYT por ingresos y egresos

-   Análisis de los movimientos  de las cuentas bancarias y sus respectivas conciliaciones

-   Estado de las Rendiciones de Cuentas

•   Auditoría del Fondo Rotatorio

•   Relevamiento y control de las partidas asignadas a:

-   Programa Nacional de Ciencia y Tecnología Juvenil

-   Fondo Clemente Estable

-   Fondo Nacional de Investigadores

•   Verificación de la aplicación de recursos FINTEC

 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (DINACYT), Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 29 de diciembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Respecto al Manejo de Fondos y Valores

-   Los recibos por ingresos y egresos en efectivo (dólares), por concepto de venta de manuales y gastos inherentes a los cursos UNISIS, no se encuentran contabilizados en registro alguno.

-   Se mantenían en Caja dos cheques diferidos a cobrar, desde los años 1998 y 1999 y certificados de la D.G.I. por devolución de impuestos a empresas, desde el año 1999.

-   El Departamento de Administración y Finanzas no lleva un registro que arroje un saldo que pueda ser comparado con el resultado de los arqueos practicados, lo que imposibilita el control por oposición de intereses.

-   Los libros de Bancos son llevados por Tesorería, no contando con un sistema contable adecuado que proporcione la información desagregada de los distintos fondos allí registrados.

-   Se mantiene un atraso considerable en la elevación de las Rendiciones de Cuentas, estando pendientes de rendición las del período 1992-2000, las del año 2002 y las de los primeros meses del 2003.

-   No se contabiliza en forma integral todas las partidas asignadas al Fondo Clemente Estable, Fondo Nacional de Investigadores, Club de Ciencias y Fondo Rotatorio y los gastos atendidos con las mismas. Tal extremo dificulta la implementación de controles y la obtención de información oportuna y confiable por tipo de fondo.

•   Respecto a la administración de Fondos de Terceros

-   Los fondos entregados por la Comisión Nacional de UNESCO para la capacitación de usuarios del software CDS/ISIS y los provenientes del cobro de matrículas, pago de cursos, venta de manuales y alquiler de aulas se encontraban a cargo y eran administrados, hasta mayo de 2000, por una funcionaria que para ello utilizaba una  cuenta bancaria particular, de la que era titular conjuntamente con otra persona, ajena al Organismo.

-   El control sobre el manejo de estos fondos era inexistente. No se contaba con documentación respaldante, registraciones ni rendiciones de cuentas de sus movimientos por el período enero 1999- mayo 2000. A partir de mayo de 2000, el Departamento de Administración y Finanzas asume la administración de dichos fondos, no obstante ello, se continúa sin efectuar las registraciones correspondientes a los ingresos y egresos documentados mediante recibos del Organismo.

-   De  la comparación de los ingresos percibidos por la Tesorería con los pagos efectuados y el efectivo que permanecía en Caja, al momento del arqueo practicado por el equipo actuante, surge un faltante de U$S 820 que no pudo ser identificado.

-   La desprolijidad y discrecionalidad en el manejo de estos fondos, así como la falta de documentación respaldante de las operaciones realizadas, no permite tener certeza sobre la veracidad, integridad y exactitud de las cifras proporcionadas.

-   Se entiende necesario practicar una Investigación Administrativa a efectos de determinar responsabilidades y aclarar los hechos constatados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado en el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 26 de marzo de 2004 y vencido el término legal no se  presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, promoviendo la instrucción de una investigación administrativa y disponiendo el cumplimiento de las demás medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación del Ministerio de Educación y Cultura.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 21 de enero de 2004 a solicitud del Consejo Directivo del SODRE, a efectos de aclarar las controversias existentes entre el Departamento de Fonoteca y la Sección Inventario. Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Cuestionarios efectuados a los Sres. Encargados de los sectores involucrados, así como al Sr. Director de Radiodifusión y al propio Consejo Directivo del SODRE

•   Relevamientos de información y controles existentes

•   Controles de Inventario en Fonoteca

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21 de abril de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El SODRE no cuenta con un inventario de la totalidad del material fonográfico y el que existe no se encuentra debidamente actualizado, lo que impide obtener las garantías necesarias para el control de las existencias, uso, custodia y conservación del mismo.

•   Al no existir constancias escritas que respalden la comunicación a la Sección Inventario, del material que ingresa al Departamento de Fonoteca,  no es posible determinar si este Departamento cumple estrictamente la Resolución del Consejo Directivo Nº 95942, que establece que las Direcciones deberán poner en conocimiento de la Sección Inventario, el material que ingresa al Instituto por todo concepto, así como las altas, bajas y traslados.

•   No existe un procedimiento establecido para el ingreso del material al Departamento de Fonoteca. En  algunos casos, se realiza a través de la Dirección y en otros directamente al Departamento. Los documentos que respaldan dichos ingresos, en muchos casos, no permite identificar claramente el material que se recibe,  no quedando en este Departamento  copia de los mismos.

•   Del recuento del total de CDs remitidos por la Empresa SONDOR, según documentos “difusión” Nos. 27934 y 27935 de fecha 24/1/00, se detectó el faltante de 38 ejemplares en un total de 92. Asimismo, cabe señalar que en el registro llevado por la Sección Inventario, en planilla Excel, figuran sólo 87 de los 92 CDs detallados en los documentos mencionados.

•   No existe documentación firmada por los operadores que respalde la salida de material de Fonoteca destinado a  realizar las emisiones diarias de las distintas radios del SODRE.

•   Los inadecuados procedimientos y controles en el Departamento de Fonoteca, sumados al hecho de que siete de un total de trece funcionarios  poseen llave de acceso al local, contribuyen a crear un ambiente propicio para que se produzcan irregularidades y faltantes, impidiendo la identificación de los eventuales responsables.

•   Las condiciones de seguridad de las cabinas de emisión no son adecuadas para salvaguardar el material que permanece varios días en las mismas, ya que no cuentan con llave, facilitando así el acceso de personas ajenas a éstas.

•   Existen aproximadamente 1200 copias de CDs destinadas a programaciones de las radios, lo que contraviene la normativa vigente y  va en perjuicio de los derechos de autor. El Consejo Directivo ha manifestado tener conocimiento únicamente de grabaciones de CDs para espectáculos del SODRE y para la realización de programas. Las copias para uso interno son autorizadas tanto por el Director de Radiodifusión como por el Encargado del Departamento de Fonoteca, las  realizadas para usuarios externos, son solamente autorizadas por el Director de Radiodifusión, sin que exista constancia escrita de dichas autorizaciones. Por lo tanto no es posible determinar cuál es el contenido real de las grabaciones ni el número de copias realizadas para uso externo.

•   Se realizan préstamos de CDs a funcionarios y co-productores por un período de 72 horas con posibilidad de renovación, sin embargo se detectó que un CD que había sido entregado en calidad de préstamo, en setiembre de 2003 fue devuelto en marzo de 2004, como consecuencia de esta auditoría. Esto pone de manifiesto, una vez más, la inexistencia de controles adecuados.

•   La Sección Inventario no cuenta con personal suficiente e idóneo para el desempeño de las tareas a su cargo, ni con la colaboración imprescindible de las distintas Direcciones del SODRE. 

•   Las distintas Direcciones no dan cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No. 95942 de 29/12/00, que establece que éstas deben poner en conocimiento de la Sección Inventarios el material que ingresa al Instituto por todo concepto, así como los traslados que se realicen.

•   El programa informático con que cuenta la Sección Inventario,  es completamente obsoleto e inapropiado para las tareas que se pretenden desarrollar. Para el caso particular de discos compactos, debió instrumentarse por parte de la Encargada de la Sección, una planilla Excel a efectos de contar con un registro que permita identificar fehacientemente cada ejemplar.

•   La División Financiero Contable no ha dado cumplimiento a la Resolución del Consejo Directivo No. 96573 de 22/8/01,  que dispone que dicha División adopte las medidas aconsejadas por la Auditoria Interna de la Nación en informe de fecha 26/12/01, en relación al Inventario de Bienes de Uso.

•   El incumplimiento de las Resoluciones del Consejo Directivo, ha ocasionado múltiples inconvenientes e irregularidades en lo que respecta a la custodia, uso y control de las existencias que forman parte del acervo musical del SODRE.

    Se entiende conveniente resaltar la necesidad de hacer un seguimiento de las medidas adoptadas por el máximo órgano jerárquico, corroborando las acciones y medidas dispuestas con su grado de cumplimiento, a efectos de evitar la adopción de medidas extremas que no siempre aseguran la eficiencia y eficacia en la administración de los recursos.

•   Las Empresas Editoras no han dado cumplimiento a su inscripción en el Registro respectivo y a la entrega al SODRE de dos ejemplares de cualquier tipo de soporte que contengan fonogramas grabados en el país, o fonogramas de artistas nacionales producidos en el exterior por empresas radicadas en el país para su comercialización. Si bien el Consejo Directivo manifiesta que no existen en la legislación vigente disposiciones punitivas o sancionatorias para los incumplimientos, el Art. 358  de la Ley  Nº 16.736 de 5/1/96 establece que la omisión de esta última obligación será sancionada mediante el cobro de una multa equivalente a 10 veces el precio del material grabado.

•   Actualmente, y en mérito a la inexistencia de un inventario general, a la ausencia de procedimientos adecuados y de controles efectivos, no es posible circunscribir  responsabilidades por la custodia, uso y conservación del material fonográfico a determinado funcionario o Departamento.

Por todo lo expuesto, surge como prioritaria la necesidad de crear  procedimientos administrativos - contables adecuados, que permitan el registro de altas, bajas y traslados y el control efectivo de todo el material fonográfico del SODRE. Asimismo, es necesario que el lugar físico donde se encuentre el material en custodia sea adecuado para la salvaguarda del mismo, debiendo contar con medidas de seguridad eficaces. Dichos procedimientos, junto con la realización de un inventario general que identifique debidamente cada uno de los bienes en custodia, permitirán deslindar responsabilidades en caso de faltantes y manejos inadecuados de material.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 25 de junio de 2004. Se presentaron descargos, fuera del plazo legal y de la prórroga otorgada, lo que dio lugar a un nuevo informe de fecha 29 de julio de 2004, en el que se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, teniendo presente las medidas correctivas adoptadas por el Organismo y disponiendo el cumplimiento de aquellas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE).

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA 

Unidad de Atención Ambulatorio Extra Hospitalaria

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 23 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Arqueo de fondos y valores en la Sección Tesorería.

•   Revisión de las últimas Rendiciones de Cuentas presentadas al 23 de julio de 2003, con sus correspondientes Informes de Revisión Limitada y análisis de las conciliaciones bancarias.

•   Auditoría de Caja por el período octubre/2002 – marzo/2003.

•   Análisis de la asignación y ejecución presupuestal para el año 2003.

•   Control de Inventario de Bienes de Uso y de Equipos de Computación.

•   Control de stock de Proveeduría, Despensa, Intendencia de la Gerencia Logística y Farmacia (medicamentos y material médico quirúrgico).

•   Estudio de Licitaciones Públicas y Abreviadas correspondientes al período 2001 - 2003.

•   Análisis de las Compras Directas del último trimestre del año 2002 y del primer trimestre del año 2003.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las actuaciones realizadas en la Unidad de Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 7 de noviembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se deberá procurar apoyos necesarios para evitar los riesgos de no tener operativo el Sistema Informático que registra los movimientos contables.

•   Deben adoptarse las medidas tendientes a la devolución de aquellas Garantías por Mantenimiento de Oferta de Licitaciones que se encuentren vencidas.

•   Se recomienda fortalecer el control sobre el ingreso y egreso de los productos farmacéuticos.

•   Se deberá subsanar a la brevedad la situación existente en el Sector de Material Médico Quirúrgico, en lo concerniente a las importantes diferencias constatadas en las existencias de materiales y medicamentos. Se sugirió la realización de una Investigación Administrativa, a efectos de comprobar la existencia de actos o hechos irregulares e individualización de los responsables conforme al Dec. Nº 500/91 de 27/09/91.

•   Se recomienda proceder al ordenamiento del material no inventariado y recuperar el que se encuentra en condiciones de ser reparado.

•   Se aconseja que el sistema de inventario se mantenga actualizado para evitar la situación descripta en el punto anterior.

•   Se sugiere solicitar a ASSE la remisión de copia de las liquidaciones realizadas respecto de los pagos a las personas que actúan en calidad de suplentes.

•   Establecer expresamente los horarios de los funcionarios de esa Unidad, que a su vez perciben ingresos por medio de la Comisión de Apoyo, a efectos de una mejor distribución de los recursos humanos.

•   Se deberá actualizar los registros de actividades de asistencia, tales como las consultas médicas, de medicina familiar y de emergencia y atención en unidades móviles, a efectos de reflejar las cifras reales de los mismos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6 de febrero de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad de Atención Ambulatoria Extra Hospitalaria del Ministerio de Salud Pública.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Servicio Nacional de Sangre

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 16 de junio de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el período comprendido entre el 16/06/04 y el 30/08/04, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de fondos:

-   Arqueo de Caja y Valores y Conciliaciones Bancarias

-   Auditoría de Caja

-   Rendiciones de Cuentas

•    Análisis del Sistema de Compras

•    Control de Proveeduría

•    Relevamiento del Sistema de Inventario

•    Análisis del funcionamiento de la Comisión de Apoyo

•    Servicios Prestados por el Servicio Nacional Sangre

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Servicio Nacional de Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 30 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Respecto a las observaciones formuladas por esta Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 22/10/02,  se ha podido constatar que  la mayoría han sido subsanadas según se detalla a continuación:

-   Los cheques son actualmente emitidos por el Departamento de Contaduría y remitidos al Departamento de Tesorería. Se recomienda que su contabilización  se realice antes de ser entregados a Tesorería.

-   Los fondos de importación utilizados, transitoriamente, para cubrir  gastos que deberían haber sido abonados con fondos rotatorios, fueron reintegrados en el mes de diciembre de 2002, constatándose que no se ha vuelto a reiterar dicha irregularidad.

-   En lo que respecta al fraccionamiento del gasto por concepto de reparaciones y mantenimiento de equipos, corresponde señalar que a efectos de subsanar la observación formulada por la Auditoría Interna de la Nación, se realizó en el año 2003  la Licitación Abreviada N° 5/03, con el objeto de efectuar la contratación de un servicio de mantenimiento, reparación y limpieza de equipos,  por el término de 12 meses a contar desde el 1/2/04.

-   En virtud de la implementación de la Unidad Centralizada de Adquisiciones, Medicamentos y Afines del Estado (UCAMAE), el MSP proporcionó al Servicio un nuevo sistema de compras, que si bien subsana en cierta medida las imperfecciones del anterior, ha generado ciertos inconvenientes cuando es necesario licitar con requisitos específicos, debido a que el mismo contiene formatos de pliegos preestablecidos, a los cuales no se les puede realizar modificaciones.

-   Se ha reestructurado el procedimiento de archivo de la documentación de compras, contando el Departamento de Compras con el legajo completo de cada una de ellas.

•   No existe registro alguno de las garantías por licitación en poder del Organismo. Si bien el número de licitaciones realizadas ha disminuido sensiblemente desde la implementación de la UCAMAE, resulta conveniente proceder al registro de las existentes.

•   Es necesario que se lleve un registro de las libretas de Facturas y Recibos, a efectos de tener la información correspondiente a la cantidad de libretas en stock.

•   Se efectuaron compras directas de materiales por montos superiores a los fijados para esta modalidad que no fueron incluidos en la licitación centralizada de UCAMAE, a pesar de haberse comunicado a la misma la lista de los materiales demandados por el Servicio. Se entiende pertinente realizar, los contactos necesarios, con la mencionada Unidad Centralizada de Adquisiciones, a efectos de lograr una comunicación más fluida que contribuya a evitar situaciones como la mencionada.

•   Se verificó la existencia de órdenes de compras con fechas posteriores al de la factura respectiva, situación ésta que fuera observada en la anterior actuación.

•   En el control de stock realizado en Proveeduría, se constató la existencia  de 3.096 frascos de vidrio para extracciones de 125 ml y 546 para plasma de 600 ml., que se encuentran fuera de uso desde, aproximadamente, el año 1990 y que nunca fueron inventariados. Se sugiere incluirlos en los stocks, hasta tanto se resuelva su destino.

•   La Sección Proveeduría cuenta con un nuevo sistema informático de gestión de stock, que aún no está siendo utilizado. Se recomienda por tanto que se realice a la brevedad,  un recuento total de útiles y materiales en stock, a efectos de cargar dichos datos en el nuevo sistema y ponerlo operativo.

•   Se constató la existencia de materiales en un lugar de libre acceso al personal del Servicio. El lugar físico donde se encuentre el material en custodia, debe contar con medidas de seguridad adecuadas para la salvaguarda del mismo.

•   El Organismo no cuenta con un software adecuado para el Inventario de bienes muebles y útiles. El mismo se encuentra diseñado en planillas Excel que fueron actualizadas durante nuestra actuación. Se recomienda mantenerlo al día, reflejando todos los movimientos de bienes (altas, bajas y traslados), incluyendo los equipos pertenecientes al Organismo y que se encuentran en los Centros de Hemoterapia de todo el país.

•   En relación a los Servicios que presta la Unidad Ejecutora al BPS, sería recomendable realizar el control  del número de estudios realizados, ya que en caso de sobrepasar las 650 unidades estipuladas, se deberá cobrar el costo adicional correspondiente.

•   Resulta indispensable contar, a la brevedad, con el Convenio que respalde la prestación de servicios al Hospital Policial, cuyo borrador se encuentra desde abril del presente año, en la Dirección Jurídica de ASSE para su consideración. Dicho Centro Hospitalario, no está realizando el pago de los estudios serológicos de las muestras de sangre remitidas, desde el mes de diciembre de 2003, por encontrarse a la espera de la firma del mismo.

•   Según la normativa vigente, del total recaudado por el impuesto sobre las primas de seguros se destina, un 50% al Fondo Nacional de Lucha contra el Sida y del restante 50%, se afecta el 66% al SNS y el 34% al Banco Nacional de Organos y Tejidos. La mencionada normativa estipula asimismo, que el porcentaje destinado al SNS  deberá incrementarse progresivamente, a partir  de marzo 2002, en un 1% anual hasta llegar al 70%, reduciéndose en igual porcentaje anual lo asignado al Banco Nacional de Organos y Tejidos, hasta alcanzar el 30%. En la actualidad, los porcentajes deberían ser un 69% para el SNS y un 31% para el Banco Nacional de Organos y Tejidos, sin embargo, los mismos son del 67% y 33% respectivamente. Correspondería por lo tanto, ajustar los mencionados porcentajes a efectos de dar cumplimiento a lo establecido por la normativa vigente.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 5/1/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha  22 de octubre de 2004.  Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 5 de noviembre de 2004, en el que se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedaran sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte del Organismo auditado y disponiendo el cumplimiento de las demás medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Servicio Nacional de Sangre.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Denuncia sobre incumplimiento del legado instituido a favor del Ministerio de Salud Pública, en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La intervención de la Auditoría Interna de la Nación se inició a raíz de una denuncia presentada con fecha 17 de diciembre de 2002, sobre presuntas irregularidades en el cumplimiento del legado de la nuda propiedad del inmueble Padrón N° 2525 de la 7ma. Sección Judicial del Departamento de Durazno, instituido a favor del Ministerio de Salud Pública (Hospital de Melo y el Centro de Rehabilitación de Ciegos “Tiburcio Cachón”), en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera. Las actuaciones realizadas, a efectos del esclarecimiento de los actos y hechos denunciados, consistieron en lo siguiente:

•   Solicitud al Ministerio de Salud Pública de la remisión de todas las actuaciones cumplidas por esa Secretaría de Estado (18/12/02). En el mismo acto se le recomienda la suspensión de toda nueva actuación hasta que se produzca el informe de esta Auditoría.

•   El MSP, con fecha 12/06/03, remite testimonio de las actuaciones e informa que no acoge la recomendación antes mencionada.

•   El Auditor Interno el 14/07/03 dispone solicitar a los Juzgados Letrados de Familia  de 12° y 14° Turno, testimonio auténtico de todas las actuaciones que lucen en los expedientes judiciales relacionados con la Sucesión de referencia y a la Dirección General del Catastro Nacional todos los antecedentes relativos a la determinación del Padrón Individual N° 9.864 a la Fracción B del Padrón Originario N° 2525 y la tasación referida a la misma fracción.

•   Estudio  de todos los documentos remitidos y dictamen jurídico producido con fecha 23/06/04.

DICTAMEN JURÍDICO Y CONCLUSIONES

De las actuaciones realizadas a efectos del esclarecimiento de las presuntas irregularidades en el cumplimiento del legado a favor del Ministerio de Salud instituido en la Sucesión de la Sra. Blanca Cecilia Farías Silvera, cuyos resultados se encuentran explicitados en el dictamen jurídico de fecha 23/06/04, se destacan las siguientes conclusiones:

•   De la lectura del testamento de Blanca Cecilia Farías Silvera, surge de su cláusula quinta que se produce un desmembramiento del dominio, ya que el objeto del legado es, la nuda propiedad del inmueble rural, padrón N° 2525 de la Séptima Sección Judicial de Durazno en común proindiviso y por partes iguales al Hospital Departamental de la ciudad de Melo y al Centro de Rehabilitación para Ciegos Tiburcio Cachón y el usufructo de por vida al Sr. Rúben Elías Moratorio Farías de dicho inmueble rural.

•   Al otorgar Blanca Cecilia Farías Silvera el testamento, el inmueble padrón Nº 2525 se encontraba integrado, entre otras, por las fracciones A y B; posteriormente, la Dirección de Catastro adjudica número de padrón a dichas fracciones, permaneciendo la fracción A con el número original, o sea No 2525, y la fracción B con el Nº 9864. La adjudicación de numeración a las fracciones A y B por parte de la Dirección General de Catastro, es un acto administrativo que no modifica la última voluntad de la causante.

•   En cuanto al Certificado de Resultancias de Autos, tal como informa la Asociación de Escribanos de Uruguay, adolece de errores formales y sustanciales. En consecuencia, la compraventa sobre la mitad indivisa del padrón Nº 9864, otorgada el 29 de marzo de 1990, adolece de vicios importantes, a saber:

-   El heredero poseía sobre el bien en cuestión un derecho de usufructo de por vida, por lo tanto, no estaba legitimado para enajenar la propiedad plena de dicho bien (falta de legitimación).

-   La tradición fue efectuada por quien no era propietario, por lo tanto no se transfirió el dominio (Art.769 num. 1° Código Civil).

-   Por la compraventa antedicha no se ha transferido la propiedad porque ésta no se tiene (sólo se tiene derecho de usufructo) y es ineficaz frente al nudo propietario. 

•   Con respecto a la transacción celebrada por el Ministerio de Salud Pública por Resolución 14/08/02, como forma de dirimir la controversia planteada en vía judicial, respecto a la titularidad dominial del bien en cuestión, se consideró que esa Secretaría de Estado se decidió por una solución cuestionable desde el punto de vista jurídico y desfavorable económicamente al erario público. Esto en mérito a que:

-   La transacción, según el Art. 2147 del C.C., es un contrato por el cual se hacen recíprocas concesiones y según el Art. 2148 del C.C. “No puede transigir el que no puede disponer de los objetos que se abandonan por la transacción.”. Es decir que no es posible la transacción porque una de las partes (Elsa Amelotti y Juan José Moratorio) no pudo hacer recíprocas concesiones debido a que no poseía la propiedad plena del bien padrón Nº 9864, ya que la nuda propiedad pertenecía al Ministerio de Salud Pública y, por tanto, se encontraba consolidada a favor de esta Secretaría de Estado al haber fallecido el usufructuario el 24/06/94.

-   No se recabaron dictámenes especializados, habida cuenta que es notoriamente cuestionable si una persona de Derecho Público puede otorgar este tipo de contrato.

-   En definitiva lo que se hizo fue enajenar directamente un bien inmueble por un precio muy por debajo del valor venal asignado al mismo y sin recurrir, además, a procedimientos públicos y abiertos.

•        Con fecha 20/08/04 el Auditor Interno de la Nación dictó Resolución disponiendo que a través del Ministerio de Economía y Finanzas, se remitan estas actuaciones a la Fiscalía de Corte y Procuraduría General de la Nación a fines de que por el Ministerio Fiscal se promuevan los procedimientos pertinentes en defensa de los intereses del Estado.

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MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Instituto Nacional de Alimentación (INDA)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 24 de noviembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 6/11/03 que dispuso la realización de auditorías de gestión en los Organismos cuyos cometidos se encuentran vinculados directamente al área social. Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de las compras de carne vacuna y de pollo en los años 2002 y 2003

•   Relevamiento de los Centros de Atención a la Infancia y a la Familia (CAIF) y del  Apoyo a Instituciones Públicas y Privadas (AIPP), en Montevideo e interior del país

•   Relevamiento del depósito central y del depósito del ex Instituto Nacional de Abastecimiento (INA)

•   Análisis de compras de bandejas para los comedores de Montevideo

•   Análisis de viáticos

•   Evaluación del Programa Canasta Complemento Familia

•   Análisis de los cambios introducidos por la nueva Dirección

•   Estudio de las contrataciones directas y de horas-hombre, en el año 2003

•   Análisis de compras de leche en polvo del año 2003

•   Relevamiento de los distintos programas en Maldonado, Salto y Pando

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de Alimentación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informes de fecha 23 de diciembre de 2003, 14 de enero, 12 de marzo, 29 de julio y 1º de noviembre del año 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Se facturaron a los Comedores Universitarios 2.717,52 Kg. de carne picada, sin embargo esta mercadería fue entregada con destino a las llamadas “ollas populares”, solicitándose a ese respecto una investigación administrativa de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 122 del TOCAF y 182 del Dec. Nº 500/91, la cual fue dispuesta por la nueva Dirección del Organismo.

•   No coincide lo detallado en facturas de compra de carne a la empresa PALIMAR S.A.,  con lo escriturado en los remitos respectivos.

•   Se realizaron compras de pollo y chorizos no previstas en el objeto de la licitación para compra de carne efectuada por la Unidad Centralizada de Adquisiciones de Alimentos (UCAA).  Al mismo tiempo estaba vigente la licitación abreviada para compra de pollo realizada por INDA.

•   Respecto a la calidad de la carne entregada por el proveedor PALIMAR S.A., existen varias denuncias e informes de los distintos departamentos del INDA, que dejan en evidencia una serie de hechos irregulares. Este tipo de irregularidades fueron denunciadas por la Auditoría Interna de la Nación en anteriores actuaciones en otros Organismos, en los cuales estuvo involucrado el referido proveedor.

•   En los años 2002 y 2003 se cumplieron sólo parcialmente y con atraso, las entregas de alimentos a los programas CAIF, AIPP, AUPI y Proyecto CARDAL.

•   En el depósito del ex INA permaneció sin distribuir un remanente de Canastas especiales de hasta seis meses de antigüedad, dentro de las cuales se encontraron 1399 bolsas de harina de maíz, producto que no fue recibido en los CAIF y en el AIPP aduciéndose la inexistencia de stock.

•   En el año 2003 el depósito carecía de un sistema computarizado de existencias. La implantación del referido sistema es necesaria por el elevado volumen de mercadería que se maneja y de los distintos movimientos que se producen.

•   No se realizan controles en el depósito central  y en el del ex INA por personal ajeno a los mismos. Hasta la asunción del nuevo Director en febrero de 2004, estos depósitos no fueron controlados por la Dirección Administrativa que es de quien dependen. Se recomienda que la Sección Control de Calidad efectúe controles sorpresivos y aleatorios sobre el estado de conservación y almacenaje de los alimentos, comunicando a la Dirección las situaciones anómalas, a fin de implementar las medidas correctivas necesarias.

•   Los alimentos recibidos en donación por el público asistente al partido “Peñarol - Villa Española” realizado el 28/9/03, permanecían en el depósito y sin orden de reparto tres meses después de acaecido el evento, encontrándose muchos de ellos en mal estado, con humedad, roturas y con fecha de vencimiento próximo.

•   La Dirección anterior del Instituto otorgaba discrecionalmente canastas especiales y ayudas puntuales no incluidas en sus programas. Este hecho provocó, coadyuvado por otras causas, una distorsión en el abastecimiento de víveres, que llevaron a no cumplir con las entregas establecidas.

•   La inexistencia de coordinación entre las distintas Unidades Administrativas y el actuar  inoportuno de la Dirección anterior, provocó que al momento de decidirse las entregas de alimentos se careciera de las cantidades necesarias para cumplir con las mismas.

•   En los años 2002 y 2003 se continuó adjudicando la proveeduría de bandejas para los comedores de Montevideo a las mismas empresas, a pesar de las denuncias existentes sobre los servicios brindados por éstas y la observación del gasto por parte del Tribunal de Cuentas.

•   En el año 2003, el Organismo incrementó aproximadamente un 73,05% las compras de bandejas para el Sistema Nacional de Comedores, antes de aprobarse la ampliación de la licitación respectiva. Los proveedores que tuvieron mayor diferencia entre lo abastecido y lo licitado, fueron aquellos que más denuncias recibieron.

•   La licitación de bandejas se realizó para proveer las mismas con una frecuencia diaria de lunes a sábado, lo cual no se cumplió pues los comedores comenzaron a funcionar  de lunes a viernes. No se especificó la razón del cambio.

•   Existieron diferencias importantes entre las cantidades facturadas y los remitos correspondientes al período junio - diciembre de 2003 por la empresa proveedora Habitué SA.

•   Existió falta de coordinación y control entre la Unidad de Servicio Social y Prestaciones Alimentarias, ya que en los Comedores 3, 4, 5 y 8 en los meses de noviembre y diciembre de 2003, se sirvieron bandejas a un número mayor de beneficiarios que los autorizados para hacer uso de dicho servicio.

•   En los Comedores 5 y 6 la mayor parte de las bandejas se reciben en material no apto para calentar, en incumplimiento de las condiciones técnicas del Pliego Particular de la licitación.

•   En el Comedor 5 las bandejas no se reciben en recipientes isotérmicos sino en cajones de plástico, lo cual pone en riesgo la calidad de los alimentos que contienen al cortar la cadena de frío necesaria, incumpliéndose con lo estipulado en el Pliego Particular de Condiciones. Además, este comedor no cuenta con balanza para poder cumplir con el control de peso.

•   En el Comedor 6 los alimentos no tenían la temperatura exigida en el Pliego Particular, superándola en 5 grados.

•   Se recomienda la supervisión directa y contínua por parte de nutricionistas del Instituto en los comedores, a fin de controlar el estado de los alimentos, las condiciones en que se reciben y su correcta distribución a los beneficiarios. Además se sugieren controles periódicos por parte de asistentes sociales, a efectos de verificar la condición de beneficiario de las personas que asisten o retiran comida de los comedores.

•   En el año 2003 se pagaron viáticos por comisiones de servicio que no se efectuaron, no siendo posible determinar el destino de los importes abonados por tal concepto. En este sentido, se  presentaron comprobantes de alojamiento en hotel, imputados a comisiones que nunca fueron realizadas.

•   Varios funcionarios compensaron horas por comisiones de servicio que no realizaron y en la mayoría de los casos alcanzaron el tope máximo de 80 horas mensuales, habiendo  generado anticipadamente en el 2003 más de 100 días cada uno en tal concepto.

•   La Secretaría de la Dirección del Organismo se encargaba de preparar los formularios de viáticos y su rendición para distintos funcionarios, los cuales eran cobrados a través de vales retirados de Tesorería por la citada Secretaría.

•   Se solicitó la realización de una investigación administrativa respecto a las irregularidades configuradas en materia de viáticos, la que se dispuso oportunamente. Además, la Dirección actual del Instituto realizó la denuncia penal correspondiente.

•   Se fraccionó de modo reiterado e infundado el gasto.

•   Se realizaron compras en forma directa cuyo importe supera el tope establecido a tales efectos.

•   En la mayoría de las contrataciones no se cumplió con todas las etapas del gasto.

•   Debido a las irregularidades detectadas en las contrataciones directas del año 2003, se sugiere la realización de una investigación administrativa según lo dispuesto por el Art. 122 del TOCAF y Art. 128 del Dec. Nº 500/91, procediendo posteriormente de conformidad con los Arts. 129 y 124 del TOCAF y Arts. 175 y 176 del Dec. Nº 500/91.

•   Se liquidaron y pagaron obligaciones por trabajos no realizados.

•   Se contrataron para realizar tareas de mantenimiento a empresas y a varias ONG, cuando el Organismo contaba con un Sector de Mantenimiento que hasta principios del 2003 cumplía con las mismas.

·   En el año 2003 existió un incremento del 188,40% en la contratación de horas-hombre. Ello no se corresponde con el incremento de los servicios brindados por el Instituto que ascendieron a 52.65%. El importe total anual pagado en el 2003 por dichas contrataciones fue de $11.710.954.

•   El depósito de almacenamiento y distribución de la localidad de Pando no presenta condiciones ambientales y de higiene adecuadas para la conservación de alimentos. El mismo carece de espacio suficiente para la cantidad de víveres que recibe, los que son ubicados directamente en el piso.

•   Los comedores CAIF y AIPP del interior visitados reciben controles poco frecuentes por parte de personal del INDA

•   Existieron demoras en las entregas de alimentos y faltantes de algunos artículos en los CAIF del interior visitados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado  por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirieron vistas al Organismo auditado con fechas 8 de enero, 22 de enero, 17 de marzo, 12 de agosto y 10 de noviembre del año 2004. No se presentaron descargos por los tres primeros informes, sí se presentaron descargos por parte de la nueva Dirección respecto de los dos últimos informes.

Los correspondientes al penúltimo informe dieron lugar a un nuevo informe de fecha  1º de noviembre de 2004, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas por parte de la actual Dirección del INDA, cuyo cumplimiento fue constatado.

El Auditor Interno del Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto Nacional de Alimentación.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

Dirección Nacional de Medio Ambiente

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 31 de julio de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación llevándose a cabo los siguientes los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Estudio de las Rendiciones de Cuentas en el período enero – junio 2003

•    Análisis de los convenios entre la DINAMA y otros Organismos

•    Análisis de compras, proyectos de inversiones y suministros

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Medio Ambiente, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha  30 de setiembre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación al análisis de fondos:

-   Conforme a las normas jurídicas vigentes, no deberán permanecer en Caja comprobantes pendientes de pago por períodos superiores a dos meses.

-   Se sugiere que el Departamento de Contaduría reformule su sistema informático de contabilidad, de manera que sea posible discriminar los movimientos y saldos correspondientes a cada Unidad Ejecutora en forma independiente.

-   Se considera necesario llevar un registro auxiliar de recibos de ingresos y comprobantes de egresos.

-   Se estima conveniente efectuar adelantos a los funcionarios, por concepto de pago de viáticos, previo a la realización de la comisión del servicio.

-   La cuenta Fondo Permanente de Funcionamiento deberá utilizarse para gastos inherentes a la misma (impuestos, papelería, etc.), evitando realizar éstas erogaciones a través de la cuenta Fondo Permanente de Inversiones.

•   Con relación a las Rendiciones de Cuentas:

-   Se debe dar cumplimiento a lo dispuesto por el Art. 114 del TOCAF en lo referido a la obligación de rendir cuenta documentada de todos los fondos percibidos.

-   Se deberán regularizar las obligaciones con saldos negativos que surgen de las Rendiciones de Cuentas de Fondo Permanente de Inversión y Gastos e Inversiones y que obedecen al tipo de cambio.

-   Se  deberá proceder a identificar  el saldo pendiente de devolución de la cuenta Gastos e Inversiones por $ 2:337.704, correspondiente a usos transitorios de fondos de ejercicios anteriores, reintegrándolo a las cuentas respectivas.

-   Los ingresos percibidos por concepto de multas en la Tesorería del Ministerio, deberán ser depositados en la CUN, dentro de los plazos establecidos en el Art. 36 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/001.

-   En los formularios de Rendición de Cuentas debe reflejarse la correspondiente oposición de intereses entre las personas que los verifican, confirman y revisan.

•   Con relación al análisis de compras, proyectos de inversión y suministros:

-   El Departamento de Adquisiciones deberá contar con un programa informático que brinde la información en forma eficiente y oportuna.

-   Se utilizaron de modo indiscriminado los fondos de las Unidades Ejecutoras para financiar las compras de todo el Inciso. Resultaría conveniente efectuar una compra única para todo el Inciso, por lo que se recomienda fijar un criterio uniforme y equitativo en cuanto a la asignación objetiva de la cuota parte y el costo asociado que le corresponde a cada una de las Unidades.

-   Dado que los Jerarcas de cada Unidad Ejecutora son ordenadores secundarios de gastos, se sugiere descentralizar determinadas funciones relacionadas con la gestión de las Unidades, a efectos de que tengan mayor participación en la administración de los fondos que le son asignados, efectuando sus propios presupuestos y analizando los desvíos respectivos.

-   La Sección Suministros deberá contar con un programa informático que detalle los movimientos de altas, bajas y saldos de los artículos por Unidad Ejecutora y se recomienda archivar la documentación respaldante de dichos movimientos, en forma mensual.

•   Con relación a los convenios suscritos entre la DINAMA y otros Organismos:

-   Los Organismos que han celebrado Convenios con la DINAMA no han rendido cuenta de las partidas que les han sido entregadas, por lo que se debe dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 114 del TOCAF y la Ordenanza 77 del Tribunal de Cuentas, exigiéndoles rendiciones de cuentas documentadas de cada una de dichas partidas. En caso de no recibir dichas rendiciones en tiempo y forma, serán de aplicación los Arts. 119 y 120 del TOCAF, referentes a la responsabilidad de los obligados a rendir cuentas.

-   El representante de CEADU niega haber recibido los fondos que figuraban en el Convenio. Si ante tal situación la Asesoría Jurídica verifica la configuración de un hecho presuntamente fraudulento, se recomienda remitir los antecedentes a la Justicia competente.

-   Existen graves irregularidades relacionadas al Convenio celebrado con el PNUD Proyecto URU/99/011 “Fortalecimiento de la gestión de la DINAMA”, entre las que se destacan:

    Se constató la existencia de consultores contratados, relacionados con proyectos, que nunca fueron a trabajar a la DINAMA, ni presentaron los informes de actuación.

    La Unidad Ejecutora no cuenta con documentación respaldante de los pagos efectuados en este concepto hasta el mes de diciembre de 2002.

    No existe informe previo de la Comisión Asesora del Poder Ejecutivo respecto a aquellos contratos celebrados con posterioridad al mes de junio de 2002 (Dec. Nº 158/002 de 30/04/002).

    Con cargo a dicho Convenio se han abonado viáticos nacionales e internacionales y financiado servicios y gastos que no corresponden a la citada Unidad Ejecutora.

    Los bienes de uso adquiridos a través de este Proyecto no han sido inventariados y muchos de ellos fueron imposibles de localizar.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6 de noviembre de 2003 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.                 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Medio Ambiente.

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MINISTERIO DE DEPORTE Y JUVENTUD

Instituto Nacional de la Juventud

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 13 de mayo de 2004 a solicitud del Ministerio de Deporte y Juventud, a efectos de verificar la implementación de las medidas adoptadas en relación a las observaciones formuladas por la Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 13 de mayo de 2003, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Fondos

•    Estudio de las Licitaciones

•    Análisis de Convenios del Área Tarjeta Joven

•    Control del Inventario de Bienes de Uso

•    Estudio de Resoluciones de adjudicación de aportes

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Juventud (INJU), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 31 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   El  Ministerio de Deporte y Juventud debe remitir instrucciones al INJU respecto a las formalidades requeridas para la rendición de cuenta de la partida autorizada de la Caja Chica y un detalle de  aquellos gastos que  pueden realizarse con la misma.

•   Existen licitaciones cuyo plazo ha vencido y  las empresas que resultaron  ganadoras  (enseñanza de informática y asistencia médica) no cumplieron con la totalidad de las condiciones establecidas en los pliegos, por lo que corresponde que se promuevan las acciones pertinentes para lograr su cumplimiento y/o ejecutar las garantías correspondientes.

•   EL INJU debe llevar un registro de las garantías depositadas en el Ministerio de Deporte y Juventud  a efectos de realizar un control por oposición.

•   No existe registro de la totalidad de los Convenios celebrados que brinde información sobre la situación actual de los mismos, facilite los controles y así lograr una utilización más eficaz y eficiente de los recursos. Se entiende necesaria la creación de un registro de Convenios que contenga la siguiente información: identificación de la empresa, vigencia del contrato, objeto, condiciones, aportes realizados, asignación de los mismos, garantías de cumplimiento, sanciones por incumplimientos.

•   Resulta conveniente uniformizar criterios para los Convenios con empresas adheridas al Sistema de Tarjeta Joven, ya sea para la fijación de aportes, cobranza, incumplimientos, sanciones, distribución, requisitos de adjudicación, documentación para respaldar la recepción y adjudicación de aportes, registro y archivo de la documentación.

•   Los aportes de las empresas que según las cláusulas de los contratos, son para promoción, se han distribuido irregularmente, en su mayoría, para beneficio  del personal del INJU.

•   Respecto al inventario de equipos informáticos es recomendable que registren los códigos de los equipos.

•   Se reitera la necesidad de que exista una efectiva coordinación entre el INJU y el  Ministerio de Deporte y Juventud y se establezcan planes de capacitación del personal de ordenamiento organizativo y administrativo que incluya a los recursos humanos asignados al Organismo (becarios y voluntarios).

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado y al Ministerio de Deporte y Juventud con fecha 8 de noviembre de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión del Instituto Nacional de la Juventud.

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CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL (CODICEN) DE LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN PÚBLICA (ANEP)    

Programa de Modernización de la Enseñanza Media y Formación Docente (MEMFOD)  

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 15 de marzo de 2004 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, como seguimiento de actuaciones anteriores, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis del manejo de fondos

•   Auditoría de Rendiciones de Cuentas

-   Partidas otorgadas del Fondo Rotatorio del CODICEN

-   Desembolsos del BID realizados durante el ejercicio 2003

-   Planilla de Rendición de Cuentas al BID N° 29

•   Estudio de la ejecución del Presupuesto del ejercicio 2003

•   Análisis de saldos impagos al 31/8/04

•   Análisis de Viáticos ejercicio 2003

•   Actuación en Depósito de MEMFOD

-   Recuento físico

-   Seguimiento de los procedimientos aplicados

-   Visitas a Liceos de Montevideo y Canelones

•   Relevamiento de la situación de las obras a través de la información del Departamento de Infraestructura de Equipamiento e Inmobiliario

•   Relevamiento de Recursos Humanos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Programa de Modernización de la Educación Media y Formación Docente (Proyecto MEMFOD) de la ANEP, cuyos resultados se encuentran explicitados en los informes de fecha 29 de julio y 4 de octubre de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación al Manejo de Fondos

-   El  resultado del arqueo practicado con fecha 20/5/04 no se pudo comparar  con el saldo del registro contable llevado por el Depto. Financiero Contable, debido a que las registraciones en el Sistema Memory se encontraban atrasadas. A su vez, dicha Unidad no lleva un registro donde se asienten los valores que se encuentran en custodia en la Tesorería ni la recaudación del Fondo de Libre Disponibilidad (venta de pliegos, multas y recargos).

-   Los arqueos realizados por parte del Financiero Contable son corroborados con los registros que lleva la propia Tesorería, no existiendo así una debida oposición de intereses.

-   Las conciliaciones bancarias presentan un considerable atraso siendo las últimas las efectuadas al 31/12/03. De las conciliaciones verificadas surgen “partidas a conciliar” al 31/12/03 las que deberían haberse ajustado al cierre del ejercicio, obedecen a errores en las escrituraciones y siendo la más antigua del mes de setiembre/03.  Esta situación no se subsanó en tiempo y forma porque las conciliaciones se confeccionaron con posterioridad al cierre del Balance. Es necesario que las conciliaciones bancarias se realicen mes a mes, efectuando los ajustes pertinentes en tiempo real.

-   Deben implementarse controles sobre los montos ingresados por concepto de venta de pliegos, cobro de multas y recargos, donde se contemple la separación de funciones de registración y contralor.

•   Con relación a las Rendiciones de Cuentas

-   Se constató, en reiteradas oportunidades, la trasposición de fondos para pagos a proveedores, con cargo a diferente financiación de la acordada, así como préstamos al CODICEN de los cuales no se nos aportó información alguna. Cabe señalar que en todos los casos dichos importes fueron devueltos a la cuenta bancaria correspondiente. El mecanismo previsto por el Art. 74 del TOCAF, utilización transitoria de fondos, no  debe ser utilizado en forma habitual.

-   Del análisis de las partidas del Fondo Rotatorio del CODICEN otorgadas a los diferentes componentes, se detectó demora de hasta siete meses en la devolución del efectivo sobrante, entregándose nuevas partidas sin haber cancelado las anteriores. La Unidad de Proyectos debe exigir el cumplimiento del art. 6º de la Ordenanza Nº 77 del Tribunal de Cuentas, no entregando nuevas partidas sin haberse rendido las pendientes.

-   Se debe cumplir con la obligatoriedad de rendir cuentas a la Contaduría General de la Nación de los fondos de Libre Disponibilidad, pendientes desde el 1/1/03, y los de endeudamiento externo desde el mes de enero/2004.

-   Con relación a los Certificados de Crédito expedidos por DGI por el pago de facturas de honorarios a consultores y empresas, se debe implementar un mecanismo para que los mismos sean entregados en forma oportuna a quienes prestan servicios para MEMFOD.

-   En cuanto a los saldos impagos al 31/8/04, se adeuda un 73.82% de lo facturado con financiación de endeudamiento externo y un 65.57% de lo facturado con contraparte local. El sistema que maneja el Dpto. Financiero Contable no ofrece confiabilidad suficiente con respecto a los saldos de los acreedores y Consultores.

•   Con relación a los Estados Contables al 31/12/03

-   Al 31/12/03 se subsana el desequilibrio existente entre el aporte local  y desembolso BID, cumpliendo con los porcentajes establecidos en el Convenio (aporte BID 70% y contraparte local 30%).

-   En el correr del año 2004 los fondos provenientes del BID se depositan en el Banco Central del Uruguay dando cumplimiento a lo establecido en el Art. 1 del Dec. N° 332/00 del 16/11/00, que dispone que los fondos provenientes de préstamos de Organismos e Instituciones Internacionales o Gobiernos Extranjeros deberán depositarse en dicho Banco.

-   Las Garantías de Licitación no se reflejan en los Estados Contables debiendo constar como cuentas de orden por estar en custodia en la Tesorería del CODICEN.

•   Con relación a la actuación realizada en el Depósito

-   Se deben delimitar las funciones y responsabilidades del personal afectado al Depósito, creando un adecuado ambiente de control interno.

-   Lo invertido en la seguridad del local no guarda relación directa con los valores custodiados en el depósito. Sería pertinente que se mejore sustancialmente la seguridad del mismo.

-   Se deberá agotar las gestiones a efectos de esclarecer las causas que originaron los faltantes, culminar los procedimientos disciplinarios en trámite y en caso de corresponder adoptar las medidas correctivas necesarias.

-   El Sistema de stock informático que se lleva en el depósito,  no admite la modificación del stock de los liceos cuando se efectúan devoluciones de bienes que se registran como reingresados al depósito, mostrando un saldo que no refleja la realidad.

-   Se deberá aclarar las diferencias detectadas en el Inventario General realizado en el mes de agosto de 2004, informando a la Jerarquía de los resultados obtenidos, a fin de que se adopten las medidas pertinentes. A su vez, corresponde que se den de baja aquellos artículos cuya fecha de vencimiento ya expiró (cartuchos de impresoras).

-   En las visitas realizadas a los Liceos de Montevideo y Canelones se detectaron demandas insatisfechas, a pesar de haberse constatado la existencia, en el Depósito, de los bienes requeridos para satisfacer las mismas. Se entiende necesario que se ajusten los procedimientos a efectos de que se canalicen las solicitudes a quien corresponda, se realice una debida coordinación  con los Organos Desconcentrados y los Institutos cuenten con las herramientas imprescindibles, al comienzo del año lectivo.

•   De la información brindada por el Departamento de Infraestructura, Equipamiento y Mobiliario surge que el 11,3% de las obras en ejecución presentan un desarrollo normal, las restantes se encontraban detenidas, enlentecidas o en vías de reprogramar su inicio, etc.. Esta situación se habría generado como consecuencia de la imposibilidad de contar con los recursos económicos en tiempo, para el cumplimiento de las obligaciones con los proveedores. Esto trajo aparejado perjuicios económicos para el Estado por el pago de intereses por mora y gastos improductivos y falta de confiabilidad de los proveedores.

•   Con relación a los Recursos Humanos

-   Dado que la situación de los recursos humanos es dinámica por los distintos mecanismos de afectación funcional, la información que a su respecto se lleva, ofrece dificultades para brindar datos confiables, en tiempo real, de la cantidad de personal afectado al Programa.

-   No es posible aseverar que la totalidad de los recursos humanos asignados al Programa se encuentre contemplada en las actividades previstas en el Plan Operativo Anual de 2004 y que se cumpla con la distribución proyectada en el mismo.

-   En términos generales, en relación a los contratos, no se constataron apartamientos a lo previsto en el Reglamento Operativo y la normativa vigente en la materia, en relación a plazos, montos y procedimientos de contratación. Sin perjuicio de ello, se detectaron expedientes observados por el Tribunal de Cuentas por principio de ejecución y  casos en los que no se respeta el orden de prelación del llamado, sin que quede constancia escrita de los motivos que lo justifique.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3 de agosto de 2004 y 8 de octubre de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a nuevos informes por parte del equipo auditor en el que se reconocen las medidas correctivas adoptadas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resoluciones, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y teniendo presente el cumplimiento de las medidas dispuestas por el Programa de Modernización de la Educación Media y Formación Docente (Proyecto MEMFOD) de la ANEP.

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INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL URUGUAY - G asto Social

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 1° de diciembre de 2003, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación en el marco de lo dispuesto por la Resolución del Poder Ejecutivo de fecha 6/11/03, por la cual se comete a la Auditoría Interna de la Nación el análisis de la gestión del gasto social. Para ello se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Análisis de los procedimientos de adquisición, distribución y recepción de productos alimenticios

•   Visitas a  16 Hogares de tiempo completo

•   Recuento físico y relevamiento del funcionamiento del Departamento de Suministros

•   Estudio del procedimiento utilizado para la contratación de un profesional

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay (INAU), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16 de abril de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Con relación a la adquisición de carne y víveres secos

-   Existen dificultades en la coordinación y comunicación de la información procesada a través de la Unidad Centralizada de Adquisiciones de Alimentos (UCAA) y el INAU. Si bien existe una Unidad de Coordinación conformada por cinco funcionarios de este Organismo, la misma no cuenta con información ágil y oportuna sobre la tramitación de la documentación relacionada con el procedimiento de compras.

-   Se presentaron demoras en las adjudicaciones que originaron el desabastecimiento de carne por unos días y sucesivas ampliaciones de las licitaciones de víveres secos.

-   Con  relación a la recepción y distribución de la carne se han detectado una serie de inconvenientes relacionados con la adecuación de las condiciones establecidas en el pliego y las realidades que se presentan en las diferentes dependencias del INAU.

•   En cuanto a la recepción de carne, víveres secos, frutas y verduras se constató que en los Hogares existen dificultades para el control de la mercadería recepcionada:

-   Falta de personal asignado formalmente para la tarea de recepción.

-   Desconocimiento de las condiciones en que debe ser entregada la mercadería por el proveedor y por ende la imposibilidad de exigir el cumplimiento de las mismas.

-   Alto porcentaje de Hogares que no cuentan con balanza o que éstas se encuentran en malas condiciones.

-   Los Hogares -salvo excepciones- no comunican por escrito al Depto. de Proveeduría, los incumplimientos en materia de calidad y cantidad, sino que optan por solucionar los problemas directamente con los proveedores, a fin de evitar un posible desabastecimiento momentáneo.

•   En relación a la conservación de los alimentos se constató, en los Hogares visitados, carencias y deficiencias para su refrigeración.

•   Con relación al Departamento de Suministros

-   El sistema contable es adecuado y satisface las necesidades de información del Departamento y de los sectores relacionados con el mismo.

-   Se desaprovecha la utilización de un camión para la distribución de la mercadería por  contar con un solo chofer.

-   Se recomienda que Inspección General, encargada del control de Suministros, proceda a efectuar recuentos aperiódicos y sorpresivos.

-   El Organismo deberá efectuar revisiones periódicas de los artículos en stock y compararlos con las necesidades insatisfechas de los Hogares, de manera de no mantener ociosos y sin distribuir bienes de primera necesidad requeridos por los mismos.

-   Deberán establecerse directivas por escrito respecto a los bienes donados, en cuanto a su recepción, control y distribución, asignándole la responsabilidad sobre los mismos a una única Unidad dentro del INAU.

•   Se ha recurrido a un procedimiento dirigido, simulado y totalmente irregular para la selección y contratación de un determinado profesional para la elaboración de un Pliego de Condiciones, que regirá un posterior llamado a licitación para la contratación de una consultoría, recurriendo a dos propuestas ficticias con el fin de aparentar transparencia y objetividad. Este hecho ameritaría la realización de una investigación administrativa a efectos de determinar responsabilidades.

    Se entiende conveniente que las autoridades del INAU revean la necesidad de recurrir a la contratación de una Consultoría sobre los gastos de funcionamiento e inversiones del Instituto y su potencial reducción o abatimiento, considerando que se cuenta con una Unidad de Planeamiento y Presupuesto que podría llevar a cabo dicha tarea, sin generar gastos adicionales.

•   Existen dificultades para satisfacer, en tiempo y forma, las necesidades urgentes planteadas por los Hogares. En muchos casos no se satisfacen y los trámites culminan con el archivo de las actuaciones, sin dejar constancia de que se haya resuelto la problemática planteada. Resulta necesario que se implementen procedimientos ágiles,  adecuados y eficientes para resolver problemas de esta naturaleza.

A efectos de instrumentar las medidas correctivas necesarias, la Dirección del Organismo deberá, como primer responsable, optimizar la utilización de sus recursos humanos y materiales e implementar los controles necesarios para lograr las metas fijadas de la manera más económica y eficiente.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento a lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 del 05/01/96, se  confirió vista al Organismo auditado con fecha 27 de abril de 2004. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 14 de mayo de 2004, en el cual se ratifican las conclusiones expuestas en el informe de referencia.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores, observando la irregularidad de la contratación aludida, recomendando la instrucción de una investigación administrativa y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay.

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INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA DEL URUGUAY – División Convenios

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

Por Resolución N° 3260/003 de 09/09/03, el Directorio del Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay (INAU), solicitó al Ministerio de Economía y Finanzas encomendar personal calificado de la Contaduría General de la Nación para efectuar una evaluación de la gestión técnico-financiera en los distintos proyectos de atención a niños y adolescentes a cargo de Asociaciones Civiles que han suscrito convenios con el Organismo.

Con fecha 13 de febrero de 2004 se reiteró lo solicitado a la Secretaría de Estado, la cual asignó la referida evaluación a la Auditoría Interna de la Nación.

Por carecer esta Auditoría Interna de personal técnico especializado en la materia, pues este tipo de tareas excede los cometidos conferidos a la Auditoría Interna de la Nación por la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, el alcance de la actuación se limitó a complementar y profundizar el trabajo ya realizado en la División Convenios, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•   Evaluación del sistema de control implementado por la División Convenios.

•   Conocimiento directo de las condiciones y funcionamiento de las once asociaciones seleccionadas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 1° de julio de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Actualmente los servicios del INAU cubren a una población de 44.615 niños, niñas y adolescentes, siendo el 80 % atendido por las distintas Asociaciones Civiles en 533 Centros, en el marco de  convenios celebrados con el Organismo.

•   La División Convenios que tiene a su cargo la supervisión técnica y administrativa de 147 Centros con convenio, atendiendo una población de 7.422 niños, niñas y adolescentes,  ha implementado y aplicado procedimientos, generan un adecuado ámbito de control. Efectúan evaluaciones sistemáticas y periódicas de los servicios, manteniendo entrevistas y reuniones con el personal responsable de las Asociaciones Civiles y un estricto control contable de las rendiciones de cuentas de las partidas abonadas a las Instituciones por concepto de subvención.

•   Analizados los instrumentos de control utilizados por la División Convenios,  verificada su efectiva aplicación en los Centros seleccionados y teniendo presente lo informado por esta Auditoría, se puede concluir que, las evaluaciones realizadas por los técnicos de esta División son confiables y tienden a lograr el cumplimiento de las estrategias y objetivos propuestos en los Proyectos Institucionales.

•   De la documentación que obra en los legajos institucionales surge que, en líneas generales, las instituciones que fueron objeto de estudio, cumplen con los términos establecidos en los convenios, en los proyectos propuestos y en el Reglamento General de Convenios.

•   En cuanto a las constataciones efectuadas a través de las visitas realizadas cabe destacar lo siguiente:

-   Se corroboró que las partidas abonadas por el INAU se aplican para el cumplimiento del objeto y actividades previstas, requiriendo para ello, además, aportes de particulares y de otros organismos.

-   En relación con los recursos materiales se comprobó que los mismos se encuentran en condiciones aceptables, sin perjuicio de que algunos Centros de tiempo parcial presentan deterioro en su infraestructura.

-   En cuanto a los registros, se cumple con lo exigido en el Reglamento General de Convenios, habiéndose verificado que en los centros de tiempo parcial  se registra la asistencia diaria de los niños y/o adolescentes que figuran en el SIPI, observándose el cumplimiento de lo dispuesto por el art. 28 de dicho Reglamento.

-   Se han presentado considerables atrasos en los aportes de víveres secos provenientes del INDA.

De todo lo expuesto, se desprende que el INAU ha desarrollado una modalidad de atención a través de convenios celebrados con Asociaciones Civiles que si bien le significa al Organismo una importante erogación, a través de estas instituciones se abarca una amplia población y se presta una atención a la infancia y/o adolescencia que, con los recursos humanos y materiales que cuenta, actualmente, el INAU no sería posible llevarla a cabo.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 20 de agosto de 2004 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos. 

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión del Instituto de la Niñez y Adolescencia del Uruguay.

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ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE CORREOS (ANC)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 12 de abril de 2004, a solicitud del Presidente y del Secretario General de la Administración Nacional de Correos (ANC), a efectos de constatar la actual situación financiera contable, analizar la gestión comercial y dilucidar el origen o causa de su pasivo, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Análisis de Balances de los ejercicios 2000, 2001, 2002 y 2003

•    Relevamiento de información y controles existentes

•    Relevamiento de los procedimientos para el ingreso a la Red de Cobros y Pagos

•    Estudio de expedientes de compras

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Administración Nacional de Correos (ANC), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16 de agosto de 2004, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   Si bien el Directorio, por Oficio Nº 067/04 de fecha 31 de marzo de 2004, estimó el pasivo del Organismo en anteriores Administraciones en el orden de los US$ 8:000.000, de los estados contables analizados del período 1/01/00 al 31/12/03, surge que el pasivo osciló en el orden de los US$ 20:000.000.

•   La situación económico-financiera del Organismo, según surge de los Balances analizados, es extremadamente grave, no avizorándose en el corto plazo mejora alguna.

    Los índices financieros (capital de trabajo, razón corriente, y leverage de endeudamiento) reflejan una situación comprometida en el corto y largo plazo, sumado a que desde el año  2002 el patrimonio del ente es negativo, ascendiendo al 31/12/03 a un monto de US$ - 4.500.000 (cuatro millones y medio de dólares negativo). De hecho la viabilidad de la ANC no sería posible sin la ayuda remitida por el Gobierno Central.

    Si bien esta situación se viene arrastrando desde tiempo atrás, no se han instrumentado medidas efectivas para la contención del gasto y/o para el incremento de los ingresos. Por el contrario, entre el año 1999 y 2000, se contrajo un préstamo con el Banco Santander por US$ 2:273.000 para implementar la Red de Cobros y Pagos, que a la fecha se encuentra impago, por el que existe una demanda judicial por parte de la Entidad Acreedora por US$ 3:096.633 más $ 798.059.

•   Respecto al Área Financiero – Contable, se pudo constatar que no obstante las medidas adoptadas a efectos de lograr integridad en las tareas de registración y mejorar los sistemas de control interno, aún no se han alcanzado dichos objetivos de forma óptima.

•   En cuanto a la Red de Cobros y Pagos, se constató que gran parte de las franquicias no tienen depositada la garantía que actualmente se está exigiendo por parte de la ANC para integrarse a dicha red. El  monto solicitado a las agencias es de US$ 3.000 y a las farmacias de US$ 1.000, según lo expresado por el Gerente de la División  Franquicias. Asimismo, existen diferencias entre las garantías establecidas por contrato, las registradas en los estados contables y las efectivamente depositadas.

    Se recomienda la implementación de un programa informático, que permita controlar periódicamente, que los montos de las garantías de cada franquicia se correspondan con los montos manejados por concepto de recaudación y pagos, a efectos de minimizar riesgos en el manejo de fondos de terceros.

    Asimismo la División Franquicias deberá remitir mensualmente al Área Financiero – Contable, las altas, bajas y modificaciones que correspondieran de las garantías depositadas, para que la información contable refleje de forma integral y veraz el monto y la totalidad de las mismas.

•   En lo que respecta a los recursos humanos del Organismo se constató que:

-   Se han tercerizado, a través de procedimiento de licitación, gran cantidad de áreas en las cuales el denominador común ha sido la provisión por parte del Organismo de locales, equipamiento, maquinaria, vehículos, etc.. A esto se agrega que, la ANC se hace cargo de la capacitación del adjudicatario respectivo. Se entiende que dadas las características de estas tercerizaciones y la existencia de personal suficiente en la Administración, podría haberse ahorrado costos, capacitando a  dicho personal para el cumplimiento de esos servicios.

-   No se han realizado concursos entre los funcionarios desde el año 1994. En los últimos 3 años los cursos de capacitación para funcionarios del Organismo han ido decreciendo en forma notoria. Sin embargo, la Administración ha solventado cursos a nivel gerencial en distintas Universidades Privadas, a los que concurrió  personal contratado bajo el régimen de arrendamiento de servicios. Dichos cursos fueron incluso utilizados por alguno de ellos, para concursar a cargos de Gerencia dentro del Organismo.

-   Se ha contratado en régimen de arrendamiento de servicios una importante cantidad de personal por razones de variada naturaleza, con una remuneración mensual promedio de $22.000, ocupando cargos de Asesor y de Gerentes de División. Cabe precisar que, la ANC sólo puede contratar arrendamientos de servicios sin subordinación o sea sin ingreso a la administración pública para tareas de apoyo o no sustanciales, Art. 13 Ley N°16.713.

-   La existencia de un número de becarios que sobrepasa el límite permitido, cuyo ingreso tuvo las siguientes características:

    Se realizó sin cumplir, en la mayoría de los casos, con los requisitos legales establecidos por los Arts. 620 y sgts. de la Ley Nº 17.296.

    No se contempló el límite máximo de remuneración, sobrepasándolo en la mayoría de los casos.

    Se sobrepasa el plazo máximo de los contratos (2 años).

    No todos revisten la calidad de estudiantes (ya sea universitarios, del Consejo Técnico Profesional de ANEP, o del Centro de Capacitación y Producción (CECAP).

    Se contratan Profesionales y o muchos sobrepasan el límite de edad establecida.

    Por lo expuesto, resulta imprescindible una revisión de dicha situación, a efectos de que se ajuste a la normativa vigente.

•   La Gerencia de Recursos Humanos se ha visto limitada en sus competencias,  desempeñando una mera función de control de asistencia y actualización de los legajos personales de los funcionarios.

•   La empresa unipersonal MAUDI – Janet De Dominicis, es la encargada de dotar al Área Financiero – Contable de recursos humanos. Dicha empresa fue constituida en junio de 2003 y en el mismo mes comenzó a desempeñar funciones, contraviniendo lo dispuesto por el Art. 43 num. 4 del TOCAF. El monto mensual pagado ascendió a $ 444.487 al 31/05/2004.  La vinculación con el Organismo no se realizó a través del procedimiento licitatorio correspondiente, ni se formalizó por medio de contrato o instrumento jurídico alguno.

•   Se encuentra en proceso una reestructura del Área Financiero-Contable, siendo uno de sus objetivos abaratar costos, por lo que se declararon excedentes a gran parte de los funcionarios del Área (en su mayoría contadores y técnicos en administración). A estos funcionarios se les continuó abonado sus sueldos, más los incentivos -sin que prestaran funciones-, hasta que se concretara su redistribución. A su vez, las vacantes generadas fueron cubiertas con personal provisto por la empresa citada en el numeral anterior (MAUDI). Por lo tanto, no puede afirmarse que esta medida  haya constituido un ahorro para la Administración.

    Por último, corresponde destacar que se ha actuado contraviniendo las disposiciones del Art. 58 de la Ley Nº 17.556 al contratar servicios personales para realizar las tareas de los funcionarios declarados excedentes.

•    Es imprescindible evaluar los procedimientos existentes e implementar un adecuado sistema integral de control interno que permita salvaguardar el patrimonio del Organismo y brinde información veraz y confiable para una toma de decisiones eficiente y eficaz.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18 de agosto de 2004.

 Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un informe del equipo auditor de fecha 8 de octubre de 2004, en el cual se reconoce la adopción por parte del Organismo, de una serie de medidas correctivas, las que quedarán sujetas a una posterior auditoría de seguimiento.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores y teniendo presente la adopción de medidas correctivas por parte de la Administración Nacional de Correos.

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COMISIÓN ADMINISTRADORA DE LOS FONDOS SOCIALES DE VIVIENDA DE LOS TRABAJADORES DE LA ESTIBA (CAFE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 8 de setiembre de 2003, a solicitud del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Estudio del funcionamiento de la Comisión

•    Arqueo de Caja

•    Análisis de la documentación (noviembre/2002 – abril/2003)

•    Revisión analítica de los saldos del Balance al 31/12/2002

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Comisión Administradora del Fondo Social de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 23 de octubre de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   La ausencia de la delegación patronal en la administración del Fondo ha comprometido el funcionamiento regular de la Comisión, por lo que ésta viene actuando en forma irregular sin ajustarse a las exigencias previstas en sus propios Estatutos, tanto en lo que se refiere a su integración para sesionar como para la adopción de resoluciones.

•   Las Actas de la Comisión presentan carencias formales, como ser la falta de firmas de los comparecientes y la informalidad en su archivo y registración, que hacen que éstas no constituyan documentos fidedignos y confiables.

•   Del análisis de las cuentas con saldos más significativos surge que no ha sido posible determinar la veracidad de la información expuesta en los Estados Contables de CAFE al 31/12/2002, debido a que el procedimiento de contabilidad utilizado y el método aplicado para llegar a los saldos finales no es confiable. No existen Notas a los Estados Contables donde se establezcan los criterios de valuación y exposición utilizados y los registros auxiliares tampoco ofrecen certeza y seguridad razonable.

•   Los profesionales que asumieron a la fecha de la actuación la contabilidad de CAFE, no aplicaron en los saldos iniciales que provienen de ejercicios anteriores, pruebas que permitieran detectar cualquier tipo de error,  intencional o no.

•   La Comisión ha utilizado el fondo que administra para fines ajenos a los establecidos en sus Estatutos, realizando operaciones sin aprobación expresa de ambas representaciones y en condiciones que perjudican la buena administración de dicho fondo.

•   Se observa un manejo irregular de los fondos que se evidencia en las siguientes situaciones detectadas:

-   No se deposita el total de la cobranza como lo dispone el Art. 41 del Dec. Nº 68/971, utilizando la misma para atender la operativa diaria. Esta situación no obedece a la falta de una de las firmas habilitadas para la emisión de cheques, ya que se viene dando con anterioridad a la decisión del delegado de la patronal de no firmarlos.

-   Ha quedado demostrado que el Fondo ha sido utilizado para financiar operaciones de préstamos, en algunos casos en forma de adelantos a los funcionarios y a profesionales vinculados a la Comisión sin autorización expresa. Dichas operaciones se han realizado en forma desprolija y totalmente discrecional, no siendo posible determinar con certeza los montos reales concedidos y los beneficiarios respectivos.

-   Se han concedido préstamos al personal, permaneciendo cuotas pendientes de préstamos anteriores. De las pruebas aplicadas, no fue posible comprobar si efectivamente se cancelaron los saldos pendientes al momento del cobro de los nuevos préstamos.

-   Se pagaron viáticos fijos mensuales a los delegados obreros lo que desvirtúa el carácter honorario de los mismos. 

-   Se han contratado funcionarios en forma unilateral por parte de los delegados obreros, abonando sus remuneraciones con el efectivo recaudado.

-   Se constataron pagos de honorarios, viáticos y adelantos al personal que se encuentran respaldados únicamente por comprobantes internos y que en algunos casos no cuentan con la firma de quien recibe el dinero.

•   Se han detectado graves errores  y omisiones de tipo contable y de procedimientos, no pudiéndose determinar si los mismos han sido intencionales o no. Se detallan los que a juicio de este equipo auditor merecen ser destacados:

-   Hasta la fecha de inicio de la actuación no se realizaban arqueos de caja por parte del Contador responsable y no existe constancia escrita de que se efectúe mensualmente la conciliación bancaria de las cuentas corrientes.

-   Se detectó la existencia de una cuenta en el BHU, Nº 1044750, con un saldo a la fecha de $ 21.541,39, que no se expone en el Balance al 31/12/2002, ni se cuenta con registración alguna de sus movimientos.

-   Existe una cuenta “Gastos pendientes de reposición”, con un saldo al 31/12/02 de $ 159.334, que corresponde a gastos efectuados no documentados, lo que hace presumir que la misma fue creada con la finalidad de justificar faltantes de caja.

-   Las fichas de los Deudores por Adjudicación presentan un atraso significativo,  lo que imposibilita conocer el monto y el comportamiento frente a la deuda de cada uno de ellos, impidiendo por ende, la realización de las gestiones de cobranza necesarias para la continuidad del Fondo.

•   Se han otorgado planes de refinanciación a los deudores y se han autorizado operaciones por cancelaciones anticipadas y reintegros de dinero por devoluciones de viviendas, que no se enmarcan en una política acorde a la situación comprometida en la que se encuentra el Fondo. Éstas han sido resueltas sin contar con la decisión unánime de las representaciones patronal y obrera y han traído aparejadas erogaciones que han contribuido al desfinanciamiento del Fondo.

•   Se le descontó a cada deudor por adjudicaciones, a través de un crédito registrado en cada una de sus fichas, la cuota - parte correspondiente al 8% aportado al Fondo  por la patronal. Esta decisión además de contravenir lo dispuesto por el Art. 179 de la Ley Nº 13.728, ha contribuido también al futuro desfinanciamiento del Fondo.

En mérito a  las irregularidades constatadas, se entiende necesario que se proceda a la intervención de la Institución en forma urgente, a efectos de asumir la administración del Fondo. Sin perjuicio de ello, deberán adoptarse a la brevedad medidas tendientes a implementar controles operativos y de registros contables, gestionar correctamente la cobranza, adecuar las actuales cuotas de los deudores a sus ingresos reales y proponer un plan de refinanciación de adeudos viable.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo la remisión de los obrados al Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente, recomendando la Intervención Administrativa de la Comisión Administradora del Fondo Social de Vivienda de los Trabajadores de la Estiba (CAFE).

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ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE SERVICIOS DE  ESTIBA (ANSE)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 20 de enero de 2003, como seguimiento de actuaciones anteriores y en el marco de lo dispuesto por el Art. 199 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.  La misma se vio limitada en su alcance por ser el último balance auditado el correspondiente al ejercicio 1999, siendo el mismo con abstención de opinión por carecer de inventarios detallados y valorados de bienes de uso. A la fecha de la actuación aún estaban pendientes de dictamen de auditoría,  los correspondientes a los ejercicios 2000 y 2001. Los estados contables del ejercicio 2002 no estaban cerrados contándose con información preliminar. 

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

•   Entrevistas personales con el Director, el Asesor Letrado y el Contador contratado por ANSE

•   Relevamiento de la situación actual de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Especial Nº 6 de 02/03/83; Arts. 12 y 13 del Decreto N° 13/03 de 14/01/03; Arts. 2 y 7 del Decreto N° 176/01 del 15/05/01; Resolución N° 1245 del 14/01/03

•   Cuestionarios al Director y al Contador de ANSE

•   Análisis de documentación  y registros contables del ejercicio 2002

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en ANSE, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 7 de febrero de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   No existe constancia a la fecha de cierre de actuación, de la remisión de los programas de aplicación de ingresos y rendición de cuentas al Tribunal de Cuentas de la República.

•   No cuentan con inventarios detallados ni valorados del patrimonio.

•   Los saldos que se exhiben en el Balance cerrado al 31/12/01 y en el Balance preliminar al 31/12/02 en el rubro “Previsión por juicios laborales”, presentan discordancia significativa con las cifras proporcionadas por el Asesor Letrado respecto a los juicios pendientes.

•   Del análisis de la documentación y registros contables surgen las siguientes situaciones:

-   Deuda por aportes patronales al BPS, del período marzo/02 a febrero/03, por un monto de $ 1:832.853, que no incluyen multas y recargos.

-   En el mes de mayo/00 se contrató a un profesional para la prestación de servicios sin instrumentarse a través de documento alguno (Resolución, contrato, etc.). En el período diciembre/01 – enero/03 se le abonó, por concepto de honorarios profesionales al Contador contratado, la suma de U$S 93.480 (IVA incluido), adeudándole, al 31/01/03, U$S 15.436,50 (IVA incluido). Se constató que las facturas emitidas por el mencionado profesional correspondientes a los meses de julio/02 a febrero/03, presentaban el pie de imprenta vencido y alguna extendida a nombre de otra persona pero igualmente pagada.

-   Se abonaron viáticos al Director por visitas a ex - inmuebles de ANSE en el interior, cuando dichos bienes ya habían sido transferidos por disposición legal al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Esto ocasionó una erogación importante e innecesaria para el Organismo.

-   En el ejercicio 2002 se pagaron retribuciones personales al Director que excedían  el tope legal.

-   Comprobantes que incumplían con los requisitos formales y retiros de Caja sin documentación respaldante.

-   Dentro del rubro “Retribuciones personales” se incluían  partidas que por su naturaleza no son de carácter permanente, pero que se abonaban como si lo fueran para incrementar el monto del salario de los funcionarios.

VISTA Y  DESCARGOS

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley  Nº 16.736 de 05/01/96, se remitió las resultancias de la actuación al Ministerio de Economía y Finanzas y se confirió vista al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Se presentaron descargos, lo que dio lugar a un nuevo informe del equipo auditor de fecha 7 de abril de 2003, en el cual se ratifican las conclusiones expuestas en el informe de referencia.

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COMISIÓN NACIONAL HONORARIA DE LUCHA CONTRA LA HIDATIDOSIS

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 12 de julio de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación,  llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

•    Estudio del Marco Jurídico

-   Principales cometidos

-   Fuentes de ingresos

•    Estudio de los Recursos Humanos

•    Arqueo de Caja y Valores y Conciliaciones Bancarias

•    Estudio de expedientes de compras

•    Análisis del Balance al 31/12/03

-   Exposición

-   Ingresos y egresos

-   Balances de las Comisiones Honorarias del Interior

 CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

De la actuación realizada en la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis (CNHLH), cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 18/10/04, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

•   A partir de la promulgación de la Ley N° 17.556 de 18/09/02, la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis deja de revestir la calidad de órgano estatal dependiente del Ministerio de Salud Pública, adquiriendo la naturaleza jurídica de Persona Pública no Estatal, por lo que debe ajustarse en su actuación a la ley de creación y sus modificativas (Ley N° 13.459 y Ley N° 16.106), adecuándose a la  normativa  que  regula a estas entidades, quedando sometida a los controles pertinentes del Poder Ejecutivo y a los controles financieros establecidos en el TOCAF.

•   En cuanto a los recursos humanos se constataron situaciones que deben ser regularizadas:

-   Empresas unipersonales que prestan servicios para la Comisión sin contrato y otras con contratos vencidos, no ajustándose a lo dispuesto por el Art. 178 de la  Ley N° 16.713.

-   Funcionarios del Ministerio de Salud Pública afectados a la Comisión, a los que la antedicha les abona una retribución sin que se efectúen los aportes a la seguridad social correspondientes.

•   El resultado del recuento de los recibos de “registro de patente” no pudo ser comparado con registro alguno, en virtud de que aquellos donde se asientan los movimientos de valores, brindan una información parcial que dificulta la determinación de las existencias en poder de la Comisión Nacional y el control sobre los mismos.

•   En relación al Balance al 31/ 12/03:

-   De acuerdo a la normativa vigente, la CNHLH debe presentar en tiempo y forma, sus  estados  contables con dictamen de Auditor externo ante el Poder Ejecutivo a través del MSP y el Tribunal de Cuentas, remitiendo copia de los  mismos a la Auditoria Interna de la Nación.

-   Se debe dar cumplimiento a lo establecido por la Ordenanza N° 81 del Tribunal de Cuentas en  lo referente  a  que los  Estados Contables deben ser  formulados en moneda nacional, expresados en moneda de poder adquisitivo de cierre de ejercicio, instrumentando la metodología establecida en el Art. 14 de la NIC 29. A su vez, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos  debe  ser realizado aplicando el criterio de fondos igual  efectivo y equivalente de efectivo. En caso de utilizar el de fondos igual capital de trabajo, debería recabarse la  autorización respectiva del  Tribunal de Cuentas.

-   La presentación de los estados contables deben realizarse según normas contables adecuadas. Por ende, correspondería que la cuenta de “Resultado de ejercicios anteriores” figure en el estado de resultados o en su defecto,  explicarse en nota adjunta a los estados contables. Por otro lado los ingresos pendientes de depósito por venta de patentes de los agentes vendedores, se imputen directamente al Departamento que los  originó y a su vez, se refleje en el activo la  adquisición de recibos que  la Comisión entrega  con el pago de la patente.

-   Las Comisiones Departamentales mantienen deudas significativas con la CNHLH desde el año 2002, por concepto de venta de registro de patentes y dosificaciones. Por lo que es imprescindible que se proceda a analizar la situación económica-financiera de cada deudor y la viabilidad del cobro de esas partidas, debiendo adoptarse medidas tendientes a sanear las causas que originan esa situación.

•   En relación a los estados contables y anexos de las Comisiones Departamentales, deberían ser elaborados siguiendo los mismos criterios que aplique la Comisión Nacional, a fin de que sean instrumentos que brinden información mínima, suficiente y con cierto grado de seguridad, sobre la situación patrimonial, económica y financiera de las mismas. Sería conveniente que la Comisión Nacional no se limitara a ser un Organismo compilador de los Estados Contables, sino que debería analizar la razonabilidad de los saldos allí expuestos.   

•   No existe control de los recibos de registros exonerados de patentes, ya que no se cuenta con procedimientos e información confiable que permita tener conocimiento del movimiento de los mismos. Estos valores deberían ser objeto de control, a efectos de que la Comisión pueda detectar posibles maniobras que afecten directamente la recaudación por la venta de patentes. 

•   Deben instrumentarse procedimientos de control que permitan tener certeza que las partidas transferidas por las Comisiones Departamentales, en concepto de “dosificación”, representen la cuota parte que le corresponde a la Comisión Nacional, del total de dosificaciones efectuadas.

•   Es necesario que se implemente un adecuado sistema de archivo de los recibos emitidos, de forma que facilite el control a posteriori.

•   La información contenida en la planilla de gasto de combustible es insuficiente, a los efectos de controlar el consumo por vehículo de acuerdo al kilometraje recorrido.

•   Deben ajustarse al límite legal impuesto por el Art. 5 lit D de la Ley N° 16.106 para la contratación de personal o de servicios que se consideren necesarios, ya que se estaría contratando por encima del porcentaje permitido.

De todo lo expuesto y teniendo en cuenta el resultado del ejercicio 2003 que arrojó una pérdida de $ 1:743.389,06, la Comisión Nacional Honoraria de Lucha contra la Hidatidosis debe adoptar las medidas necesarias a efectos de adecuar su funcionamiento y la administración de sus recursos a la actual situación económico financiera, ya que de mantenerse en esta tendencia, peligra la viabilidad de la Institución.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 9 de noviembre de 2004 y vencido el término legal no se  presentaron descargos.

El Auditor Interno de la Nación dictó Resolución adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Comisión Nacional de Lucha contra Hidatidosis.

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Última Actualización: 12/07/2018